探析企业文书档案的收集与归档

凌颖豪

企业文书档案工作对于企业发展尤为重要，只有做好文书档案的收集与归档，才能为企业各项工作的良好开展提供准确的数据支持。特别是企业改革不断深化，文书档案的价值逐渐凸显，其类别的不断增加，使得文书档案收集与归档工作更为复杂化，企业需要加大对文书档案的收集与归档的重视程度，更好地发挥文书档案的作用。于此，本文重点对企业文书档案的收集与归档进行了探讨，从企业文书档案的基本特点入手，分析了文书档案收集与归档工作的重要性，提出了企业文书档案的收集与归档工作的开展策略，以供参考。

企业文书档案会准确记录各种事项，对企业的进步与发展意义重大。因此，企业若想在激烈的市场中占有一席之地，需要做好文书档案的收集与归档，保证记录的内容全面而准确，同时，还应最大程度发挥文书档案的价值。虽然现阶段较多企业认识到了此项工作的重要价值，但在此项工作的开展中，仍存在一定问题，影响到了文书档案工作的效率及质量。所以对企业文书档案的收集与归档进行深入探究，具有较为积极的意义。

一、企业文书档案特点

（一）内容丰富

文书档案是在企业管理活动开展中形成的，其记录了企业全部的历史，内容极为丰富，真实地反应了立档企业的历史面貌，包括企业建立、生产经营变更、部门设立、企业大事记等等，并且企业的文书档案具备较强的历史记录性，还具备较强的凭证性，这一文件材料门类众多，包含数据信息从收集至销毁的整个过程。

（二）政策性强

企业文书档案会详细记录企业所有行政管理活动情况，是在企业各个部门开展相关职责活动中，不断积累形成的，如企业生产部门、企业管理部门以及企业经营部门等。文书档案管理的内容主要与各方规定相符合，满足国家规定、政府规定及企业规定要求，也是企业在日常经营管理中，具体落实这些法规的一个重要体现。内容与公文相类似的文件材料，对于企业日常管理，发挥着政策性价值，如重要会议纪要、重要决定决策等。

（三）文体多样

企业文书档案会将企业一段时间内的生产经营管理经过详细记录下来，描述出具体的事件、任务与活动开展情况，存在一定的普遍适用性，属于一种规范体式，还是一种文件材料，具备一定的内部法定效力。其在信息文本表现上会存在多样性的表现方式，如决定形式、命令形式、批复形式、报告形式、指示形式以及通知形式等。不同的形式有着不同的目的，均是对企业实际经营运行中的问题进行解决，促进企业良好发展。

二、文书档案收集与归档的重要性

首先，可为企业经营运行提供准确的资料支持。企业相关管理人员通过收集并归档企业的文书档案，不仅详细地记录了企业发展历程，还真实反映出企业的生产经营活动情况，通过文书档案形式[1]，将其真实且完整地进行呈现。保证这些档案资料的完整性与全面性，便于企业相关部门人员使用，了解企业发展情况以及经营状况，能够在一定程度上对企业发展进行推动。文书档案会记录企业发展环节遇到的种种问题，进而帮助企业防范各种经营风险，促进企业良好运营。其次，保证企业档案管理工作良好开展。文书档案对企业发展实况进行了详细的记录，属于企业管理中不可缺少的重要文件，有效收集并归档文书档案，不仅是企业管理的关键内容，更是关键的工作环节。此项工作的良好开展，会使档案管理工作更为规范、有序，同时，还会保证档案管理效率的进一步提升，确保档案资料更加全面、完整，从而实现企业档案管理工作的良好开展，更好地发挥档案管理的价值，有助于企业科学制定决策管理方案。全面开展文书档案的收集与归档工作，会防止出现文书档案资料丢失情况，保证文书档案的完整与全面，其中的内容有助于企业科学制定决策管理方案[2]，使企业决策更加科学、合理，制定出的决策会更加符合实际情况。除此之外，企业管理人员查阅文书档案的过程中，会更加详细地掌握企业发展进程与经营情况，在此基础上，开展决策管理工作时，能够结合自身发展实际，制定出相应管理措施，保证企业向更加健康的方向发展。

三、企业文书档案收集与归档工作的开展策略

（一）强化文书档案管理宣传

为保证企业文书档案收集与归档效率进一步提升，企业管理人员应从思想上对此项工作予以重视，强化文书档案管理宣传。首先，在文书档案管理环节，企业档案管理人员应积极转变思想观念，积极开展文书档案收集与归档工作，选择简报编制以及档案编研等方式，提升档案利用价值，有效扩大文书档案宣传范围。其次，积极利用新媒体，对文书档案利用效果进行宣传，形成全员归档意识，获得良好的文书档案管理宣传效果。再次，为文书档案管理工作流程以及管理方式更为规范，企业档案管理人员需要对档案库中的内容进行认真、全面的核查，避免文书档案信息出现问题，充分发挥出现代企业管理中文书档案的价值。最后，在文书档案作用的宣传下，使管理人员更加重视此项工作，保证企业档案管理人员积极、主动地进行文书档案的收集与归档，与档案管理标准要求相符。

（二）构建完善的管理制度

在企业文书档案收集与归档中，完善的管理制度尤为重要，能够有效提升企業文书档案收集与归档工作效率。在构建完善的管理制度前，企业应认识到此项工作的重要价值，树立起良好的文书档案收集与归档意识[3]，注重文书档案收集与归档管理工作，进一步提升工作效率。管理制度构建过程中，为获得良好的构建效果，企业管理人员应从实际出发，组建管理制度制定小组，在实际工作中，小组成员会对文书档案收集与归档内容进行系统学习，对其他企业档案规整制度进行考察，同时分析本企业档案管理现状，制定出与企业实际情况相符的档案收集与归档制度。在制定文书档案收集与归档管理制度时，需要注重以下几点。首先，管理内容应与企业经营情况相符合，如果企业规模较小，则无需引入过于先进且实用性不强的档案管理方法;如果企业规模较大，则需要制定出更加科学、完善的档案管理制度，在制度保障下，使文书档案收集与归档工作良好开展。其次，使档案管理制度更为规范，明确标注档案管理的各项内容，让工作人员对自身工作进行充分了解，同时，更加高效地进行档案提取。最后，制定出完善的奖惩机制，以此进一步提升规章制度的良好落实，明确文书档案收集与归档目标，对未完成目标的人员予以相应处罚，提升工作积极性。F6010C05-28F7-4F67-90EF-DE28E6C02A84

（三）改进文书档案收集与归档方式

首先，及时进行问题反馈。企业文书档案收集与归档工作在开展中，往往会通过多样化的方式，防止出现种种问题，保证此项工作的实际开展质量，不过还是不可避免地会出现一些问题。如何对这些问题进行及时地处理才是关键所在。所以，企业应与档案管理各个环节结合，成立专门的管理岗位[4]，安排专业的人员开展各阶段监管工作。例如，在收集阶段、归档阶段以及保存阶段等，实时监控文书档案收集与归档，若发现问题，应及时上报，针对性地予以处理，确保工作的有效性。其次，应保证此项工作开展的积极性与主动性。企业相关管理人员开展文书档案收集管理工作时，应将被动处理转变为主动管理，与其他部门积极主动地进行沟通，同时统筹安排整个工作进程，使文书档案资料更加完整、真实，应定期进行全面的检查，不放过每个工作细节，有效满足企业对文书档案的需求。最后，保证硬件设备的完善性。在实际工作环节，企业需要贴合时代发展，积极引进先进的管理理念与信息化设备，使文书档案管理工作向着信息化的方向发展，保证文书档案收集与归档更为高效，推动此项工作的良好开展。

（四）提升工作人员业务能力及综合素养

档案管理人员的业务能力与综合素养，与文书档案收集与归档工作质量息息相关。为促进工作的良好开展，需要重点对工作人员的业务能力与综合素养进行培养。第一，业务能力培养。档案管理人员的业务能力主要表示的是专业领域的管理知识，同时，在日常档案管理工作中良好地应用这些知识，在知识与技能的良好结合下，具备更强的档案管理核心能力[5]。若想成为一名优秀的档案管理人员，不仅需要掌握丰富的专业知识及技能，还应具备良好的职业习惯，能够积极、主动地开展文书档案收集与归档工作，获得更好的工作质量。在业务能力上，主要是进行内部培训，企业应制定出专项培训计划，并明确阶段性的业务能力指标与绩效目标，在有效的培训下，保障档案管理人员获得更多的专业知识及技能，为良好地把控培训效果，应在培训结束后进行实际考核。第二，综合素养培养。核心素养涵盖内容较多，不仅包括工作态度，还包括心理状态及价值观念，属于档案管理人员的内在状态，会与人员的业务能力相互作用，因此，企业还应对档案管理人员的综合素养进行培养，使其具备较强的责任心，积极乐观地开展各项工作。保证工作人员具备较强的业务能力以及综合素养，提升文书档案收集与归档工作效果。

（五）强化临时档案文件的收集与整理

企业中会存在一些人员调离或者辞职情况，由于少数重要的文件没有进行及时的交接，使得档案及文件没有及时归档，出现了丢失的情况。为避免出现以上问题，企业相应管理人员需要强化临时档案文件的收集与整理，在每年的年初，对前一年的文件与档案进行定期整理与收集。例如，主要会议开展后，应及时通报会议的全部信息。有人员调动或离职，要及时通知相关人员，做好档案文件移交工作，避免出现档案文件不及时归档或丢失问题;记录管理人员要根据相应条例与规则开展各项工作，同时还应按照实际要求，为收件人提供临时的资料与文件。为顺利转移相应文件与信息，将文件复制出两三份，接受人与转让人手中均存有一份，以供后期使用。

（六）明确范围，清晰主体

首先，按照《企业档案工作规范》与企业行政管理工作情况，对企业文书档案收集与归档范围加以明确，清晰具体的保管期限，制定出全面的收集与归档内容，对企业归档范围总表进行汇总。还应统一思想认识，保证企业各部门对文书档案归档流程有所掌握，使各部门了解自身需要将哪些文书档案进行移交归档[6]。此外，需要与企业业务活动及重点工作情况相结合，适当增减需要收集与归档的内容。例如，在一些类目中，如生产管理类及党群管理类等，进行相关二级类目的增加。如行政管理类以及经营管理类等，将知识产权管理与合同管理，增加到经营管理类内容中，用审计稽查管理类代替以往的审计管理类。其次，确定文书档案收集与归档主体。企业文书档案资料涵盖内容较为复杂，来源广泛，为保证此项工作的开展，需对工作的责任主体加以明确，转变以往的管理模式，将重点放在主动收集上，进行前端控制，积极调动档案管理人员的工作积极性，明确人员的职责范围，保证所有工作均由专人负责。

（七）引进先进的收集管理创新模式

新时期，信息化技术不断发展，企业文书档案管理人员应与实际情况相结合，对自己的工作模式进行设定，实现管理机制不断创新，使文书档案管理工作更为科学、高效。实际工作中积极引进信息化技术以及计算机技术，进一步优化档案查阅工作，使档案查找、检索及整理更为便捷、高效[7]。还应在现代信息技术的应用下，不断完善文书档案工作，通过信息技术收集并归档企业文书档案，可有效防止人为收集与归档中产生的失误，进一步提升文书档案工作效率，最大程度上发挥出文书档案的价值与作用。利用计算机工具进行档案的收集管理，应用先进的设备进行档案录入。例如，传真机、照相机以及扫描仪等，提升档案信息整理的便捷性以及工作效率。

四、结束语

综上所述，企业在发展过程中，不可避免地会进行文书档案的收集与归档工作，文书档案具备不可替代的作用，在一定程度上影响着企业各项工作的正常开展。档案工作中，收集与归档是较为关键的内容，企业应对这项工作予以较大的重视，通过强化文书档案管理宣传;构建完善的管理制度;改進文书档案收集与归档方式;提升工作人员业务能力及综合素养;强化临时档案文件的收集与整理;明确范围，清晰主体;引进先进的收集管理创新模式，促进文书档案的收集与归档工作的良好开展，保证文书档案作用得以充分发挥。

参考文献：

[1]钟卫国.办公室文书档案收集与归档工作管理现状及措施分析[J].兰台内外，2021（14）：3.

[2]孙弘.企事业单位文书档案收集与归档路径研究[J].兰台内外，2020（33）：2.

[3]贾丽霞.浅议信息化时代文书档案收集与归档[J]. 智库时代，2020（27）：1.

[4]李广.办公室文书档案收集与归档工作管理探究[J].卷宗，2019，9（16）：129.

[5]唐鲁超.文书档案收集与归档工作的相关分析[J].卷宗，2019（24）：66.

[6]吴承清.公室文书档案收集与归档工作管理分析[J].中国周刊，2020（12）：1.

[7]赛桂华.行政单位文书档案收集与归档工作管理分析[J].市场调查信息（综合版），2020（3）：1.F6010C05-28F7-4F67-90EF-DE28E6C02A84