电子档案“单套制”管理的多元主体协同机制

张慧翘

随着社会经济的不断发展与进步，科学技术水平也有了很大程度的提高，并且与人类生活和生产活动联系得越来越紧密，在国内有很多行业都进行了一定程度的改革和调整，将科学技术融入其中，以此来促进自身的可持续发展，我国的电子档案管理工作就是如此。在早期时候，我国电子档案的管理工作还是实行的“双套制”，后来为了顺应时代发展的趋势，现阶段国内电子档案管理模式已经转变为“单套制”的多元主体协同管理。电子档案“单套制”的管理模式需要在多种因素的共同配合下才能够逐步走入正轨，但是目前我国电子档案“单套制”管理的多元主体协同机制还存在一些问题，因此，本文主要通过分析电子档案“单套制”管理的多元主体协同机制现状以及多元主体与协同的关系，认识到现阶段我国电子档案“单套制”管理的多元主体协同的难点，最后探讨出电子档案“单套制”多元主体协同管理机制的实现策略。

一、电子档案“单套制”管理的多元主体协同

机制现状

从目前的情况来看，不管是国内还是国外的电子档案管理，都深刻认识到了采用“单套制”管理方式的必要性，并且都将这种管理模式作为电子档案管理的主要发展趋势。在国外，电子档案“单套制”管理模式已经得到较大程度的推广，应用范围也很广，在电子档案“单套制”管理模式的推动下，国外的政府和大部分企业目前也已经实现了“无纸化”[1]。国内尽管还没有对电子档案“单套制”管理做出强制性的要求，但是这种管理模式在很多地区已经得到了广泛运用，并且取得了初步的成果。早在几年前，我国上海、青岛等城市就开始了对电子档案“单套制”管理模式的探索与实验。但是由于我国电子档案“单套制”管理模式起步比较晚，对于这种模式的研究尚不完善，大部分都是借鉴国外的相关研究，还没有结合国内实际情况而建立出合适的运行机制。电子档案“单套制”管理模式不能仅仅依靠于其中一个主体来进行，是一种复杂性较强、系统性较高的管理模式，因此这就需要通过多元主体来进行协同管理，那么电子档案“单套制”管理的多元主体协同机制的存在就显得非常有必要了。在电子档案“单套制”管理模式中包括许多过程，其中有形成电子文件、筛选出需要的电子文件、对电子文件进行合理归档等，这其中的每个环节都需要有相应的主体来完成，而要想完成整个过程就需要多元主体的共同配合了，只有这样，才能真正发挥出电子档案“单套制”管理模式的作用。

二、电子档案“单套制”的多元主体与协同关系

电子档案“单套制”管理的主体具有多元化的特点，其中之一就是政府主体。政府主体主要是把握整体的方向，进行宏观调控。业务主体也是不可缺少的一部分，可以将原本复杂的数据记录过程转变为比较简单的形式。管理主体让电子档案更加具有规范性，增加电子档案的实用性[2]。技术主体可以利用自己的先进技术来为该模式制作一些软件，让该模式运行起来更加顺畅。由此可见，电子档案“单套制”管理是需要不同的主体来共同配合完成的，只有让多元化的主体进行合理、有效的沟通交流和配合，才能够让电子档案“单套制”管理能有一种健康、良好的状态，确保电子档案“单套制”管理的准确性和科学性。

三、电子档案“单套制”管理的多元主体协同的难点

（一）电子档案“单套制”管理主体的协同目标不一致

目前，我国政府为了紧跟社会现代化的发展步伐，开始在很大程度上推行电子档案“单套制”管理的方式，但是在实际的运用中，国家法律部门主体、国家政策主体等在关于该模式的推广与应用方面都制定了不同的目标，因此，与该模式相关的法律法规、政策制度等都不完善[3]。另外，电子档案“单套制”管理模式中业务主体和管理主体之间目标也存在不一致的现象。业务主体的主要目标就是通过简化流程来降低成本，档案管理主体的主要目标是将电子档案和文件进行合理分类及归档，以此来促进数字档案馆的建设与发展。那么在这个过程中，电子档案“单套制”管理模式可以实现档案管理主体的目标，但是业务主体却需要投入更多的成本，与业务主体的目标相违背，进而影响到业务主体和管理主体之间的有效沟通，最终阻碍了该模式的进一步推广。

（二）电子档案“单套制”管理主体的协同效果不佳

虽然我国很多地区已经开始运用电子档案“单套制”管理模式，但是国家给予的支持未能完全满足电子档案“单套制”管理模式发展的要求，其中政府出台的一些政策，以及国家出台的一系列法律法规，还有国家提供的资金等，都不太符合电子档案“单套制”管理模式在实际应用中的需要。对于电子档案“单套制”管理中管理主体、业务主体和技术主体互相的配合而言，由于缺少规范的制度，相关工作人员又无法得到技能方面的培训，最后导致这三者之间的沟通始终存在一些问题。

（三）电子档案“单套制”管理主体的协同动力不足

在实际情况中，对电子档案的保存和管理需要投入大量的成本，电子档案“单套制”管理模式则需要更高的要求，该模式比较注重对数据处理终端的要求。那么如果想要运用这种管理模式，就需要购入高级配置的电脑，另外还需要对相关工作人员展开专业知识和专业技术的培训，那么这时候投入的成本就增加了，再加上电子档案“单套制”管理模式的收益不太高，这就会降低政府和企业使用该模式的积极性[4]。政府和其他企业不愿意投入太多的成本，这样就无法保障电子档案的质量，档案管理主体由于资金不足而无法购买与该模式相匹配的技术，这样就不利于电子档案和电子文件的保存。综合以上所有原因，都体现在电子档案“单套制”管理主体的协同动力不足，最终阻碍了电子档案“单套制”管理模式的发展与应用。

四、电子档案“单套制”多元主体协同管理机制的实现策略

（一）统一多元主体协同管理的目标

统一多元主体协同管理的目标是运用电子档案“单套制”管理模式的基础和前提，在该模式中，政府主体和其他企业主体具有不同的任务，也具有不同的功能，同时，需要投入的成本以及最后得到的利益都有所不同。如果政府主體和其他企业主体存在不同的价值观念，就会在目标上产生分歧，直接影响了电子档案“单套制”管理模式的应用。那么这时候就应该加强主体之间的沟通和交流，让多元化的主体树立全局意识，共同配合做好统筹规划，加强提供资源的主体和提供技术的主体之间的合作，最大程度的保证电子档案“单套制”管理多元化主体的利益，实现共赢的局面，进而促进电子档案“单套制”管理模式的发展与进步。D7D239BE-7555-4228-B116-CCC41B3BBD7D

（二）注重功能协同

在电子档案“单套制”管理模式的推广过程中，应该注重功能的协同，将多元化主体的作用发挥到最大点。首先要在制度上做到协同，政府可以先出台与电子档案“单套制”管理模式相关的政策，然后在全国范围内进行推广，之后还需要建立电子档案“单套制”管理的规章制度，在制度的引导下进一步规范电子档案管理的流程。国家法律部门应该针对使用电子档案“单套制”管理模式过程中可能会出现的问题，然后制定并出台相关的法律法规，通过法律法规来约束、规范电子档案“单套制”管理模式的使用。最后，档案局应该用发展的眼光去看待电子档案“单套制”管理模式，结合社会发展的需要制定出电子档案“单套制”管理模式使用的具体措施以及在实施该模式的环节中需要达到的标准。

（三）提高多元主体协同管理的动力

要想提高多元主体协同管理的动力，我国政府的财务部门需要依据电子档案“单套制”管理项目的实际情况，设置出指定的专用款项来支持该模式的推广和应用，当在推广和应用的过程中遇到资金不足的情况，政府部门需要积极给予资金上的补贴。另外，电子档案“单套制”管理中多元化的主体之间的职能和权责应划分清晰，以政府主体为中心，其他主体要在政府的领导下明确各自的任务，并且要让所有主体都参与到电子档案“单套制”管理模式的推广与应用中。最后，还需要注重利益协调机制的运用，通过利益协调机制来提高多元化主体协同管理的动力，要让多元化主体在该模式中能够公平的得到各自的利益，促进各主体之间的交流与合作，共同为提高电子档案“单套制”管理水平做出最大的贡献。

五、總结

现阶段，我们首先需要认识到电子档案“单套制”管理中各个主体之间的协同管理关系，并且意识到多元化主体能够加强配合的重要性。针对电子档案“单套制”管理主体的协同目标不一致、电子档案“单套制”管理主体的协同效果不佳、电子档案“单套制”管理主体的协同动力不足等问题，需要采取相对应的有效措施，通过统一多元主体协同管理的目标、注重功能协同、提高多元主体协同管理的动力等方式来解决目前电子档案“单套制”多元化主体协同管理的问题，进而促进电子档案“单套制”管理模式的发展与进步。

参考文献：

[1]周洁璇.浅谈电子档案单套制管理的多元主体协同机制[J].黑龙江档案，2019（6）：8-9.

[2]熊梓帅.电子档案单套制管理之我见[J].档案时空，2019（8）：32-33.

[3]张瑞瑞.档案管理多元主体的协同治理研究[D].郑州：郑州大学，2018.

[4]梁平.档案管理工作多元化协同模式的探讨[J].卷宗，2019（11）：3.

作者简介：张慧翘（1988-），女，汉族，本科，档案员，初级职称，研究方向：电子档案、单轨制。D7D239BE-7555-4228-B116-CCC41B3BBD7D