服务中心人事档案管理的重要性及途径分析

王永福

◆摘  要：社会的发展给档案的管理带来越来越高的要求，人事档案作为身份学历资格等的重要依据，与个人的发展有着紧密的联系。同时企业单位也可以通过档案选拔录用人才，可以说档案管理与社会的发展密不可分。因此必须在日常工作中确保人事档案的安全管理，认识到其管理工作的重要性，本文就服务中心人事档案管理的重要性，提出以下几点有效的管理途径。

◆关键词：服务中心;人事档案管理;意义及途径

一、引言

人事档案管理是信息管理之一，也是公共管理的重要组成部分，从资源开发的角度来讲，合理地分配和调动人才，才能获取更好的社会效益，对整个国家的发展起到协同作用。人事档案管理的首要目的是保证人才信息的万无一失，目前人事档案的存放形式一般有三种，一是把档案转至生源地;二是把档案储存在学校;三是将档案转至就业代理或者服务中心，但最终目的都是为使档案管理更加规范和便捷。

二、服务中心人事档案管理的重要性

（一）优化人力资源配置

人事档案是公平公正评价一个人成绩的标准，是维护人才合法权益的主要来源，在某种程度上提高人力资源的使用价值，加强人才的利用效率。人力资源会随着时间的推移发生改变。具体表现为企业单位人员的岗位流动、跳槽等等，因此人力资源配置就显得极为重要，在人事档案管理的过程中，对人才进行科学的评价打分和价值预测，会帮助实现社会的人力资源共享，对于不同地方不同企业之间的交流和沟通，起着关键的作用。

（二）作为选拔和录用依据

企业或者单位在录用选拔人才时需要借助一定的参考，人事档案管理部门为企业单位提供人才的具体信息，人事档案具有全面性，它反映和记录的是个人的人生履历，上到个人身份和学历信息下到个人的政治面貌和品行作风，总之是准确概括人才全貌的唯一参考。通过记载的人才信息，企业或者单位就能够做到知人善任，确保人才的选用是否符合企业或者单位的录用标准。

（三）提供真实信息

人事档案是选拔任用、管理监督的重要基础，因此必须要确保其真实性和可靠性，这就需要做到整体内容完整且齐全，其次需要做到个体材料客观且真实，只有这两者都达到标准才能证明其法律效应生成。档案顾名思义是指人们在社会活动中直接形成的各种形式的原始记录，其是反映事物本质的简短而明确的命题，因此人事档案必须明确其记录准则之一为真实有效。人事档案管理工作中，在原有资料的基础上根据相关政策规定，需要及时记性仔细的甄别与排查，确保资料处在法律效应之内，为企业或者单位的人才录用提供有价值的信息。

三、服务中心人事档案管理的途径

（一）完善人事档案管理制度

要想确切落实人事档案管理工作，首先需要建立健全的的人事档案管理体系，设定并实施较为完善的人事档案管理制度，保证人事部门在管理工作中有章可循，以此来准确地贯彻各项工作。首先人事档案管理制度的制定要符合当下人才市场的现状，以大环境背景为制度体系的前提，不可与现实脱轨，造成档案管理的工作偏差，附赠人才档案管理工作的难度;其次，人事档案管理的制定要具备规范性，让人事档案管理人员能够准确了解管理工作的方向，并且为之后各项工作的开展打下基础，节省管理时间;最后，档案管理部门可以适当在制度的设定上加入奖惩机制，比如在条例中指明档案管理工作成绩突出的人员可以获取基础薪资之外的报酬，这个方法可以充分调动人员管理工作的热情，提高人事档案管理工作的效率。总之，制定与完善人事档案管理制度，对于管理工作的推进起着极强的作用。

（二）提高人事档案管理水平

档案管理工作质量与人事档案管理水平挂钩，管理人员的道德素养、精神面貌、管理手段都或多或少影响管理工作的具体实施，因此需要在日常加强档案管理人员的指导工作，提高档案管理人员的综合素質。为方便更好地开展档案管理工作，可以每周选择一天时间对管理人员进行培训，首先让管理人员明确自身的工作职责，意识到自身工作的重要性，切不可在管理工作中产生怠慢态度或者其它消极情绪，以免造成工作结果出现差池，给自身和社会带来麻烦;其次引进相关专业知识辅导课程，更新档案管理人员的管理手段，使档案管理工作效率更高;最后还要让管理人员树立新型的管理思想，认识到大数据下信息化技术对档案管理工作的积极影响，培养管理人员跟上时代的步伐，创建数据化管理思维，在实践中找到符合时代要求符合时代特色的管理方式，在思想方面更加依托大数据概念，结合当下市场发展特征，制定出更为科学合理的人才档案管理方案。

（三）探究创新型人事档案管理模式

为不断改善和加强人力资源档案管理工作，使其更加科学化、规范化和信息化，需要管理人员在现有管理方式基础上进行一定的更新或改造。首先可以从档案的存放方式入手，探索出更为优质的存放方式。可以对人才档案进行集中化管理，搭建一个集中型人力资源档案管理中心，并且配备防盗、防火、防潮等的科学化建筑设施，在此基础上设置仓库密码防止档案资料被盗用;实施严格的借阅制度，外来的企业单位人员除非提供或出示具有法律依据的身份证明，否则一律不予外借;还可以实行出库痕迹管理和密码管理，借助信息化技术，不断补充完善档案基本的个人信息表，并对现有人才档案进行逐一甄别核实。各行各业都离不开思维的创新，档案管理模式也不能一成不变，陈旧的管理模式会降低管理工作效率，因此，在实践中摸索符合当下情境、现实的创新型管理模式已经刻不容缓。

四、结束语

随着社会的发展，市场愈发强调和关注人才的选拔门槛，人事档案管理调节和分配着市场的绝大多数人力资源，对就业和求贤具有重要的作用，因此必须要加大重视程度和管理力度，对人事档案管理来说，一方面需要不断提高管理人员的综合素养，另一方面还需创新自身的管理手段，以此来提高人事档案管理的工作质量，不管是对于个体还是社会来说都具有参考价值和借鉴意义。

参考文献

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