疾控中心档案管理数字化建设

王文菊

摘  要：疾控中心档案管理数字化建设是迎合新形势下档案工作发展需要，并且已经取得了一定成绩，档案管理水平显著提高，但是距离安全、便捷、共享、高效的档案数字化网络还有一定差距，也无法满足疾控中心各项业务发展需要。在本文分析了当前疾控中心档案管理数字化建设的重要意义，然后提出了建议，促进疾控中心档案管理数字化建设的有序推进，提高档案数字化质量。

关键词：疾控中心;档案管理;数字化建设

疾控中心档案资料是开展疾病监测、预防及控制的重要依据，而且也反应了疾控中心各项工作情况以及管理水平。在发展新形势下，疾控中心的档案管理工作应该与时俱进，加快数字化建设，这也是疾控中心发展趋势及各项工作开展的现实需要。尤其是近年来，全世界范围引发疫情，在很大程度上增加疾控中心工作量，其中大量的档案数据信息为疫情的防控提供了依据，也为科研人员提供了丰富的、准确的数据，这些都成为战胜疫情的关键内容。为了使疾控中心档案工作更好的服务社会，只有便捷高效的数字化管理才能满足这一需求，而且也方便档案管理人员的工作，提高档案资料的保管利用率，促进不同部门的及时调取流转，可以说实现档案管理数字化建设，推动档案一体化发展已然成为疾控中心档案管理工作的必然结果。

一、疾控中心档案管理数字化建设的必要性

疾控中心档案管理数字化建设有其现实必要性，更是现阶段疾控中心发展趋势的需要。疾控中心的档案数量与日剧增，尤其是全世界爆发疫情以来，给疾控中心施加了巨大的工作压力，这一过程中也形成了大量的、重要的档案资料，这些档案资料为疫情预防和控制工作提供了重要的参考，也反应了疫情以来疾控中心各项工作开展情况及成果。加快疾控中心档案数字化建设，可以减轻档案人员的工作量，即便是面对大量的档案资料也能快速进行分类、整理、保存，而且方便各部门调取，使档案资料的价值发挥出来，为疾控中心各项工作提供了便捷、全面、高效的档案服务。在发展新时期，档案数字资源是比黄金更重要的资源，关乎到疾控中心的发展，涉及了疾控中心各项业务流程，甚至关乎到公共卫生安全，所以疾控中心档案管理部门必须加快数字化建设，用先进的技术为社会、为公众提供优质档案服务。与此同时，实现疾控中心档案数字化能够更好的适应档案一体化发展趋势，使各部门、不同种类的档案资源进行联通，使档案资源以整体性的形式出现，更方便档案资料的保管与最大化利用。

另外，传统的档案资料是以纸质的方式进行存储的，随着计算机技术日益成熟以及各类办公系统的出现，使档案载体更加多样化，比如光盘、U盘等都成为存储档案的重要途径。从传统档案管理方式来看，纸质档案弊端很多且保存条件要求很高，费时费力，但是计算机技术的发展，为档案数据的存储提供了便利，而且不需要占据很大的空间，检索和借阅也更加方便。疾控中心档案管理部门加快档案数字化建设，有助于解决传统档案管理模式存在的弊端，切实提高档案管理水平。

二、疾控中心档案管理数字化建设的途径

（一）建立档案信息网站

疾控中心档案管理数字化建设过程中，有必要建立档案信息网站，通过统一的平台，将档案资料连入到平台中，实现档案资料的实时共享，为疾控中心各科室人员的工作提供方便，促进档案数据信息的交流与共享，并且还可以实现异地传档的功能，使档案数据的价值发挥出来。通过建立统一的信息管理平台，打破了空间和时间的限制，确保了疾控中心服务的实效性，也使档案管理部门的服务落到实处。

（二）加强电子档案质量与安全保障

疾控中心在推进数字化建设过程中，加强电子档案质量与安全保障也十分重要，除了档案管理人员编排和整理档案以外，还需要对各科室的收集的档案资料进行抽查，重点核实卷宗号、年号等相关信息的准确性，检查档案资料图片的完整性、资料的保密性以及安全性，当发现档案资料存在问题以后必须及时处理，保证存储的档案资料是完整的、保密的。档案数字化虽然为档案人员的工作提供了方便，但是也带来了一些安全隐患，必须加强档案质量及安全保障，可以引进安全保密技术等，提高档案的安全性。

（三）培养复合型档案人才

疾控中心档案管理数字化建设过程中需要具备专业知识和计算机技术的复合型人才，所以当务之急应该是加强人才培养，从人才方面给予保障。作为档案管理人员必须有数字化转型意识，了解档案数字化相关理念与技术，而且除了专业理论知识以外，还应该学习计算机技术、计量统计学等知识。针对人才培养方面可以从高校引进人才，参与疾控中心档案实习工作，了解档案管理的内容、环境等，学习岗位技能，积累实践经验。另外，加强现有档案人员的培训，定期举办培训班和讲座，为档案人员培训档案管理知识与业务操作技能，鼓勵档案人员参与其他省市疾控中心的交流会，共同讨论，分享经验，提高档案工作效率与质量。通过打造一支专业强、素质硬、实践丰富的档案人才队伍，为疾控中心档案数字化建设提供人才保障。

（四）加大软件和硬件设施投入

疾控中心档案数字化建设过程中软件和硬件设施是不可缺少的，必须加强软件和硬件资金投入，完善数字化设备设施，开发档案信息管理平台，根据疾控中心档案管理工作的实际需要，对平台功能模块进行设计，确保能够准确解决档案资料的采集、存储、借阅以及利用，并且也要考虑档案资料的返回返档、重新审核等，方便调取和修改，使各项功能更加灵活。

三、结语

综上所述，数字化建设是疾控中心档案管理工作发展的必然趋势，当务之急疾控中心应该加快建立档案信息网站、加强电子档案质量与安全保障、培养复合型档案人才以及从软件和硬件设施方面给予保障，促使档案管理数字化建设持续推进，提高疾控中心档案管理数字化水平以及各项工作的规范化开展。

参考文献

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