大数据时代电子档案管理现状与发展对策分析

摘要：在科技技术迅猛发展的背景之下，对于电子档案管理工作而言，越来越有效地融入大数据技术的相关内容建设，以此推动电子档案管理质量、管理效率得到显著提升，进而为电子档案管理工作向着智能化、数据化的方向发展提供必要的支持。但需要注意的是，在大数据时代下电子档案管理工作仍然存在一定的问题或者不足，要更充分把握相关方面的问题，在问题导向的引导之下进一步落实相关解决对策，以此促进电子档案管理工作取得应有的成效，为档案管理事业的良性发展作出应有贡献。基于此，本文重点分析大数据时代下电子档案管理工作中存在的问题和发展对策等内容。

关键词：电子档案  大数据  管理现状  发展对策

在大数据技术的推动作用之下，可以使电子档案管理工作取得更加良好的成效，提升档案检索效率，实现更高质量的精准传递，有效规避或者减少档案管理过程中可能存在的问题或者风险。同时，进一步融入信息化技术和互联网技术等，在其综合作用之下，更充分满足电子档案的管理要求和客观需要。在实践的过程中，针对电子档案管理工作而言，需要以大数据为切入点，进一步优化和完善相对应的管理体系和运行模式，进而从根本上提高档案管理质量管理水准，为电子档案的有效管理提供必要保障[1]。

1 大数据时代电子档案管理现状分析

在现阶段的电子档案管理过程中，随着大数据技术的进一步广泛应用和普及，为电子档案管理工作取得更加良好的效果、管理效率显著提升提供必要的技术支持。但在具体的调研过程中也看到电子档案管理环节存在不同程度的问题，具体来说，其问题主要体现在以下几个方面。

1.1 电子档案管理的法律法规没有足够优化完善

当前我国在电子档案管理工作中，进一步有效推动传统的纸质档案管理模式向着电子档案管理推进，但是与之相对应的电子档案管理的法律法规和规章制度往往没有得到及时、有效的跟进，法律法规建设存在一定程度的滞后情况，在时效性方面往往比较低下，使得电子档案管理、质量管理效率不能得到显著提升，无法加快档案的技术发展速度[2]。另外，在相對应的电子档案管理制度、管理标准、管理体系等相关方面也不够完善，相对应的标准体系建设存在着不同程度的漏洞或者弊端，由此导致电子档案使用频率不能得到显著提升，甚至存在比较严重的电子档案安全问题等。在针对电子档案进行管理的过程中，存在着比较明显的随意性、盲目性的特点，甚至有不同程度的保密风险和传输风险等。因为缺乏足够的法律法规和规章制度的规范作用，导致电子档案的管理效能和价值不能得到充分的体现，这对于档案管理工作的顺利进行造成严重阻碍。

1.2 没有充分构建更为系统完善的信息化管理机制

在大数据时代下的电子档案管理工作中，要进一步匹配与之相对应的大数据技术和信息化技术，形成相对应的信息化管理体系，体现出智能化管理效果，以此有效突破边界的限制，在多类信息和实时互动方面体现档案的资源共享价值。但是因为缺乏足够的信息化管理体系和运行机制，相关内容不够健全完善，并没有充分实现大数据背景下的大数据资源的有效整合和资源共享，进而导致电子档案的管理效能不能得到充分的体现，无法具备应有的档案资源的共享能力和综合应用价值[3]。除此之外，在信息化管理体系、管理机制的运行方面没有充分做到与时俱进，更充分地融合新技术新方法等，这导致电子档案资源的广泛共享成效受到严重影响。相关机构在档案管理监管体制和运行体系方面往往存在不同程度的问题，在电子档案的整体存储、管理、备份、挖掘、分享、利用等方面缺乏系统完善的工作体系和运行机制，因此导致各类工作和体系建设相对来说比较滞后，这对于档案的综合利用价值和跨界融合作用造成严重损害。在大数据时代背景下，随着各类档案数据信息的海量递增，新型档案进一步出现，但是缺乏足够的信息化管理体系和运行机制，导致相关档案软件模块不能得到及时的开发和应用，这使得电子档案信息资源的应用率和应用价值受到极大的制约，同时对于档案的维护也会造成严重限制，无法体现出电子档案的管理质量和综合发展成效[4]。

1.3 电子档案管理人员的专业技能和业务素质需要进一步提升

在电子档案管理过程中，要想更有效适应大数据时代要求，使档案管理质量、管理水平得到显著提升，要匹配与之相对应的更高质量的档案管理人员，使其具备应有的数据挖掘利用能力和大数据技术掌握程度，这样才能为各项工作的顺利推进提供必要的人才基础。但是在具体的发展过程中某些管理人员缺乏足够的岗位胜任能力，并不能充分掌握大数据的各项技术要点，在软件硬件、设备的应用方面存在不同程度的问题或者限制，因此，导致档案资源和相关信息无法呈现出智能化和数据化的发展成效，这对于电子档案管理工作的顺利进行会造成严重限制。在日益重视档案管理效率的时代，相关档案管理部门并没有着重做好相关档案人员的培训和考核工作，在创新意识、信息化应用能力等相关方面，没有着重做好严格细致的培训，导致相关档案管理人员不能充分利用相关信息技术和大数据技术等，总体的技术水平比较低，缺乏足够的创新能力、专业技术，成长途径比较缺失，这限制了党管理工作的顺利推进。技术设备更新和人力能力匹配往往也不够充分，因此导致电子档案管理工作受到很大限制，制约了大数据背景下档案管理工作的深化和改革[5-6]。

1.4 对大数据技术并没有进行充分的应用

在大数据时代下，对于电子档案管理工作而言，需要更有效地明确档案管理工作中的大数据技术应用的重要性和必要性，同时要匹配与之相对应的云存储和智能化技术，以此体现出大数据时代的发展要求。但是在具体的发展过程中，针对电子档案管理工作来说，并没有有效融入大数据技术的相关内容，或者结合不够紧密，这导致档案管理的技术更新速度相对来说比较慢，某些基层档案管理部门并没有匹配与之相对应的软件和硬件，在技术要点落实方面不够扎实，由此导致电子档案管理工作受到严重影响。基层档案服务部门缺乏数据挖掘、软件分析、电子档案资源社会化的必要软硬件设备，在计算机设备和智能化档案管理平台方面比较欠缺，档案管理和社会资源不能进行全面衔接，因此会导致用户行为无法得到精准分析，限制了电子档案管理工作的个性化、多元化和实时化[7]。

2 大数据时代电子档案发展对策

2.1 针对电子档案法律法规和规章制度进行不断的完善和优化

在大数据时代背景下，要想体现出电子档案的发展成效，在管理制度和法律法规方面需要不断的完善和优化，注重做好相对应的优化设计工作，要高度关注法治化进程，为各项工作的有序推进提供必要的法律支撑和制度保障。要充分做好电子档案规范化和制度化建设工作，匹配与之相对应的法规和制度，确保各项工作更加规范有序，体现出标准化建设成效。要充分落实档案管理责任机制，有效实现档案价值的最大化挖掘，切实避免或者减少档案运转过程中存在的风险。国家权威部门要确立相对应的电子档案管理标准，确保相关单位落实岗位责任制度，使相关部门和各个人员可以实现有效融合，在完成各自的工作职责的基础之上，进一步体现出跨专业跨部门跨领域的档案管理效果。同时，也要从大数据技术的有效应用着手，重点做好上层设计工作，建立更高层级的档案资源中心，加强档案管理标准的推广，严格按照国情、省情和行业的具体情况明确档案管理的具体标准和相关要求，进而推动各项工作能够有效衔接，在法律法规和规章制度的推动作用下实现标准化的建设和电子档案管理的规范运行[8]。

2.2 针对电子档案管理机制和信息化体系进一步完善和优化

在大数据时代下，要充分做好电子档案管理机制和信息化运行模式的优化和完善工作，要进一步改革和创新，通过大数据技术的综合应用，确保数据化、信息化管理模式、管理机制能够得到不断的完善和优化，并且在实践的过程中切实落实，进而确保电子档案可以实现高速共享，在不断更新和完善管理方式的基础之上，充分满足档案信息的服务需求和客观要求。在具体的操作过程中，也要具备应有的信息化意识和网络思维，针对当前的档案运转机制进行高度重视，充分地分析，以大众化的档案服务工作为基础进一步创新标准改革体制。要加快纸质档案的数字化进程，进而为档案管理的信息化管理体系的优化完善和数据库体系的有效落实提供必要的保障。具备应有的信息技术基层整合优势，对海量数据资源进行更精准、有效的提取和收集整理，更加关注数据信息的存储方式优化和完善，进一步加快信息技术的研发和推广力度，深入挖掘答案数据信息，在数据信息支撑机制的完善作用之下，通过技术思维使电子档案管理工作可以实现质的突破。同时，也要充分具备应有的数据信息共享思维，构建一个系统完善的资源集合体，广泛收集整理和共享各类档案数据信息，整合相关资源，在信息分析、数据挖掘和信息挖掘技术综合利用的过程中，使整个电子档案服务科学体系和智能化的网络系统得到有效构建。

2.3 针对档案管理人员的专业技能和业务素养进行有效培训

在大数据时代下，对电子档案管理人员的专业技能需要高度重视，要确立长效培训机制，有效通过培训使相关档案管理人员具备应有的岗位胜任能力。同时，在知识体系应用机制管理模式方面，不断的改进和创新，确保相关管理人员的综合能力、业务水平得到切实的提升。要进一步充分构建相对应的管理机制和培训模式，通过全面系统的培训使相关人员更有效地融入其中，为其专业水平和创新意识、创新能力的增强提供必要的支持。另外，也要加大考核的力度，做好技术交流合作工作，使相关管理人员具备更为丰富的档案管理工作经验，提升电子档案的鉴定水平和信息剖析能力，在不断的改进和完善电子档案管理权限管理模式的基础之上，使相关人员更有效的体现出自身的识别能力和技术掌握程度，对于各类数据化技术要点和设施设备的操作方法可以得到更有效的掌握，进而推动电子档案管理效率的提升[9]。

2.4 依托智慧化和大数据技术促进电子档案管理转型升级

在电子档案的管理过程中，实现创新发展，有更加良好的发展成效，需要进一步推动智能化技术和大数据技术，促进电子档案管理工作向着智慧化的方向发展。要进一步着重做好数字化、智慧化建设工作，匹配与之相对应的数字技术和相关模块，对于当前的档案管理技术设备等等进行转型升级，不断的优化和完善，要在更大程度上引进智能化数据化的电子设备。特别是针对OA系统、数据库系统与智能化应用系统进行更有效的融合，实现优势互补融合发展，进而打造更加系统完善的档案管理平台和运行机制。要有针对性地融入第三方技术力量的支持，有效推动档案的大数据建设工作，进一步开发与之相对应的档案管理软件提升档案的信息化建设质量、建设效率，体现出信息资源的互动性和完善性，通过广泛深入的咨询和服务管理体系的有效融合及优势互补，在整合化的管理平台的作用之下，用相关平台使信息供给质量进一步提升，同时不断完善和优化服务方式管理方式，使信息服务的相关内容得到优势互补，以此体现出应有的大数据技术优势和应用价值[10]。

3 结语

总而言之，在大数据时代背景下，针对电子档案管理工作而言，对于电子档案管理工作需要高度重视，同时进一步把握大数据时代的相关发展要求和应用方向，对于变革思维进行充分的融入，并且在实践的过程中有效落实，以此更充分体现出电子档案的管理效能和应用价值。同时，也要充分认识到当前电子档案管理工作中存在的问题，然后进行切实的应对和处理，着重做好电子档案的优化和升级，在数据化技术应用人才匹配制度完善等方面着重增强，以此进一步提升电子档案的管理水平，使电子档案的利用价值得到深入的挖掘。

参考文献

[1] 杨桂明，许凤姣.大数据时代电子档案管理现状与发展对策分析[J].档案管理，2020（2）：84-85.

[2] 梁凯.多维度视角下大数据与档案关系的思考——以杭州市大数据管理为背景[J].中国档案，2018（7）：66-67.

[3] 孔旸.大数据、信息化时代电子档案管理的安全问题研究[J].兰台内外，2020（20）：1-3.

[4] 孙彦.现代办公技术对档案管理的影响及对策[J].办公室业务，2020（12）：189-190.

[5] 林琼.刍议电子文件档案化管理重要性[J].科技与创新，2020（12）：109-110.

[6] 杨学兵.现代办公技术对档案管理的影响及对策[J].兰台内外，2020（19）：28-30.

[7] 林海权.解读大数据时代下档案管理的价值提升[J].探索科学.2019（5）：397.

[8] 朱庆宏.试论做好大数据时代的档案管理工作[J].赤子.2020（1）：134.

[9] 郝少磊.数据时代背景下的档案管理研究[J].文渊：中学版，2019（10）：116.

[10] 郑雪梅.大数据时代电子档案管理现状与发展对策分析[J].卷宗，2020（8）：118.

基金项目：河南省政府决策研究招标课题（项目名称：河南省构建高成长服务业大省对策研究;项目编号：2016B094）。 作者簡介：王敏（1978—），女，本科，副研究馆员，研究方向为档案管理;