信息技术在疾控档案管理中的应用研究

张帅

关键词 信息化 疾控档案管理 应用研究

1绪论

1.1研究背景

随着科技的进步和信息技术的发展，许多行业逐渐引入互联网信息技术，因为其在一定程度上可以帮助企业提高工作效率、降低人工成本。基于此，国家公共卫生事业也引入了互联网信息技术。现阶段，公共卫生事业飞速发展，而在这个过程中，疾控部门对相关档案进行管理并对重要的档案进行储存尤为重要。随着互联网+的发展，一些疾控部门在档案管理工作引入了信息技术，因为疾控部门利用信息技术处理相关档案管理工作可以方便管理，同时也可以解放疾控部门的一部分工作人员，降低人力成本。

疾控部门的主要工作是应对一些突发性的社会公共卫生事件，因此利用信息技术可以快速查清相关传染病的源头、传播途径等，可以快速针对这些传染病提出应对措施，以此保障人民的生命安全。而且在未来发展中，疾控部门档案管理信息化将会是一大发展趋势[1] 。

1.2文献综述

随着我国经济的快速发展，国家越来越重视人民的生命安全，而作为保障人民生命安全的疾控部门要对档案管理工作进行信息化管理。基于此，国内学者关于该课题的研究内容如下：刘沫姝（2021）认为我国疾控部门的档案管理工作和互联网信息技术进行联动，可以使有关部门的档案管理工作更加标准和规范。提高档案管理工作中信息技术的使用程度，可以加快有关部门的工作速度，从而提高工作效率。因此，其在了解信息技术对于档案管理的意义的基础上分析了现阶段我国疾控部门档案管理存在的问题，并就对这些问题从管理、人员、资金等方面提出了相应的解决措施。佘春红（2020）认为疾控档案管理在疾控部门中非常重要，现阶段疾控部门紧跟时代的脚步，在具体的工作中充分利用了互联网信息技术，但是在引入信息技术后，由于疾控部门档案管理存在制度不完善、工作人员技术水平低、管理不规范等问题，阻碍了疾控部门档案管理水平的进一步提高。因此，该学者也对这些问题提出了解决措施以此来提高档案管理的信息化技术水平。综上所述，国内学者在研究信息技术在疾控部门档案管理的应用分析时，都是在了解相关理论知识的基础上，分析了现阶段疾控部门利用信息化进行档案管理中存在的问题，并就这些问题提出解决措施以此来推动疾控部门的档案管理工作顺利进行。

1.3研究意义

应用信息技术有利于我国公共卫生事业的发展。随着科技的进步，传统的老旧档案管理方式已逐渐跟不上时代的发展，因此利用信息技术对有关疾控档案进行管理可以提高档案管理工作的效率。如今，受到疫情的影响，疾控部门的档案管理工作需要做出改进，而信息技术可以使工作人员及时注意疫情的发生以及变化情况，并对此及时提出解决措施，大大提高了工作人员的工作效率。由此可见，分析信息技术在疾控部门档案管理中的应用具有现实意义。同时，当前疾控部门的档案信息化管理工作还存在一些问题，对这些问题进行分析可以为后续研究该选题提供借鉴意义。综上所述，研究信息技术在疾控档案管理中的应用不仅具有现实意义还具有理论意义。

1.4研究方法

本文主要采用文献研究法对现阶段信息化环境中疾控部门档案管理工作的相关理论进行搜集，在理解疾控档案管理含义的基础上，分析利用信息技术进行疾控档案管理的意义。同时，分析疾控档案管理运用信息技术存在的问题，并对这些问题提出相应措施，从而大力推进档案管理管理工作的信息化建设、提高档案管理人员的技术水平、强化档案管理的基础设备建设、更新档案管理理念等，以此推动信息技术在疾控部门档案管理工作中更好的应用。

2相关理论概述

2.1疾控档案管理的含义

疾控档案管理是疾控中心的档案管理部门对一个地区的疾病预防控制和公共卫生服务信息进行管理的活动，具体包括收集关于疾病预防和公共卫生事业的资料，并将这部分资料整理成档案的形式，進而对档案的期限进行鉴定，档案的保管以及最后信息进行统计。

2.2利用信息技术进行疾控档案管理的意义

随着科技的进步和发展，档案管理也逐渐引入信息技术[2] ，利用信息技术进行档案管理主要有以下意义：首先，可以方便寻找资料。在疾控管理档案中，利用信息技术可以实现分类查找，将纸质资料通过电子扫描的方式进行数字化管理，既有利于数据的查询，又有利于纸质化资料的保管，避免由于经常查阅纸质资料造成资料的损坏和遗失。其次，可以实现资源共享。在信息化时代，在同一系统进行数据和资源共享是必然趋势，“疾控”承担着一个地区的疾病的统计和分析，因此将疾控方面的档案进行信息化管理可以快速对相关信息进行统计。若某地区出现流行病，疾控中心就可以通过数字化的档案快速整理有效信息，从而及时采取应对措施。同时，同一系统的工作人员查找资料时可以节约时间。最后，可以节省大量的空间。纸质化档案储存条件较高，如对环境的要求较高，若处理不当会对档案造成损坏，信息化档案管理则可以避免出现这一问题。由此可见，利用信息技术进行疾控档案管理具有重要的意义。

3疾控档案管理应用信息技术存在的问题

3.1档案管理信息化建设程度低

传统的档案管理主要是将实体档案通过相应的分类方式进行分类，并将其存放于干燥、安全的地方。在这种保存方式的影响下，疾控档案管理的信息化建设不到位，且整体发展趋势缓慢。首先，从档案利用率来看，大部分疾控档案管理“重藏轻用”，相当一部分档案管理人员认为档案管理就是把一些资料整理起来放到盒子里面即可，“反正利用率也不高，何必费劲的进行信息化建设”，这种错误的观念就造成了档案管理的信息化建设缓慢。比如，金昌市某疾控管理部门在日常的工作中，将所有的资料放到一个房间里就算是完成了对档案的管理，若工作人员需要使用资料就将其从房间取出，不用的时候继续将其放入房间，在资料取进取出的情况下，容易造成档案资料的丢失，不利于档案的管理。在该档案保管方式下，该疾控部门忽视了档案管理的信息化建设。综上所述，现阶段一些疾控管理部门忽视了档案管理的信息化建设，认为信息化建设可有可无[3] 。

3.2档案管理人员技术水平低

由于疾控部门的主要工作是对疾病的防治和管理公共卫生事务，因此对相关档案管理工作的重视程度不高，在进行档案管理时一般采取两种方式，即内部人员对档案进行整理和外包档案业务，而这两种方式都存在档案管理人员技术水平低，信息化程度不高的情况。

疾控部门的工作人员在进行档案整理时并没有经过专业训练，业务水平较差，比如在将有关疾控档案按不同类别和保管期限进行分类的基本工作方面，若没有过硬的技术，就不能完成档案管理工作[4] 。因此，在这种情况下，疾控中心就会将档案业务进行外包。而后，一些专门负责整理档案的公司由于人员流动性大，也存在档案管理人员技术水平低的情况。虽然人才流动是必然的，但是档案管理工作并没有建立相关的职业资格认证制度，档案工作的门槛进入低，对工作人员的要求也比较低，带给员工的回报率低，在一些小地方该现象尤为严重。综上所述，在具体的疾控档案管理工作中，工作人员水平低、专业素质差是阻碍信息化在疾控档案管理应用中的一个重要问题。

3.3基础设施不完备

一直以来，疾控中心的职责是预防有关疾病和传染病以及管理公共卫生事务，为此其忽视了对档案工作的管理。同时，有关疾控部门的工作人员对档案管理工作也不重视，这就导致各级疾控部门信息化的基础设施建设不到位，无法满足当前的档案管理工作需求。在当前的信息化时代，疾控档案管理工作不仅需要配套的设施，同时还要需要利用网络来实现信息管理和资源共享。然而在具体的疾控档案管理工作中，不仅设施不齐全，而且与之有关的网络技术未达到要求，这就导致各级疾控机构没有办法进行信息化管理和信息共享，从而影响疾控档案管理的信息化服务，不利于提高疾控档案管理效率[5] 。

3.4档案管理理念没有与时俱进

疾控档案管理部门与其他档案管理部门不同，其他档案管理部门主要负责内部档案管理工作，而疾控档案部门不仅要负责内部档案管理工作，还要负责平行部门以及上下部门的档案管理工作，其管理范围较广，需要传递的信息量较大。然而，现阶段疾控管理部门并不能及时传递相关信息，从而造成工作失误[6] 。

4信息技术在疾控档案管理中的应用

4.1大力推进档案管理工作的信息化建设

随着信息技术的快速发展，档案管理信息化已成为档案管理工作的重心。疾控部门作为关乎人民健康、生命安全的部门，一定要认识到档案管理信息化在疾控事业中的重要性，相关人员可以积极和当地财政局进行联系和沟通，将档案管理信息化纳入财政支持中，为疾控部门档案管理工作信息化提供一定的资金支持。同时，结合自身的实际情况建立数据库系统，确保档案管理的数据库系统的高效性，提升档案的利用效率。在上述案例中，该疾控部门应积极进行档案管理工作的信息化建设。若将部门有关疾控档案进行信息化处理具有以下优点：一方面，提高资料的使用率，在遇到突发事件时，可以快速通过信息化的方式查阅有关资料文件，为快速处理突发性事件提供帮助。另一方面，信息化可以保证原始资料的完整性，利于原始档案资料的整理。综上所述，疾控部门在进行相关档案管理时，应该提高信息化建设意识[7] 。

4.2提高档案管理人员的技术水平

对于疾控档案管理而言，提高档案管理人员的技术水平非常重要，因此提高疾控档案管理工作的效率应该从两个角度出发：对于疾控档案部门来说，在人才匮乏的情况下应及时完善与档案管理工作相关的岗位制度，建立起有关档案管理的文化，对部门工作人员进行培训，设立相应的岗位晋升机制，以此调动部门工作人员的积极性，从而推动档案管理工作的信息化建设[8] 。同时，在招聘工作人员时应该聘请复合型人才，以改善人才结构，从而建立档案信息化队伍。而对于社会来说，应该建立相应的职业资格认证制度，提高整个档案管理行业的相关人员的技术水平，从而推动疾控档案管理的信息化进程。同时，对于档案管理企业而言，应该提高档案管理工作人员的薪酬待遇，建立相应的薪酬待遇体系，从而降低工作人员的流动性。另外，提高行业的准入门槛，招收真正热爱档案管理工作的人才[9] 。

4.3強化档案管理的基础设施建设

为了对疾控中心的档案进行信息化管理，强化基础设施建设很有必要。一方面，根据疾控部门的相关业务，建立档案信息化系统，使其与传染病系统和慢热病系统相结合，以实现资源共享。另一方面，应加大对疾控档案管理基础设施建设的资金投入[10] 。

4.4更新档案管理理念

若大面积推广信息化档案管理，可以采用符合社会发展的新管理模式，及时采集信息、管理信息、传递信息，从而为疾控管理工作提供帮助。由此可见，更新档案管理理念，使之与社会的发展相匹配，有利于加快档案管理工作的信息化进程[11] 。

5总结

随着时代的进步，信息化发展是必然趋势，因此疾控档案管理工作应该顺应时代潮流，利用信息化对档案进行管理[12] 。然而，现阶段疾控档案的信息化管理存在一定问题，只有及时解决这些问题才可以提高疾控部门的工作效率，从而为人们的健康提供保障。