大数据时代集团企业基于云会计的财务共享中心费用管控分析

曹磊

摘 要：在集团企业应用财务共享中心过程中，其中的一项核心功能即体现在费用报销领域中，相关层面的管控水平会对企业整体的财务管控能力和效率带来重要的影响。打造大数据时代下基于会计技术的财务共享中心所对应的费用管控框架模型，深入探讨该中心和费用报销工作存在关联性的相关流程，以期能够给集团企业构建财务共享服务模式的费用报销管控机制提供相关的参考思路。

关键词：大数据;云会计;财务共享中心;费用报销;费用管控

原有封闭式发展观念已经落后于现今的时代要求，务必要与时俱进并且要持续创新改革，在企业财务管控体系中引入互联网技术、大数据技术以及与会计技术等，增强财务管控活动的规范性和高效化。基于此，在财务管理领域中兴起与发展的财务共享服务机制，新时代发展的必然结果。实际上，费用报销已经成为企业财务共享中心日常工作中的核心构成体系，现在深入分析费用报销管控系统的架构体系。

一、基于云会计的财务共享中心产生的重要意义

伴随财务管理制度的创新发展，会出现一类全新的财务管控形式，即财务共享中心管理模式，其在财务管理工作实践过程中，已经受到企业以及财务管理人员的广泛好评和认可。在当今大数据技术普遍应用的现实环境中，财务工作人员能够借助于财务共享服务体系，不断强化他们的日常工作效能，实现集团企业中各个子公司间的无缝对接，创建并完善财务管理的费用报销管控机制，使其具备规范化、合理化以及科学化，有着更加透明化的操作流程，能够防控潜在的资金风险。

二、大数据时代基于云会计的财务共享中心费用报销管控框架模型

财务共享中心模式属于一类创新式财务管理系统，在不断的实践中，已经让更多的企业了解与青睐。随着大数据技术与云会计技术的广泛普及应用，能够让这类财务运行体系实现财务管控模式的升级转型，不断强化财务工作人员的工作效能，持續提升企业费用报销的管控能力。在企业运营中出现的费用报销现象，有着动态发展情况。对于集团企业而言，如果将子公司出现的费用报销业务整合至总公司后，以统一方式设立支出账户，并且展开相关的转账操作，既是降低资金沉淀量，能够深入提升资金风险管控效能。依据大数据技术与云会计技术的特征，本文创建基于大数据时代的云会计财务共享中心费用管控结构形式，相关内容见图1：

从图1中了解到，以大数据技术与云会计技术为支撑而创建的系统框架模型，主要包括如下所述的6个层级，分别是基础设施层结构体系、业务层结构体系、数据层结构体系、服务层结构体系、应用层结构体系以及用户层结构体系等。其中，在基础设施层中应用基于云会计技术的智能终端组成元素、服务器组成元素、存储器组成元素以及网络和安全设备组成元素等，能够给在业务层中的诸多系统快速提供系统运行所需的环境，譬如包括费用报销管理子系统、资金管理子系统、预算管理子系统、影像管理子系统、信用评价子系统以及会计核算子系统等，同时会给数据层与应用层提供企业由外部获取和公司费用报销管理活动所关联的行业外部数据信息交互途径，数据层能够把从业务层和企业费用报销管控活动存在关联的DBMS、File NOSQL以及HDFS等，以同步方式对数据库（ODS）中的结构化数据信息、半结构化数据信息和非结构化数据信息等进行处理，展开 ETL 数据抽取操作、转换操作以及加载操作等，同时可选Hadoop、Storm以及HPCC等大数据技术，在进行相应的规范化整理后，构建以费用报销管控为核心，并且涵盖诸多维度数据信息的数据仓库。平台服务层整理与分析数据中心的数据资源，要进行数据处理研究工作、数据利用研究工作、应用整合研究工作、用户整合研究工作以及基础服务研究工作等，选择诸多决策支持技术。在基础设施层获取初始数据源后，通过云会计层的各个子系统后进行初始化的信息收集工作，同时在后台应用的数据模型展开数据的发掘操作、清洗操作以及整合操作，能够让费用报销管理系统有着更具科学性与全面化的数据支撑，从而降低相关的主观随意性管控现象，不断强化其决策效能。通过云会计业务层处理后的数据信息，要将云会计平台的数据层中存在的业务信息以同步方式复制到数据库中，其中涵盖DBMS数据库技术、HDFS数据库技术、File数据库技术以及NOSQL数据库技术等，同时采用 Hadoop大数据技术、Storm大数据技术以及HPCC大数据技术等，对相关的数据信息进行规范化处理，将有关的数据传输到数据仓库中，包括费用报销数据类型、人力资源数据类型、资金管理数据类型、文档管理数据类型以及预算管理数据类型等。云计算平台服务层将由数据中心传输来的数据信息展开处理与利用操作，同时要进行应用整合研究、用户整合研究以及提供基础性服务等。企业选择平台应用层的文本分析与搜索技术、可视发现技术、商业智能与高级分析技术等，给数据决策研究带来技术支持作用，整合与分析由平台服务层获取的数据资源，参考具体需求构建多类各个层次的决策体系，譬如费用预算决策模式、费用报销管控决策模式以及员工信用评价决策模式等。用户层代表的是集团企业的决策层，涵盖总集团与子公司等，要在应用层中的财务决策方案中，参考相对最优原则展开优选工作，同时要优配资源。

三、大数据时代基于云会计的财务共享中心费用报销管控流程

集团企业选择费用报销系统构建企业财务共享中心，能够选择影像统将费用报销纸质单据扫描为电子票据，由于会计平台以实时方式将相关信息传输至财务共享中心，让诸多主体以协同方式对费用报销进行综合性的管控，其中包括报销人员群体、业务领导群体、审核人员群体以及档案管理人员等，相关内容见图 2：

从图2中了解到，主要包括如下所述的几个流程：

1.报销申请

报销申请成为首个流程，要展开报销业务的申请操作。先是需要报销人员对报销种类进行确定。报销类别会和费用预算项目间存在直接性的紧密联系，参考管控方式能够提供多种具备可行性的预算控制策略。选择出差案例进行分析可知，申请单的使用流程如下所述：先是需要员工在未出差时选择报销系统提交出差申请，之后参考相关人员的报销级别以明确票务酒店的预订情况。由子公司的初审工作人员负责审核报销人员提供的票据信息。当完成票据审核工作后，既是要通过影像管理系统扫描票据，并且将通过审核后的有效信息传送至票据影像数据库;需要将通过审核的票据信息传输到费用报销管理系统中，并且由任务管理系统以智能分工方式，要在财务共享中心的工作池中进行相关票据信息的复审工作。电子影像分组补扫时会具备替补扫描功能与补充扫描功能等，在进行扫描中能以同步方式进行影像信息的显示操作，并且对其进行标记处理。系统对扫描影像自动分组，同时有着分组管理功能与上传功能等。财务共享中心中费用报销系统要具备如下所述的电子影像OCR识别性能，譬如支票识别功能、税收业务等票据套打表格识别功能、表单识别功能以及手写体识别功能。支票识别的含义为选择智能 OCR 识别核心技术体系、图像处理核心技术体系、智能滤色核心技术体系、自动定位核心技术体系等，从而获取支票各类数据，包括支票号码信息、银行名称信息、支票账号信息、大写日期信息、大（小）写金额信息以及磁码信息等。税收业务等票据套打表格识别的含义为即便打印位置远离标准区域，不会影响识别效果，而且打印后的字和背景采用相同的噪音处理技术。表单识别的含义为能够以智能方式对套打区域进行追踪与锁定，识别低质量印刷体的数字信息与汉字信息，同时分析扫描区域是否已经出现盖章情况，或者签字状态。手写体识别的含义为选择图像定位与识别技术，能够将图片中的手写数字进行有效的识别。选择图像定位与手写识别技术，将影像中的手写汉字信息进行有效的识别。

2.报销审批

子公司业务领导需要对由报销人员提交的费用报销数据进行可靠性、真实性及准确性等审批活动。如果选择云会计平台，能够让审核者打破时空的限制，从而完成针对电子影像的领导审批工作。业务领导也无需费用报销纸质票据，仅是选择手机等移动终端联网登录到财务共享中心云计算平台，快速进行相关的审批工作，在使用批量审批功能时，显著强化审批效能。在进行单据票据审核时，主要关注三个领域的合理性，分别是报销单对应的时效性信息、出差补贴的有关信息以及相关报销费用等。单据检查重点涵盖其日期是否为出差的有效期，报销人是否为代办者，差旅费用项目是否符合企业报销制度，相关部门差旅费是否已经达到预设额度，是否已经核算过出差补助等。票据检查重点涵盖票据影响以及单位公章影像是否具备清晰度，票据影像日期及其金额是否与单据日期相匹配等。由财务共享中心的主管者将稽核与结算任务分配给审核会计人员，该中心对收集到的单据与报表信息展开统一化的分配与调度，参考业务的各个类型，将任务分配至各种职能岗位对应的提取范畴，同时让审核会计人员展开处理操作。当审核会计人员进行财务稽核过程中，会在费用报销系统的工作平台中产生待审核的任务列表信息，点击后会自动跳转到相应的工作界面后进行后续的任务处理。

3.報销结算审核

在审核会计人员集中做完稽核工作后，会产生支付凭证信息，并且将付款指令发送至资金管理系统中，让财务共享中心的结算人员对此进行审核操作。通过审核后将付款指令发送至资金管理系统，该系统与网银关联，因此报销人员会快速获取报销费用。此类“银企互连”（“银企直连”）资金转账方式能够增强支付的实效性和精确性，规避可能出现的财务管控风险问题，在相应层面上能够节省工作人员的时间和精力，从而会将更多的时间与精力用在财务管控活动中。

4.档案管理

纸质发票的财务报销流程包括票据传递阶段、票据稽核阶段以及票据归档阶段等。其中，档案管理成为一个重要的流程。财务工作人员要仔细核对票据凭证信息，在保证准确无误后将其打印出来。同时认真核对索引号信息，并且由上级领导确认后盖章，同时需要做好实物的交接活动。财务共享中心在获取纸质单据信息后，需要档案管理工作人员快速将其和相应的影像信息进行对比校验，之后归档成册。

5.员工报销信用评价员工报销信用评价

员工报销信用评价重点是选择和费用报销管理系统间存在关联性的信用评价方式予以实现，参考报销工作人员数据填写的准确性与报销时间等信息，评估报销工作人员的信用级别。有着更高信用等级的报销人员，会享有更多的财务权限。要想高效激发员工的工作热情和效率，需要适度放开相应的管控权限，譬如参考报销人员的信用等级，能够让其有着相应金额的免审核报销额度，会由财务部门人员进行直接的核算，既是能够提升财务管控目标，会强化企业的凝聚力与集体荣誉感。

四、企业使用财务共享中心费用管控的优势

1.有效控制企业成本

在企业各个部门间会有着一些零散的小额流动资金现象，但是没有对相关的资金进行高效的利用。通过财务共享中心的使用，有效整合这些零散化的资金，并且展开专业化的管控，能够相应地降低企业资金利用成本。在大数据时代下，企业有着高效的信息获取与处理平台，能够通过财务共享中心高效处理相关的数据。以出差住宿为案例进行分析可知：当企业了解到有关工作人员存在出差现象时，能够将出差目的地的住宿信息收集整理后，将更高性价比的有关信息反馈至出差工作人员，在有效降低出差工作人员住宿成本的过程中，能够提升其时间利用效能，为企业减少相关的经费支出。

2.规避出现费用谎报情况

推行电子发票的应用后，能够降低原先纸质发票中可能出现人为原因而造成消费增多的现象。能够以实时方式将电子发票信息传输至财务共享中心，使财务共享中心的管理人员在短期内选择技术方式展开费用报销活动。会彻底解决费用谎报问题，能够在快速报销的状态下，从而减轻出差工作人员垫资的经济压力。

3.促进企业财务数据库的建设与发展

企业创建财务数据库优化因为不了解费用情况而出现的预算失控问题，以及在后续发展中出现的经济风险。通过财务数据库的创建与运行，能够辅助有关工作人员更好的分析公司财务情况。

总之，财务共享中心服务模式的构建，为现有财务管理报销事务的开展，提供全新的思路与可行性启发。选择财务共享中心进行相关的申请操作、审批操作、报销操作、校验操作以及商旅平台对接操作等，高效强化财务费用报销的创新价值，会有效促进财务共享中心服务模式的深化完善。

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