中型化工制造企业建设传统财务共享服务中心实例探索

黄子珈　杨宏　陶功浩

【摘  要】财务共享中心已在大型企业集团中得到较为广泛的应用，而中型化工企业在销售市场扩大、分支机构增加的情况下，建立财务共享中心并实现一体化的会计信息管理平台的需求也在增加。同时，社会的多元需求也导致制造业个性化、定制化发展，因此，制造业企业需要建立嵌入BOM产品信息ERP信息系统，同时整合财务共享服务以提高管理效率。论文以漆之彩化工企业作为实践案例探索中型化工制造企业如何建立融合ERP与财务共享服务的企业信息化管理体系，以期能够为相关企业提高财务信息化的建设水平、促进业财融合提供有益参考。

【关键词】财务共享服务;会计信息化;BOM;成本核算与管理;流程再造

【中圖分类号】F426;F406.7 【文献标志码】A【文章编号】1673-1069（2022）05-0157-04

1 财务共享服务在中型企业集团应用的必然性

早在2005年中兴通讯公司开始采用财务共享服务至目前中国已有超过1 000家企业使用财务共享服务对企业集团进行管理。这是中国经济在世界各国经济增长中名列前茅的重要影响因素。2020年以来疫情不时发生，各地此起彼伏，对我国经济造成较大冲击，但是这种影响终究是短期外在的。经济稳中求进，产业转型升级，企业谋求高质量发展的大势并没有改变。根据工业和信息化部等四部委定义[1]，营业收入规模在2 000万以上，且从业人数在300人以上的工业企业属于中型企业。中型企业通常经历了几十年的发展历程，在地方和行业扎根多年，拥有稳定的客户和工作团队，战略规模上的不断扩张及分支机构的增加也给其自身发展带来了不少问题。在这种情况下，企业对采购、生产、销售、服务等业务进行一体化集团化的管理是必然的路径，这包括采购、生产集中化和智能化，销售的分散化与财务共享，以此有效降低管理成本、提升管理效率、扩展销售渠道、扩大销售规模。

2 财务共享服务的含义及特点

财务共享服务（FSS）是指企业集团在组织内部进行的一项财务管理变革，旨在将分散在集团内分子公司财务处理职能集中到财务共享中心，使各分子公司共享财务服务，以促进企业集团降低成本、提高效率、保证质量、加强管控。因为财务工作业务量大、分散化、重复性高、业务标准化程度高，财务共享服务可以有效地减少重复性工作，从而提高工作效率。财务共享服务同时也是对企业集团内部组织的一种变革，涉及企业组织结构的调整和业务流程再造，适合于跨国、跨地区的企业集团。财务共享服务不同于财务集中，强调财务人员物理地集中在独立财务共享中心完成企业集团的会计核算工作，这样的变革促使组织机构、人员配置、处理流程、信息系统都会发生变化。财务共享服务按实现的信息技术路径可以分为传统财务共享服务和新型财务共享服务，均属企业会计信息和职能的集中，而二者最大的区别在于是否在实体的财务共享服务中心。传统的财务共享服务中心需要选址在人力、租金成本低的地方，依靠扫描和影像系统解决会计凭证异地传递的问题，是早期建立财务共享服务的基础模式。财务共享服务的范围主要包括：应收业务、应付业务、资产业务、费用业务、总账业务、财务报告六大模块[2]。

3 财务共享服务与ERP、BOM

财务共享服务的实施与企业资源计划ERP管理信息系统的实施密不可分。ERP包括了生产资料计划、制造、财务、销售、采购、质量管理、实验室管理、业务流程管理、产品数据管理、存货管理、分销与运输管理、人力资源管理和定期报告等子系统。通过打通不同的部门信息，提升业务端到财务端的自动化处理程度，形成业务驱动的财务自动化处理。而BOM物料清单（Bill of Material）是定义产品结构的技术文件，用于表示产品的结构信息，描述产品和零部件以及零部件间的结构关系和数量关系[3]，是制造业企业的DNA，又称为产品结构表或产品结构树[4]。BOM对于大型制造、个性化产品品种多、产品链长的制造企业来说，是存储和制定产品材料和制造标准、产品结构信息的重要系统，对接供产销，也是成本核算的依据。BOM物料管理通常是独立的并且是嵌入ERP中进行使用的系统，并且因为BOM信息错误而ERP运行失败的损失是巨大的。近十年的研究中，BOM能支持整个产品的早期规划与设计、工程试制、生产制造、售后服务的全生命周期的BOM管理体系[5]，也就是说，进行生产集中化的品种繁多和工艺、零件复杂的产品生产、跨地区销售的企业，适用嵌入BOM系统的ERP与财务共享服务职能相结合的信息系统。

4 财务共享服务的大规模个性化生产应用实例

早在2008年起创办第一家涂料服务直营公司起，到2014年正式成立佛山市漆之彩化工有限公司（下面简称漆之彩）之前，公司主营汽车油漆贸易及零售、汽车喷漆保养等油漆化工产业下游服务。在代理销售产品中获取了油漆生产加工技术，销售渠道扩充，2016年集团整合资源打通产业链逐渐向一体化发展，成立了生产油漆的子公司，产品包括36种色母以及为客户定制的以30多种不同工艺制作的上万种色漆，色漆类别也从汽车专用到广告外墙、家居家装等专用漆。发展至目前已经建成全国一站式涂料生产服务平台，已有遍布全国20个省市的共32个服务点，12个全资子公司，涵盖了从油漆化工生产到销售和下游客户喷漆服务的较长产业链。2018年起多次获得广东省标识行业“杰出贡献奖”“中国标识产业优秀供应商”等，也成为贵州、浙江等省份标识行业会员单位，产品社会认可度高，具有一定的市场份额。根据管理需要，为了提高管理效率和水平，漆之彩在佛山总部设立了财务共享服务中心，逐步地集中管理集团会计核算、财务运营、工商税务业务、投融资等业务。企业还采用了BOM系统对色母、定制漆从订单到生产过程进行管理，BOM协同产品早期研发、成本、采购等部门工作，并将BOM接入企业金蝶ERP系统。

将财务共享服务中心选址在佛山不仅因为公司早期贸易集中在此，更加在于考虑交通便利、地处广东珠三角区域经济发展较快、人力成本较一二线城市低。财务共享服务中心主要集中核算，制定统一的财务制度，在此基础上对各服务点进行管理。公司应用财务共享服务能致力于解决以下问题。

4.1 简化各服务点会计核算，做到精于业务

漆之彩发展早期便采用财务集中方式对集团服务点进行管理，即在佛山总部对各服务点实行资金的集中管理，统一财务管理制度、会计核算政策。集团总部采用财务人员委派制度，对财务人员进行定期集中培训，以贯彻集团公司的整体战略方针。但是对于部分服务点，存在会计人员需要兼任出纳人员等岗位不能相互分离的问题，其中存在的控制风险是管理层难以监管的。因此，财务集中逐步转变为财务共享的关键点，就是将服务点的会计核算工作集中到总部，服务点则不再设立会计岗位。

以销售流程为例，在财务集中阶段，由各服务点对接客户订單、批准赊销信用，并向总部申请发运凭证和发货后，向总部提出开票申请。总部根据材料工艺总价为客户开具销售发票和记录销售，若有销售退回及销售折让则由服务点向总部申请办理。同时，销售与收款业务往往业务数量大、重复度高，以及企业对客户分类管理和应用账款管理的内部控制要求，决定了销售和收款业务在集团范围内采用财务共享服务模式，能使集团节约人力、物力成本，提高管理效率，降低风险。

具体做法是，服务点或者分子公司前期在当地开展销售业务，包括客户的评估、销售业务的洽谈和合同的签订。合同签订是起点，也是数据建立的基础。合同签订后分子公司业务人员在报账系统中先后提交开票申请与收入确认单，填写相关内容经由总部业务部门经理审批确认。收入会计对开票金额确认审核，审核通过的单据通过系统连接生成和制定记账凭证。在这个过程中，分子公司财务人员只需保留出纳和业务人员，会计核算工作经由分子公司业务员将原始凭证扫描并传递到财务共享服务中心系统即可完成。

4.2 生产成本系统化记录，连接账务系统

漆之彩的基础产品主要为36种色母油漆，这些色母由集团生产子公司负责生产，生产流程工艺包括：配料、溶解、分散、研磨、检验及包装。如表1所示，色母的生产过程采用人工和机器相结合的半自动化工艺流程。其中研磨工艺全自动化、包装半自动化，其余均需要人工。每种色母材料及用量、工艺都在BOM系统里设计并记录。当然，应用BOM前首先要将原材料、产成色母编码定义，同时将生产清单保存到系统。生产成本的核算采用传统的产品核算法分批法进行核算，生产过程中以BOM物料清单所制定成本进行目标成本管理。

4.3 个性化定制产品更要依靠智能化的生产与核算

油漆产业链的下游对应的是客户的多元需求带来的多工艺产品。漆之彩化工产品应用于不同场景，如家装用漆、汽车个性化配色漆、大型工厂生产线喷漆、地铁灯厢广告等专用漆，这些少量专用漆是由色母通过智能化的配色机调试得到。不同的专用漆除了颜色定制，还需要结合特定工艺，不同工艺品种不同，喷漆工序也不尽相同。例如，木纹工艺，需要清洁、喷涂环氧底漆、喷2K半哑米黄底色、滚涂木纹纹路漆、喷涂哑光保护漆5个工序，但仿电拉丝工艺只需要2个工序。对于不同客户的漆色漆面工艺要求的不同，漆之彩采用BOM实现计算机辅助企业进行大规模定制产品管理，是制造业企业产品信息的核心。例如，对于定制底漆，如图1所示，BOM能准确地记载每种已经开发的色漆的制造原料与比例，当客户提出需求时，可以通过比对BOM系统的标准色卡，选出合适的色漆，若不适合，也可以增加和开发新的色漆产品重新记录到BOM系统中。

这样通过色系比对与BOM系统数据，可以调用出产品的用量，从而用配色机少量配置或者工厂按照比例大量地调制。这样生产定制色漆可以减少调制损耗和操作误差，同时可以比对实际成本与BOM系统中此类色漆的标准成本的差额，进行成本管理。还有一种情况是客户混合多品牌油漆往往不利于出现问题时的责任划分。因此，涂料生产商会全面地生产油漆产品与各种辅助材料，产品覆盖面广。因此，油漆生产是一种体系式的产品生产，使用BOM系统记录大量产品结构信息，也能通过配色机结合BOM辅助终产品的溯源。

5 应用改进空间

5.1 财务共享服务信息系统化工程需要持续升级

智能化软件的发展、竞争带来的成本的降低将会致使更多的中型企业使用财务共享信息系统。企业需在业务战略规划及现有IT架构的前提下，有选择性地自行开发或者购买智能化财务软件，从而实现财务共享服务中心的功能。需要注意的是，系统根据业务变化持续进行系统性升级才能实行有效的财务共享服务[6]。财务共享服务关注企业内部流程标准化、财务的专业化分工，财务共享的实现离不开ERP企业内部信息数据的流通。如图2所示将二者深度融合，这样ERP将采购子系统、生产子系统、BOM产品清单系统、销售子系统、人力资源系统与财务系统能充分联结并信息共享，实现高效的管理[7]，以此财务系统能获得准确信息进行及时的账务处理，才能为内部控制与审计、全面预算、财务管理提供财务报表和内部财务信息[8]，还能对外拓展链接银行企业资金账户、纳税处理等外部信息接口。此项系统化工程升级需要分步进行，如先统一财务管理制度、明确财务共享中心职责、统一并固化业务流程，将制度嵌入业务信息系统，优化业务审批流程，才能保证集团公司的业务按照制度和流程推进[9]。

图2  财务共享服务信息化工程升级图

为顺利实现财务共享服务，中心还须对分部入账管理等业务进行流程再造。各分子公司扫描员采用OCR电子影像技术扫描原始单据，并将纸质资料定期邮寄到财务共享服务中心，中心归档员再将转化后的电子信息与纸质资料稽核并归档。打通各子系统与财务系统的联结，能加快信息传递效率，高效提供决策支持和财务管理[10]。对于销售业务，要完善相应的资料上传、移动审核技术与管理制度，签订销售合同时将客户的营业执照、身份证资料上传至财务共享服务中心，这样可以使总部加强销售业务监管的同时，加强应收款项的监督和管理，加强审核赊销资质并根据它进行相应的信用管理，减少坏账风险，即使出现违约也可以快速找到债务人，从而保障企业的资金安全性与流动性。

5.2 生产方式的升级将影响成本核算内容与方式

由于油漆是易燃易爆危险品，且不宜储存，因此也应该考虑订单生产和销售运送的效率。漆之彩目前采用传统批量法对生产成本进行核算，这也是由生产方式、产品结构所决定的。但是公司正在投建亿元级涂料自动化制造工厂，这使得色母的生产从人工为主与简单机器相结合的生产方式转变为全流程自动化生产。成本核算的方式应转变为作业成本法，区分作业，如表1所示区分核算每个作业工序对应的机器折旧与人力成本作为此项工作的作业成本，并依据作业动因对分批产品的成本进行分配与汇总。与此同时，自动化生产过程中虽然普遍减少了人力的使用，但涉及更为重要的质检成本和机器维护成本。机器生产可以不停歇，但是质量需要人工实时检测。公司应加强质检人员的质检能力和问题产品处理能力、机器操作和维护能力。另外，可设置质量成本单独核算，使智能自动化制造更有保障。

需要考虑质量成本核算的情况还有如对于客户需求的个性化油漆制作过程中，规模化生产前期需要先调制少量样本比对试色。调色的人工材料等成本属于质量成本的重要组成部分。试色能有效减少操作次数和实验数量，从而减少大量油漆的调色出错的现象。因为没有调试准确而导致的色差使客户拒收会带来巨大的损失，这会导致退货而产生成本损失。过去因调色不当造成内部质检不过关和外部拒收的呆滞存货很高，如何处理这部分的损失是企业面临的问题。若能通过调色机自动读取BOM表系统原调色原料数据，则可以在此基础上通过再次调试重新得到新色漆;若不能读取数据，只能通过人工操作重新调试或者报废或折价处理。

以上这些核算方式、核算概念内容的改变，均会使BOM基础产品数据产生重大变化，因此生产方式改变后应该重新核定产品制造标准构成，调整BOM基础数据。而贯穿产品全价值链的BOM是ERP管理体系的重要组成部分，制造业在供应、生产、销售、存货、售后中均涉及BOM数据管理。因此，BOM的变更和调整应有相应的授权，并且保证在只输入一次变更的情况下，BOM能带着变动后的数据自动接入ERP系统，而不需要在其他环节再次输入变更，以减少反复在子系统手工处理的接入错误与低效管理。

6 结论

综上，随着企业发展、市场份额增长、规模扩大，以及社会技术的发展，中型企业智能化制造、信息化集中决策与管理的升级要求日益增强。企业集团需要将分散的业务集中核算加强管理，财务共享服务是必经之路。建设财务共享服务中心，就要重新梳理业务财务流程并建立信息系统，通过信息平台连接各地业务活动，减少各地财务人员的使用和成本，加强对业务的控制和监督。一体式的综合信息系统ERP能将财务系统、供产销及成本核算系统、BOM标准化生产信息管理系统、人力资源系统、固定资产系统等进行有效联结、信息共享与流通，构成了财务共享服务所依赖的信息资源库。只有不断完善系统，做到系统与业务充分契合，设置相应的授权审批和管理制度，才能通过财务共享服务促进企业提高效率，降低成本，以优质的管理为企业基业长青、高质量发展打下坚实的基础。

【参考文献】

【1】工业和信息化部.关于印发中小企业划型标准规定的通知[EB/OL].http：//www.ccgp.gov.cn/zcfg/mof/201310/t20131029_3587674.htm，

2012-01-17.

【2】刘海生，耿振强.财务共享服务[M].北京：高等教育出版社，2021.

【3】王哲健.中小型机械制造企业生產管理信息系统设计与实现[D].哈尔滨：东北农业大学，2007.

【4】戴晓.BOM模型的研究与应用[D].南京：南京工业大学，2006.

【5】周丽.大规模定制条件下BOM体系建设研究——以S公司为例[D].上海：东华大学，2020.

【6】许汉友，岳茹菲，赵静.财务共享智能化水平对企业绩效的影响研究[J].会计之友，2022（07）：141-147.

【7】刘致宇.数字化转型背景下的财务共享服务升级再造研究[J].商场现代化，2022（03）：142-144.

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【9】王玉明.大型企业集团财务共享中心的建设与应用分析——以A集团建设财务共享中心的实践为例[J].中国总会计师，2021（12）：37-41.

【10】孟涛，刘国霞，高春艳.财务共享模式创新——以ZK集团SAP-ERP系统升级实践为例[J].枣庄学院学报，2022，39（02）：84-90.