基于EHR平台的医院人事档案管理问题和对策探究

祝坤

摘  要：本文以EHR平台上医院人事档案管理为切入点，深入探究档案管理创新的途径与方式，通过对EHR平台上医院人事档案管理工作特点的了解，研究和发现医院人事档案管理难题，并提出针对性的对策与方法，以期能够提升医院档案管理的痕迹学水平，促使医院人事档案管理工作迈上新的台阶。

关键词：EHR;医院人事档案管理;痕迹学管理

Abstract： This article takes the hospital personnel file management on the EHR platform as the entry point， and explores the innovative ways and methods of file management. Through the understanding of the characteristics of hospital personnel file management on the EHR platform， it studies the problems of hospital personnel file management， and proposes targeted countermeasures. It is hoped that the methods can improve the level of trace science of hospital Archives management and promote the management of hospital personnel Archives to a new level.

Keywords： EHR; Hospital personnel file management; Trace management

为满足医院现代化管理的实际需求，电子人力资源管理（EHR，Electronic Human Resource Management）已经被越来越多的医院引入，用以实现医院人力资源管理的核心内容，即人员管理、人才管理、科研成果、其他管理、表格工具、报表管理、权限管理等功能。对此，本人以此为研究对象，分析EHR平台医院人事档案管理中存在的问题，探究其解决方案。

1 基于EHR平台的人事档案管理工作特点

1.1 人事档案的存储内容更丰富。医院EHR平台的建立能够翔实地将人员专业技术材料融入人事档案中。人事档案是个人身份、学历、资历等方面的证据，记录着一个人的主要经历、政治面貌、品德作風等方面的痕迹，起着凭证、依据的作用。区别于其他部门，医院是专业技术人员较为聚集的单位。医疗工作者相较于其他机关事业单位工作人员，在长期的医疗实践、科研教学及日常工作中，会产生大量记录其专业技术活动的资料，我们称之为专业技术档案。

依托EHR平台，人力资源管理部门能够及时、完整地将专业技术人员日常工作生活中关于资格证书获得情况、学习培训情况、发表论文、专著情况、科研情况、参加国内外学术会、交流会议情况、开展新技术、各种医疗活动记录、医疗安全行为记录、专业学会任职情况、继续教育学分获得情况等专业技术档案内容记录到人事档案中。它不仅能够进一步丰富人事档案内容，提升医院人事档案的完整性，而且对医疗卫生专业人才队伍建设起到重要作用。

1.2 人事档案的痕迹管理更突显。医院人事档案的痕迹化管理是在各项人事管理工作过程中，从时间方面和内容方面，展开不留空隙、细化的信息数据记录留存。医院EHR平台的建立，使人力资源工作人员能够对相关人员的状态进行管理并同步到人事档案中，进一步突显医院人事档案的痕迹化管理特点。痕迹化管理有助于医院对职工的日常管理活动进行倒查和分析，提升人力资源管理的效率和效能。

依托EHR平台能够实现工作人员状态和工作经历（履历）的连续记录和文字、图片、影音等数据的高效存储。传统人事档案中，职工履历仅能通过干部任免表来进行记录和逆向查询，往往也只是在工作调动和职务晋升时才会被记录。然而基于EHR平台，人力资源管理部门首先能够对工作人员的状态（如进修培训人员，待岗人员、内退人员、待聘人员、调出人员、应聘人员等）进行管理，其次能够记录工作人员从入职到离职的全程信息（如单位变动、岗位变动、临时性工作、奖惩情况），最后还能够将一系列人员变动的支撑材料（如介绍信、岗位调动通知单、临时性工作安排材料、奖惩文件及证书）扫描存储，确保记录事项的真实性和完整性。实现人事档案管理从点到面的管理飞跃，使人事档案数据资源更加丰富。

1.3 人事档案的参考作用更高效。医院EHR平台的建立，使医院管理层不但可以通过数字化手段对当前的人事档案内容进行信息分析，而且可以通过对人事档案的信息梳理发现当前医院人力资源整体运行情况。然后有针对性地强化医院内部档案资源交流、信息共享和人才队伍建设的能力，进一步提升医院的整体管理水平。

依托EHR平台，人力资源管理部门能够以信息化手段将人事档案中的各类信息进行数据化保存，并充分利用各种统计、查询、检索等方法和工具，多方位、多层次地掌握和提取人事档案中信息内容，为医院管理者和上级部门提供决策依据。如，通过EHR平台，工作人员可以在短时间内对各个人事档案中的学历、职称、年龄、科室分布等信息进行汇总，制作学历结构、职称结构、年龄结构报告为医院管理者提供宏观数据依据;可以第一时间对某一个人档案中的各类信息进行提取，制作人员情况表（涉及年龄、学历、职称、进修情况、所获荣誉、社会兼职、工作履历等详细信息），为医院管理者提供个人选拔任用参考;可以有针对性编制各类人力资源报表上报人社局、财政局、统计局等上级人事主管部门，如：事业单位人员统计年报（PS报表）、事业单位工资福利统计年报，工资总额发放统计报表等等。

2 基于EHR平台的人事档案管理工作存在的问题

2.1 相关制度有待完善。基于EHR平台的人事档案管理虽然提升了医院人事档案管理的水平，却仍需要相关制度进行规范。尤其是在信息化高速普及的情况下，人事档案的真实性、完整性、私密性等特征都需要配套的制度来予以保障和规范。如何科学依据自身管理实际，制定出符合本单位特点的电子人事档案管理制度，仍是目前医院档案管理部门亟待正视的问题。

2.2 安全隐患有待消减。EHR平台作为医院信息化建设的一个重要组成部分，本身也呈现出硬软件集成的特点，同样面临人事档案管理信息化建设和管理过程中的信息安全问题。基于EHR平台的人事档案管理的信息安全问题主要聚焦在原生信息、过程信息、留存周期三个方面的安全性问题。第一，人事档案初始信息的准确性。准确的信息数据是档案管理的生命线。EHR平台初建时人员档案信息需要通过人工编辑录入，大量的人员信息在人工录入过程中难免会出现误差，从而影响人事档案的准确性。第二，人事档案管理过程中的保密性。EHR平台本身的信息化属性标志着它时刻面临着来自单位内网或互联网的潜在威胁。工作人员在EHR平台上对医院人事档案信息进行管理的过程中，随时可能遭遇非法访问，病毒入侵等行为，导致档案信息丢失、篡改、泄露等危险。第三，人事档案留存周期的安全性。相比较于传统纸质人事档案的管理保存，基于EHR平台的人事档案管理还呈现出电子化数据信息保存的安全隐患，如代码安全，服务器安全，数据备份安全等。

2.3 能力建设有待加强。医院的EHR平台是医院信息化管理和医院人事档案管理有机结合。它将档案管理工作推向了一个新的高度的同时，也同样对管理人员自身提出了新目标、新挑战。医院是典型的专业技术人员聚集型单位，这里专业技术人员多指卫生类专业技术人员。目前，受公立医院岗位设置的限制，档案管理系列在医院的职称体系中，不被医院重视，缺少晋升机会，导致医院从事档案管理的人员中多数为兼职人员。在这些兼职的档案管理人员中绝大多数尚不具备专业的信息化办公技能，也缺乏网络安全知识和信息化设备维护常识。技能的缺失使得人事档案管理的效率性不高，数据再提取作为参考依据的优势无法发挥;意识的薄弱使得人事档案管理的私密性和安全性无从谈起。

3 EHR平台人事档案管理的优化措施

3.1 健全EHR平台的人事档案管理制度。首先，医院应成立专门的领导小组组织实施医院的人事档案管理信息化工作。领导小组的组长由医院主要领导担任，并且配套专项资金、调派专职人员用于保障该工作的顺利开展。

其次，应完善信息化人事档案的管理制度。目前，基于EHR平台之类的电子信息化档案管理制度仍处在真空状态。医院应根据国家相关的法律法规，参照传统档案管理条例的成功经验，并结合本医院信息化建设的实际情况，因地制宜的出台一系列信息化人事档案管理制度。例如，电子签名制度、权限查阅制度、档案信息传递加密制度等等，确保基于EHR平台的各项医院人事档案管理有章可循。

3.2 优化EHR平台的人事档案管理流程

3.2.1 落實确认签字制，确保数据准确性。录入EHR平台的医院人事档案信息要遵照“A岗录入-本人确认-B岗复核”的工作流程。由人力资源部门工作人员A完成初始信息录入，打印信息确认表，再由人事档案当事人签字确认后，交由人力资源部门工作人员B复核，信息无误后方可进行存储。

3.2.2 落实权限管理制，维护数据保密性。严格落实分级分层授权管理规范，对不同级别用户的操作权限和数据访问范围进行严格控制。针对EHR平台使用终端连接外部互联网的情况，信息部门应将该终端的防火墙设置为最高级别或者暂停该终端访问服务器，以确保医院人事档案信息泄露或被入侵篡改。

3.2.3 落实备份管理制，保障数据安全性。EHR服务器应设置信息定期备份机制，一般定期备份周期应设置为一到两周。人事档案信息执行定期备份机制以后，一旦遇到突发问题可快速恢复全部数据。此外，基于EHR平台的代码安全也很重要。只有经过正规版权认证许可，并且经过专业漏洞软件扫描确认的软件，方可被采购用于EHR平台，以确保人事档案管理过程中不会因软件版权纠纷而影响到信息安全。

3.3 建立EHR平台的人事档案管理的能力提升机制。医院应在档案法律法规、档案专业知识、信息化办公技能等方面强化人员能力培训，通过专题培训、业务交流、外派进修等多种方式，逐步提升管理人员业务知识和专业技能。

参考文献：

[1]吴宁.三甲医院卫生专业技术人员业务档案建设和管理[J].办公室业务，2020（03）：139-140.

[2]王鹏程.基于E-HR模式下干部人事档案管理信息化建设初探[J].办公室业务，2019（04）：164.

[3]许杰.建立党员业绩档案机制以痕迹化管理强化内生动力[J].现代企业文化.2018（29）.273.

[4]钱华.EHR系统在医院人力资源管理中的应用[J].现代医院.2019（19）.224-226.

[5]高燕.档案痕迹化管理[J].办公室业务，2016（09）：117.

[6]史东萍.医院开展档案信息化管理的途径思考[J].档案管理.2021（02）.89-90.[7]张秀良.互联网+”视域下医院档案管理工作的创新路径[J].黑龙江档案.202（04）.51.

[7]张秀良.“互联网+”视域下医院档案管理工作的创新路径[J].黑龙江档案.2020（04）.51.