充分利用户外会议活动空间的5种方法

付晓

会议组织策划者认识到户外活动对健康的益处，会议中心正与会议策划者密切地寻求合作，希望将有新鲜空气的户外场地空间纳入到活动策划议程的安排当中。

早在新冠疫情（covid-19）大流行之前，人们就知道户外举办大型会议能恢复会议活动的活力。但现在，许多观察人士表示，随着会议行业适应了疫情的“新常态”，对会议中心露天活动的需求仍有所增长。

安德里亚·亨宁斯（Andrea Hennings）是位于加州普莱森特山（Pleasant Hill）的Down to the Details公司的首席执行官和创始人，他说：“现在，户外空间比以往任何时候都对一次成功的会议活动都至关重要。因此，团体正在寻找独特的方式来利用户外空间，并将其纳入到他们的议程。新冠疫情（covid-19）限制和要求现在是放在举办户外活动地重中之重。在户外拥有自然光的好处是让我们意识到拥有户外空间的价值，不仅仅是在户外吃吃自助餐这么简单。”

这种户外活动的吸引力在北极星会议集团（Northstar Meetings Group）的2021年PULSE调查（PULSE Survey）得到了验证，该调查显示，91%的受访者计划在他们的下一个项目中包括户外活动，88%的人打算举办户外用餐活动。

因此，许多会议中心正在重新考虑使用他们的户外空间，并发现了新的用途，也就不足为奇了。“早在新冠疫情大流行之前，我们就决定充分利用海滨位置和事宜天气，在大劳德代尔堡/布劳沃德县会议中心重新设计中增强户外空间的利用率，”Visit Lauderdale总裁兼首席执行官斯泰西·里特（Stacy Ritter）说，“我们正在将会议中心和沿海内水道之间的区域改造成一个五英亩的城市公园，有一个圆形剧场、三家餐厅和一个开放的、类似公园环境，可以直接用于聚餐、团队建设会议、餐饮和娱乐。”

以下有五种方法可以充分利用你的户外露天会议空间

一、研究如何灵活地利用室内外两用的活动空间

亨宁斯指出，无论天气如何，举办露天活动的能力至关重要。她说：“室外空间能提供某种形式的保护，而且不需要额外的成本，这对举办会议来说一项巨大的奖励。没有什么比计划一个户外活动，却发现搭建帐篷需要花费数千美元更糟糕的了，而且这笔钱还不在预算当中。所以，提前询问使用户外空间所需的相关费用非常重要。”

位于犹他州帕克城（Park City）的Precision Planners公司的联合创始人克里斯蒂弗罗里希（Christy Froehlich）也在寻找特定的设施。她解释说：“拥有一些基本设置组件的户外场地比比赛更有优勢。户外家具组合、cafe灯光和背景音乐的音频系统都非常吸引会议策划者。”

娜塔莉·佩里（Natalie Pery）是加州萨克拉门托美国蚊子控制协会（American Mosquito Control Association）的活动经理，她的目标是找到适合各种活动的空间。她说：“无论什么时候（与会者）可以在户外聚会，我们都尽量安排在室外。”她指出，户外会议中心特别适合举行招待会和鸡尾酒会。“AMCA还喜欢举办一个小型的实地考察日，当地机构可以在这里展示他们的设备，比如卡车和直升机，所以拥有一个广阔的空间可以提供多种用途。”

二、与目的地专家合作

亨宁斯认为，与任何类型的活动策划一样，富有成效的伙伴关系是有帮助的。她表示：“我通常会依赖目标领域目的地专家，并将他们作为一种资源来利用。他们是所在城市的专家，所以他们知道其他可能适合户外需求的潜在场馆。”

迈阿密VIBE机构的瓦莱丽 比赫特（Valerie Bihet）也在很大程度上依赖当地专家。她说：“当我们要带1000多人去任何一个城市时，我们会直接看城市会议中心，或者打电话给当地的目的地专家看会场照片。在任何一个城市，你都至少有一个，有时是两个或三个会议中心可供选择。”

三、计算额外成本，包括音视频费用和电费

亨宁斯一边查看户外场地，一边询问详细信息。她建议：“弄清楚你想在活动策划中使用的所有空间——室内和室外——需要列出清晰图表。”“如果你无法进行现场参观，确保他们可以为你提供一个虚拟之旅，这样你就能看到所有的功能。询问其他使用户外空间的活动，并拍下他们所做的事情。”“最重要的是，了解并询问与户外空间相关的所有额外成本，”亨宁斯（Hennings）补充道，“另一件需要询问的重要事情是关于音视频和电费的要求。一定要与会议中心坦诚交流，了解他们如何处理这两个区域的设置。不要害怕向你的音视频合作伙伴寻求创意，他们通常对户外会议的最佳方案有着独到的见解。”

四、沟通外出的好处

展示户外活动的优势是让利益相关者满意和让参与者兴奋的关键。佩里说：“任何时候我们都可以把与会者带到户外，这是有益的。”“虽然会议室能减少人们在演讲时的分心，但呼吸新鲜空气和接触自然光线有助于让与会者的感官重新活跃起来。”亨宁斯说，在会议中心使用露天场地的好处可以使它很容易销售。“客户和与会者都很喜欢，”她说。“他们通常没有意识到你可以利用户外空间做多少事情，并欣赏跳出固有思维，寻找更多的灵感。“与会者在户外时感觉更加精力充沛、机警;这使得更好的参与和更成功的会议活动。最重要的是不要固守传统，要勇于接受新的想法和策略。要灵活，了解活动策划的局限性，并努力找到独特的解决方案。”

五、积极而长远地思考

弗勒利克（Froelich）说，虽然当前的趋势是受到由于新冠疫情带来担忧的影响，但拥有户外空间的会议中心，其吸引力可能会持续下去。她说：“一般来说，我们发现客户和活动参会者都非常欢迎户外空间的使用。有机会到户外走走，呼吸一下新鲜空气，欣赏一下风景（如果适用的话），这些都是户外活动能给人带来耳目一新的好处。”

一旦疫情过去，我相信户外空间将继续受到欢迎，因为将创意空间纳入任何会议策划议程都是为与会者提供多样性和利用当地氛围的好方法。”