国有企业档案管理工作创新措施研究

万晨

【摘  要】档案管理工作对于大型企业的发展至关重要，当前传统的档案管理模式已不能满足企业发展的需要，需要在管理模式上进行一定的创新。为全面提高国有企业档案管理工作的质量，论文首先简单分析了国有企业档案管理工作创新的重要作用，其次根据档案管理工作的开展现状，对该项工作开展中存在的问题进行了全面探讨，最后结合问题出现的原因提出工作创新的措施，为推动国有企业在档案管理领域的全面发展奠定基础。

【关键词】国有企业;档案管理;工作创新;问题;措施

【中图分类号】G271;F276.1【文献标志码】A【文章编号】1673-1069（2022）06-0124-03

1 國有企业档案管理工作创新的重要作用

1.1 有助于促进档案材料转化为生产力

国有企业对我国社会的发展至关重要，这就要求国有企业在发展过程中不断进行技术创新和管理优化。技术创新和管理优化的主要目的是解放生产力，进而全面提高企业的生产效率，增强企业在整个市场上的竞争力，使企业在开展市场竞争活动的过程中占得先机。在改革和发展的过程中，企业会积累大量的文字资料，涉及企业管理、技术创新、企业发展等方面。这些文字资料由不同部门的工作人员编制完成，最后由档案管理人员进行整理，并将档案存放在指定地点。与此同时，在归档过程中，工作人员需要对材料进行合理分类，如技术类材料可以统一存放，技术类型的材料可以为企业的技术研究工作提供参考依据。对于技术人员和一线工作人员来说，他们可以随时查阅技术类材料，并合理使用这些材料，将文字资料转化为生产力。

1.2 有助于提升档案管理水平

档案材料属于企业长期发展的重要“见证者”，也是企业发展过程中所取得的重要成果，属于全体员工共同智慧的结晶。档案材料的产生所需要的时间较长，是由企业中多代员工共同努力所得到的成果，属于企业的无形资产。在采取传统档案管理方法的过程中，由于管理理念相对落后，没有引进先进的档案管理措施，难以对企业中的档案材料进行统一管理，也无法对已经产生的档案材料进行合理的利用，无法为企业的发展提供依据和支持。同时，传统的档案管理方法在应用过程中所需要的人力资源和时间资源较多，工作人员的工作效率相对低下。在对档案管理工作进行全面创新后，可以合理升级管理理念和管理模式，形成良好的工作模式，减少档案管理工作所需的时间，降低档案管理工作过程中产生的成本，为促进企业全面发展奠定基础。

2 国有企业档案管理工作中的问题

2.1 未充分认识档案管理的重要性

事实上，企业的管理工作可以分为多种类型，包括人员管理、设备管理以及档案管理等，企业中大多数的管理工作是对人员以及设备进行管理，档案管理主要是对大量的文字材料进行管理。通过全面调研发现，部分企业对于档案管理这项工作的重视程度不足，受到领导人员不够重视的影响，管理效率以及管理质量严重降低。事实上，档案材料可以充分反映出企业的发展历史，通过对档案材料进行合理的利用，可以为推动企业的发展奠定基础。首先，我国大多数企业都在进行改革转型，并且在改革转型过程中对于生产力的要求逐渐提升，工作人员主要将工作精力放在生产作业领域，极易忽视档案管理工作;其次，部分领导人员对于档案管理工作的开展存在一定的认知误区，从思想上认为档案管理属于形式上的工作，该项工作并不会给企业带来经济效益，档案管理只是单纯地对档案材料进行保存，在开展这项工作的过程中，只需要确保材料的安全性和严密性，没有充分认识到该项工作的重要性以及长期价值;最后，由于领导人员对该方面工作不够重视，导致档案管理部门在企业中的地位较低，在该部门日常工作开展的过程中，大部分工作相对被动，由于工作的开展难度较高，无法得到其他部门的理解和支持，导致该部门人员的工作态度和工作积极性较差，这也是该项工作无法充分发挥自身作用的重要原因。

2.2 档案利用效率不高

为了充分实现档案管理工作的价值，国有企业必须认识到档案管理工作的作用，但是对于部分企业而言，其没有充分认识到档案管理工作的作用以及价值，只是较浅层次地对档案材料进行利用，使得档案资料无法充分发挥作用。事实上，对于部分企业而言在开展档案管理的过程中存在重“藏”轻“用”的问题，即在任何工作开展的过程中都要求生成文字资料，并要求各个部门对相应的文字资料进行整理和归档，档案管理部门也会对档案资料进行严密的保存，出现档案资料泄密和遗失问题的概率较低，但是企业没有对这些档案资料进行合理的利用，大量的档案资料长期保存在档案馆内，相关人员没有对已经生成的档案资料进行合理的分析。工作人员借阅档案资料的程序相对复杂，甚至部分工作人员不了解档案资料借阅的流程，其他部门工作人员接触已归档材料的机会较少，最终导致档案资料的利用率较低。

2.3 档案管理制度不健全

在开展档案管理工作的过程中，虽然大多数企业已经制定了档案管理制度，但是由于此类制度的制定时间较长，没有及时对管理制度进行完善和创新，最终导致管理制度不全面，在开展档案管理工作的过程中，采用的工作方法针对性不强，档案管理流程不规范。这类问题有两个主要原因：首先，档案管理的理念相对落后，部分企业没有引入信息技术和标准化部分。事实上，在科学技术飞速发展的前提下，应用信息技术是提高工作效率和工作质量的重要措施，由于信息技术在档案管理领域的应用不全面、不充分，管理制度与信息技术的结合不紧密，导致档案管理的实际开展情况与企业的发展需求不匹配。其次，企业内部的档案管理制度不完善。通常，档案管理制度包括验收制度、日常管理机制、档案借阅制度等，尽管部分企业建立了档案管理制度，但是管理制度的形式化问题相对严重，管理措施没有得到全面的贯彻落实，进而使得档案管理工作的严肃性降低。对于企业中的任何制度而言，都需要根据企业的发展情况以及社会的发展情况进行不断的完善以及改进，只有这样才能充分发挥管理制度的作用，同时，在管理制度执行的过程中需要强化监督工作，这也是保证管理制度落到实处的关键所在。

2.4 档案管理的信息化水平较低

目前，我国已进入大数据时代，同时，大多数国有企业的生产经营规模也在不断地扩大，在企业发展过程中产生的档案资料也会逐渐增多，在此背景下，将信息化技术和电子化技术引入档案管理领域十分关键。通过对我国部分国有企业档案管理工作的开展情况进行调研发现，部分企业的档案资料仍然以纸质资料为主，纸质资料极易丢失以及损坏，在纸质资料长期保存后，受到纸张老化以及笔迹褪变的影响，纸质资料中的文字信息无法完全显示。纸质档案的管理模式与信息化管理要求之间存在一定的差距，由于企业内存在档案资料信息源，导致档案资料无法得到及时的更新。对于档案管理部门而言，由于企业领导人员对于该项工作不够重视，该部门内部的软件设施和硬件设施都较为落后，使用这些设施无法顺利开展信息化管理工作，这严重阻碍了档案管理工作的进一步发展。

2.5 档案管理人员的专业素养有待提升

任何工作的開展都需要人才的支持，档案管理工作看似简单，但是日常工作当中涉及的内容较多，对于工作人员的专业化水平要求较高。在档案管理人员方面主要存在两方面问题：首先，缺乏高层次的档案管理人才。部分档案管理人员由其他部门调任，专业化水平严重不足，这部分工作人员对档案管理知识的了解不全面、不深入，不了解日常工作的流程，在信息技术引入后，没有对员工进行全面培训，导致员工的技术操作技能较低，档案管理工作难以正常开展。其次，档案管理部门的人员结构存在一定的问题。具体来说，人员结构包括知识结构、年龄结构等，部分企业档案管理部门的人员老化现象严重，缺少高素质、年轻化的档案管理人才队伍，这是档案管理无法创新的重要原因之一。

3 国有企业档案管理工作的创新措施

3.1 创新管理工作方法

通过对档案管理的方式方法进行全面创新，可以使企业中的档案资料转化为生产力，进而成为企业的无形资产，为推动企业全面发展奠定基础。在开展档案管理的过程中，必须树立方法创新的工作理念，对目前已有的管理制度以及工作模式进行完善和改革，建立先进的工作模式，突破传统管理模式存在的局限性。事实上，任何工作的开展都需要以企业的现状为基础，档案管理工作也不例外。在全面创新工作方法和工作理念的过程中，要逐步延伸以往的工作内容，使档案管理的内涵得到全面深化，引入多种类型的档案管理措施，改变档案管理部门单一工作模式的基本现状，将档案管理、统计分析、情报预测等多个方面的工作相互结合，在注重管理的前提下，加强对档案资料的收集和整理。企业需要引进网络技术和信息技术，建立完善的档案管理平台，通过使用档案管理平台达到档案资料共享的目标。同时，企业可以引入大数据分析技术以及云计算技术等，通过利用这些先进的技术，使得档案资料的利用率全面提升，推进档案管理为企业的发展作出突出贡献。

3.2 创建科学的管理模式

为全面完成档案管理创新工作，国有企业必须创新管理模式。工作方式方法相对落后的重要原因是管理模式相对落后，根据国家有关要求，大型企业需要建立专门的档案管理部门，这是充分发挥这项工作重要作用的基础。当前，我国相关企业已全面落实这一要求，但该部门缺乏一定的独立性，难以独立管理档案资料，这是档案管理工作难以有效开展的重要原因之一。因此，在模式创新过程中，有必要提高本部门的独立性和自主性，使该部门在日常工作过程中能够主动作出相应的管理决策，这是确保档案管理工作全面创新的重要手段。同时，在模式创新的过程中，要坚持贯彻前瞻性原则，在档案管理的人力资源和物力资源方面进行合理创新，以提高工作的效率性和稳定性。

3.3 完善管理理念和管理内容

管理理念的创新对于档案管理工作的创新十分必要，在进行管理理念创新的过程中，首先，需要转变传统的工作观念，在传统的工作观念中存在重“藏”轻“用”的问题，企业在未来需要强化档案资料的使用工作，在日常工作开展的过程中，档案管理部门需要建立主动服务的基本观念，与其他多个部门之间建立良好的联系，主动为其他部门提供档案借阅服务，从而全面提高档案资料的利用效率。在开展档案管理的过程中还需要建立社会化的基本理念，推动各类档案材料向知识化和技术化的方向发展。其次，需要对档案管理的内容进行全面创新，转变单调式的档案管理模式，对档案资料的内容进行补充和丰富。最后，需要对档案资料进行合理的整理以及完善。事实上，在国有企业多年发展的过程中产生的档案资料较多，部分档案资料不够完善，存在档案资料内容缺失问题，档案管理部门可以与其他部门进行全面合作，根据实际情况对档案资料进行充实，进而使档案资料满足归档、使用的要求。档案管理工作的系统化运行和规范化运行需要得到高度重视，以便档案管理部门为企业其他部门服务。

3.4 创新实践操作方法

人员因素属于影响多种工作开展质量的重要因素，对于档案管理而言也不例外，提高档案管理人员的实践操作水平十分必要。档案管理工作人员在思想上需要树立服务意识，主动为其他部门服务，同时，需要提升自身的服务水平。在创新实践操作方法方面需要采取的措施包括以下3点：首先，需要重视人才的引进工作，企业需要及时吸纳该领域的相关人才，提高该部门人员的专业度，在吸纳新进人员之后，需要对其进行合理的引导，使其服务意识可以得到全面提升;其次，对人员进行及时的培训和教育十分关键，培训和教育的目的不只是提高专业化水平，而且可以对人员的知识量进行补充，提高人员的知识储备，端正人员的工作思想，帮助员工厘清工作思路;最后，需要重视信息化建设工作，信息化建设属于档案管理部门工作开展的重点所在，国有企业可以引入先进的信息化技术，对档案馆内的资料进行优化管理，提高档案资料收集、信息传递以及档案资料保存等方面的工作效率，对档案管理部门的硬件设施和软件设施分别进行升级，从软硬件的角度出发对档案管理工作进行合理的创新。

3.5 创新档案管理指导思想

在创新档案管理指导思想的过程中，首先，需要坚决落实实事求是的思想观念，在对档案管理工作进行指导的过程中，需要着重强调信息资料的原始性，通过保留档案资料的原始性提高其真实度，只有对真实的档案资料进行管理才有利于推动企业全面发展;其次，需要坚决落实勤于思考的观念，要求档案管理人员在日常工作开展的过程中勤于思考工作方法，对工作人员进行合理的思想引导，促使其可以对日常的工作方法、工作理念进行全面的创新，对工作中的问题进行及时的分析和查找，通过采取合理的措施提高档案管理的科学性;最后，需要坚决落实高度敬业的观念，在档案管理中遇到问题之后可以及时向相关部门人员请教，以此提升档案管理部门与其他部门的联系紧密度。

4 结语

档案管理工作可以为企业的改革发展以及创新转型提供资料支持，但是传统的档案管理方式以及程序已经不再满足企业发展的需求，也无法充分发挥档案管理工作的作用，因此，企业需要根据自身的实际情况，引进信息化领域的相关技术，以此对传统的工作方式进行改进和创新，推动这项工作为企业的发展作出应有的贡献。

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