高校干部人事档案专项审核对档案管理工作的启示

于凤仙

摘  要：通过对高校干部人事档案专项审核过程中发现的问题及原因分析，给人事档案管理工作指明了工作方向，从注重档案宣传强化档案意识、建立完善管理制度规范档案管理、加强人才队伍建设、推进档案数字化建设、健全监督机制等措施达到提高干部人事档案管理质量，为高校发展提供真实、准确的人才信息服务。

关键词：人事档案;专项审核;档案管理

Abstract： Through the analysis of the problems and causes found in the special audit of the personnel archives of college cadres， the work direction for the management of personnel archives has been pointed out， from focusing on the publicity of archives to strengthen the awareness of archives， establishing and improving the management system to standardize archive management， strengthening the construction of talent teams， promoting the digital construction of archives， the improvement of the supervision mechanism and other measures can improve the management quality of cadre personnel archives， and provide true and accurate talent information services for the development of colleges and universities.

Keywords： Personnel archives; Special audit; Archive management

为全面贯彻落实党中央作出的全面从严治党的重要部署，中共中央组织部自2014年10月起在全国分级分批次开展了干部人事档案专项审核工作，首先从省管干部档案审核，再到中层以上干部档案审核，再到目前的全覆盖档案审核，目的就是规范干部人事档案管理，保证干部人事档案的真实性和完整性，整治档案造假行为，在选拔任用干部中充分发挥其凭证作用。

1 高校干部人事档案专项审核中存在的问题及原因

干部人事档案专项审核的重点内容是“三龄两历一身份”，三龄即年龄（出生时间）、工龄（参加工作时间）、党龄（入党时间）;两历指学历学位和工作经历;一身份是指干部身份。三龄两历一身份是干部人事档案管理工作的核心内容，也是高校干部管理的重要依据。

1.1 档案材料缺失严重。干部人事档案材料主要分为档案主体的学籍档案材料和工作经历材料，缺失的材料也主要體现在这两个方面。缺失的学籍档案材料主要有：报考登记表、学生入学登记表、高校毕业生登记表、成绩单、学位授予决定书、报考博士学位的专家推荐书、学历学位证书的复印件、学历学位认证报告等。缺失的工作经历材料主要有：干部履历表、年度考核登记表、职务职称变动审批表、转正定级审批表、工资变动审批表、干部调动审批表、下派挂职锻炼、培训、进修相关材料、干部任免审批表及相关考察材料、就业报到证、录（聘）用审批表、应征入伍审批表、招工录用审批表、奖励及处分材料等。

这些材料的缺失的原因有个人和组织单位两方面。属于个人原因的，需要及时将缺失的档案材料补充完整，例如，缺失年度考核表的，可以查询并复印学校当年上报主管部门的全校年度考核结果加以补充;缺失考生报名登记表的，可以回考生母校复印报考当年的录取花名册;缺失学历学位证书复印件的，及时将证书复印后交主管部门审验后归档;缺失学历学位认证报告的，主动在教育部网站进行学历学位认证，并在认证报告获取的第一时间交组织人事部门审核验证后归档;缺失培训进修材料的，及时将滞留在个人手中的档案材料尽快归档。属于组织单位原因的档案材料缺失，由组织单位根据具体情况按规定补充，例如，早期干部任免审批表缺失的，可以从学校档案馆中查询档案主体干部任免的红头文件并复印加盖公章归档，加以佐证;在高校任职前有企业工作经历但未签订正式用工合同导致工作年限出现不连续现象的，可以回原工作单位查询工资发放证明、社保养老、医保等缴纳的相关证明加以佐证。

1.2 档案材料记载内容前后不一致。①出生日期记载不一致。档案中早期记载材料和后期记载材料不同，有的是思想上不重视随意填写，有时填实岁有时填虚岁相差一年;有的是有时填阳历日期有时填阴历日期，相差一两个月;还有的是为了上学、入团、入伍、招工、提干等，满足个人利益而主观地改大或改小年龄。②参加工作日期记载不一致。主要是由于档案主体对参加工作的时间节点记不清，填写相差几个月时间，而且早期的重要材料又缺失（就业报到证、录用审批表、招工合同等）无法确认。③入党日期记载不一致。大部分这类情况是由于时间久了干部对入党时间记忆模糊，非主观填写错误导致了档案材料记载不一致;有一部分是由于对政策不了解，误把转正时间填写成入党日期而导致了不一致;当然还有一部分是干部本人为了在提拔晋升中获利而主观地把入党日期提前而达到其目的导致了不一致，这类情况必须严格甄别有效遏制。④学历学位记载不一致。有些干部在工作中攻读了在职学历，取得学历学位后因缺乏档案意识，没有将学籍材料归档;还有一些干部受利益驱动，制造假的学历学位，从而使学历越填越高，前后记载不一致。

2 干部人事档案专项审核对高校档案管理工作的启示

2.1.注重档案宣传，强化社会大众的档案意识。干部人事档案由于其保密性要求，个人不能直接接触档案，导致大多数人对人事档案不了解，对人事档案工作所包括的内容也不了解。因此要注重档案宣传，揭开干部人事档案的神秘面纱，提高社会大众对人事档案的认识，强化档案意识，进而推动干部人事档案工作的有序开展。通过档案宣传，一方面可以提高社会大众对人事档案的认识，另一方面，可以提高干部人事档案管理层、工作人员以及档案材料形成部门对人事档案的认识，进而达到提高档案意识的目的。社会大众在日常学习工作中认真对待各类需要归档的材料，把该归档而未归档的滞留在自己手中的材料尽快归档，从而减少档案形成环节的材料缺失及填写内容不一致问题。

加强档案宣传可以从以下方面着手：①定期开展人事档案专题讲座。让社会大众意识到人事档案是个人一生的财富，与自己息息相关，从而培养个人的档案意识，注重个人档案材料的积累。②借助网络平台，运用新媒体手段（微博、微信公众号等），发布干部人事档案的相關法律法规、规章制度、涵盖内容、小知识等，多视角地宣传人事档案工作，让社会大众逐步了解档案，从而重视档案，不断增强档案意识。

2.2 建立完善的档案管理制度，规范档案管理工作。根据《档案法》《干部人事档案工作条例》《关于干部人事档案审核工作的问答》等，结合高校实际工作情况，对高校现有的干部人事档案管理制度进行修订并完善，从而建立健全一套切实可行的管理制度及实施细则，使高校的人事档案管理步入法制化和科学化的道路。

用制度规范日常工作。①把好档案材料形成、收集的源头关。高校引进的人才、拟调入的干部以及军转干部等，可以严格按照干部人事档案专项审核的要求，对“三龄两历一身份”等重要信息认真审核，把好进人的源头关。档案材料形成部门归档的材料，收集之初，严把入口，审核签字、盖章等手续是否齐全、是否真实有效、是否有涂改造假嫌疑等。②把好档案收集、整理、转入、转出、查询、借阅等利用的过程关。在干部人事档案管理各个环节做到严格按照制度进行管理，审批手续齐全，认真登记，注重留痕管理。

2.3 加强干部人事档案工作队伍建设

2.3.1 注重档案工作人员素质提高。干部人事档案工作人员必须具备政治立场坚定的素养，要有强烈的责任心、较强的党性修养、较高的理论水平和业务能力，要有依法管理档案的意识和保密意识，能够坚持原则、甘于奉献，不受利益、人情的诱惑，不受强权的威压，自觉抵制涂改造假等不法行为，坚决按照档案管理的规章制度工作，保护好干部人事档案的真实性和完整性。

2.3.2 定期组织档案工作人员的专业知识培训，增强业务能力。建立科学的人才引进机制，引进高素质的档案专业人员;邀请业内专家学者，定期开展业务知识培训，不断提高档案工作人员的业务水平;同时还要注重信息技术的培训，让档案管理人员掌握现代化的技术，适应档案数字化的要求，提高档案利用效率。其次，还要为档案管理人员提供外出学习交流的机会，走出家门观摩学习外校或外单位丰富的经验和先进的工作方法，进而提高自身的管理水平。

2.4 全面推进档案数字化建设。干部人事档案专项审核时，为了确保“三龄两历一身份”准确无误，必须反复翻阅档案材料，这不仅增加巨大的工作量，还会对纸质档案材料造成破坏。干部人事档案数字化建设的全面推进，可以使以上问题迎刃而解。

干部人事档案数字化建设，必须以《干部人事档案数字化技术规范》颁布的内容为准则，在利用干部人事档案管理软件基础上，首先对人事档案目录电子化，其次，根照技术指标对人事档案全文扫描并进行图像处理;再次，对数字加工的图像进行数据存储、数据备份，确保电子档案与纸质档案一致，保证电子档案的真实与完整。最后，加强档案管理软件权限的设定与使用管理，所有进入系统的操作过程电脑自动生成记录，并全程跟踪监督，保障电子档案信息安全利用。

通过档案数字化建设，实现纸质档案与电子档案的双套管理，有效避免纸质档案管理过程中出现人为涂改、抽取档案材料的情况，杜绝干部人事档案涂改造假现象。在校园网内建立干部人事档案信息数据库，并将在专项审核中认定的“三龄两历一身份”等重要信息发布在公共平台上，教职工通过账号密码登录，掌握自己的基本情况，保证之后产生的档案材料中涉及的个人信息与认定结果保持一致。

2.5.健全人事档案管理的监督机制。首先，制定监督制度.成立档案管理监督领导小组，确保干部人事档案严格按照法律法规办事。其次，定期开展干部人事档案专项审核工作。干部人事档案的特点之一是它的动态变化，随着个人的职务、职称、学历、工资等的不断变化，档案材料也会不断增加。我们必须把干部人事档案专项审核工作常态化，以便及时地查找纠正问题，对缺少的档案材料进行补充，对发现的问题进行整改，防患于未然。

*基金项目：中国高等教育学会档案工作分会2020年基金重点研究项目“高校档案文化记忆与大学文化建设研究”（编号：ZGD-ZD-2020-15）

参考文献：

[1]干部人事档案工作条例[M].北京：党建读物出版社，2018.

[2]中共中央组织部.关于进一步从严管理干部档案的通知，[S][EB/OL].[2014-06-12].

[3]王佳玲.高校干部人事档案专项审核中的问题研究，[J].兰台内外2018（11）：73-74.

[4]刘志华，傅雪梅.从专项审核谈干部人事档案的管理工作，[J].山东档案2019（05）：67-69.

（作者单位：河南财经政法大学人事档案科 来稿日期：2022-02-17）