权力制约视角下档案开放裁量权的规制

2022-05-27王芳

档案管理 2022年3期

王芳

摘要：新《档案法》赋予档案开放主体在档案开放的期限、审核、多元参与、权利保障、监督与责任等方面较大的裁量权。通过运用权力制约理论对档案开放裁量权进行规制，有利于规范档案开放权的行使、保障档案利用者和相关主体的权益以及促进新《档案法》的全面实施。在条件成熟时，应尽快修订完善《档案法实施办法》和地方档案法规规章，对新《档案法》档案开放期限、审核、多元参与、权利保障、监督与责任等规定进行细化。

关键词：档案开放;裁量权;权力制约;规制

Abstract： The new “Archives Law” entrusts the subject of archives opening with great discretion in the period of archives opening， examination and verification， diversified participation， right protection， supervision and responsibility. Using the power restriction theory to regulate the discretion of archival opening is beneficial to standardize the exercise of archival opening right， protect the rights and interests of archival users and related subjects， and promote the comprehensive implementation of the new “Archives Law”. When conditions are ripe， the Measures for the Implementation of the “Archives Law” and local archives laws and regulations should be revised as soon as possible， and the provisions of the new “Archives Law” should be detailed， such as the time limit for opening Archives， examination and verification， diversified participation， rights protection， supervision and responsibility.

Keywords： Archives open; Discretion; Power restriction; Rules and regulations

1 問题的提出

新《档案法》赋予档案开放主体较大的裁量权。由于行政权本身的扩张性，如果没有完善的立法规制，容易导致档案开放裁量权的滥用。新《档案法》的实施虽然已经初见成效，但仍然不能完全解决档案开放实践中的一系列困境。因此，有必要在权力制约视角下研究档案开放裁量权的规制问题，通过运用权力制约理论来指导《档案法》相关配套立法的出台，促进新《档案法》的顺利实施。

2 新《档案法》中档案开放裁量权的表现

档案开放裁量权是指档案开放主体在行使档案开放权时，在法定范围内有一定的选择权。为了应对复杂的档案规制实践，新《档案法》中有许多比较原则性的表述，使用了一些诸如“不宜”“及时”“重大利益”以及“必要”等不确定法律概念，这使档案开放主体有了很大的“判断余地”。换言之，新《档案法》赋予档案开放主体一定的裁量权。具体来说，档案开放主体在档案开放的期限、审核、多元参与、权利保障、监督与责任等方面有较大的裁量权。

2.1 档案开放期限中的裁量权。新《档案法》第二十七条对档案开放期限的表述比较原则，导致实践中档案开放主体的裁量权较大。第一，该条款中“经济、教育、科技、文化等类档案”的规定，对于其中的“等”字究竟应当理解为“等内”还是“等外”？也就是说，可以少于25年向社会开放的档案是只包括经济、教育、科技、文化这四类，还是不限于这四类档案？理论界和实践部门对该问题的理解并不统一。另外，该条款中档案封闭期的“少于二十五年”的规定，涉及的时间幅度太宽泛，档案开放主体的裁量空间太大。第二，该条款中的“重大利益”和“到期不宜开放”均属于不确定法律概念，需要具体界定其各自的范围。

2.2 档案开放审核中的裁量权。新《档案法》第三十条规定了档案的开放审核问题，但是，该条款的规定比较简略。第一，该条款分别规定了向档案馆移交档案前和移交后的档案开放审核的主体。其中，档案馆与档案形成单位或者移交单位共同负责对馆藏档案的开放审核。然而，该规定没有明确开放审核中这些主体之间的具体职责，也没有规定这些主体在审核过程中发生争议时应如何处理，这容易导致这些主体在实践中的互相推诿和难以追责。第二，新《档案法》没有系统规定档案开放审核的具体程序。该法对档案开放审核的方法、时限与步骤等重要问题都没有进行具体规定。档案开放审核直接决定着人民能否充分利用档案以及档案相关主体的权益是否得到保障。现有立法对档案开放审核程序的粗略规定，容易造成实践中档案开放审核的随意性。第三，对于进入档案馆前已公开档案，进入档案馆后能否继续开放？新《档案法》对该问题态度不明确。实际上，如果进馆前已经公开的档案在进馆后反倒不能开放，逻辑上行不通。[1]

2.3 多元主体参与中的裁量权。习近平总书记强调“要把群众路线贯彻到治国理政全部活动之中”。面对复杂的社会治理实践，政府必须相应地转变社会治理的理念和方式。顺应当下公私合作治理的趋势，在档案开放中也需要多元主体的广泛参与，弥补民主性与科学性的不足，提高档案开放权行使的合法程度。新《档案法》虽然规定了鼓励社会力量参与档案事业，但该法对于社会力量参与档案事业的规定尚处于宣示和号召层面，而对多元主体参与档案开放的范围、方式、内容、权利、责任等问题均没有明确规定。可以说，“多元主体参与档案治理的体系尚未形成，协同合作、优势互补的治理格局有待完善”。[2]立法的笼统规定导致档案开放实践中多元主体参与实际上处于“弱势”和“无序”的状态。

2.4 权利保障中的裁量权。在规范档案开放权行使的同时，需注重相关利害关系人的权利保障，而利害关系人的积极参与又能监督和规范档案开放权的行使。档案开放权的违法或不当行使会损害相关利害关系人的权益，利害关系人应当有权了解可能影响其合法权益的档案开放行为。因此，档案开放主体在档案开放之前对于档案开放相关利害关系人应当履行告知义务（紧急情况除外），同时给予相关利害关系人提出异议的权利。但是，新《档案法》没有明确规定在档案开放程序中，档案开放的利害关系人享有知情同意权、异议权等。另外，该法规定的权利救济方式太简略，新《档案法》仅在第二十八条规定了“投诉”的救济方式，而且，该法并没有明确规定受理投诉的档案主管部门的级别、受理期限以及处理期限等问题，也没有规定公民对投诉处理结果不满意或者档案主管部门没有及时作出投诉处理结果的，是否可以寻求其他救济途径。这无法为公民的档案利用权提供及时、全面的救济。[3]

2.5 监督与责任追究中的裁量权。监督与责任追究是实现档案开放的权责统一和保障档案依法开放的客观要求。新《档案法》专门新增了第六章“监督检查”，并在第七章规定了法律责任。但是，关于监督与责任追究的规定总体来看比较笼统。第一，新《档案法》第四十六条赋予一切单位和个人举报档案违法行为的权利，并要求接到举报的档案主管部门和有关机关依法及时处理。但是，由于“及时”属于不确定概念，在实践中容易导致举报迟迟得不到处理。另外，“依法处理”的规定比较模糊，该法没有明确规定有关机关对于其接到的举报究竟该如何具体处理。第二，该法对档案主管部门和档案工作人员行使监督检查权时可以采取哪些措施以及如何采取措施没有明确规定，这使得实践中有关人员在进行监督检查时无所适从，不知采取哪种措施是合法的。第三，该法对如何进行责任追究的规定不够具体。新《档案法》对于不按规定向社会开放的责任追究问题，仅在第四十八条规定了处分，以及在第五十一条规定了依法追究刑事责任或承担民事责任。其中，对于处分的规定比较简略。

3 档案开放裁量权规制的必要性

3.1 规范档案开放权的行使。行政权具有膨胀的天性，较大的裁量权使得判断档案开放权的行使是否合法问题变得更加困难，而且容易成为有关主体滥用档案开放权和逃避责任的理由。习近平总书记强调“加强对权力运行的制约和监督”。[4]因此，有必要规范和约束档案开放的裁量权，以规范档案开放权的行使。

3.2 保障档案利用者和相关主体的权益。依法开放档案能够保障人民利用档案的权利，但是，档案公开权中档案利用和个人信息保护、版权保护等常常存在冲突，尤其是档案形成主体逐渐多元化，信息网络的普及使得侵权更容易发生。因此，在档案开放的同时也要防止有关主体的个人信息、版权等合法权益受到侵害。权力以社会的公众福利为限，[5]通过完善档案开放裁量权的规制机制，倒逼档案开放权的合法行使，从而保障档案利用者和档案相关主体的权益。

3.3 促进新《档案法》的全面实施。习近平总书记强调，“法规制度带有根本性、全局性、稳定性、长期性”。[6]新《档案法》的实施对促进档案的依法开放具有重要意义，然而，新《档案法》关于档案开放的规定比较原则，如果没有与之配套的相关立法加以细化规定，档案开放的裁量权将得不到有效的规范，这将影响新《档案法》的顺利实施。因此，应尽快对《档案法实施辦法》和地方档案法规规章进行修订完善，促进新《档案法》的全面实施。

4 档案开放裁量权规制的具体路径

4.1 对档案开放期限的规定进行细化。档案何时开放很可能涉及多元利益和复杂的利益衡量。档案开放主体不能为了一方利益而完全忽视或者过度损害另一方利益。为了防止档案开放主体以“公共利益”为名任意侵害私权利，不能绝对地认定公共利益优先或者个人利益优先，而是应通过立法来协调和平衡各种利益，在个案中具体界定“公共利益”，综合权衡判断哪些权利应该得到何种程度的保护，从而减少损害的发生。对档案开放期限的细化规定应遵循比例原则。比例原则要求行政主体的行政措施在不得已减损公民权益时，应将损害尽量降到最低点。档案何时开放需要具体考量：第一，目的的正当性。比例原则要求档案的开放目的应当符合《档案法》的立法目的。第二，手段的适当性。比例原则要求档案开放主体为了保护更重要的利益而不得不侵害另一个利益时，应当遵循最小侵害原则。第三，比例原则要求档案开放可能造成的损害与所要保护的利益之间应当成比例。

在配套立法中，需对新《档案法》第二十七条档案开放期限进行细化。第一，对于该条款中的“经济、教育、科技、文化等类档案”的“等”字应当理解为“等内”。也就是说，可以少于二十五年向社会开放的档案目前应限于经济、教育、科技、文化这四类，但不排除随着社会的发展，对“等”字作扩大解释的可能性。因为，如果将“等”字理解为“等外”，那么立法对于档案开放期限“可以少于二十五年”的档案范围将会无限扩大，甚至使该条款的规定失去存在的意义。另外，对“可少于25年”应当理解为，如果没有特殊情况的档案可以随时向社会开放，避免档案开放主体的裁量权过大。第二，建议将该条款中的“重大利益”和“到期不宜开放”的重点事项进行列举，并区分绝对不能开放和相对不能开放事项。其中，国家秘密或者公开后可能危害国家安全、公共安全、经济安全和社会稳定的属于绝对不能开放事项;涉及隐私以及知识产权的一般属于相对不能开放事项，如果第三方同意开放或者档案主管部门认为不开放会对公共利益造成重大不利影响的，应当向社会开放档案。必要时，应对涉及“重大利益”和“到期不宜开放”的档案在开放时进行匿名化的技术处理。

4.2 对档案开放审核的规定进行细化。在配套立法中，需对新《档案法》档案开放审核的规定进行细化。第一，对于馆藏档案的开放审核，应厘清档案馆、档案形成单位或者移交单位这些主体之间的具体职责，明确在审核过程中如果这些主体之间发生争议应如何处理，防止主体之间的责任不清。第二，细化档案开放审核程序规定。在档案开放程序规定不完善的情况下，正当程序原则可以弥补法定程序的不足。正当程序原则将正当性作为行政程序的重要判断标准。正当程序原则意味着，若非紧急情况下，无论法律规范是否有规定，档案开放主体都应在作出开放档案决定之前，向可能对其产生不利影响的相关利害关系人履行告知、说明理由、听取异议等义务。在条件成熟时通过制定配套立法，进一步明确档案开放审核的时限、方法与步骤，使得档案开放审核的规定具有可操作性。第三，对于进馆前已经依法公开的档案，应当明确进馆后继续开放，不应再有经过一定年限之后公开的限制。这在国外立法中是有规定的，如瑞士《联邦档案法》规定，档案移交前公众可以获得的文件，进入档案馆后公众仍然可以获得。[7]

4.3 对多元主体参与的规定进行细化。档案开放往往涉及专业性问题，因此应适时引入第三方参与，提高档案开放的科学性。另外，档案开放过程中多元利益的平衡也需要多元主体的有效参与。在配套立法中，有必要对多元主体参与档案开放的范围、方式、内容、权利、责任等问题进行细化或补充规定。为了实现多元主体的实质性参与，可采取激励的方式提高多元主体参与的积极性，健全举报投诉制度，充分发挥多元主体的作用，对提供线索并经查证属实的，适当给予奖励。

4.4 对权利保障的规定进行细化。档案何时开放以及如何开放涉及多元主体之间复杂的价值判断和利益衡量。德国毛雷尔认为，“裁量权衡时不仅要考虑公共利益和受益人的利益，也要结合考虑承受负担的第三人的利益。”[8]国家在保障人民享有依法利用档案的权利的同时，也不能忽视对档案相关主体权益的保护。档案开放应遵循“以人民为中心”的根本原则，注重对档案相关主体合法权益的保护。当人民利用档案的权利和档案相关主体的权益发生冲突时，应当合理运用平衡保护原则，全面考虑各方利益主体的权益，在多元权益和价值诉求之间进行利益衡量，协调不同权利之间的冲突，实现对多元权益给予平衡保护的目的。

档案开放不能忽视对档案的相关主体权利的保护，尤其是随着档案数据开放成为趋势，个人信息和知识产权的保护受到更严峻的挑战。在配套立法中，应明确规定档案开放的利害关系人享有知情同意权、异议权等权利。另外，完善新《档案法》中第二十八条规定的“不履行开放利用义务的救济方式”。明确受理投诉的档案主管部门的级别、受理期限、处理期限、对投诉处理结果的救济等问题。为了发挥投诉的实效，应格外重视对投诉处理结果的救济问题。如果档案主管部门逾期不受理投诉或没有作出投诉处理决定的，或投诉人对投诉处理结果不服的，投诉人有权向上一级档案主管部门举报。为了给投诉人提供比较全面的救济途径，应明确其享有依法提起行政诉讼或行政复议的权利。

4.5 对监督与责任追究的规定进行细化。在配套立法中，有必要对监督与责任追究的规定进行细化。第一，建议对新《档案法》第四十六条中的“举报”制度进行细化。对接到举报的档案主管部门和有关机关的处理期限、程序以及对处理结果不服的救济途径等问题作补充规定，以充分发挥举报制度的实效。第二，明确规定档案主管部门和档案工作人员行使监督检查权可以采取的措施种类以及这些措施如何具体行使，使监督检查权的权责得以明晰，促使监督检查人员合法行使监督检查权。第三，建议将责任追究条款进行细化。细化新《档案法》第四十八条对于不按规定向社会开放给予处分的规定，处分决定的作出应充分考虑行为的性质、主观过错、危害程度、社会影响等因素。

*本文为2018年山东省社会科学规划研究项目“习近平法治思想中的权力制约理论研究”（编号：18CXSXJ17）的阶段性成果。

2.2 笔墨与心红纸张管理

2.2.1 笔墨管理。档案房每年正月需要从盛京工部关领抄写档案所需要的笔墨和心红纸张。笔者对嘉庆、道光、咸丰三朝所有的笔墨与心红纸张管理进行统计，得到表2。查考咸丰年间所有涉及请领笔墨的档案得知，咸丰元年、二年、三年、六年、七年的档案房领取的也都是笔六十支、墨九两。

在这几年间，笔墨数量基本上没有变化，体现了档案房每年的工作量比较稳定和繁重的特点。而其他朝代缺少记载相关内容的档案，具体数额无法考证。

2.2.2 心红纸张管理。除了笔墨和普通的纸张之外，档案房还需要关领心红纸张。档案房领取的心红纸张指的是档案房的办公经费。“在清朝的行政和财政体制内，直省及其各級衙署除为数甚少的心红纸张与烛炭银外，未设专项办公经费定额。”[9]

结合表2中档案的内容，可以印证其并非物品，故其不属于本文研究范围，下文不作详细讨论。

2.2.3 笔墨与心红纸张管理之间的联系。由涉及请领笔墨与心红纸张的档案得知，咸丰元年、二年、三年、六年、七年的档案房请领笔墨与心红纸张的时间、发文时间都是基本一致的，一般在正月下旬，并早于销毁钤印空白纸张。而具体数额在这几年间都没有发生变化。

3 物品管理职能之二：对米豆差粮的管理

3.1 发放赈济物品。康乾盛世之后，人口大量增长，对自然环境的利用程度提高。东北的生态环境遭到破坏，自然灾害的数量明显增多。“面对严重的灾害，百姓生计难以维持。清政府积极展开救助，逐渐形成了一套较为完善的赈灾路径，以期帮助百姓维持正常的生活。”[10]在赈灾过程中，档案房也发挥了一定的协助作用。

在赈灾过程中，档案房主要协助的是发放赈济物品。而每次受灾赈济物品有所不同，“按照赈济的物品分，也可以分为赈粮米、赈银以及银米兼赈”。[20]

在《档案房为金州等界遭灾欠旗人关领赈济银米事呈请咨盛京将军衙门》中记载了“今岁查金州、复州二城界被灾五、六分，正身旗人大口八万八千三十三名口，小口一万一千九百六十名口，应领初赈一月口米，业由各城旗民仓动拨关领……并辽阳牛庄本城等界田禾歉收，分别轻重。轻者均给一月抚恤口米，自应放给本色米石;重者抚恤两月，亦照例银米兼赈”，[21]体现了档案房协助官府向那些由于遭遇自然灾害，庄稼歉收而受灾的旗民，发放赈济的银米。同时实行差异化管理，分别轻重与大小口，轻者和重者、大口和小口有不同的赈济办法。

3.2 管理官员相关的米豆差粮

3.2.1 催促官员交纳差粮。催促官员交纳差粮主要为催促庄头交纳差粮。这部分职能与档案房职官管理职能存在部分重合。道光二十一年的《档案房呈为严催庄头按限交纳差粮事》记载：“查得会计司催办△黑牛馆豆石、粟米、烧柴并应交地亩、余租、艮两。仓上食辛者库谷粮各有定限例，应年清年款。该督承催并兼司之员催办全完，均得记录一久，历经办理在案，今查仓粮等项，竟有十九、二十两年拖欠，以致仓粮不敷散放，殊属违例之至，著限于十二月十五日，务将两年所欠差徭役依限归数完交，如在违限不交，定将承督催分别办理。至于本年十月开征新差，尤宜照例按限交纳，不得仍蹈前辙，任意拖欠。为此特谕等谕奉此，除饬令该会计司催长出票，严饬欠差之各承催作速，实力催令庄头等务必遵谕。按限完交外，理合呈堂存案备查可也。”[22]这里强调了根据核查，发现有庄头拖欠差粮，档案房发文勒令其立刻交纳差粮。而不交纳差粮的官员则会受到相应惩罚。咸丰五年十月的《档案房为王常刚代办钱粮一案传取掌责刑并用刑人役事》中记载了，“前因王常刚一味狡展，是以回明£传掌责之祋，奉△堂谕着传承德县职等，奉此随传该县。据该县来文内称：为移覆事案，准贵衙门£移取掌责刑具，并用刑人役审办案件。等因准此县查。内务府系△△宫殿重地，若用刑具拷审案件，必须请用堂印扎取，方可详送。”[23]而咸丰五年十一月的《档案房为革退拖欠差银庄头王常刚事》中记载了“王常刚既已折服供，认欠钱三千余吊，本应革退且又累次渎控，实属胆大狡展。相应呈请，按例应将庄头斥革，照例票谕该庄亲族人等遵照例限接充，其拖欠各项银两，俟亲丁接充庄头时，将伊按年拖欠全行交纳完竣，方准袭替庄头之缺，其现年应交各项钱粮仍令王福昭等五人勒限赶紧催办，当堂交纳，如王福昭等按限交纳不齐，定行责戒。”[24]

结合以上两件档案，可知由于拖欠钱粮，王常刚被革退庄头官职，并且遭受刑罚。在此之后，由其亲属王福昭继续交纳拖欠钱粮。其如果不能交纳差粮，也会受到责戒。

3.2.2 就近关领饷（俸）米。档案房在官员发放俸禄的过程中，需要帮助官员协调关领饷（俸）米地点。如果居住地点与关领饷米相距过远，可以通过档案房进行协调。

在嘉庆十九年的《档案房为库使徐自振呈请就近关领饷米事呈请盛京户部》中，记载了，“据库使徐自振呈称，呈为恳恩就近关领饷米事。窃职附近牛庄居住，距省窎远不能相及。恳将职每季应领饷米十五斛一斗，接例拨在牛庄仓就近关领，以备养赡家口。伏析恩准施行，实为德便等情。呈递前来，查得库使徐自振应领饷米，向在省城旗仓关领苐顾，实在附近牛庄仓居住。其应领饷米自本年八月季起，按季应照例拨在就近旗仓关领。”[25]这里表明了档案房帮助官员更改关領饷（俸）米地点，是其在物品管理过程中的中转职能的体现。

3.2.3 造送官员俸饷米豆。档案房管理官员相关的米豆差粮中，很重要的一部分就是要协助造送官员俸饷米豆。在咸丰二年的《档案房为造送官员关领秋季俸饷米豆事呈请咨盛京户部》中记载了：“档案房呈为关领俸饷米豆事，本年秋季应领俸米。佐领三员，各应领俸米五十二斛二斗五升;堂主事一员，应领俸米三十斛;食六品俸内管领一员，应领俸米三十斛……于道光三十年十二月内，准△盛京户部来文内开仓存豆石较多，请将食俸官员应领米内抵放豆一成，共应俸米四百九十斛零一斗八升四合七勺五抄，豆五十四斛二斗四升二合七勺五抄……以上通共应领俸饷米七百三十三斛二斗八升四合七勺五抄，豆五十四斛二斗四升二合七勺五抄。”[26]

在秋季俸饷米豆关领中，不同级别、不同官职的官员领取数量不一的俸饷米豆。而在统计完具体数据之后，档案房协助盛京户部进行各员职名与应领俸饷米豆数目和通共的数目核对与审计。

4 物品管理职能之三：对迎接皇室档案所需物品的管理

“1644年清人关移都北京后清统治者将盛京皇宫尊为陪都宫殿。为了表示重视盛京宫殿、‘不忘根本’，除增修宫殿外，还将大量物品移送盛京宫殿收藏。”[27]

这些皇宫档案种类丰富，包含圣容、玉牒、玉册等等，在送到盛京后，被尊藏在盛京宫殿的不同地方。“皇帝的圣容、御宝尊藏在凤凰楼中;皇帝皇后的玉册、玉宝尊藏在太庙中;玉牒尊藏于敬典阁;实录、圣训等尊藏于崇谟阁。”[28]而在皇室档案恭送到盛京之前，档案房需要协助盛京礼部对恭送所需的物品提前备办，如棕毯、彩亭、车辆等。

在《档案房为恭接圣容应领棕毯事呈请咨盛京礼部》中，就提到“此次恭接△△△圣容，搭盖天桥一座。除先行派员敬谨搭盖外，至棕毯一节。咨复△盛京总管内务府，希将棕马预先领出，知照本部，以备纵连，免致临期铺设贻误可也等因前来，随出派催长庆凯。俟工部搭盖天桥，量明丈尺应用棕毯，若再行出具印领，前赶贵部领取，以备铺设”。[29]

这件档案体现了为恭接圣容需要盛京工部搭盖天桥，然后盛京礼部根据天桥大小，量明棕毯尺寸并制作。而《档案房为恭接玉宝备办彩亭各项事呈请盛京将军衙门等》记载到，“△盛京内务府遵照道光二十年成案，敬谨预备可也，等因前来。今改镌△△△玉宝告成于十一年初六日午时，恭请其之校尉并校尉所穿之驾衣咨行△盛京礼部预备，并恭请△△△玉宝之彩亭四座、彩绸四匹。咨行盛京工部预备其彩亭。前引、后护官员咨行盛京将军衙门先期预备，勿致临期有误，相应开录、粘单，知会盛京将军衙门，户、礼、兵、刑五部可也。”[30]

这件档案则体现了档案房恭接玉宝，协助备办四座彩亭、四匹彩绸等物品，并咨行盛京将军衙门先期预备玉宝的前引、后护官员。从以上两件档案可以看出，为恭接皇室档案需要档案房协助准备的物品种类和数量都是比较多的。

5 物品管理职能之四：对书籍、画册等的管理

档案房物品管理所涉及的书籍、画册等也是比较丰富的，包含册宝位次图、时宪书、图贴等。例如，咸丰三年的《档案房为绘送尊藏册宝位次图奏请钦定事呈请咨总管内务府》记载了，“盛京△△△太庙正殿三间，正中一间北面向南供俸：△△△太祖高皇帝、△△△孝慈高皇后、△△△太宗文皇帝、△△△孝端文皇后、△△△孝庄文皇后、世祖章皇帝、△△△孝惠章皇后、△△△孝康章皇后△△△宝册各一分。西一间北面向南供俸：△△△圣祖仁皇帝、△△△孝诚仁皇后、△△△孝昭仁皇后、孝懿仁皇后、△△△孝恭仁皇后△△△宝册各一分。”[31]该位次图清晰准确地记载了不同皇帝、皇后的册宝的位置及数量。

时宪书指历书，俗称为皇历。明清两朝由钦天监每年颁布施行。在清代，“朝廷结合西方日历，由钦天监每年制作出一部时宪书颁行天下”。[32]

《黑图档》中可查的两份档案显示档案房在年中六月，从钦天监承领时宪书。《钦定大清会典事例（嘉庆朝）》中对《时宪书》印发时间有这样的记载：“每年二月初一日，进呈来岁《时宪书》式。御览毕，翻译刊印。四月初一曰，咨呈兵部。由驿递各省布政使司书式各二本，一本用印存司署，一本不用印，照式刊刻，钤钦天监《时宪书》印，至期颁发本省。”[33]这清晰表明了位于盛京的档案房获得《时宪书》较晚。

而《档案房为知照崇谟阁上层安设金龙柜尺寸图贴说样事呈请咨盛京将军衙门》记载：“现将现定章程并安设金龙柜若干座，丈量尺寸，画图贴说，知照本馆再查……崇谟阁上层安设金龙柜二十二顶，丈量尺寸。书图贴说咨复实录馆，查照外暨知照。”[34]体现了档案房在管理皇室档案之外，也参与接收皇帝圣旨如何缺笔书写的字样、金龙柜图贴说等。

6 物品管理职能之五：维护宫殿相关的物品管理

6.1 对修葺与破损宫殿相关物料的管理。沈阳故宫为清朝初期的皇宫，被称作“陪都宫殿”，包含一系列珍贵的建筑群。档案房除了要在每年年底协助宫殿防火外，也需要协助某个盛京皇宫建筑修葺物料的管理。如咸丰元年五月的《档案房为派员看管承修继思斋物料事呈请咨盛京工部》中记载：“请△△钦派大臣承修盛京宫内△继思斋等四处，移咨前来查。向来本衙门每逢修工之际，应派跟工看活照料开门放匠之官员、执事人等，在工行走之处……出派营造司官员、执事人等跟工看活照管物料，放匠开门、启闭各门，严禁火烛。”[35]这件档案清晰地体现了在咸丰元年继思斋承修中，协助出派官员跟工照管物料。

而《档案房为派员估修文德武功坊瓦片脱落工程事呈请咨盛京工部》记载了：“准△盛京内务府咨修△△文德、武功二坊牌楼头停脊兽瓦片间有脱落。椽望升斗间有糟朽，通天柱八根抢木十六根，门十二扇俱已糟朽、损坏。油饰爆裂，门栓、铁判俱已损坏。地脚沉陷，条石走错。”[36]这件档案则体现了档案房协助估修已经破损的文德、武功二坊牌楼。综合以上两件档案，可以看出档案房在宫殿修葺前与修葺中都发挥着协作管理物料的作用，体现了管理的连续性。

6.2 宫殿附近柴薪与花炮管理。因为古代宫殿主要为木制，一旦起火，后果惨重，所以相关的各部门非常重视防火工作，尤其是在每年年末。而在防火这方面，《黑图档》档案房的档案中也有很多相关记载。其主要体现为禁止堆积柴薪和擅放花炮。

例如，在嘉庆十二年十二月十二日的《档案房为宫殿附近严放堆積柴薪等事呈请咨盛京将军等衙门》中记载了：“△宫殿重地关系紧要，附近居住旗民、户铺人等各宜小心火烛，不得任意堆积柴薪，且现值年节，附近居住旗民人等，难免任意混放火炮。不以火烛为事者严行。晓谕旗民、地方官，务须不时稽查。倘若有此等堆积柴薪、混放火炮，不意火烛为事之人即锁拿，严加治罪外，仍将地方官员一并重处。”[37]而这件档案中都明确提到了在隆冬时节，为了防火，档案房辅助传达禁止在宫殿附近堆积柴薪、擅放花炮，打扫宫殿附近的冰雪与粪土的指示。

值得注意的是，此类档案的发文日期多在十二月中旬，反映了春节前的隆冬时节，正值年关，柴草干燥，是防火的重点时期。同时，从具体的管理要求来看，体现了对宫殿附近防火的重视与防火工作的严格要求。

而严禁堆放柴薪可能是在其他情况下的要求。如咸丰元年六月的《档案房为宫殿周围严禁堆放柴薪事呈请咨盛京户部等》提到，“宫殿重地最关紧要，兹值修理△继思斋等处工程，所有木植在西华门外开锯。除饰本衙门，该班官员领催兵丁等严行稽查，阻拦闲杂人等，禁止穿朝往来行走外，相应知照△盛京工部，转饬并知照△盛京将军衙门府尹，转饬九附近△宫殿周围居住旗人等，毋得堆积柴薪。”[38]

这件档案反映了由于宫中修理继思斋等处，要特别注意防火等问题，所以档案房发文严禁宫殿附近堆放柴薪。这又与档案房协助出派官员跟工照管物料相照应。

7 结语

本文以嘉庆、道光、咸丰三朝的《黑图档·档案房》有关物品的档案为依据，对档案房职能中物品管理方面进行分析，研究发现档案房在笔墨管理、对米豆差粮的管理、对迎接皇室档案所需物品的管理、宫殿附近柴薪与花炮管理等物品方面都有重要的体现。同时，从时间上看，嘉庆朝物品管理职能主要体现为造报与销毁钤印空白纸张、禁止堆积柴薪与擅放花炮。道光朝档案房职能有了一些拓展，增加了迎接皇室档案所需物品的管理等。而咸丰朝档案房物品管理的相关职能最为丰富，又增加了笔墨与心红纸张、皇室书籍与画册、动物等相关物品的管理。纵向来看，三个朝代，档案房物品管理相关档案数量递增、职能愈加丰富。总而言之，档案房在完成其本身的文档管理职能方面之外，对于其他物品管理也有着关键的辅助作用和重要的意义。

*基金项目：本文为2021年国家社科基金“《黑图档·档案房》档案整理与研究”（项目编号：21BTQ015）阶段性研究成果。

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（作者单位：山东师范大学法学院来稿日期：2022-02-12）

线装书局，2016：3，3，255，255.