大数据环境下文书档案的信息化管理及利用

摘要：信息技术的发展让信息化管理模式在各领域、各环节的工作中得到了广泛应用，其能提高信息管理工作的效率，增强人们对信息的挖掘与引用，让信息的服务性得到更好的发挥，为整个管理工作带来诸多便利。事业单位文书档案管理在大数据环境的影响下也面临转型，转向信息化管理的模式无疑会对工作的开展带来便利。文章围绕档案文书的信息化管理展开分析，并提出其对大数据的具体应用方法，以供参考。

关键词：大数据;文书档案;信息化管理

中图法分类号：G275文献标识码：A

Information management and utilization of documents and archives inbig data environment

ZHAO Zeling

（Barkol Human Resources and Social Security Agency，Hami，Xinjiang 839200，China）

Abstract：The development of information technology has made the information management modelwidely used in various fields and links， which can improve the efficiency of information management，enhance people's mining and citation of information， and improve the serviceability of information. Itbrings a lot of convenience to the whole management work. Under the influence of the big dataenvironment， the management of documents and files in public institutions is also facingtransformation， and turning to the mode of information management will undoubtedly bringconvenience to the development of work. This paper analyzes the information management of archivesdocuments， and proposes its specific application methods for big data for reference.

Key words： big data， document files，information management

文書档案是机关、团体和企事业单位各项事务活动所生成的归档信息，包含命令、指示、决定、请示、布告、报告、通知、批复、简报和会议记录、计划与总结等。区别于科学技术类档案，文书档案在会计、外交和诉讼上具有较高的应用价值。文书档案在产生、内容和形式上具有一定的共性，因而对这类内容的管理规律研究颇具意义。大数据的发展让一些单位的管理率先进入信息化管理模式，为事业单位的文书档案管理提供了一定的借鉴与启发，文书档案管理工作也要结合自身发展情况推进信息化进程，做好对大数据的灵活应用。

1大数据环境对事业单位文书档案管理工作的促进作用

文书档案管理主要是对档案进行分类和保管，其分类方法大致有五种，即期限⁃年份分类、期限⁃年度⁃问题分类、问题⁃年度⁃期限分类、年度⁃期限分类、年度⁃组织机构⁃期限分类，不同的分类方式决定着文书档案的不同功能、应用，用于不同目的的信息查找，因此分类工作既要具有一定的科学性，也要体现出管理工作的规范性和标准性。而进行档案分类要遵循客观性、逻辑性以及实用性原则，大数据技术在其中的应用能使分类工作更加科学、高效。基于此，有关人员应当加强对大数据技术在文书档案管理中应用的探究[1]。

1.1提高文书档案管理工作的便利性

文书档案管理工作涉及的文书内容、形式众多，且不同的档案有不同的应用需求，纸质档案管理无论在档案分类还是档案查询方面都相对费时费力，需要调动较多的人力，加之工作量大，比较容易出现差错，常导致领导层在决策上的偏差。当然，也有一些领导层不重视对文书档案的应用，因为档案的调取不够便利，所以相关部门的工作开展往往存在效率较低的情况。大数据技术作为信息化技术发展下的一个成果，能够在文书存储和查询方面提高效率，减少人工花在文书档案分类上的时间、精力，增强相关档案调取与使用的便利性，从而在一定程度上增加文书档案的使用效率[2]。从这一角度来看，文书档案管理工作的信息化发展对其本身的价值提升是有益的，应当得到有关人员的重视。

1.2提升文书档案分类的效率与精准性

文书档案管理工作主要由档案的分类和保管构成，其中档案的分类属于管理工作的核心部分，不仅分类要分方式、分先后，分类所产生的结果对于文书档案的应用效果影响也是千差万别。然而，一般的领导者很少注意到这一点，对文书档案管理部门的人员布置、工作安排也缺乏科学性，不注重对文书管理工作流程的规范，部门工作开展缺少相应制度，让不少文书档案的作用得不到发挥。大数据技术在文书档案管理工作中的应用能够透过对海量数据的分析与存储，提高文书档案管理的精准性，在这一背景下所带来的工作效率的提升是同时兼顾了质量的。所以从此角度来看，文书档案管理的信息化发展能让文书档案的管理价值得到进一步提升，也应该成为该工作改进发展的主要方向。

1.3提升文书档案信息的利用率

文书档案管理工作的作用不仅仅在于存储、记录单位里的各项事务活动，还包括帮助各部门人员调取信息、展开查询，甚至为事业单位的发展带来更多的帮助。尤其在社会发展进入智能化时代，文书档案等信息类内容的管理工作更要明确自己的服务属性，在现有基础上不断扩大、完善自身服务，以更好地提升自身的价值，在更多领域获得长远的发展。大数据技术的应用让文书档案管理工作的诉求得到了落实的可能，其对数据、信息的分析能够在现有基础上不断深化，完成人工无法完成的任务，辅助有关工作人员拓展出更加丰富的服务，进而令事业单位发展能从中得到更多的借鉴。在这一层面来看，相关人员也应当主动引导文书档案的信息化转型。

2大数据环境对事业单位文书档案产生的影响

2.1改变传统文书档案管理思维，信息化管理观念深入人心

随着信息技术的不断升级与更新，事业单位文书档案管理理念逐渐发生变化，以往“重管理、轻应用”的观念被抛弃，信息化手段得以全面贯彻，要重视信息的搜集与提取，以便为事业单位创造更大的价值。信息化手段在文书档案记录与管理中发挥着重要作用—提升管理效率，增强文书档案查询与利用工作的便捷性，加快事业单位档案管理模式的转变与优化。依托大数据，发挥数据挖掘技术的优势，开发数据信息潜力，构建更加精细化的二次信息，能够全面提升档案利用效率。

2.2传统纸质档案管理方式凸显滞后性，数字网络化管理成为主流

基于大数据环境，事业单位文书档案最先受到的挑战是传统纸质档案管理模式的滞后性和信息载体发生变化。随着纸质档案向数字档案发展，构建了数字化档案管理系统，发挥了网络化管理手段的作用。在档案应用过程中，也不再依赖手工模式，而以信息技术为手段，实现档案资料的准确定位，强化信息共享，档案管理开发与利用效率都显著提升。

2.3大数据拓宽文书档案利用范围，信息资源共享性更强

立足现代社会，大数据最显著的影响就是对数据信息的共享与应用。事业单位文书档案管理与大数据环境的融合在丰富档案信息内容的同时，档案信息共享程度更高，利用范畴不断拓展。在事业单位内部，不同部门对文书档案的要求与需求也存在差异。在文书档案共享过程中，能够借助对权限的管控，实现对不同层级信息资源的共享，保证满足不同客户的差异性需求，大大拓宽了文书档案服务领域，这对发挥文书档案价值具有强大的促进作用。

2.4事业单位文书档案管理与时代发展相契合，紧跟时代步伐

对于事业单位文书档案管理工作，在大数据环境下加速档案数字化建设，从根本上节省了存储空间，有效避免了对原始文件的频繁使用，维护了档案的完整性。大数据技术促使文书档案信息管理的整个流程更加便捷与高效，使信息整理、开发与应用实现无缝对接。依托先进的网络信息系统，实现对所需信息的快速与准确查找，对完善事业单位管理体系发挥了重要作用，为事业单位决策的制订提供了翔实而可靠的信息，也满足了时代发展的需求。

3大数据环境下文书档案管理工作的开展方向

3.1健全档案数据库

要基于大数据技术改进当前的文书档案管理工作，需要以一个全局的视角完善对相关资料、数据的收集、整理，保证资料、信息的全面性，大数据技术的作用才能得以发挥。而按照这一思路，建立、健全文书档案数据库是有关管理工作转型的第一步，相关人员应当积极地对当前所存储的档案信息进行重新整理和录入，并顺着现有的档案资料拓展有关素材，让档案之间的逻辑更加清晰且更具有科学性[3]。一直以来，文书档案管理的复杂性让档案的调动与查询都受到一定限制，人工对于现有资料的整理尚且无法面面俱到，更不要说提高文书资料的丰富性，所以事业单位原有文书、档案的存储情况是不能满足信息化管理的基本要求的，需要相关人员积极开展资料的前期搜集与完善工作。

3.2深化挖掘档案功能

此前的文书档案管理工作由于分类、存储方式有限，且纸质资料不允许管理人员采取多样化的分类管理模式，因此档案信息的功能性比较单一，不能满足使用者的多样化需求，其应用价值也因此被低估，导致很多时候上级的决策中文书档案的信息根本发挥不了多少参考价值。对于这一情况，文书档案管理的信息化发展必须就档案信息功能的深化挖掘来展开，相关人员应当以信息化技术为手段，打破原有的档案管理束缚，深入探究信息之间的逻辑关系，从不同角度对档案进行分类、归档，以满足不同的档案调取、查询需求。当然，数字化的档案管理、查找本身不受时间与空间制约，面向的是不同层次与类型的用户需求，所以信息化文书档案管理工作也要体现服务性特点。

3.3确保档案的安全性

虽然在文书档案管理工作中融入大数据技术具有诸多优势，但是也有许多方面是档案管理工作信息化过程中不得不考量的，如文书档案信息在共享后的安全问题。大数据技术的应用需要对有限的数据、信息进行无限扩充，如此才能保持处理数据的时效性以及处理结果的准确性，而要做到这一点，就要求事业单位内部信息以及一些外部的必要连接开启信息共享，以让数据库得到及时补充，这就容易为病毒的入侵留下可乘之机，尤其在网络安全性还不是很高的今天，信息威胁为事业单位带来的危害是巨大的[4]。所以，确保文书档案的安全性也是相关人员要考虑的问题，需要在设计、实施文书档案信息化管理之前做好有关准备工作。比如，积极建立档案安全应急制度，降低操作失误和故障情况，进而减少遭受网络攻击的概率。

4文书档案管理工作对大数据的利用方法

4.1整合海量文书档案信息，建立、完善共享数据库

根据以上分析可知，文书档案管理的信息化转型先要建立完善的信息数据库，确保档案内容的丰富性，以为数据之间千丝万缕关系的提取做出铺垫。在具体的工作实施中，相关人员要在延续传统纸质档案的管理模式优势的同時，对档案的其他载体形式做出补充，如图片、音频、视频等，以令档案内容更加丰富。而对于已获得资料信息的分类，则要采取多元的整合与划分，增加信息之间的逻辑联系，并以不同的逻辑关系对信息内容展开多样化分类，以为不同的文书档案应用需求提供个性化服务。此项工作开展需要工作人员积极发挥主观能动性，一改以往被动式工作理念和方式，尽可能地拓展数据库内容与形式，并发挥创新创造性，以让文书档案的归类、存储具有更多的可能性。

4.2构建科学档案管理系统，增强档案的联系与利用

文书档案的信息化管理需要在现有的档案应用功能上加大挖掘力度，基于对现有信息的关系整理拓展出档案的不同分类方式，以突出档案的不同功能、价值。这就需要相关人员建立、完善文书档案的信息化管理系统，制定相应制度，让信息流通与共享得到有力的保障，再通过对管理人员能力的培训，激发其在信息搜集、分类及整理中的主观能动性与创新意识。与此同时，相关部门要积极引进先进管理技术，不断强化档案管理系统，在档案的检索系统上加强设计，让用户通过关键字等简单、个性化的检索方式就能获取所需的个性化资料信息。期间，工作人员对技术的掌握与应用十分关键，领导层应当加强对档案管理人员的培训，以确保他们能够熟练掌握先进技术，并根据实际情况对技术的应用展开调整。

4.3做好系统的升级与维护，加强文书档案安全管理

文书档案的信息化管理必须做好安全防护工作，以避免信息在共享的过程中遭到泄露，或是系统被病毒、恶意插件攻击，为事业单位的运行带来不必要的损失。具体工作方面，需要相关人员安装好病毒防控软件，做好系统安全的应急防控工作，以在最大程度上防止不法分子的攻击。与此同时，相关人员要定期做好系统的维护与升级工作，加强对系统的维护就是提升文书档案管理效率的关键。这需要相关人员协同专业的系统维护管理人员合理展开工作，并在日常生活中提高系统应用、管理人员的安全意识，以从内外层面降低文书档案管理风险[5]。

5结语

文书档案管理关乎事业单位的发展，其中很多信息在深入的挖掘之下都具有多重应用价值，可通过信息的共享在事业单位的各个工作环节中发挥作用。因而文书档案的信息化转型十分必要，有关人员应当抛弃传统的文书档案管理观念，结合实际情况探究文书档案管理信息化管理模式，逐步完成文书档案数据库的建立、完善科学的档案管理系统，提高档案的共享性，增强相关信息的利用程度，同时定期做好系统的升级和维护工作，以保证文书档案的安全性，使其在事业单位的运行中更好地发挥作用。

参考文献：

[1]刘宏.大数据环境下事业单位文書档案信息化管理与利用[J].知识文库，2018（24）：235.

[2]才翔.大数据环境中事业单位文书档案信息化管理及利用[J].兰台世界，2018（S2）：179⁃180.

[3]严卉.大数据环境中事业单位文书档案的信息化管理及利用分析[J].信息通信，2019（6）：153⁃154.

[4]华琦.大数据环境下事业单位文书档案的信息化管理及利用研究[J].兰台内外，2019（12）：34⁃35.

[5]董志敏.基于大数据背景中企业文书档案的信息化管理及利用分析[J].绿色环保建材，2017（2）：13.

作者简介：

赵泽玲（1978—），大专，馆员，研究方向：档案管理。