企业归档文件整理实践与思考

张晓娜

摘要：近些年，档案文件整理工作饱受档案局重视，持续改进相关细则，在一定程度上提升了企业归档文件整理效率。然而，在具体操作中，仍存在诸多问题急需解决。本文重点阐述企业归档文件整理问题，希望能进一步改进归档文件整理时的不足。

关键词：企业;归档文件;实践;思考

引言：参照《归档文件整理规则》，企业在具体整理归档文件时，工作效率显著提升。但不可否认，依旧存在一些急需解决的文件整理问题。下面，主要针对企业归档文件整理实践展开了一番探讨，希望能推动各大企业迅速落实归档文件整理工作。

一、归档文件合并问题

一些企业在针对文件进行合并、归档之际，通常将请示、批复，问函、复函等归为一类。关于诸如此类的文件整理工作，通过上述合并方法进行合并处理，实则极其不科学如果。如果把“一类文书”拟定为“一件”，在填录文件目录或者是填写档案系统内容时，无法有效录入报告信息，在应用系统检测过程中，并且还会为检索工作带来负担，甚至无法检索相关报告内容。为此，在针对众多档案文件合并处理过程中，可以适当采用“两件”处理标准与方式。与此同时，一些企业通常会把被转发的文件和转发的文件归集在一起。在这种状况下，转发文件的过程中，由于转发文件时仅仅显示文件的部分标题，并不利于相关人员清晰明了的了解转发信息。如果在录入被转发文件时，未曾仔细检查被转发的文件内容，加上后期应用的计算机设备老化，缺少全文检测功能，在查找被转发文件时则会困难重重。然而，如果能把这两种文件分类处理，将其看成是“两件”文件，则可进一步提高整体档案管理效率，并且保障质量。

二、归档章增加页数

企业归档文件管理工作比较复杂，通常都会参照《归档文件整理规划》的具体要求，进一步掌握归档文件宗号、期限、年度。然而，并未针对“增加页数”做出嚴格要求，导致个别企业在处理文件过程中，并未设置增加页数的项目。然而，若在归档文件目录里设置页数，工作人员需要在每一页文件的末尾出对应标注页数，打印目录，并将其录入档案管理软件系统，而且要录入对应页数。在这种情况下，看似解决了不少问题，但会增加工作时间成本，在将相关内容录入系统过程中，需要工作人员反复地翻开。所以，在针对归档章添加页数项目之际，便可直接把页数录入至归档章，这样才能为后期整理归档文件和查找归档文件提供便利 [1]。

三、填写归档章时应用铅笔

一些企业针对填写归档章的“用笔”做出了严格要求，禁止相关人员使用铅笔以及圆珠笔等可擦类“笔”，尽量使用耐久性超强或者是碳素墨水的“笔”，希望能长期的保护文件中的数据和内容。然而，在具体处理文件过程中，尤其是在填写归档章时，其实需针对笔的应用做出细致规定。在工作人员完成填写任务时，难以避免地会出现一些小错误。比如，填错内容、分错类别以及弄错件号。在这种情况下，如若工作人员使用了耐久性颇强的笔，出现错误后，则难以有效更改。众所周知，归档章的添制，要在归档管理工作进行时完成，并不属于档案构成内容。成功填写归档章，可提高查找效率，标记档案信息，仅仅针对有关文件归档后的内容展开档案管理，属于后期加工。因此，在填写归档章过程中，只要使用清晰字迹及正确书写方法进行填写即可，在编码时允许出现错误，但应尽早发现错误，并迅速修改错误。在日后企业处理归档文件，尤其是填写归档章时，应优先选择铅笔。

四、二套档案不适宜装订成册

目前，大多企业在处理归档文件时，通常应用两套制度。第一套主要是参照文件级别整理文件，第二套就是需要在充分参考文字发号基础上，完成文件整理工作，并适当地添加目录以及封皮，把卷变成了件。在整理工作持续进行时，不管是查找，亦或者是归档储存过程中，“件”都要比“卷”更有优势，更符合当代企业对文件的管理要求、标准。在推动“卷”式文件管理时，一些企业常常会出现一些问题[2]。所以，就需要档案局能结合时代发展趋势，完善归档文件整理规范及细则，统一将文书档案“立卷”变为“立件”。企业具体归档文件整理人员在工作过程中，关于第二套档案处理方法的应用频率，要超出第一套档案应用频率，这主要是因为使用人员在查看归档文件之际，可以直接提供具体文号、标题及年度信息，通过这些信息便可以迅速的在二套文件中落实查找工作。此外，由于二套文件不能提供上述信息，在相关人员搜索对应文号内容时，要注重保护文件。在这一基础上展现文件应用价值，为日常工作带来帮助。除此之外，部分企业在应用档案文件时，常常是结合单份档案文件形式加以应用，并不需要查找所有文件。但是，若能将二套文件装订成册，并不利于将“卷”变为“件”制度的落实到底，也无法保障档案文件的复印及使用效率。所以，在日后管理归档文件时，就需要企业将二套档案文件及一套档案文件通常应用“件”的形式进行管理[3]。

五、文件排列及装盒问题

在企业整理归档文件过程中，将所有归档文件进行排列，在分类方案中，从最低一级项目入手，结合特定事情缘由与事件，重新排列文件顺序，要将上级文件排在最前面，下级文件跟在上级文件后面。在装盒处理各种文件时，要分别处理上级文件及下级文件。结合企业对文件的排列要求，有效落实具体操作活动。在这一过程中，如果是参照档案文件事情原因、结果，结合具体实践，再依据文件重要性做出适当的排列，则需要充分考虑档案文件排列特点，分析是使用“问题—结果”方式排列，亦或者参照类别进行排列，这一过程中通常都要重点考虑上下级问题。在下级单位处理上级单位的部分请示文件、批复文件过程中，就要求下级单位充分结合请示报告，发挥本级单位作用，得到上级单位的批复。在这种形势之下，难以有效凸显上级以文件排列在本级文件前的处理效果。同时，若结合档案文件来源展开排列处理，则会忽略档案与档案间事情缘由的关联性。所以，为了切实便于使用者查找答案，企业就需要结合问题，将各种归档文件排列装盒。

结束语：

综上所述，企业在处理归档文件时，要遵守具体规则，全方位提升企业归档文件管理水平。针对企业归档文件进行高效整理与保护，以便切实发挥档案在企业发展时的作用，为企业长足发展做出一份贡献。

参考文献：

[1]孙英华，陈华振.归档文件整理也需“流程再造”[J].山东档案，2021（03）：44-45.

[2]潘景璐，原月，熊瑶.航天企业设备光盘文件归档的实践与思考[J].办公室业务，2019（04）：37-38.

[3]周丽莉.企业归档文件整理实践与思考探讨[J].中国管理信息化，2017，20（15）：147-148.