纸质档案管理与电子档案管理并轨发展分析

张晓梅

摘要：现代信息技术的发展让电子档案逐渐成为记录和保存各项工作开展情况的重要载体，相对于纸质档案来说，电子档案表现出多方面的优势，但在实际的档案管理过程中也应当充分认识到纸质档案管理的重要性，促进纸质档案和电子档案的并轨发展，在不完全摒弃纸质档案的基础上积极开发利用电子档案，充分发挥出档案管理工作的价值与作用，推动单位各项工作的有序开展。本文结合笔者实际工作研究，对此问题展开探讨。

关键词：纸质档案;电子档案;并轨发展;管理

电子档案属于现代信息技术与档案管理相融合的产物，转变了过去那种陈旧的管理模式，促进了档案开发利用效率的提升。但也应当意识到，电子档案自身表现出一定的局限性，不能够完全取代纸质档案。所以在未来的实际工作中必须要推动电子档案管理和纸质档案管理的并轨发展，促进二者的有效融合，依托双方的优势来让档案管理工作更好服务单位各项工作的开展。

一、纸质档案与电子档案的优缺点分析

（一）纸质档案的优缺点

一方面是纸质档案的优点。在当前这样一个信息化时代背景下，纸质档案管理依旧占据着重要的地位，这和纸质档案自身的原始性和安全性存在非常密切的关系。其一是纸质档案通常选择人工记录的办法，一直以来逐渐形成了较为系统化的归档管理机制，使用者在查阅时也能够得到直观的一手材料，表现出真实性的突出特征。其二是纸质档案归档之后可以有效确保其安全性，若存在故意篡改档案内容的情况必然会产生修改痕迹，让使用者可以有效鉴别档案材料的真伪。其三是纸质档案管理相关的技术方法相对成熟，可以长期安全存放，一般不会发生损坏亦或是不能辨别的问题。

另一方面是纸质档案的缺点。其一是纸质档案的整理归档和存储往往会占据较大空间，在长期的业务活动和工作实践中所积累下的档案材料越来越多，对存储空间也提出了更高的要求，也在很大程度上提高了档案管理工作的成本与难度。虽然现阶段纸质档案的归档管理措施逐渐优化，然而依旧表现出文件数量庞大、分类难、工作量大的问题。其二是纸质档案归档时间往往是固定的，这就让实际档案管理过程中可能存在疏漏[1]。

（二）电子档案的优缺点

一方面是电子档案的优点。进入信息时代后电子档案日益增多，电子档案管理不单单是时代发展的必然趋势，也能够有效促进档案管理效率的提升。首先，电子档案依托于信息技术和大数据、云计算等技术，能够为使用者带来更为便捷高效的查阅服务;其次，电子档案所占存储空间更小，管理成本更低;最后，电子档案能够及时归档，促进管理效率提升。

另一方面是电子档案的缺点。即便它可以存储海量信息数据，但存储载体表现出一定的不稳定性，若在电子档案存储管理时因为外部其他因素影响而造成载体破坏，电子档案也会受到损害。同时电子档案的安全性相对来说较低，比如说电子档案信息管理系统可能受到病毒影响或黑客入侵，导致档案被恶意篡改或删除。

二、纸质档案管理与电子档案管理并轨发展的基本原则

（一）共存原则

即便电子档案表现出一定的优势，但依旧是在纸质档案管理的基础上逐渐发展和形成的，档案管理工作人员应当灵活运用现代信息技术促进管理水平的提升，但并非完全摒弃过去纸质档案管理模式。另外针对电子档案资源进行管理时，可能存在档案信息数据丢失或者泄漏的问题，为确保档案资源的安全，应当将电子档案管理和纸质档案管理充分结合起来，对电子档案材料做好备份。与此同时，现阶段部分单位档案管理信息化建设还相对滞后，信息技术的应用并未普及，部分档案管理人员在实际工作中依旧较为依赖传统的纸质档案管理模式。在这样的情况下，应当确保纸质档案和电子档案的共存，将二者充分联系起来做好管理工作。

（二）互动原则

在实际工作中我们能够了解到，纸质档案和电子档案管理表现出不同的特征和要求，为促进双方的有效融合，充分发挥出纸质档案和电子档案的优势，应当推动双方之间的互动。档案管理人员需要根据单位实际需求来合理选择科学的管理模式，推动纸质档案与电子档案管理工作的不断完善。对纸质档案管理而言，能够借助于电子档案管理的相关理念和技术方法来优化基本流程，依靠高效的检索功能来为使用者提供更加便捷化的服务;对电子档案管理而言，应当利用纸质档案管理模式的实体优势做好备份工作，确保档案资源的安全性。加强双方之间的互动才可以促进档案管理工作的一体化，最终形成更加系统完善的档案管理模式。

三、纸质档案管理与电子档案管理并轨发展的对策

（一）进行同步归档整理

近年来互联网的普及发展让信息技术在各个行业与领域中得以普及运用，档案管理工作亦是如此，在实际工作中逐渐建立了档案信息化管理系统平台，让过去手工档案管理开始朝着现代信息化管理迈进。过去一直以来都是以纸质档案为主进行管理，新时期下应当促进电子档案和纸质档案管理的充分融合，促进管理效率和质量的不断提升。实际工作中首先应当确保电子档案和纸质档案同步归档，纸质档案正式归档之前需要对其实施全面深入地审核后再予以归档，电子档案信息也需要进行仔细查验，归档时确保纸质档案与电子档案的规范标准保持一致。其次需要对二者实施同步整理，对纸质档案与电子档案实施同步整理，同一份档案需要有对应一致的编号，确保信息内容保持一致，让二者可以合二为一，规范整理流程。最后要确保纸质档案和电子档案的同步鉴定。对电子档案能够选择计算机实施鉴定，根据系统预设的标准要求予以保存，纸质档案能够随时进行鉴定，确保第一时间进行归档。

（二）完善档案管理制度

促进纸质档案管理和电子档案管理的并轨发展和充分融合，必须要尽快构建更加完善系统的档案管理制度。要求档案工作者应当充分了解在新时代背景下电子档案管理工作的重要意義，基于目前的档案管理工作模式把电子档案管理的规范标准融合其中，构建二者协调互补的档案管理制度，确保档案管理工作能够科学有序开展。同时必须要推进实施统筹管理模式，把电子档案和纸质档案分隔开来，确保二者既相互独立又存在一定联系。实际管理工作中需要分开设置针对电子档案和纸质档案的独立数据库，确保两个数据库之间可以随时对接，能够传输共享各自的档案信息资源。管理工作人员必须要发挥出两种档案自身的优势，在进行档案收集、存储以及开发利用的过程中制定有针对性的方案对策，打造专门针对两种档案的管理体系，从而确保电子档案和纸质档案在实际开发利用时能够有效切换，促进档案管理服务实效性的提升[2]。

（三）强化共存和互动性

能够预见到，纸质档案与电子档案必然会保持长期共存管理的状态，在现代信息技术持续发展革新的新时代下，二者之间的融合会更加深入。从现阶段的实际情况来看，必须要强化双方的共存与互动，进而实现充分融合。这里所说的共存性即单位内部纸质档案材料和电子档案资源的共同存在，对二者进行共同管理。纸质档案是最先形成的，电子档案是依托于信息技术而产生的，所以在管理过程中需要在开展好纸质档案管理工作的基础上，利用电子档案管理作为辅助。同时针对音视频等档案资源需要建设电子档案存储数据库予以存档，另外还可以通过刻录光盘的方式来进行实物存储，如此一来二者即可共同存在，档案资源的安全性与完整性也能够得以保障。另外，档案管理人员还需要在二者共同的前提下促进它们之间的有效互动与联系。纸质档案和电子档案具有自身独有的特征，做好纸质档案管理工作能够为电子档案管理带来稳定支持，纸质档案管理过程中也需要灵活应用信息技术的优势来弥补自身缺陷。电子档案管理能够为纸质档案管理带来更多辅助，能够促及纸质档案管理效率的提升。纸质档案和电子档案的共存与互动属于当前档案建设管理工作的关键环节，是推进二者并轨发展的客观要求。

（四）提升档案人员素质

推进电子档案管理与纸质档案管理的并轨发展，首先档案工作人员必须要革新自身的思想观念，要加强档案管理人才队伍建设工作。在这一过程中应当定期组织档案管理人员参与各类教育培训活动，让其不单单能够熟悉掌握纸质档案管理的具体方法和技巧，充分理解纸质档案管理的重要意义，同时还需要学习了解现代化的管理理论和专业知识，熟悉了解电子档案管理技巧，充分发挥出信息技术在档案管理活动中的优势与价值。借助于日常自主学习和积极参与培训活动，促进档案工作人员专业能力的持续提高，将传统纸质档案管理方法和信息技术充分结合起来，实现电子档案和纸质档案的同步科学管理。另外还能够借助于引进来、走出去的方式来促进档案管理人员队伍整体素质能力的提升，确保档案管理工作的科学开展[3]。

四、结语

总而言之，推进纸质档案和电子档案的充分融合属于未来档案管理工作的必然趋势，在新时代下智慧生活与互联网办公开始成为常态，档案管理工作也应当与时俱进，档案管理人员要尽快更新自身思想观念，坚持从实践工作出发，采用更加科学合理的方法促进档案管理水平的不断提升。在实际工作中，要确保纸质档案管理和电子档案管理工作的并轨发展，让两种不同的档案管理模式充分融合，真正发挥出二者的优势，促进档案管理工作质量和效率的提升，真正发挥出纸质档案和电子档案资源的价值与作用，助力单位各项工作的有序开展。

参考文献

[1]曹丙贵，罗长文.试论纸质档案与电子档案的融合[J].蘭台内外，2020（29）：7-9.

[2]牟仙仙.基层事业单位纸质档案和电子档案的并存与融合管理[J].才智，2020（17）：234.

[3]王锡.基于城建档案纸质档案与电子档案并行管理研究[J].办公室业务，2020（05）：97+99.