招投标工作中商务工作的重要性及措施

高苗苗

(甘肃省水利水电工程局有限责任公司，甘肃 兰州 730030)

随着社会的发展，水利工程建设规模的扩大，为保证水利工程项目管理质量，需要做好招投标工作。当前，工程施工招标基本实现全面市场化，各业主对招投标文件的商务资料要求也逐渐提高，因此，需要重视商务工作。但是，当前我国水利工程项目招投标工作容易受到外部因素影响，导致水利工程项目招投标出现一些问题，进而对项目管理产生了影响。对此，水利工程项目招投标时需要重视商务工作，把控好商务资料质量，确保招投标文件真实、准确、合理、完整，进而有效规范项目招投标工作，避免招投标工作出现问题，提高招投标命中率。

1 招投标工作中商务工作重要性

水利工程项目招投标阶段需要重视商务工作开展，其对于工程项目进行十分重要。水利工程项目招投标工作涉及的资料较多，相关工作人员需要根据项目招投标工作要求以及文件资料具体表现形式进行相应的商务工作，这就需要工作人与能够全面了解项目招投标过程中涉及的文件资料以及数据信息。水利工程项目招投标工作若是对招标文件有任何疑问，工作人员需要在商务工作基础上面向业主以及代理商提出纸质资料，代理商给予澄清函，使业主和代理商了解工作情况，进而保障招投标工作能够顺利进行。此外，水利工程项目招投标工作中，商务工作也涉及了各种文件资料收集、装订、密封、提交等，文件编制时需要确保资料处理衔接好，以便管理人员可以在短期内找到招投标时所需资料，进而更好开展招投标工作。

招投标中的商务资料主要是为了中标而编制的，因此需要既能够体现招投标单位财务、设备情况，还需要体现人员配备、施工经验等，涉及的一些施工内容、报价可以让招标单位更了解投标单位。招标单位可以通过商务资料评估投标单位，进而明确投标单位是否有相应能力承担该项目建设。因此，商务工作可以评判招投标企业综合能力。此外，招标单位要想投资项目会先编制资格预审文件审查投标单位资质，若是未通过审查则失去参与机会，而招标单位主要通过对方的商务工作能力判断，全面了解投标单位，进而确定投标资质，预审后，招标单位需要评审投标文件，评审分数影响着投标总分。商务工作对于投标工作十分重要。

相对于其他项目而言，水利工程项目商务工作更具有专业性，组织也更为复杂。但是，商务工作技术含量比较低，管理人员在进行招投标工作时并不注重商务工作，导致招投标工作实施效果受到影响。因此，在项目管理开始前，需要保证招投标商务工作科学合理，并制定规范的文件格式，使招投标工作人员可以清晰认识到商务文件具体组成及其作用效果，体现项目招投标中商务文件的实际作用。若是水利工程项目招投标过程中商务工作持续问题会导致整个招投标工作难度增加，中标机率下降，对企业发展产生不良影响。因此，水利工程项目招投标工作中，需要注重商务工作，提高商务文件编制质量，使商务工作中的文件资料充分发挥优势。

2 招投标工作中商务工作问题及其解决措施

当前，招投标工作时间相对紧凑，导致工作人员需要在短期内完成大量的工作。因此，需要提前准备相关工作，不可因为时间过短而减少工作流程，继而导致投标单位中标率受到影响，进而产生严重后果。在整理投标商务资料时，需要收集商务原件，保证企业证件在有效期内，企业人员情况需要符合档案和业绩资料，这些资料直接影响着投标单位竞标成功率。

2.1 资料不一致

招标单位工作人员中，项目经理是主要人员，其对工程监督调控十分重要。实际施工过程中，很多项目单位由于一些原因时常更换项目经理，导致实际资料与中标通知书人员名单有所偏差，进而导致业绩评分评定受到直接影响。

因此，在商务工作时，项目经理需要保证资料准确，若是变更项目经理要及时办理响应手续，并更新人员资料信息，整理归档，确保后续工程验收信息一致，这就需要项目经理施工时及时变动，根据规章制度执行，保证业绩评分不会受到影响。

2.2 合同把控不到位

有些招标单位只重视施工合同条款，并不重视一些细小条款，若是施工合同出现问题，双方难以有效制约，项目工程无法有效开展，进而导致资金损失。有些建设单位施工时，因为一些原因导致建筑单位信息有所变化，合同协议书以及中标通知书不相符合，对最终评分产生影响。有些建筑单位尽管变更相关信息，但是只能够采取简单方式变更，无法采取有效的法律措施，导致变更没有备案，即时有备案也是一种形式，不具有显著作用。

因此，在签订合同前，需要把控好相关问题，保证施工合同按章程进行，对单位信息、价格、规模等进行仔细审查，若是合同发生变更需要及时进行处理，同时归档备案变更证明。

2.3 验收内容有差异

工程验收资料中涉及了相关人员、设计方案等资料，这些资料若是施工时发生变化会导致其与中标通知书不符现象，进而影响最后评标，产生巨大损失。

因此，需要保证工程人员资料、设计方案等验收资料准确，确保验收资料与合同、中标通知书保持一致并执行相关内容，进而保证业绩认定评分、资料与合同有效。

3 招投标工作中商务工作优化保障措施

3.1 组织保障

编制投标文件时，需要明确规定三大部分人员，其中商务负责人以及各标段的商务工作人员的含金量要求并不高，只需要保证工作认真、仔细、严谨且具有奉献精神即可。编制文件过程中，商务人员需要认真做好每项工作，了解一般规定以及习惯写法，日常多收集分析以往投标项目面临的失误，避免出现类似错误。商务人员还需要具备较强的沟通交流能力，与项目多沟通交流，明确项目相关信息，对比水利工程施工中可能面临的一些问题，掌握重要信息，这对于商务人员工作而言十分重要。投标项目商务负责人需要了解招标文件，仔细审核投标文件，并帮助商务人员解决可能遇到的问题，提出指导意见。通过逐级审查符合标书文件提高其质量。

3.2 掌握文件

招标文件编制期间，文件资料是重要依据，需要完整准确分析并把控招标文件内容和要求才能够提交符合要求的招标文件，防止招投标过程中出现不必要损失。

各省市招标文件是基于我国标准施工招标文件规范进行编制的，其中对于文件条包内容、格式等方面要求不同。各省市特点不同，商务工作人员需要仔细把握招标文件，不可用经验思维应对不同省市要求下的招标文件。此外，随着我国水利工程建设市场信息管理系统的完善，有些省市需要投标文件中能够体现商务人员的工作简历、业绩以及财务情况，并展示企业信誉情况，明确其与全国市场信用管理系统的填报信息是否相同，若是不同会导致废标。对此，商务人员需要在全国市场信用信息管理系统中将招标文件所需资料提前整理、填报好，防止投标工作出现问题。

3.3 注意格式

从商务工作层面来讲，需要保证水利工程项目投标过程中，各项文件资料格式科学合理，确保招投标双方在短期内可以把控各种文件资料，同时按照投标文件资料中的规章条例以及数据信息对工程项目施工单位与承包单位要求的复合程度进行判断，若是水利工程项目中投标文件所应用的格式不合理，会导致投标失常，进而对水利工程项目施工效果产生影响。通常情况下，水利工程项目投标所用文件资料中包括封面、招标书、附录、授权书、人员简历、企业业绩、财务报表等内容，严格按照给定格式编写，准确要求内容、文字、数字、标点符号等书写方式，避免出错，并注意公证部分，这就需要商务人员根据规范流程编制水利工程项目的投标 文件，确保投标稳健、准确，避免出现错误，这样才能够利用投标文件将项目建设施工单位的综合实力体现出来，为承包单位施工提供准确的投标数据。另外，编制水利工程项目投标文件前，需要组织商务人员参与培训，使其能够根据规定格式编制标准的投标文件，避免水利工程投标时，商务工作出现问题，确保文件资料能够在水利工程项目投标期间发挥最大价值。

3.4 修改缺陷

商务工作人员完成招标文件编制后，需要根据商务要求审核，若是文件资料存在异议或矛盾，商务人员和项目管理人员要在相互合作的情况下对投标文件潜在问题进行修改，但是要注意避免擅自主张修改，及时将问题和修改意见澄清给业主，同时与商务负责人展开沟通，共同修改投标文件。例如投标人需要了解工程名称与封面名称可能不符，有些甚至并未明确标明，这些问题尽管不大但是若是出现问题会产生严重问题，需要及时向业主澄清。因此，若是出现问题需要及时澄清并共同修改，这种做法既能够降低商务文件出错率，同时也能够提高管理人员的带头指导作用，进而提高商务人员工作积极性，降低投标商务工作问题发生机率。投标文件中的错误需要商务人员从施工现状入手对商务文件进行重新编制，进而为水利工程投标商务工作奠定基础。

商务负责人既要保证商务工作准确无误，同时还需要协调好商务、施工和报价等环节。投标文件编制时，需要注意投标函的重要性，投标报价数字大小需要反复审核，保证字体一致，在审核期间需要与报价人员和编制人员站会计机构同，明确组织机构框图配置的副经理、工期、人员配置、文明施工目标等，确保商务、施组以及报价等环节一致，并注意格式和商务资料一致，尤其是投标最终报价需要及时与商务人员展开核对，负责人要承担自身责任，发挥主观能动作用。水利工程投标前，施组工期若是有所调整，需要及时修改标书中的工期，避免开标时工期不符合要求，进而导致废标。

4 招投标工作中商务工作注意事项

4.1 提出疑问

通过对招标文件进行仔细研究，商务人员需要提出做好问题澄清工作，特备是技术分册、排版、装订等问题，如果暗标需要明确封面要求，提出所有问题，并确定疑问，明确具体页码和行数，清除告知对方得到准确答案。此外，投标文件中，需要明确表明水利工程工程量，利用行数计算工程量，汇总计算相应材料（表1所示），以便单位了解工程量具体情况。

表1 材料用量计算

4.2 检查文件和资料

根据招标文件规定明确文整要求，主要指的是技术分册中的用纸、纸型、页边距、标题、正文字体和字号等要求。招标文件中若是存在不清楚的地方不可擅作主张，向业主澄清，请示投标负责人进行修订。临投标之前，大量修改部位需要提醒编制人员与审核人员注意格式规范性，商务人员也要做好自检工作，避免出现差错，进而导致废标。

人员履历需要符合投标项目要求，满足招标文件中的人员资质、专业等要求，所附文件需要保证齐全，尤其是专业资格证的文件要求。

根据招标文件所提要求审查单位资质、业绩等，并由单位提前提供证明文件。文件需要符合项目特征，具有针对性业绩，尽可能将单位实力、信誉体现出来，及时补充资质审查中的不足部分。

投标文件装订时，需要注意单独装订技术内容弄成册，装订后要注意保护文件封面整洁，并在装订期间把握好装订方法，一般最后装订技术内容，避免修改期间影响表述质量。此外，装订工作签，需要充分准备好工作，防止出现不必要问题，对投标工作产生影响。装订检查作为投标文件最后工作，也是投标文件编制最主要环节，在检查投标文件时，需要检查授权书填写的被授权人是否与签署人是相同的，并将多余投标书去除掉，尽可能减少投标书。最后，需要逐页清点投标文件，避免缺页少页现象出现。

4.3 注意人员和企业素质

在选择商务工作人员时，需要注意对人员履历、证件、工作年限、业务能力等进行仔细审核，确保人员证件治疗配置齐全。同时，还需要编制、审查毕业时间、支撑，附带证书齐全，尤其是特殊要求下需要保证证书真实有效。

对于企业而言，需要根据招标文件要求，仔细审核企业资质、业绩等资料，并准备证明资料。对此，商务人员要重点收集整理相关资质治疗、已完成工程业绩资料、在建工程业绩资料以及履约信誉治疗等。与此同时，根据工程特征将企业经营业绩反应出来，尽可能将企业良好企业形象、业绩展示出来。

4.4 做好其他工作

一方面，招标文件密封铅需要根据要求逐一检查所提交的文件，确认标段符合度，文件齐全性，是否需要密封等。投标文件密封要根据招标文件要求落实好，其中包括了份数足够程度、正副本章、内外封面标志、文件内部书写情况等。

另一方面，投标文件授权书装订完成后，还需要在投标时准备好齐全的授权书，为递交标书以及开标工作做好检查。若是业主需要核验，需要准备好所有原件，以供检验。当前，很多招标文件拟定的项目经理需要进入开标现场进行开标，授权也是项目经理，对此，商务人员要仔细阅读招标文件中的要求。

5 结语

综上所述，本文主要研究了水利工程项目招标时商务工作相关内容。商务工作是投标文件编制和提交的重要部分，注意事项较多，本文阐述方面较少，研究不够深入，需要进一步深入。同时，随着建设单位要求变更资料，招标文件也随之变化，商务工作人员需要认证严谨对待企业的要求，重视投标工作，掌握规范的招标文件编制方法和要求，凭借丰富的经验消除差错，保证投标文件正确规范，避免废标现象出现。