数字化趋势下高校行政信息管理流程优化

温子春

（浙江警官职业学院,浙江 杭州 310018）

我国高校经过多年信息化建设，建立了相对成熟的教学、科研、管理、服务等业务管理系统，为高校规范化、数字化管理提供了支撑。在国家“十四五”规划提出“以数字化转型整体驱动生产方式、生活方式和治理方式变革”背景下，如何管理和利用现有信息系统积累的数据资源，驱动高校管理创新，成为高校数字化改革的重点任务。基于此，以浙江省某职业学院为例，研究数据管理升级路径。

1 管理信息系统运行现状

目前，该校信息系统是在高校职能式组织结构设置的基础上，按职能分工的岗位责任制，建立的信息系统体系。该学院有179个管理子系统之间已完成部分数据实时共享与交换，比如OA系统与人事系统共享培训申请和挂职锻炼、OA办公与数据标准库共享办公文件管理等。具体系统信息资料如表1所示。

表1 学校行政信息系统基本情况

由于缺乏顶层规划和整体设计，上述各信息系统建设内容是以业务部门需求为核心的单独系统，存在严重的数据孤岛问题，且开发时间不一致，定期备份周期不同，导致了数据只能在系统内流转而无法实现系统间的常态化互通与共享[1]，如图1所示。

图1 职能分工基础上的行政信息系统运行现状

2 信息管理存在的问题

随着信息化的发展，高校信息系统数据管理的现状，难以满足各方面的需求。本文分别从上级管理部门、部门之间数据交互场景与需求、师生需求角度，分析数字化趋势下高校数据管理存在的问题。

2.1 与上级管理部门标准化数据需求存在差异

浙江省教育厅办公室关于建立公办高校审计数据报送机制（浙教办函［2020］216号）文件要求，为全面系统推进高校审计信息化建设，各高校建立常态化的审计数据报送机制，定期提供信息系统电子数据。数据内容包括一卡通系统、教务系统、资产管理系统、科研项目管理系统、图书管理系统、学工系统、采购系统、收费系统、就业系统、招生系统、宿舍管理系统、人事系统、出国管理系统、校园交通管理系统、基建管理系统、继续教育系统、公车管理系统、财务系统等信息系统结构化标准数据，并定期提交增量数据、不定期提交非结构化数据。

根据教育厅、审计厅的数据需求，高校各部门首先要提取各自系统原始数据，然后按要求转化为标准化数据，再集中收集、汇总、提交。在各系统原始数据采集、转换过程中，各独立系统数据的格式、数据要素与教育厅的标准化需求间存在差异，并且部分系统标准化数据缺失。另外，由于职能分工不同，部分数据采集需几个部门共同完成，比如采购系统数据需要后勤处、实训中心、财务处共同提供，在数据整合中存在三个部门数据交叉重叠的现象。

2.2 部门之间数据共享难以实现

在高校日常管理过程中，各部门系统间的业务相互依赖性不断增强，存在数据传递和业务关联。但由于各业务系统独立进行数据采集、更新，在相互提供数据时，存在数据口径不统一、数据截止日期不统一、信息不一致等问题，造成部门之间数据很难共享。比如，退役复学学生学费减免业务涉及办公OA系统、教务学籍管理、财务处理系统，由于信息不对称，容易造成学费漏收或重复收取等问题。在具体业务处理过程中，财务部门工作人员反复核对大量数据，重复劳动，工作效率低下。如财务部门学费账户学生助学贷款到账后，账务处理业务需要学生处根据助学贷款系统提供学生贷款到账信息，包括学生名单、金额、到账日期等。由于两个部门工作进展不一致，学生助学贷款系统与财务学费账户到款信息无法及时核对，在业务处理过程中，容易出现记账错误等问题。

2.3 师生信息获取体验满意度低

通过对该学院师生的调研，发现师生数据获取体验满意度低，主要存在以下问题：一是学生对信息获取途径不明。被调研的学生中，70%以上学生不知道从哪些途径获取有关专业培养计划、课程体系、就业情况的信息，甚至大部分学生不知道利用数字图书馆资源查询资料。大部分学生对比较关注的学费缴费情况、各类奖学金、助学金、补助等发放进度查询途径不清楚。二是公共信息更新不及时，存在“一数多源”问题。校园网络信息更新不及时，同一信息各部门提供数据不一致、数据分散等造成教师在信息需求、获取过程中满意度低。三是数据重复、反复采集的问题。比如，教务系统有教师的基本情况、授课名单、教改课题、指导竞赛等信息，科研系统有教师横向、纵向科研信息，人事系统有培训、会议信息等，同一位教工信息独立存在于不同的部门系统中。在每年教师信息采集、年度考核、职称评审时，要填报授课课时、毕业论文、毕业综合实践、培训、科研等信息，需要从毕业实践平台、教务系统、科研系统等系统分类采集、整理，任务烦琐，工作量大。

3 高校信息管理流程升级路径

鉴于高校行政管理机构的特殊性，对信息管理的流程改造以现有流程为出发点，本着“减量提质”的优化思路，推动流程再造、业务协同。实现“数据通、业务通、查得通、办得通”的目标，节约运行成本，提高信息智能化管理水平。

表2 高校师生数据业务需求

借鉴数据驱动理念，提出在统一数据标准基础上，建立数据共享中心，构建智慧校园大数据平台，为数据驱动高校管理智能化、科学化提供支撑。

3.1 建立统一的数据标准

以浙江省高校审计信息化建设为契机，根据常态化审计数据报送数据标准要求，建立统一的数据标准。将各部门管理系统原始数据表结构对照教育厅统一的结构化数据表结构，逐一匹配、转化、提取，并做好数据完整性复核、一致性复核和表间关系复核，形成统一的数据标准，最大程度上实现信息优化管理和资源共享。

对于已经建立业务系统的部门，主要做法是定期对各系统数据库全库备份，完成标准化数据采集转化和校验；没有业务系统的部门，在日常数据采集过程中，可以参照以下规范，建立标准化数据库。

图3 标准化数据格式

3.2 建立共享数据中心

上级教育主管部门标准化数据报送方式，是各高校信息技术人员按要求将相关结构化数据，放置在前置数据库中。各高校需建立专用的数据传输服务器等设备，设置申请的IP地址，要建立相关安全机制，确保数据传输的安全性。也就是说，在审计数据定期报送机制下，浙江省高校行政信息系统所有的结构化数据和非结构化数据都集中在各校信息技术部门，在此基础上，建立共享数据中心。

通过该中心来实现各部门数据的共享和交换，进而提高工作效率。各部门系统都与共享数据中心对接，如图4所示。该方案能够有效避免业务系统直连而导致的复杂业务逻辑，同时也规避了源数据传递而带来的安全隐患[2]。建立高校内部数据共享中心，各系统在统一的数据标准基础上，将部门信息汇聚于学校内部共享中心。

图4 数据逻辑结构演变：由网状变为星状

3.3 构建大数据共享平台

按照“一数一源、动态更新”的原则，建立校级数据仓库，构建数据共享平台，如图3所示。共享数据中心按照“数据挖掘——量化分析——相关分析——预测决策”[3]，将提供面向师生的个人数据服务和面向管理决策的数据分析服务。通过梳理各个业务部门及服务部门的服务清单，逐一列出每个部门对外提供的服务详情；梳理服务数据资源共享需求清单，坚持按需共享原则，完善服务数据共享机制，提供及时、准确、不间断的数据共享服务，为全校信息服务应用提供支撑。

4 结语

高校以往的业务流程建立在单系统基础上，仅从部门内部管理的角度出发[4]，对上级管理部门数据提供、部门之间数据共享、学校领导决策数据分析、师生数据获取的体验和满意度等方面关注不够。在高校信息化建设背景下，行政信息管理业务流程必须面向用户，在共享数据中心的基础上，优化已有业务流程，解决信息孤岛、应用孤岛、资源孤岛等问题[5]，达到信息共享、业务整合、资源协同的现代化信息管理要求。

图5 高校大数据共享平台模型