行政管理档案信息化建设的实现与对策研究

白冬慧

（山西九昌房地产开发有限公司,山西 太原 030000）

近年来，随着信息科技的发展，企业通过利用现代化的科学信息技术对传统档案管理模式进行改革与突破，使得档案管理的职能不再仅限于收集、整理与保存等方面，而更注重档案查询的便利化与灵活性功能。但很多企业和事业单位在行政档案信息化建设方面都存在一些局限性，这会影响档案管理效率的提升、档案管理成效的展示。因此，在管理行政档案时，企业和事业单位要重视档案信息化建设工作的有序开展，从档案信息化建设的思路、方法、路径与机制等方面不断完善企业档案信息化建设的内容与流程，并建立便于档案管理的信息化系统，使得繁杂、错综的档案信息或者数据得以整合，便于各部门对档案数据或者信息的查询、调用等，从而推动企业或事业单位的行政效率。

1 档案信息化的相关理论概述

1.1 档案信息化建设的概念及内涵

档案是政治、经济、社会、文化等各方面实践活动的记录性文件，档案管理者通过对档案的收集和整理，能够实现档案留存与传承。档案信息化建设主要指的是应用信息技术对各类档案实施快捷管理，通过对档案管理现状、问题进行重新思考，利用新理论、新原则和新方法建立档案管理与服务的框架与流程，最终实现档案的信息化服务。

在档案信息化建设过程中，应用数据压缩、数据库以及高效扫描等技术来对声像文件、纸质文件等已归档、介质档案进行信息化档案建设与管理，通过档案信息管理系统的建设来组织成具有有序结构的档案信息库。在开展档案信息化建设时，主要遵循效益性、安全性和规范性原则，科学、有序地对档案进行信息化建设与管理[1]。档案信息化建设通过应用科学信息技术对实体档案条目信息的采集，将其转化成数字化、电子化的档案，便于应用和管理。如下图所示。

图1 电子化档案采集

1.2 档案信息化建设的流程

档案信息化建设的流程主要是分类整理档案→档案交接→索引著录→档案拆分→扫描档案→处理图像→质量检验→图像和索引挂接→案卷整理。档案信息化建设流程的具体内容如表1所示。

表1 档案信息化建设流程内容

2 行政档案管理信息化建设的重要性分析

档案是企业或者事业单位的重要文件和资源。随着企业或者事业单位的持续经营与发展，档案文件以及数据信息资源也在持续增加，这会使档案管理变得更难更复杂。如果单一地应用传统的档案管理模式，其效率很难得到提升。积极开展行政档案管理信息化建设工作，能够传统档案管理过程中存在的问题与局限进行更好地规避和弥补，提升档案综合管理与利用效率。由此可见，利用信息技术来建设电子化、信息化的行政档案管理模式、系统或者流程，有利于实现企业档案信息化管理目标。

2.1 有利于实现档案的科学管理与优化配置

企业在管理档案时，由于档案具有繁杂性，所以很容易出现纰漏或者问题。积极开展档案信息化建设工作，能够对传统档案的众多局限进行突破，推动档案管理逐渐向信息化方向发展与转变，使得传统档案从利用、保管等职能逐渐向管理、服务等职能转变，增强档案管理的科学性与合理性，进而实现档案的科学管理和档案资源的优化配置，为企业各个部门提供更加优质、便捷以及高效的服务。与此同时，企业在面对当前档案管理现状时，通过建设档案信息化管理，能够有效节约工作人员的时间和精力，推动企业行政档案管理更加规范化、全面化与综合化，为企业员工在档案管理方面的工作奠定坚实的基础[2]。

2.2 有利于企业业务高效开展

在企业的实际运营过程中，档案的利用率相对较高，完整的档案信息可使企业管理者或使用者能够快速、有效地确认和解决一些工作上的问题，鉴于此，企业注重行政档案的信息化建设与管理。不仅如此，很多企业的管理者在制定经营决策以及未来发展规划时也需要前期档案的支撑，在充分了解以往经营业务以及信息资料等的基础上，才能够更好地制定企业未来发展计划与经营战略方针。企业积极建设信息化档案，能够给档案使用者提供更加便利化的条件去查阅信息或者资料，为企业经营决策的科学制定提供助力与支撑。

2.3 有利于增强档案管理的延续性与共享性

企业按照档案信息化建设流程将档案保存成电子化或者数字化档案，能够实现“一存多用”的功，只需将纸质档案进行扫描、校队和存储，企业多部门之间就可以进行档案信息的共享，且信息化档案可以永久保存，其与纸质档案相比更具有延续性和时效性。

3 行政档案管理信息化建设的局限性分析

3.1 档案信息收集存在不完整性

目前，一些企业并没有重视档案的信息化建设与管理，档案管理过于形式化，没有发挥其真正的意义与价值。很多企业在收集与整理档案信息时，缺乏连续性与完整性，导致档案管理效率较为低下。同时由于企业的档案信息不仅仅局限在单一部门或者科室，每个部门都会有自己的档案资料和存档信息。企业的档案管理人员在收集档案信息时，由于收集途径的多元化，且档案交接或者数据统计口径存在不一致等问题，导致档案信息的整理难度加大，这在一定程度上会影响档案信息的完整性，影响档案信息化建设的进度与水平。不仅如此，由于各部门、各科室所提供的档案文本或者信息数据存在不一致、不统一等问题，所有上传的档案数据并不能够全部在档案信息管理系统或者平台中显示，一些档案信息资料会失去其自身的价值，也会导致档案信息共享性消失，这种收集的不完整、不闭合的信息数据不具备可用性，影响档案信息化建设工作的高效开展[3]。

3.2 档案信息化建设安全性有待提升

在档案管理信息化建设工作中，计算机技术以及网络技术的应用是建设档案信息化不可或缺的重要技术。在企业档案管理工作中，档案是实施分级管理的，一些档案具有保密性，需要在系统中加密，整个档案管理信息系统也都需要利用数据监测、恢复等技术进行加持，并对系统防火墙进行设置和完善，保护档案信息的安全性。如果没有对档案信息进行权限和加密管理，很容易造成档案信息泄露、丢失或者遭受黑客、病毒的入侵，最终给企业的经营带来风险，严重的则会造成不可估量的损失。因此，企业在开展行政档案信息化建设和管理时，必须要重其安全性的提升，维护企业利益。

3.3 缺乏档案信息化管理人才

很多企业现有的档案管理人员所掌握的档案管理技术或者具备的档案管理经验较为传统，其虽然有着丰富的档案管理经验，但是过多拘泥于纸质文件或者档案的管理，在很多工作中积累的有效管理模式或者方法多适用于纸质档案，对于信息化、数字化档案管理工作并不适用，因而企业建设的信息化档案需要更为专业的管理人员来进行管理。在管理数字化档案或者电子档案时，企业行政档案管理人员不仅要掌握管理档案的现代化技术或者方法，而且也要具备信息化档案管理的业务能力与水平，要能够灵活应用信息化档案管理系统或者软件，这样才能够更加适应档案信息化建设与管理工作[4]。目前，一些企业的档案管理人员的业务能力与专业水平不足，企业必须要充分认知自身在档案管理方面存在的滞后性。不要忽视档案的重要作用，在档案人员的选拔、聘用与培训上要做好规划，这样才能够在档案的信息化建设与管理工作中有的放矢。

4 行政档案管理信息化建设方略探究

面对当前行政档案信息化建设与管理过程中存在的众多局限与不足，企业必须要充分认知建设信息化行政档案管理的重要性，并积极完善和规避信息化档案建设与管理过程中的弊端与漏洞，从制度、管理、系统以及人员等多方面、多角度来建设健全并完善信息化行政档案管理体系，维护好企业档案的安全性，推动企业经营效率与管理水平的进一步提升。

4.1 重视档案信息化管理机制的健全和完善

较为健全和完善的制度能够为档案管理信息化建设工作提供更好地保障。而在机制的健全和完善方面，企业要注重思路的转化，结合科技时代的发展步伐以及企业档案管理的实际需求，将数字化档案建设工作当作出发点和立足点，以点带面地进行档案信息化建设。企业在建设信息化档案时，要注重对档案信息安全性的维护，结合国家以及地方在档案管理方面的机制与标准或者规范来对档案进行规范化管理。企业要健全档案管理机制，需从各个方面来规范档案管理信息化建设的行为，规避和克服行政档案管理信息化建设过程中存在的诸多问题[5]。与此同时，企业要完善档案管理机制，需要明确档案管理人员的岗位职责，制定合理、科学的考核机制与流程，规范档案管理人员的行为，并对档案管理人员工作的积极性进行有效的激励与调动，推动档案信息化建设水平的有效提升。为企业档案的高效提供有效的制度保障，推动企业档案管理信息化建设实效性的快速提高。

4.2 重视信息化档案管理系统的开发与利用

企业要想更好地实现行政档案管理的信息化，重视信息化档案管理系统的开发与利用是核心和关键。企业要重视纸质档案的数字化采集、整理与升级，应用科学的统计方法来对数字化档案进行整理和分类。在建设信息化行政档案管理系统时，企业可以按照时间、类别、部门或者科室等内容进行档案信息的采集、归类与整理，所有档案信息的录入要保证完整性和详尽性。此外，企业也要注重档案信息安全性的建设，定期做好档案信息管理系统的维护与检修，定期更新防火墙、安装杀毒软件等，并对档案信息实施更新与上传，保证档案信息应用时效性与实效性的统一。

4.3 重视档案信息化管理人才的聘用与培训

针对档案管理人员，很多企业都缺乏档案信息化管理人才。企业现有的档案管理人员的思路、方法与经验多与纸质档案管理密切相关，而在数字化档案管理方面的技术或者方法掌握得并不多，缺乏丰富的管理经验与方法，这从根本上来讲，不利于企业行政档案信息化建设与管理，对于行政档案利用效率的提升也非常不利。因此，面对档案信息化管理人才贫瘠的现状，企业要注重选拔与聘用优秀档案管理人才，同时也可以对档案管理人员进行专业的信息化培训，通过线上与线下相结合培训模式的应用，让企业档案管理人员能够更系统地学习与掌握档案信息化管理的方法与内容，从而有利于提升企业档案信息化管理水平。与此同时，企业档案管理人员也要不断解放思想、与时俱进，秉承“活到老、学到老”的精神，结合时代的发展趋势，利用自己的业余时间不断学习档案信息化管理的相关内容与方法，精进自身档案管理能力，提升档案管理人员的业务能力与专业水平，同时也可以为企业行政档案管理的信息化建设建言献策，帮助企业快速、高效地建立更为全面、系统且高效的档案管理体系，更好地发挥行政档案信息化建设与管理的效果[6]。

4.4 重视档案信息化管理工作的全面开展

在行政档案的管理上，一些企业并没有予以充分且全面的重视，很多企业多秉承“重业务、轻档案”的思维，在档案管理方面没有更多的标准和要求，因而导致企业档案信息化建设工作搁浅。基于此，企业要想建设更加系统且全面的信息化档案管理体系，重视档案信息化建设工作的开展，指定专门人员进行档案的信息化建设与管理工作，积极做好档案的归集、整理、分类、录入、扫描、上传等工作，一次上传、终身享用，逐步实现档案信息的共享与应用，为企业各项经营业务的开展、管理水平的提升奠定基础。

5 结语

目前，在行政档案管理过程中，并不是所有企业都重视档案信息化建设。一些企业认为档案管理没有业务管理重要，忽视了档案管理的重要性，这会导致企业经营管理效率的降低。因此，企业必须要重视档案管理工作的高效开展，充分意识到档案管理的重要性，认知企业在档案信息化建设过程中存在的问题，从而提出更加有效的信息化建设措施，从档案管理人员、管理系统、管理机制等多个方面来推动档案信息化建设、管理与应用，增强企业档案管理实效性。