浅谈公立医院科研经费管理中的信息共享

王鑫

（北京清华长庚医院，北京 102218）

随着国家对科研项目研究的重视，越来越多的科研经费投入到公立医院，既为我国医疗卫生事业的发展助力，也整体提高了民众的医疗保障水平。医院作为科研项目承担单位，做好课题研究是根本，但科研经费管理水平直接反映医院的重视程度，逐步成为评价一个医院综合实力的重要指标之一。国家对于所拨付科研经费的审计也越来越严格，因此如何合理、高效地对科研项目进行管理，是公立医院需要面对的新挑战。

一、公立医院科研经费管理的重要性

目前，公立医院科研项目管理主要涉及立项、预算、经费、结题及科研成果转化五个部分的内容，整体流程如图1所示。

图1 公立医院科研项目管理流程

科研项目需要科研部门、项目实施部门与财务部门的协同管理。其中科研经费管理可以说是贯穿始终，从立项申报时的预算规划，到经费下达后的开支使用，再到结题时的财务资料整理，每一个环节都透露出经费管理的重要性。而对于一些医院科研人员来说，作为课题负责人，投入项目研究的同时，还需要兼顾经费管理，确实也有些勉为其难。所以，我们有时可以发现由于预算规划不合理，项目负责人在为如何开支抓耳挠腮；也有时由于经费使用不合理，审计公司不认可，影响最后的项目结题而捶胸顿足；更有甚者因为没能全面了解财务报销规定，凭证反复审退签改，直接影响到研究人员的科研热情。基于此，科研经费的合理规划、高效使用，对加强公立医院科研经费的管理十分重要。

二、公立医院科研经费管理中存在的问题

（一）各部门沟通不充分

公立医院中科研经费管理通常主要涉及科研部门与财务部门，需要部门之间密切合作，而由于管理目标不完全一致，两个部门有着不同的工作职责分工。公立医院科研部门主要把控课题项目的整体执行情况，注重项目结果；财务部门则是在相关财务管理制度下，审核财务支出的标准，关注财务报销资料完整。正是由于这种独立的管理方式，两个部门很难做到信息共享且互通，经常在财务部门收到某个科研项目经费，却不知道是哪位课题负责人的，咨询一圈费时费力不说，课题经费未能及时入账，影响项目研究的经费支付进度。

（二）科研项目预算规划不够专业

科研项目预算规划是研究人员在科研部门指导下，遵照课题项目申报的具体要求来填列，很少能得到专业财务人员的建议。通常情况下，课题负责人都是凭借自己的以往经验来填写，没有经验的就只能先摸石头过河，草率应付了事。因为缺乏对财务预算知识的全面了解，课题负责人就会觉得项目预算相比课题申报、组织研究起来，就显得不是那么重要了，也就更不可能分析、考量预算的合理性。课题经费支出过程中，项目预算情况财务不能及时掌握，这种信息不对称造成资金使用与预算情况差异较大，影响预算执行与审核。

（三）科研经费支出计划性不强

项目研发人员作为课题专业人士，从科研项目申报开始，都是以项目研究为主线，课题项目出成果为导向，对于科研经费支出通常都是不太关注的，更不用说科研经费支出的计划了。有的快到项目结题了也都还没怎么支出经费，形成项目经费的大量结余；有的科研人员觉得项目申请下来，认为就是自己可支配的专用资金了，随意开支超过了原来的预算规划，结题时又开始各种预算调整；还有的研发人员在被告知快到结题期限时，才开始疯狂的突击花钱，给财务人员造成极大的工作压力不说，后期结题审计不合乎要求，还有一批凌乱的财务调账，形成隐形的审计风险。

（四）提供经费结题佐证资料的工作量大

在科研项目中期检查或结题审计期，课题项目负责人申请经费支出情况的查询，由于课题经费支出明细数据只有财务部门能提供，财务人员工作量大。如果赶上检查或结题审计的集中时期，对于没有前期佐证资料的预备，财务人员的工作状态就是忙乱，这不仅降低了数据提供的效率，也影响到佐证报告资料的质量。

（五）内部监管缺乏全面性

目前，公立医院科研经费内部监管主要依靠内部审计部门。出于审计人员的专业限制，对于课题项目从立项到结题审计的全过程，不可能做到全面了解，无法参与到预算前后的管理。再加上随着医院科研项目的与日俱增，研究周期不统一，审计人员只能采用抽检经费支出情况的工作方式，进而出现课题项目经费使用效率不高、突击花钱等缺乏监督管理的现象。

三、信息共享在公立医院科研经费管理中的对策研究

（一）信息共享的内涵

通常来说，就是在不同层次、不同部门信息系统之间，信息或资源通过互联网媒介实现交流与共享的活动。信息共享的目的是优化资源配置，节约社会成本，提高信息资源利用率。

（二）信息共享在解决科研经费管理问题中的积极意义

信息共享是沟通和连接科研相关部门的桥梁，提供了一种解决部门间沟通不充分的途径；财务人员可以通过这个桥梁延伸到科研项目管理的前端，给研究人员更为专业的预算规划建议；财务部门也可以通过信息共享了解科研项目的具体预算下达情况，配合科研部门，一起把控科研项目的支出进度，更高质量地完成项目经费的使用；搭建信息共享平台，财务人员能提前了解到项目的中期检查或结题审计时间，做好佐证资料的充分准备，提高数据服务质量；审计部门也能在信息共享平台上，全面了解科研项目的支出情况，从整体掌握进度执行，监督管理做到有的放矢，最大限度地降低审计风险。

（三）科研经费管理信息共享平台的搭建

基于目前互联网、大数据以及医院信息管理系统，搭建科研经费管理信息共享平台，旨在深入融合各部门的信息数据，用数据来主动服务医院科研项目的实施与发展。

为实现课题项目“事前-事中-事后”的闭环服务管理，科研经费管理信息共享平台搭建如图2所示，搭建医院信息共享平台的要点有：首先，需要保证医院信息共享平台搭建的软硬件环境的安全性，又由于课题项目的特殊性，还必须关注平台的保密机制建立。其次，科研信息及财务数据的导入需要注意完整性，科研项目中的关键信息包括项目名称、项目编号、项目负责人、项目来源、立项日期、开始日期及完成日期，财务数据中的主要内容涵盖科研项目编号、部门代号、摘要名称、科目代号及金额等。再次，在信息数据融合过程中，科研项目编号作为科研项目信息及财务数据的唯一关联标识，制定合理且完善的项目编号规则至关重要。最后，数据输出服务环节，申请人在限定的查询权限内，通过科研部门及财务部门的审批后，获得查询数据的服务。

图2 科研经费管理信息共享平台

（四）信息共享平台的预期功能实现

1.融合信息数据

信息共享平台的首要功能就是能够将科研部门的项目信息与财务部门的财务数据通过标准的项目编号融合在一起。在课题立项后，财务部门就能收到平台提醒，关注此笔项目的经费拨款情况，做到及时入账，真正实现心中有数；科研部门通过财务入账数据查询，沟通研究人员，进入正式课题项目的研究工作。

2.预算规划标准化

利用信息共享平台的数据处理功能，为研究人员的立项预算申报提供数据参考。经费来源不同的项目，依据经费管理办法具体要求，提供此类经费明细预算项目的填写参考标准值及总预算的占比。比如科研项目预算填报中经常涉及的材料费、测试化验加工费、差旅费、会议费、劳务费等，研究人员就可以凭此规划更加符合实际科研情况。

3.控制经费支出进度

在平台预算规划的范围内，关注科研项目经费的支出情况。财务部门首先及时将费用报销或采购支出的数据反馈回信息共享平台，配合科研部门监督管理。如果出现项目支出慢于平台预先设置的预算执行进度，系统自动通过短信或邮件方式提醒课题研究人员，并将异常情况提供给科研部门，减少预算调整的概率，更加合理、高效的使用科研经费。

4.提供规范的结题数据

信息共享平台中存储科研项目的计划结题时间，财务人员可以根据研究人员申报课题结题的情况，提前对平台中的财务数据进行过滤整理，设置项目结题数据提供模板。在进入项目结题时期，财务部门按照模板规范提供财务数据，保障科研项目的顺利结题。

5.内部审计监督

通过信息共享平台的数据融合、加工及提供功能，为医院内部审计部门创造一个全过程监管的环境，提前和科研部门、财务部门和研究人员进行沟通，不定期地进行项目专项审计，提高医院科研经费的内部控制工作质量。

四、结束语

为进一步激励科研人员多出高质量科技成果、为实现高水平科技自立自强作出重大贡献，2021年国办发〔2021〕32号文关于《关于改革完善中央财政科研经费管理的若干意见》，其中提到需要通过简化预算编制及下放预算调剂权来扩大项目负责人的经费管理自主权，还通过改进财务报销管理方式、落实科研财务助理制度及简化科研项目验收结题财务管理等举措来减轻科研人员的事务性负担，这一切都告诉我们，国家正在科研外围提供政策扶持。作为科研人员的依托单位，我们更应该积极思考如何打通信息数据，从科研内部提供更优质的服务。

因此，公立医院对于科研经费合理、高效进行管理的这个新挑战，可以从科研经费管理中发现的问题出发，基于目前互联网、大数据相对安全、完善的软硬件环境，搭建科研经费管理的信息共享平台，将科研相关人员从烦琐的数据提取、整理、提供的工作中解放出来，更加有效的提升科研经费管理水平，服务于研究人员，推动公立医院科研发展。