水利科技档案页码编制探讨

詹小米,李丽萍,郑丹阳,黄誉艳

(广东省水利水电科研究院，广州 510635)

水利科技档案是应当归档保存的水利科技文件材料，是在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中按照一定的程序和要求直接形成的文字、图表等不同形式与载体的历史记录，具有专业性强、种类和类型的多样性、成套性、现实使用性等特点，是对水利工程建设管理科技成果的真实记录。特别是企事业单位的档案，在单位各项资质延续申请、质量体系的评审、工程招投标、科研生产项目参考、职称申报、固定资产备案等发挥重要作用。随着水利科技事业的发展进步，水利科技档案管理对未来继续进行水利工程研究与建设管理具有重要参考意义，而页码是水利科技档案材料每一页面标明次序的号码，不仅用于统计档案材料的页数，以便于检索，还可以防止文件的某一部分遗失。

1 水利科技档案页码编制的意义

页码编制是水利科技档案整理的一项基本工作。也是档案工作人员的基本功，也是档案整理的基本要求。

页码编制是为档案材料编制页号。其意义不仅在于固定文件、明确档案材料的数量、位置和次序，更有利于档案工作人员对档案完整情况的统计。在确定归档材料的总页数的同时又确定了档案材料的先后次序。再者可以保护文件，文件页面页码的存在，可预防档案利用过程中不慎造成的页面丢失，在未来查找利用时，可及时发现拆页、掉页、缺页的情况，方便档案工作人员掌握档案的完整情况，确保档案的安全，提高查阅、检索速度。

2 水利科技档案页码编制原则

2.1 依法原则

页码编制的方式、方法、工具、位置字符等要求应遵循现行档案业务规范，应做到有章可循，依据标准规范，确切地保持档案的基本属性，即原始记录性。

2.2 不干预原则

不干预原则是指在不影响原有水利科技档案页码作用的基础上，如果水利科技档案原有页码，应保护档案原始记录、保护档案原件，不需重新编写页码。

2.3 稳定性原则

在水利科技档案页码编制中，除了遵循标准规范外，应科学地、合理地保持统一性和稳定性，书写或打印页码更方便，而且效率会更高。不能因个人习惯、时间变化等因素随意更改，在新的档案标准规范实施前，应保持页码编制方法的稳定性和统一性。

3 卷内水利科技文件页码编写要求

3.1 规范页码编写位置

根据国家标准，《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822—2008)6.1条款卷内科技文件页号编写中，6.1.1条款案卷内科技文件以件为单位编写页号，以有效内容的页面为1页[1]。6.1.2条款已有页号的文件可不再重新编写页号[1]。6.1.3条款卷内目录、卷内备考表不编写页号[1]，并未明确指定编页的具体位置。而在2016年6月1日实施的文书档案保存的《归档文件整理规则》(DA/T 22—2015)6.3条款中则提到了编页的位置。笔者认为，文书档案跟科技档案虽有区别，但页码编制是一样的，且科技档案没有具体规定案卷页号的编写位置，也许正好是给了档案工作人员一点“自由度”，可以根据文件编号处的批注、页边距等实际情况决定。

3.2 判断页码有效页

2008年的国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822—2008)提出案卷内科技文件以件为单位编写页号，以有效内容的页面为1页。

根据日常档案工作实际经验和档案标准规范，判断“有效页”的方法有以下几点：

① 待编页面应有数字、图表、文字等内容；

② 待编页码的页面内容与本卷内容相关；

③ 封面、扉页、目录页、封底均不编写页号；

④ 为便于查找文件在文件章节中间插入的彩色隔页应为无效页，不应编制页码。

在编制页码过程中，可能还会遇到空白页的情况，空白页是指页面无文字或图表等相关内容，但已经编制页码，或者虽然没有明确标注页码，但事实上已经计入页码的[2]，处理方法是明确编制页码，在此页面上加盖“此页空白”印章。

4 水利科技档案页码编写工具

在传统页码编写作法中，一般用手写编码或当页数很多时采用金属自动打码机进行页码编写。手写的编码工具一般采用黑色中性笔或钢笔。

4.1 黑色中性笔或钢笔

从档案的永久性考虑，档案页码编制宜采用黑色中性笔或钢笔等不易褪色的工具材料进行编制。特别是保存期限长，存放时限无限制的水利科技档案[3]，不应选择铅笔、纯蓝墨水、普通圆珠笔等易褪色的字迹材料。

4.2 自动打码机

当采用金属自动打码机进行编码时，首先需要对金属自动打码机进行加墨、调节连数等相关操作。打码机使用方便，应选印迹快干、清晰、耐水耐光质量高的油墨，打印页码整齐美观[4]，但因为是手工翻页打码，有时手动翻页会发生有多翻页(1次误翻多页)现象，出现打码漏页现象，所以要求档案工作人员在打码时一定要专心、细心、耐心，尽可能避免打漏页码。

5 水利科技档案页码编制方法

水利科技档案以件为单位编写页码的文件，以有图表、文字等有效内容的页面为一页。根据《归档文件整理规则》(DA/T 22—2015)6.3.3条款，文件材料已印制成册，并编有页码的，拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变[5]，即已有页码的档案文件可不再重新编写页码。

编写原则主要有以下几点：

① 逐页采用阿拉伯数字累计编写页号；

② 凡有书写内容的页面(包括文字、图表)均应编写页号，自第1页开始，按自然号编写，每一页连续编写；

③ 统一原则，单面书写的水利科技文件材料，页码标注在文件正面的右下角；双面书写的水利科技文件材料，正面页码标注在文件正面的右下角、背面页码标注在文件背面的左下角。

6 页码编制出错的处理方式

水利科技档案作为各单位在从事水利工作及相关活动中形成的应当保存的文件材料[6]，也是单位档案资源的重要组成部分。档案工作是一项平凡、枯燥又具有连续、持续性的工作，而页码编制更是一项基础工作，因此，要求档案人员具有负责、细心、耐心、专研的工作态度。

1) 漏编

如第100页和101页之间漏编了1页，可以把100页修改为100-1，把漏编的1页编为100-2，但在备考表注明时应备注第100页为2页，并在写备考表说明总页数时增加1页。

2) 重编

在用中性笔编写页码时，往往出现编码重复情况，即1页编了2个页码，如100页编码2次，可以修改为100-1， 100-2，但在备考表注明时应备注第100页为2页，并在写备考表说明总页数时增加1页。

3) 错编

在用中性笔编写页码时，往往有书写跳页情况，如第80页后的页码应为第81页，结果写成82页了，可以把80修改为80-81，但在备考表说明时应备注80-81页为1页，并在写备考表说明总页数时减1页。

7 页次与页数的区别

在实际工作中，发现个别档案人员分不清页数和页次[7-8]，在编制卷内目录和备考表时，混淆了页次和页数，笔者从概念、表示方法对页次与页数进行了区别分析。

7.1 概念不同

页次：是指页面总数的当前页。页次表示的是位于第几页，一共有多少页。

页数：指页面总数，也指打印后的文件共多少页，表示的是一共有多少页，即每份归档文件的总页数。

7.2 表示方法不同

页次如10/60，表示是位于第10页，一共有60页。页数100就表示一共有100页。

8 卷与件整理的页码表示方法

按照国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822—2008)7.1条款，案卷内文件可整卷装订或以件为单位装订[1]。装订方法不一样，页码编写方法也不同。每个案卷的序号和页号是相对独立，卷内所有文件的页号应是1个流水号，不同案卷之间不应连续编写序号和页号。以卷为单位装订的文件，在这一卷中[9]，页码的编写方法是从第1份文件的首页开始，一直流水号连续编到最后1份文件的末页(不包括卷内目录和卷内备考表)，并且不应该有空号或重号，在填写卷内目录时，卷内目录参数中页数就是“页次”(如图1所示)，即每份文件的首页在整卷中的起始页号。需要注意的是，卷内目录最后1份文件的“页次”一项，必须首尾号均应标注[10]，即填写最后1份文件的起始页和末页,如整卷共有68页，最后1份文件的起始页码是26,该份文件的卷内目录的页次就应该填写26-68。以件为单位装订的文件材料，应在案卷内统编件号，每件文件应分别编写页码，1件文件1个流水号[11-12]，卷内目录中填写页号的一项应该是“页数”(如图2所示)，即这份文件的总页数。

图1 以卷为单位装订的卷内目录式样

图2 以件为单位装订的卷内目录式样

9 结语

水利科技档案工作是一项专业性强、涉及面广的基础性工作，具有原始记录性、知识性等特点,是“今世可以知古，后世可以知今”的重要素材。作为企事业单位的重要资料，在单位未来发展中具有重要意义，因此，在档案整理过程编制页码时，应根据档案标准规范编制，不同的档案类型有不同的档案标准，做到认真、细心编写，避免出现漏号、重号、错号等情况。