大数据背景下如何进一步做好医院宣传档案管理工作

王刚

摘 要：文章从医院宣传档案管理的重要性入手，分析了医院宣传档案管理步入正轨的决定因素、重要因素和关键因素，指出了大数据与宣传档案的必然联系，医院宣传档案管理存在的问题与不足，并从做好医院宣传档案管理工作的对策与建议几个维度，提出了大数据背景下进一步做好医院宣传档案管理工作的方法与对策。

关键词：宣传档案 大数据 “大宣传” 格局

中图分类号：F016.3;G271  文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2022）04-250-03

档案从远古走来，向未来走去。她看似神秘，却与我们息息相关。医院宣传档案作为整个档案的一个分支，对于医院形象的提升，对于医院的文化建设，对于医院品牌医疗技术的推广，对于医院向心力和凝聚力的提升均具有十分重要的意义。

一、医院宣传档案管理的重要性

医院宣传档案，指的是医院宣传部门开展宣传活动所形成的具有保存价值的档案资料。宣传档案包括各种文字资料、录音录像资料、照片资料及各种数据资料等。诸如医院的《院报》《院刊》等文字资料;医院部门和个人的获奖记载资料;医院集体和个人的先进事迹材料;上级领导莅临医院视察指导工作的动态记载及讲话等资料;院内外专家进行讲座、授课的记载资料;医院主办的大型学术交流会的动态和大会发言、报告资料;医院承担的国家级、省级课题研究项目鉴定及主要活动资料;医院各种重大或重要会议，如历届职代会、党代会、团代会的记载资料;医院重大事件、机构改革的资料;职工赴国外考察、访问、学习研究的资料;医院各民主党派组织的重大活动资料;医院的历史变革资料;医院院庆、医师节、护士节、运动会、文艺演出等有意义的文化活动资料;医院义诊、科普日宣传等公益活动资料均在医院宣传档案管理的范畴。

宣传档案是记录医院宣传工作的载体，兼具真实性、文献性和历史性等属性。收集、保护、宣传和利用宣传档案，对于厚重医院发展历史，对于发扬与传承医院精神，对于提升医院的知名度和影响力，对于强化医院的文化建设和精神文明建设，对于促进医院的和谐发展、健康发展和创新发展均具有十分重要的积极意义。

二、医院宣传档案管理步入正轨的决定因素、重要因素和关键因素

医院领导层的重视和支持，是医院宣传档案管理工作步入正轨的决定因素。只有引起医院党政领导的高度重视，医院宣传档案管理工作才有可能得到人力、财力、物力的保障;只有纳入党政领导的视野，医院宣传档案管理工作才有可能纳入医院发展规划，才有可能纳入医院年度工作计划;只有得到医院党政领导的鼎力支持，医院宣传档案管理工作才有可能进入医院绩效考核范畴，才有可能调动宣传档案工作者管好、用好宣传档案的积极性与创造性。

宣传部门负责人的积极作为，是医院宣传档案管理工作步入正轨、有效开展的重要因素。宣传部门负责人只有洞察宣传档案管理工作的难点与重点，才有可能增强宣传档案管理工作的针对性和主动性;宣传部门负责人只有定期督促检查宣传档案工作，才有可能发现并解决宣传档案工作中存在的重大问题，使宣传档案管理工作少走弯路;宣传部门负责人只有积极落实绩效考核制度，才有可能激励宣传档案工作者管理宣传档案的责任心和创造力。

宣传部门档案工作者爱岗敬业是宣传档案管理工作创新创优的关键因素。宣传档案管理工作者爱岗敬业，才有可能尽职、尽责、尽力地收集和整理宣传档案;才有可能尽职、尽责、尽力地鉴定和统计宣传档案;才有可能尽职、尽责、尽力地编辑宣传档案的检索目录，进而建立健全宣传档案的资源体系;才有可能使宣传档案的防火、防潮、防尘、防盗等“生命保障”工作落到实处。

三、大数据与宣传档案的必然联系

（一）大数据与宣传档案同属信息家族

宣传档案是具有原始记录作用的固化信息。大数据是“无法在一定时间内用常规软件工具对其内容进行抓取、管理和处理的数据集合”。大数据与宣传档案都包含文字、图像、视频等多种形式，都是信息的记载，均具有极高的利用价值。宣传档案管理上大数据后，将可以从凭证与参考存在延伸到社会化利用，意义非凡。

（二）大数据与宣传档案均具有社会记忆功能

宣传档案具有原始记录性，被各种标准框架所约束，是规范的、完整的信息集合。宣传档案有收集、管理和使用档案的具体标准规范，处处体现管理意识。而属于原生数字信息的大数据，虽然易于形成、易于复制和易于传播，但大部分信息杂乱而不规范，不具备宣传档案管理的优势，也无管理意识的存在。宣传档案与大数据虽然在存在状态上完全对立，但具有社会记忆的相同属性。所不同的只是大数据较之于宣传档案，记忆功能更强，涵盖了人们生活的各个方面，称其为记忆库毫不夸张。毋庸置疑，大数据虽然零散杂乱，但其庞大的信息容量，对于宣传档案管理来讲，无疑是“丰富营养的慷慨供应者”，具有重要价值。

（三）宣传档案作为整个档案体系的一个分支，与大数据互相包含

大数据包括在线数据和离线数据，宣传档案作为离线数据无疑属于大数据的范畴。宣传档案中可以公开的部分无疑包含在大数据的范围以内。而宣传档案作为历史的记载，无疑也包含有长久保存价值的大数据。大数据是一种比石油、黄金还要珍贵的信息资源，医院宣传工作只有掌握足够多的数据，才有可能抢占宣传工作的制高点，才有可能增强宣传工作的竞争力，才有可能注入新鲜血液和焕发蓬勃生机，进而掌握宣传工作的未来。

四、医院宣传档案管理存在的问题与不足

（一）宣传档案管理被视作纯党务工作

作为医疗机构，一些医院较为重视临床一线的電子病历档案以及行政文件档案的管理，而对宣传档案的管理重视程度不够，以为宣传档案管理属党务工作范畴，务虚的成分较多，并与医疗服务和医疗质量的关联度不大，因此对宣传档案管理的标准较低，至使宣传档案所形成的材料不够规范，直接影响到宣传档案管理的质量

（二）宣传档案缺乏科学方法的指导和有效的制度控制

一些医院的宣传档案管理在收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和利用等环节缺乏科学方法的指导和有效的制度控制，至使宣传档案管理出现难以界定存档的范围、存档手段原始、档案借阅随意、档案失密现象时有发生、档案宣传停滞等不足或弊端，与严格意义上的档案管理标准相去甚远。大数据背景下，医院宣传档案管理亟需引进科学的档案方法，亟需建立严格的档案管理制度，以充分发挥宣传档案应有的作用。

（三）宣传档案工作者的素质难以适应大数据背景下宣传档案的管理需求

目前，医院档案宣传管理工作者的素质堪忧。一是医院宣传档案管理工作者普遍存在文化程度偏低、知识面较窄、专业素质较弱、理论水平不高、思想观念陈旧等现象，难以适应宣传档案工作信息化和现代化的需要。二是有些宣传档案管理人员缺乏奉献意识与敬业精神，职业情感淡薄;有些宣传档案管理人员管理鉴别档案随心所欲，有违职业道德;有些宣传档案管理人员业务不精，难以承担档案职业的社会责任。三是有些宣传档案人员重业务而轻理论，对参加政治理论的学习与培训较为排斥，理论与实践的脱节使宣传档案工作者的思想政治素质裹步不前。

（四）资金和设备投入不足成为宣传档案管理创新创优的瓶颈，制约宣传档案管理信息化进程

大数据背景下，医院的资金投入大多流向临床电子病历和门诊系统，投在宣传档案管理的资金和设备少之又少。大多医院宣传档案管理仍以人工的方式进行，也未实现宣传档案管理的数字化和网络化。如此情形下，面对庞大的文字、图片、视频等数据，心有余而力不足，费时费力不说，还在一定程度上制约了宣传档案管理和服务功能的发挥。

五、做好医院宣传档案管理工作的对策与建议

大数据背景为医院宣传档案管理工作提供了发展契机，应当做好如下几方面的工作：

（一）把宣传档案管理工作纳入医院档案管理范畴时不我待

医院宣传思想工作尽管属于党务工作范畴，但与医院形象的树立、与医院知名度的提升息息相关。作为医院宣传思想工作真实记载的宣传档案不仅可以展示医院良好的精神风貌和高尚的医德医风，还可以凝心聚力，促进医院文化建设的不断攀高;不仅可以见证医院发展的历史进程，而且对于医院精神和医学成果的传承意义非凡。医院管理者应当给予宣传档案工作以高度重视，并把宣传档案工作纳入医院档案管理范畴，为宣传档案工作配置必要的硬件，同时加大对宣传档案工作者的思想政治、职业道德和业务培训力度，进而保证医院宣传档案管理工作水平的不断提升。

（二）加强宣传档案管理信息化建设势在必行

随着信息化时代的到来，医院宣传档案管理也步人“互联网”时代。大数据背景下，医院的宣传活动与互联网密不可分，医院宣传档案的信息化建设和管理势在必行。医院宣传档案管理只有跟上信息化建设的步伐。才能够有效减少宣传档案记录中的错误，避免纸质档案的破损，进而提高宣传档案的管理效率。

要本着规范性、安全性和效益型原则，引进并运用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描等档案处理技术手段，有序建立结构清晰、检索方便的宣传档案信息库，循序渐进实现宣传档案目录和宣传档案全文信息的数字化。

要建设医院自己的宣传档案网站，架起医院宣传档案与社会紧密联系的桥梁。要以主页方式提供宣传档案服务，进行宣传档案交流，开展宣传档案宣传，实现医院宣传档案的工作信息、机构信息、资源信息、利用服务信息的社会所共享。

要把建設数字宣传档案馆建设提上医院信息化建设的重要议事议程，尽快实现存储档案信息的数字化和网络化，以促进医院宣传档案管理的机制创新和服务升级。

（三）完善宣传档案管理制度和标准重在规范

建立严格的管理制度，才能够约束宣传档案管理工作者的行为，使宣传档案管理工作按部就班;出台相应的工作标准，才能够使宣传档案管理消除随意现象，规范进行。要结合医院自身的行业特色和工作性质，完善宣传档案管理的相关制度，制定统一的医院宣传档案收集、分类、整理、归档和服务标准;要建立健全宣传档案管理工作者的全面培训制度，教育和鞭策宣传档案管理工作者严格按标准收集数据，严格按标准整理数据，严格按标准归档数据信息，严格按标准开展档案服务，尽快实现医院宣传档案管理的规范化、制度化和科学化。

（四）宣传档案管理工作上台阶有赖于宣传档案管理工作者综合素质的提高

第一，要提高宣传档案工作者的政治素质。要通过经常性的思想政治教育和理论培训，提高宣传档案管理工作者的政治理论水平，提升宣传档案管理工作者的职业道德素质，使档案管理工作者在宣传档案管理中保持坚定的政治立场、正确的政治方向和高度的组织纪律性。

第二，要培育宣传档案管理工作者的爱岗敬业素质。要通过典型引路、褒奖先进等方式，提升宣传档案管理工作者爱岗敬业的意识，提高宣传档案管理工作者求真务实、一丝不苟、默默奉献的思想品质，使宣传档案管理工作者时刻保持强烈的事业心和工作使命感，在平凡的工作中做出不平凡的业绩。

第三，要提高宣传档案工作者的业务素质。要通过业务培训、岗位比武等有效手段，把有关档案工作的法律法规和方针政策灌输到每一位宣传档案工作者的脑海，使宣传档案管理工作者依法依规进行宣传档案管理和服务;要鞭策宣传档案管理工作者熟悉上级档案行政管理部门的各科业务规定，通晓档案各学科的基础理论和知识，掌握必要的计算机知识和网络知识，使宣传档案管理工作者适应宣传档案管理数据化、信息化和科学化的要求。

第四，要挖掘宣传档案工作者的服务潜力。要教育和引导宣传档案管理工作者围绕医院党政的中心工作开展宣传档案管理工作，使宣传档案管理工作变被动为主动，变消极为积极。要充分挖掘宣传档案工作者的潜力，强化宣传档案管理工作者将杂乱无章的各种材料数据组成系统信息资料的能力，扩大宣传档案的影响力，使宣传档案既为历史服务，又为现实服务，既为当前服务，又为长远服务。

第五，要提高宣传档案管理工作者的保密素质。要教育宣传档案管理工作者严格遵守《档案法》《保密法》等国家法规，依法依规开展宣传档案管理。要督促宣传档案管理工作者严格执行档案保密规定和宣传档案借阅规定，堵住宣传档案信息泄露的洞口。要严格要求宣传档案管理工作者养成面对密级宣传档案守口如瓶的工作作风，要提高宣传档案管理工作者区分鉴别可以为社会共享宣传信息与保密不可以对外泄露宣传信息的能力，确实保证宣传档案的安全。

（五）构建宣传档案“大宣传”格局

宣传档案管理工作作为档案系统的一个分支，具有传播信息、普及知识、服务发展、舆论先导、引领公众等重要功能。大数据背景下，扩大宣传档案影响，构建宣传档案“大宣传”格局至关重要。要努力寻找宣传档案宣传的着力点、找准宣传档案宣传的切入点，摸索医院宣传档案和档案宣传的结合点。要凸显宣传档案宣传的档案特色，探索宣传档案宣传的规律与特点，挖掘宣传档案宣传精品，有效服务医院与社会。要通过真实、准确、全面、客观地宣传档案宣传，保持医院宣传档案宣传的前瞻性，强化宣传档案宣传的针对性，不断提升宣传档案宣传的实效性、知识性以及服务水平。要认真研究新兴传播媒介的特点，发挥好新兴媒介在宣传档案宣传中的积极作用。

综上所述，医院宣传档案管理具有记载医院历史、展示医院形象、扩大医学交流、树立文化品牌、服務医院发展等功能。大数据背景下，医院宣传档案管理存在定位不准、资金和设备投入不足、宣传档案管理工作者素质有待提高等，跟不上数据化、信息化、科学化步伐的一些不足与弊端，应当引起医院高层的足够重视，也期待着宣传档案工作者的奉献与作为。

参考文献：

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[3] 马同华.重塑数字素养赋能企业未来[J].中国中小企业，2021（02）：01.

[4] 张丹.档案与大数据关系之我见[J].档案管理，2015（07）15.

（作者单位：山西省儿童医院 山西太原 030013）

（责编：若佳）