信息化环境下企业档案管理与服务模式创新研究

姜黎黎

摘要：信息技术以及信息产业的快速发展，推动企业档案管理进入新的阶段，企业档案管理的工作范畴以及内涵也发生了巨大的转变，使得传统的管理与服务模式已经难以满足时代发展的要求。因此在信息化环境下应积极探索企业档案管理与服务模式创新的有效途径，提升企业档案管理水平与服务能力。基于此，本文分析了企业档案管理与服务现状，并就相关创新策略进行探究，仅供大家参考。

关键词：服务模式;信息技术;企业档案管理;创新

引言：在信息化环境下，信息资源的性能的重要性更加显著，而作为信息资源的重要组成部分，档案管理也越来越受到人们的关注。在信息化环境下，企业档案管理的范围和内涵均发生了巨大的转变，档案管理不再是简单的档案资料的保存，同时也包含着档案信息资源的交流、共享。结合新时代的新特点，需要加强企业档案管理与服务模式的创新，以便更好的应对新挑战。

1企业档案管理与服务模式创新的意义

管理与服务模式的创新，是保障档案工作活力的重要基础。对于任何领域而言，创新都是发展的重要手段和动力源泉，企业档案管理也是如此，唯有创新才能做到与时俱进，才能使档案工作充满活力，才能更好地为企业发展服务。积极探索创新途径，并在此过程中把握企业档案管理规律，积累优秀的经验，进而推动档案事业的健康发展。企业档案管理与服务模式的创新，必然会对档案工作人员的能力和素质提出更好的要求，需要档案工作人员不断加强学习，在提升自身专业能力的同时，也要不断增强创新意识和创新能力。因此企业档案管理与服务模式创新的过程，也是档案工作人员能力与素质不断提升的过程。

2企业档案管理与服务模式创新策略

2.1加强资源整合

目前在企业档案管理过程中，普遍存在信息管理系统重复建设以及信息资源利用率偏低等问题，这些问题的存在，会在很大程度上影响企业档案管理与服务效果。而要想从根本上解决问题，则需要加强资源整合，实现资源的合理分配，提升信息资源利用率。在信息化环境下，用户对信息的需求量不断提升，因此会对档案部门的服务水平和服务质量提出更高的要求。为了更好地满足用户需求，需要整合且与信息资源，借助数据库等法昂视形成规模化的资源池。这样一来，可以为信息资源的高效开发利用奠定基础，促进企业档案管理与服务水平的提升。

2.2完善服务模式

在传统的企业档案管理过程中，主要以被动的服务模式为主，即在用户需求的情况下被动开展服务。这种服务模式下，会严重影响企业档案管理与服务效果，同时也会导致档案资源利用率降低。以此需要进一步完善服务模式。首先需要工作人员积极转变服务理念，加强主动服务意识。通过与用户加强沟通交流的方式来了解和掌握用户的需求，并为其制定针对性的服务，更好的满足用户个性化的需求。与此同时，还要注重对用户反馈结果的分析，并以此为依据不断完善服务模式，同时结合用户的新需求为其提供新的定制个性化服务。其次，要做到精准推送。以往的企业档案管理模式下，需要用户向工作人员“索取”服务，而在信息化环境下，则应主动“推送”服务。结合用户需求，向其推送所需信息资源，以便更好的满足用户需求，同时提升服务水平和质量。最后，要转变信息资源提供方式。以往的企业档案管理过程中，只是向用户提供原始资料，只需保证资料的全面性與真实性即可。而在信息化环境下，则需要转变这种方式，应将用户所需信息进行加工处理，然后再提供给用户，这样既能更好地保障信息的质量，也能带给用户更多的便利。

2.3加强信息系统建设

在信息化环境下，企业档案管理中的收集、整理和利用等环节均发生了相应的转变。以“收集”为例，信息化环境下的信息收集则更多的是针对电子文件的实时归集。再以“利用”为例，信息化环境下的利用不再只是被动地查阅服务，而是更多的对信息资源的分析与预测。从目前企业档案管理的实际情况来看，更多的局限于档案信息资源的存储环节，归档工作不完善，导致档案信息资源检索难度高，效果不理想，更加无法对档案信息资源进行有效的分析，导致档案信息资源的利用率不高。为解决这一问题，需要加强信息系统建设，一方面要注重对原有信息系统的更新，另一方面要对纸质档案资料进行数字化处理，构建完善的档案信息数据库系统。

2.4加强人力资源建设

加强人力资源建设是企业档案管理与服务模式创新的重要基础，因此要给予高度的重视。首先要调整人才队伍结构，提升高素质复合型人才比例，借助优秀人才来实现创新。其次，要完善激励机制，通过激励机制来体现企业对创新的重视和对创新人才的尊重。再次，要加强创新型人才的培养和选拔，不断充实人才队伍，增强企业档案管理活力。最后，建立完善的反馈机制，为用户的反馈提供便利，并且结合用户反馈结果对企业档案管理于服务模式进行完善，进而实现创新。

结束语：在信息化环境下，在给企业档案管理带来机遇的同时，也带来了更大的挑战。面对新形势和新要求，需要加强企业档案管理与服务模式的创新，借助创新将挑战转变成机遇，提升企业档案管理与服务水平和成效，更好的保障企业的发展。

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