档案管理在现代企业管理中的优化对策

◆摘  要：本文通过分析现代企业管理中档案管理存在企业对档案管理缺乏关注、档案管理方式缺少创新、档案管理缺乏科学化和信息化和企业部门之间缺乏沟通的问题，提出现代企业管理中档案管理优化加强对档案管理关注、建立完善相关档案管理机制、提高档案管理人员业务水平和档案管理信息化优化等对策。希望可以对现代企业档案管理优化管理有参考意义。

◆关键词：档案管理;现代企业管理;优化

一、档案管理在现代企业管理中存在的问题

（一）企业对档案管理缺乏关注

在目前企业竞争越来越激烈和复杂的时代，现代企业对于档案管理的关注仍然不够强烈，档案管理作为现代企业管理中至关重要的一个部分，对企业管理的条理性和规划性有一定的帮助，企业的档案文件涉及到企业很多的商业机密或者是工作存档，倘若企业对档案管理缺乏了一定的关注，使这一块能力缺失，企业的管理就会受到影响，产生很多不必要的问题。而很多的企业只关注到了企业的利润增收和企业竞争力的提高等这些方面，将关注的目光主要放在了如何提高企业生产力和提高企业竞争力等方面，这样往往就会忽视档案管理对于企业基础发展和长远发展的重要性，缺乏对企业档案管理部门的设置和管理，使得企业在档案管理这一块的缺失，从而会导致更多例如档案管理人员和档案管理人员专业能力不够的问题发生，使档案管理问题频发工作效率低下，导致企业机密信息泄露和留存档案遗失破损的情况发生。

（二）档案管理方式缺少创新

由于我国现代企业对于档案管理的工作缺少重视，企业的档案管理一直沿用的是陈旧的、传统的档案管理方式，没有顺应时代的发展潮流，没有适应企业的变化，例如企业的档案管理工作仍然使用的是人工整理的方式，没有系统地将文件进行整理，甚至会涉及到很多实体的纸张，而一个企业产生的文件的数量是很庞大的，来源和类别也多种多样，这对于档案管理部门来说，工作量是巨大的，加之效率极其的低下，文件会有累加混杂的情况，这就增加了档案存储和管理档案的负担。

（三）档案管理缺乏科学化和信息化

在现代科学技术发达的时代，企业由于缺少对企业档案管理的重视，并没有将信息化和科学化贯彻到企业档案管理中去，也没有建立具体的档案管理培训体制，因此档案管理人员就没有办法科学有效率地进行管理工作，也没有意识将信息化和科学化贯彻到水平发展的意识。但是随着我国档案管理建设的进程不断加快，企业对于档案管理越来越重视，开始关注档案管理的专业化，但是却忽略了档案管理工作还需要科学化和信息化，而传统的档案管理方式和体制，使得信息化难以得到实际的进展，从而影响了企业档案管理科学化的管理目标，降低企业档案管理的服务的质量，从而导致企业日后对于文件检索的问题发生。

（四）企业部门之间缺乏沟通

现代企业作为越来越完善的一個整体，部门与部门之间应该联系紧密，这样对于企业整体的运作有积极的影响，而档案管理部门作为一个相比于企业其他部门工作内容较为独立的管理部门，实际上在工作过程中也十分需要与企业其他部门保持沟通和联系，便于和其他部门进行工作的有序配合。但是，企业中部门和部门的有效交流和合作是有困难的，各个部门都有自己的工作任务和目标，可能没有精力去沟通，不能及时回应，或者其他部门在与档案管理部门进行合作时，可能会提交混杂和缺失内容的文件，甚至是有虚假内容的资料文件，造成企业档案管理部门工作的不便。

二、档案管理在现代企业管理中的优化对策

（一）企业加强对档案管理关注

现代企业在企业竞争力发展的同时，也应该对企业档案管理重视起来，如果企业的档案管理还在原地踏步，则会与时代格格不入，难以继续的适应和发展，任何一个企业在违背时代潮流的走向中，都会难以生存。所以企业应该顺应环境的变化，对档案管理进行重视，并将档案管理工作的重要性向企业档案管理部门和企业其他各个部门展现，使企业工作人员进一步深刻认识到档案管理的重要意义。同时，还要做好档案管理的相关法律法规和组织纪律的宣传工作，号召企业档案管理工作人员和其他部门工作人员深化到自己的工作中，完善企业档案管理的工作。

（二）企业建立和完善档案管理机制

现代企业应该根据企业自身的实际情况，建立和完善档案的管理制度，合理的规范企业档案管理的各项工作要求，从而助力档案部门提升档案管理水平，有利于企业实现档案管理的优化，再加上企业对档案管理工作的重视，档案管理制度也能得到很好的遵守，实现档案管理制度的完善和实践，使档案管理工作更加规范的进行。例如，企业规定每位职员都不能私自存储公司内部的档案文件，严格保密档案的内容，并且建立安全体系，要注意档案室的物资放置，不要出现易燃易爆的物品，注意室内温度的控制。企业还可以组织专人负责专项事务，合理明确的进行分工和定责，使企业档案管理工作进一步发展。

（三）提高档案管理人员专业水平

档案管理并不是猜想当中简单的整理资料的工作，而是一个需要相当专业的工作，需要对大量的文件资料进行挑选和信息提取，如果要促进档案管理科学化和信息化的发展，首先就要提高档案管理工作的专业性，而企业档案管理部门人员就直接影响着档案管理工作的专业性，他们工作完成情况也使档案管理工作的效率深受影响。所以，要做好对档案管理人员的培养，提高档案管理人员的综合素质水平，在此过程中，要使档案管理工作人员真正认识到档案管理工作的重要性，对自身工作影响的认识更为清晰明确，对待档案管理工作更有专业性，树立科学正面的档案管理态度。同时，企业还要开展对档案管理者的信息技术的培训，因为现代信息技术的应用越来越普遍，档案管理人员的业务水平和职业素养水平应该与社会发展共同进步。

参考文献

[1]孙勇军.企业档案管理中存在的问题及优化措施[J].企业改革与管理，2019（04）：41+44.

[2]周唯薇.新时期事业单位如何做好档案管理优化工作[J].兰台世界，2018（A2）：69-70.

作者简介

刘入化（1994.03—）男，四川苍溪，汉族，本科，通信设备环境工程师，中国铁塔股份有限公司巴中市分公司，研究方向：电气工程、通信电源、新能源发电技术。