设计院工程档案管理问题分析与对策研究

邱莹莹

（福州市规划设计研究院集团有限公司，福建 福州 350108）

0 引言

随着我国改革开放的推进、国民经济的发展和城市化进程的不断加速，推动城市化的工程项目也不断增多，设计院是推动和促进工程项目顺利开展的中坚力量，随着设计院的快速发展和规模的不断扩大，相应增长的工程数据和文件管理工作变得越来越重要，因此迫切需要开发一套符合设计院特色的档案管理信息化系统。在大数据时代，信息内容管理呈现多样性趋势，信息的价值日益受到重视[1]。因此，如何正确分析和处理信息，以及更有效地管理档案，是当前档案管理工作迫切需要解决的问题。在这种时代背景下，档案管理工作面临着全新的机遇和挑战。

1 设计院档案管理工作的特点

1.1 归档的文件不充分

设计院档案室内的档案，一般不由城建档案馆管理和使用。由于某些设计院内部的档案管理人员对工程档案了解不深入，对应该收集保存哪些材料缺乏主观认识，而且工程项目参建者并没有完全参与档案的生成过程，这就导致收集到的文件不够完整和充分，也就不能真实地反映建设活动的全过程。

1.2 归档时间长

一般来说，一个工程项目的设计周期需要几个月到几年的时间，包括前期的规划、可行性研究及中期的方案设计、初步设计和施工图设计，最终得到建设单位或政府有关部门的批准用于项目实施，这期间所产生的文件如何进行有效的收集、保存和使用面临着各种不可预见的问题[2]。

1.3 档案复杂性

档案是在工程建设的全过程中建立起来的，存在数量较多、内容复杂的特点，囊括了提案、可行性评估、审批及设计、批准和注册项目的所有内容。由于整个项目的设计工作涉及不同的专业，但各专业之间又是相互关联的，从而形成一个复杂、有机、系统的工程档案。

1.4 档案种类多

一般来说，管理一个项目从开始到结束的整个生命周期短则几个月，长则需要几年，这就导致单个项目的档案收集工作需要很长时间，而且文件量大，档案收集工作贯穿于整个项目，包括前期规划和审批、勘察设计、施工、竣工验收、项目运行等阶段[3]。档案类型可分为工程、生产、管理等文件，包括书面合同、技术规范、方案文本、施工图纸、报告等相关内容，与设计和生产活动直接相关。此外，设计和施工过程需要很长的时间，档案随着项目推进逐渐形成，在实施过程中文件还存在不断地更新和修订，这使得档案的收集和处理变得困难。

2 设计院档案信息化建设现状

2.1 档案资料基础设施不完善

随着计算机和网络技术的发展，档案管理的信息化水平逐步加深。目前，设计院档案室已完善基础信息化设备并开发完成档案信息系统，提高了资料信息化管理的实用性，但对档案管理网站的维护和管理仍然处于低水平，缺乏运用新技术来维护档案管理平台。到目前为止，中国已经发布了40多个与文件电脑化有关的标准，但这些标准中一些已经过时，这就使得如何完善档案资料基础设施建设，变得无章可循、无法可依。

2.2 用于建立信息化档案的资金不足

目前，一部分设计院仍然对档案管理的重要性认识不足，不愿投入足够的资金实现档案的电子化管理。虽然某些管理层高度宣贯了档案管理的重要性，将档案管理纳入日常工作，但由于缺乏对信息化管理档案的资金投入，导致信息化档案管理工作不能顺利开展。

2.3 信息化人才不足

一部分设计院忽视了使用信息化技术管理档案的重要性，只注重对档案管理岗位专业知识的考核，没有与时俱进地对针对岗位工作内容变化对员工进行知识更新培训，导致能利用信息化技术开展档案资料管理的员工十分匮乏。由于以一些设计院目前配备的档案人员的信息技能太低，因此无法较好地履行核心职能，并且对他们缺乏职业技术培训和再继续教育，导致信息系统在软件开发、使用和维护过程中频繁问题时，不能及时有效地解决常见的技术问题，降低了档案信息化工作的效率和质量。

2.4 档案信息资源整合不全

目前，随着信息化时代的发展，档案资源收集与管理的质量有明显改善，多样化、多层次的信息获取途径成为当前档案信息资源利用的主要特征。然而，大多数设计院之间缺乏联系和沟通协调，缺乏档案信息合作共享的意识，并且不同部门的系统存在差异，造成信息重复使用或转换存在很大的困难，严重影响了信息资源的整合。

2.4 纸质档案管理具有局限性

采用传统的纸质档案管理方式会占用巨大的存储空间，需要投入较多的人力和物力开展管理，并且在存放过程中，出现纸张破损现象是不可避免的，档案馆只保存该文件的一份正本，如果有人借出一份档案，而另一个人也需要使用同一份档案，就必须等待档案归还，档案的价值就无法充分利用，同时也存在纸质档案损坏或丢失的风险。档案管理电子化可以建立档案信息网络，以便于档案的管理和查阅，实现档案资源共享化。

2.5 电子文档的使用需求日益提高

在档案管理工作中，文件的检索功能方便了员工档案的归档和提取。然而，随着越来越多的档案进入统计库，如果仅使用手动搜索，不善于利用现代搜索工具，就会降低档案的使用效率。同时，由于使用要求存在多样性或地域性，纸质文件的利用存在很多限制，档案的因此信息化管理迫在眉睫。

2.6 文件载体呈现多样化特点

随着互联网技术和信息技术的飞速发展，档案文件存储的形式已经从原来的纸质形式转变为电子形式，这极大地提高了档案的使用效率。传统纸质档案已不适应人们对档案提出的新需求，与此同时，新载体的使用和保存也面临很大困难。

3 新时代背景下设计院工程档案管理的改革措施

3.1 加强档案管理信息化建设

档案管理作为设计院信息化建设的一部分，它必须适应设计院的业务发展需求。随着现代化信息技术的飞速发展和大量电子档案的出现，档案管理的重点之一就是信息化档案的研究和建设，为了实现档案传输速度快、存取方便，不可避免地要从传统的文件管理向信息化管理转变。

3.2 加强档案管理的宣贯工作

一是单位负责人要高度重视，大力支持档案信息化工作。档案部门的管理人员，要积极争取设计院管理层对档案信息技术应用的支持，转变领导班子的档案管理理念。二是设计院要进行细致的管理统筹规划，适当在档案信息化建设方面增加资金分配比例，为档案部门配备先进的管理设备、设施、软件等。三是要加强设计院各部门的沟通，建立科学合理的沟通机制，规范公共服务工作。同时，将档案信息化建设纳入设计院年度重点工作计划，着力提高全体员工的档案管理意识。

3.3 档案信息管理数字化

设计院经营业务的演变使其所承接工程项目的数量日益增加、业务范围不断扩大，这就导致其内部产生的档案数量急剧增加。因业务范围的拓展，甚至存在同一个项目有不同业务类型的项目名称，如XX项目可行性研究、XX项目全过程咨询服务、XX项目工程总承包等，项目名称相似会对档案的检索和使用产生较大影响[4]。要想解决这些问题，就必须将档案管理数字化，储存于安全有效的电子设备上，以便企业参考使用，并能提高档案管理员的工作效率和档案的使用率，档案工作人员可以花更多的时间开发、维护数字化档案管理平台系统及维护档案信息资源。

3.4 提高对档案信息化管理的认识

要实现档案管理信息化，就必须提高管理层和档案工作人员对档案管理现代化重要性的认识，鼓励档案管理人员积极参加各组织及行业举办的培训课程。针对档案管理工作人员的培训范围不能局限于专业知识、工作流程、规章制度等方面，还应包括电子档案收集、电子档案存储、电子档案使用等方面，使档案管理人员熟练掌握与管理信息系统的相关操作和流程。档案管理工作人员要不断拓展知识面，提高工作技能水平。

3.5 推行现代档案管理制度

档案馆应当建立和实行符合设计院需求的档案管理制度，使用现代化手段维护档案信息系统，建立公共交互平台，并提供档案的电子处理和归档。同时，在条件具备的情况下，要积极实施功能性档案管理信息系统，利用一切机会挖掘档案的潜在价值，做大限度地实现档案的经济价值。

档案管理系统是档案管理的基础，能有效提高档案管理的效率和质量。由纸质文件扫描形成的电子文件，需注意电子文件必须在内容、相关说明及描述上与纸质版别保持一致。档案管理系统应包括完善档案管理工作流程、满足信息化要求等安全措施，要持续完善电子档案管理环节和程序，保障档案电子档案的安全。同时，档案管理系统作为档案信息工作的基础，必须具备统一的档案管理标准。

4 设计院档案管理信息系统研究

建立和完善档案管理信息化体系是规范档案管理的必然要求，设计院要建立覆盖整个项目的完整的档案资源平台，如文本文件、图像文件、声音文件、影像文件等。档案管理人员应经过电子文件在线归档整理的专业培训，将文件收集、整理、电子化处理、信息录入平台等工作贯穿于项目的全过程。档案管理信息系统为设计院提供了档案信息化管理的全面解决方案。

4.1 建立规范的档案管理标准

建立规范的设计院档案信息工作标准，是实现档案全面、有效管理是前提。设计院必须明确档案管理职责，将档案管理中每个环节的责任落实到位。此外，要加强前沿档案管理，改进档案处理工作，常态化地开展档案征集工作，成立档案室，统一档案管理流程，精简档案管理步骤[5]。此外，档案管理标准化包括标准化框架和标签，标准化CAD绘图模型（图层、字体、标签等）。

4.2 档案资源的收集

一是图纸和印刷品的集合。设计管理系统建立在CAD软件中，完成图纸后，设计师打印图纸，并为每张图纸执行识别码，并由图纸管理人员负责收集。二是直接上传电子文件。针对存档档案，系统会自动将其存档在绘图系统中，通过二维码自动识别和分割图纸，再将其转换为搜索文件，并自动创建档案放置的目录结构。三是批量输入和导入档案信息。没有电子档案的文件是以条目的形式存储在文件系统中，因此可以通过Excel表格单独或批量插入，并自动创建输入目录的层次结构，从档案中获得清晰、结构化的信息。四是将收藏与其他系统整合。档案管理系统与设计院现有的办公自动化系统集成，对需要存储在办公自动化系统中的文档进行排序，以便对文件管理系统执行一键式归档。五是纸质文件的收集和确认。寄存人必须将文件列表输入文件系统，启动归档过程，打印系统中的文件列表，并将其发送到档案室。在归档过程中，档案管理员将其分别归档在系统和纸质文件中，并根据文件清单确认收件。

4.3 档案资源的存储

规划数据存储位置，根据档案类型存储多个数据库，并根据档案介质的特点将其分为电子文件和项目文件。当出于数据应用目的需要同时存储多种类型的数据时，存储类型可以包括本机文件、只读浏览文件、附件，并严格定义存储服务器的操作。根据安全管理要求，存档数据应每季度和每年重新存储一次，以防出现以外情况。

4.4 档案资源的管理

档案应按科学分类，对数据库进行横向管理。在档案管理中，按照行业标准和相关规范要求编辑目录并根据实际业务流程重组档案目录结构。除了自动生成存档属性，还可以添加和改进存档、打印和编码属性，并插入数据库中。每年根据需要安排销毁档案，根据档案保存期限建立评估清单，并召开评估会议，将销毁清单分类归档。在销毁过程中，要填写销毁原因，打印清单，按照销毁清单销毁，未销毁的档案的保存期限由文件系统更改[6]。

4.5 档案资源的使用

在文件管理系统中输入关键字以对所需文件执行模糊搜索，或者组合多个文件属性进行精确搜索。文件管理器向具有多个权限的用户授予浏览、借阅和下载权限。系统对项目进行一般数据统计、输入文件信息和使用统计，使各级管理人员能够深入了解项目，监控项目进度，定制报表，对档案管理人员和特殊情况有评价标准。

4.6 加强档案管理的安全建设

在信息时代，从档案管理安全也是需要重点关注的问题。首先，设计院必须保证系统设备的安全稳定运行，安排专人定期检查设备，确保设备及时更新，保障设备的安全性。其次，网络上的各种病毒胁着网络安全，黑客的攻击也会带来很多安全风险。最后，档案管理系统的维护必须配备最好的安全管理人员，每日更新安全日志，避免出现信息安全问题。

5 结语

档案资料的管理对项目主管部门很重要，档案资料必须妥善安全地保存，如果损坏或丢失，可能会对单位的发展产生重大影响。在信息时代，内部档案信息化是保证组织可持续发展的必然趋势，完成档案信息化建设与管理是大势所趋。档案管理现代化是一个长期的过程，档案管理要紧紧围绕业务发展需要，开拓新机遇，与时俱进，创新管理的思路和方法，结合大数据的特征，建立现代档案管理体系，促进档案管理的可持续发展。