全文数字化背景下档案原件封存实践与探索——以云南省档案馆为例

■ 王继伟

作者单位：云南省档案局

档案原件封存是近几年档案数字化工作结束后随之而来的一项新业务，是基于档案数字化处理后在对外提供利用档案扫描件或缩微件的情况下，对档案原件以标准恒温恒湿档案库房专门保管的一种特殊保护措施，能有效保护档案原件，对档案原件“延年益寿”起到重要作用。

一、概况

近年来，随着云南省档案馆档案数字化建设项目的逐步推进和档案保管、保护技术的发展，对完成数字化后的档案实施档案原件封存处理，减少了档案原件利用时频繁翻阅及复印、扫描等热、光原因造成的损害，对档案可以起到防光、防尘、防潮、防虫霉等特殊保护作用，既方便利用者的查阅，又有效延长纸质档案原件的寿命。自2011 年开始，云南省档案馆经过近10 年坚持不懈努力，现已完成馆藏档案266 个全宗，47.5 万卷，140425 件纸质档案原件封存，其中馆藏民国档案154 个全宗，30 万卷珍贵档案已全部完成原件封存，档案安全保管与保护水平迈上了一个新台阶。

二、流程

云南省档案馆通过多年的档案原件封存实践与探索，对封存工作进行了多方面的调整优化，形成较为成熟稳定的工作流程。

（一）前处理

第一，明确档案原件封存必须是已终结单位完成数字化加工处理后的文书档案，未终结单位档案由于今后仍然会接收档案进馆因此不宜封存原件，未完成全部数字化加工的档案存在原件调阅利用情况，也不宜做原件封存。第二，制定切合本单位实际的档案封存方案，明确封存全宗数、案卷数、排架长度、经费预算、参与人员、封存工期等。准备好必须的工作场所、封存库房、档案架柜、温湿度控制、消防灭火以及监控设备等档案管理设施设备，并对封存库房、架柜进行彻底卫生保洁，必要时进行消毒除尘处理。第三，以全宗为单位对计划封存档案进行清点检查，准确掌握全宗案卷质量数量状况，为后续封存处理提供准确信息。清点检查一是核对案卷数量是否与档案登记表册相一致；二是对照“档案数字化加工备考表”查看档案数字化加工信息，发现异常情况与档案数字化加工部门联系及时处理。第四，根据计划封存量订制大小合适的封存专用高质量无酸、阻燃纸质封存档案盒。

（二）消毒

按照封存方案将清点检查完毕的全宗档案依次下架、打包、编号，集中运送至档案消毒间进行消毒灭菌处理。危害档案的昆虫有30 多种，最为严重的有档案窃蠹、烟草甲、毛衣鱼、蟑螂、白蚁等，这些害虫对档案的危害主要是蛀蚀档案，使档案孔洞丛生、残缺不全，难以修复，失去利用和保存价值。因此，在档案封存工作正式开始前，必须严格按照操作规程对封存档案进行消毒灭菌和除尘处理，防止将档案害虫及虫卵带入封存库房内。专门定制的封存档案盒也要一并进行消毒灭菌处理，确保封存盒无菌无尘。

目前，档案消毒方法主要分为物理方法消毒和化学方法消毒，归纳起来主要有：熏蒸消毒法、紫外线辐射消毒法、低温冷冻消毒法、微波消毒法、臭氧消毒法和真空充氮消毒法等几种。云南省档案馆采用的真空充氮消毒法属于低氧杀虫技术，设备由真空室、空气压缩机、冷冻干燥机、制氮机、真空泵等部件组成。消毒时将档案集中放置真空室，启动消毒程序由制氮机向真空室自动注入氮气降低氧气浓度（设备工作状态下氧气含量0.2%≦）增加氮气浓度，置换真空室中的气体成分。消毒过程中害虫体内液体蒸发，新陈代谢被抑制到预定时间后成虫、幼虫、虫卵、虫卵的蛋白质遭到破坏，从而杀死害虫或虫卵，达到除治害虫的目的。真空充氮消毒法对于耗氧性菌能100%杀灭，对于厌氧性菌及丝状霉菌能阻断其生长、滋生、繁殖。

（三）封存

按照预定封存工作流程，组织工作人员做好封存档案清点、装盒，编制封存档案流水号并录入计算机系统，完成后将封存盒依次放入喷码机传送带，由喷码机按照预设程序在封存盒卷脊喷印全宗号、机构名称、卷号以及盒号等信息，流程结束后将封存盒顺序搬运封存库房上架存放。

在此过程中，负责装盒的工作人员在装盒的同时对封存档案进行检查，将装盒过程中发现的空号、跳号、缺卷、附卷、超大件、虫蛀、破损等情况上报计算机录入人员进行登记备注。喷码机在开机前先检查设备的电源线、喷头、喉管是否符合安全要求，开机过程先进行初始化，开机后1分钟内不做任何操作。开机完成后，将喷码机与工作电脑进行连接，设定好传送带速率、喷头参数、编辑好字符，各项调试工作完成后即可准备喷印封存盒信息。工作人员全程穿着防尘工作服，佩戴软帽、口罩、手套、鞋套等防尘设备，确保工作场所干净整洁、无风无尘，尽量避免灰尘细菌等有害杂质进入到封存库房。

（四）后期检查

封存流程完成后，安排工作人员检查计算机录入信息与封存盒标识信息是否准确，必须做到计算机信息、封存盒标识、封存档案三者一一对应，准确无误。封存工作完成后，制作封存库房档案存放索引手册和档案索引指示牌，标识封存档案信息。对封存库房监控系统、温湿度控制系统、消防系统、门禁系统等库房管理设施设备进行全面检查与维护，保障各项系统正常运行，确保库房温湿度始终处于标准值范围之内，达到封存档案安全存放要求。全部工作结束后，制定封存档案库房管理办法，明确管理人员，管理职责以及调阅封存档案的审批权限，制作封存档案库安全检查记录表、封存档案库保洁记录表等工作台账，规范化精细化管理好封存库。

三、结语

通过近些年档案原件封存的实践探索，云南省档案馆建立了一套科学高效的封存方法，逐步解决了在档案原件封存工作中遇到的困难和问题。

第一，档案原件发生人为损坏问题。封存的档案都是经过数字化加工的档案，数字化加工期间档案的搬动、下架、清点、拆装、派发、翻动、扫描、质检、装订、入库、上架等环节，极易对纸质档案造成不可逆转的损坏，尤其是民国档案年代久远，纸张已经发黄变脆，稍有不慎将对档案原件造成无可挽回的损害。这就要求档案原件封存过程中提前做好规划，合理地调配工作人员、优化工作流程、减少与档案原件直接接触，尽量避免造成不必要的人为损坏。

第二，封存盒规格问题。不同年代的档案规格各不相同，普通文书与图纸、报表、登记册等各类表册也各不相同，超宽、超厚、超大件档案要特别订制相应的超规格封存盒才能顺利装入，切不可随意折叠、弯曲、按压档案原件。上架时超规格档案盒也应按全宗顺序依次排列，尽量少用代卷卡标示。

第三，封存方式选择问题。当前业界对档案原件封存有不同的认识和讨论，实践中，柜架上贴封条、卷宗上贴封条、专门盒装、抽真空密封等方法均有不同档案部门采用。无论哪种方法，最重要的是要能有效保护档案原件不受损害。各单位在档案原件封存实践过程中应选择适合本单体实际的封存方法，把封存工作做好做精，保障档案原件安全存放，最大程度延长档案寿命。