智慧呈贡大数据平台对区档案馆档案利用服务的优化实践

■ 罗志林

作者单位：呈贡区档案馆

关键字：智慧呈贡 大数据平台 档案利用

根据国家“十四五”规划大力加快数字化社会建设、政府建设、生态建设的步伐，云南省“大力推进数字云南的建设”的要求，呈贡区智慧化城市建设紧紧抓住数字化经济变革的重大机遇，构建智慧化、数字化新型呈贡。根据区级建设实际，开发区级大数据平台，逐步建设智慧呈贡。在大数据平台上，通过运用先进技术，对海量数据进行梳理、整合、共享、开放，让平台数据更好地为公共服务和社会管理服务，并通过对大数据的精细化管理促进政府工作提质增效，全面、及时、便捷地提供公共服务信息，让群众办事不找人、少跑路，做到便民、廉政。

呈贡区档案馆抓住机遇，安排专人负责做好项目对接工作，探索馆藏档案在大数据平台的提供利用实践。在项目建设中，呈贡区档案馆对多年来提供利用工作经验和存在不足进行总结，以数据安全为前提，从介入数据提质分类、后台数据库搭建、线上提供利用审批流转、提供利用统计分析等几个方面建立馆藏档案大数据平台提供利用工作，在保证介入大数据平台的档案数据规范、安全的前提下，探索更为快捷、便民的提供利用模式及统计分析方法。

一、传统档案提供利用及统计分析模式分析

（一） 传统档案提供利用及统计分析模式简述

呈贡区档案馆馆藏非公开档案提供利用主要以利用者持介绍信或工作证、身份证等到馆或电话咨询，工作人员通过档案管理软件检索查询，如查找到对方需要的档案，告知其到档案归属部门进行查阅审批，持审批材料到馆再给予提供利用，馆藏档案借出需馆长审批。经鉴定的可对外开放的档案仅在门户网站对外公布目录，需到馆查阅原文。

在统计分析和预测社会对馆藏档案需求时，根据手工登记的查借阅登记本，统计汇总到馆查借阅人次、件（卷）次、复印页数、利用目的等。馆藏档案资源开发利用结合当年工作的重点和时代的主题，需通过在档案管理系统关键字查找，把相关材料进行人工整合后形成相关情况提供利用。

（二）传统档案提供利用模式存在的问题

一是限制利用档案审批流转过程漫长，无法实现便捷、高效的服务；二是已开放的档案缺乏共享平台，呈贡区门户网站信息量大，公布信息容易被隐没，开放档案利用率低；三是对使用频率高的档案统计掌握不全；四是馆藏资源整合不全面、不及时。人工搜索关键词再筛选整合的过程，存在资源查全率不高，整合不全面，整合速度慢，提供利用不及时等情况。

二、大数据平台促进档案资源提供利用的优化思路

针对实际工作中存在的问题，区档案馆明确了优化档案提供利用的思路：以档案安全为前提，把好档案数据质量关，探索快捷、便民的提供利用模式。具体做法是：优化馆藏资源，保证接入平台数据质量；安装前置机，搭建安全可靠的后台数据库；简化审批流程，实现档案快捷的利用服务；全面准确的统计分析，更好掌握档案利用情况，促进档案提供利用工作不断改进完善。

（一）做好馆藏资源质检和分类，为搭建大数据平台做准备

为确保馆藏档案资源依法合规提供利用，呈贡区档案馆2022 年开展馆藏资源清点盘活工作，将馆存档案资源划分为公开、不公开、保密三类。已经鉴定开放的档案，分批逐步在大数据平台公布数据目录及原文；暂不公开的档案，仅在大数据平台公布档案目录，原文数据经网上审批流程结束可到馆查阅；涉密档案所有数据禁止在大数据平台公布。为保证接入大数据平台的档案数据的质量，自2021 年8 月，呈贡区档案馆开始对档案管理系统及数据进行了全面质检，对馆藏档案数据错、漏、重等问题给予纠正，确保接入大数据平台数据资源的质量。

（二）搭建后台数据库，保障馆藏数据安全

区档案馆严格执行三网分开，既确保档案馆服务器数据安全，又能让大数据平台在档案馆数据变动时及时获取变动并提供利用。项目方在大数据平台与档案馆数据存储服务器之间安装前置机，即起到了防火墙的作用，又实现在不同的通信协议、数据格式或语言之间相互转换的作用。档案馆将公开档案目录及原文数据、不公开档案目录数据放入前置机数据库，经过前置机的调度，完成大数据平台渠道的统一接入和对后台其它系统的数据交换，确保了大数据平台数据与档案馆藏数据更新步调一致，实现安全与共享并存。

（档案数据查询流程图）

（三）进行线上审批流转，实现快速便捷利用

区档案馆通过前置机将更新完善的馆藏数据目录传入大数据平台，利用单位或利用者既可通过电子公文交换系统登录智慧呈贡平台，在“检索中心—资源市场”可以查看目前资源门户中已存在平台中的档案数据表单，并通过类型、所属系统、文件标题等条件进行档案资源搜索。利用者点击所需具体档案资源，可查看该档案资源的详细信息，选定需申请的档案数据资源后，从“服务信息”板块中进行“资源申请”，就可在网上完成审批流转。已开放档案，利用者可以直接在平台上办理手续后调阅或下载打印。未开放档案，利用者需持《呈贡区大数据平台政务数据资源申请表》到呈贡区档案馆现场查阅原文。

（四）全面准确统计，便利档案利用分析

大数据平台支持查询调用明细记录，可即时对接入资源的利用情况进行统计。区档案馆通过服务记录掌握每次服务调用情况，包括调用参数、调用IP、调用的服务URL、调用时间、调用状态（成功、失败）以及异常信息，并能够及时统计利用服务的调用次数和失败次数。区档案馆在大数据平台中通过“我的资源”板块，查看档案馆共享的档案数据类型、数据量、被使用情况，查看共享数据状态和己共享的数据数量和质量是否达标，可以随时了解馆内接入资源的更新和使用频率、服务请求及问题数据的动态数量，并统计档案资源的类型、点击率、服务量、申请查阅量、数据问题等，对操作、接入资源排名、最火资源统计及运营监控等进行分析。档案馆档案数据介入到大数据平台后，将会使档案利用统计工作更全面、细致、快捷、准确，便于档案馆通过档案利用分析了解掌握社会某时间对档案资源需求的倾向。

档案工作的最终目的，是提供档案为社会各项事业服务。智慧呈贡大数据平台实现了馆藏资源提供利用最大化，充分发挥档案“留史、资政、育人”作用，为区档案馆档案利用工作开创了新局面。