行走“云”上

裴超

近年来，以互联网、物联网、人工智能、大数据、云计算、VR/AR（虚拟现实/增强现实）为代表的新兴数字科技在会议行业获得深度应用，数字产业化和产业数字化双向融合的趋势日益显著。数字化正在重塑各行业的业务模式、工作效率、参与者体验，而会议行业也不例外。

此外，相关政策不断出台，鼓励会议行业利用新技术推进服务创新、管理创新、业态模式创新，加快培育行业发展新动能。腾讯、华为、百度、阿里、京东等互联网巨头也纷纷布局以“云”计算、“云”技术为特征的数字会议空间业务。

数字化转型再加速

数字会议是指会展产业链上下游企业使用数字化的软硬件技术重塑组织结构、工作方式、业务流程。通过提供数字化的产品和服务，数字会议创建数字化的连接并创造数字化的个性化服务体验，从而促进企业数字化转型的系列经营、运营和管理行为的集合。因此，数字会议不仅是新工具、新技术、新理念的应用，也是一种新业态、新模式和管理的创新。数字化会议是一种全新的会议模式，它将多种信息化技术融入会议的各环节，贯穿会议全过程，为办会和参会人员提供实用的工作平台。通过数字化会议系统的建立，利用网络化会议终端，实现会议资料共享浏览，简化会议准备工作;利用会议交谈系统，实现会场问题的个别交流利用电子化文档替代现有纸质文档，代替现有的复印会议文档的模式，解放会务人员的工作量。

中国国际贸易促进会发布的《中国展览经济发展报告》显示，2021年，全国会展场馆数量为151个，同比增长约1.3%;室内可租用总面积约1034万平方米，同比增长约7.9%。2021年，会展行业持续恢复发展，会展数量和会展面积与2020年相比均实现较快增长。

同时，数字会展新模式日益成熟成为行业的一大特点，2021年也被称为会展行业“元宇宙”元年。国际展览业协会发布的《全球展览行业晴雨表》显示，全球58%的行业受访者在现有的会展产品中增加了数字服务和产品。虽然新冠肺炎疫情对全球会展业的影响仍在持续，但线下会展正在加速向数字化转变，相关企业也在积极寻找线下会展的替代模式，借助数字会展融汇线上线下，助力外贸企业抢抓机遇、开拓市场。

当前，除展览外，会议产业链的上下游企业通过发展与应用数字技术，实现多领域的加速突破，不断涌现出各种基于数字技术的新商业、新模式、新业态，促进会议产业和会议企业的数字化转型。同时，微博、QQ、微信、抖音等互联网应用场景的发展日新月异，应用加速向数字化迁移。但与此同时大量碎片化的应用系统使会议行业数字化发展面临新挑战，如营销渠道的割裂、信息化系统的割裂、场景覆盖和用户画像能力不足等等。多重挑战之下，会议行业的数字化成为必然，并在疫情常态化的趋势下加速了转型的进程。

培育行业发展新动能

如今，数字经济已上升为国家战略，成为“十四五”期间经济增长的新引擎。在“十四五”规划纲要中，首次提出了数字经济核心产业增加值占GDP比重这一新经济指标，“数字化”与“数字经济”再次成为热词。

自疫情暴发以来，相关政策鼓励会议行业利用新技术推进服务创新、管理创新、业态模式创新，加快培育行业发展新动能，并发挥会议行业在扩大对外开放、增加社会就业、拉动消费增长、促进双循环格局等方面的重要作用。政府主导的展览品牌“广交会”“服贸会”率先分别实现了纯线上和线上线下融合模式。各地也纷纷出台措施，鼓励会展行业加快数字化转型步伐。广东出台《广东省推动会展业高质

量发展的若干措施》，提出鼓励会展模式创新，运用5G、VR/AR、大数据等现代信息技术手段，积极打造线上展会平台，开展云推广、云对接、云洽谈、云签约等活动，推进展会业态创新。推动传统展会项目数字化转型，促进展会线上线下融合发展，不断创新会展业发展模式。组织宣传推广广东省会展模式创新案例，发挥线上展会龙头企业和品牌线上展会的示范和带动作用。

《江西省会展业“十四五”发展规划》也提出，加大互联网平台和数字化技术应用，提供线上注册、电子签到、在线展示等一站式智慧化服务，优化参展商和专业观众的线上线下参展、参会体验，提高展会供需双方交易合作匹配度，提升展会实效。同时推动会展场馆设施智能化改造，应用楼宇自动化系统对会展设施场馆进行信息化和智能化管理，实现场馆人流管理、安全管控等服务动态化、智能化、信息化。鼓励运用三维建模打造VR线上场馆，搭建“微展厅”，构建会展产品线上发布平台。

浙江省人民政府副省长朱从玖表示，会展业是推动经济全球化的重要平台，对国家间、地区间经济、科技，文化交流与融合都起着重要作用。浙江省充分发挥数字经济优势，在全球率先举办网上交易会，带动会展行业在新形势下焕发新活力。“数字时代已经到来，数字化将成为会展业的新引擎。”据朱从玖介绍，浙江省、杭州市有关部门依托专业会展公司创新在线会展模式、搭建“浙江数字服务贸易云展会”平台。

解决高校会议新难题

新时代新形式，高校如何抓住数字化机遇乘风破浪实现教育现代化，已成为业界关注的焦点。传统会议模式已经过时，数字化会议才是大势所趋。在各大高等院校数字化转型的道路上，正在掀起数字化会议的浪潮。

伴随着信息基础设施的迅猛发展，世界已然进入加速创新和引领发展的“数字时代”。数字化将对未来产生革命性影响，各行各业也将由传统向数字化转型。在新冠疫情的影响下，数字化转型的步伐也逐步加快。

在高等教育数字化发展道路上，无论高等院校还是民办教育，都在致力于将数字化领域的新发展与学校的学科建设、教育教学、科学研究、师资人才、管理服务等工作的新需求深度融合，推动教育创新发展。

高等院校召开多院系的共同会议，一般参会人员人数多，文件量大。分发纸质文件需要大量的纸张资源，又占用太多工作时间来打印文件，工作效率差且十分浪费。更不要说一旦文件需要更新，又要重新打印和分发，十分麻烦。

在传统的会议模式中，演示信息多集中于传统大屏幕，远处参会人员长期保持一个姿势观看，身体容易疲惫，注意力容易不集中。因此，如果人人都能用自己的移动设备观看文件资料，并且能够实现实时同屏，达到沉浸式会议效果，这些问题自然迎刃而解。若高等院校召开多分校多院系会议，由于距离远，不能现场参会，这时候就需要开展线上与线下同时进行的混合会议，需要一个简单、灵活、安全的数字化会议系统提供会议支持。高校作為我国科研的重要基地，其涉密事项日益增多。利用一个能提供安全文件保管环境的数字化会议系统，实现会议文件机密不外泄，将更有利于高校文件安全保密工作的开展。综上，高等院校开展数字化会议已成为新时代的新潮流。

五大功能助力发展。其一、不用向参会人员分发纸质文件，每个人浏览自己的终端设备上的电子文件即可;如文件需要更新，在后台上传更新后的文件，即可同步到所有与会人员设备终端。这样即使分校或院系参会人数众多，也能实现多人同步阅览最新版本文件。其二、演示稿可同屏其他参会人员终端上，演示时同步主讲人批注，主讲人还可使用

“激光笔”工具进行更有效讲解，让与会人员都能沉浸式参会。会议过程中，参会者也可随时进行文件批注，可设置批注私人或共享;其三、一键更换主讲人功能，方便双向互动，更好的开展学术交流;其四、在会议过程中，可以让不在现场的人员通过线上移动设备参会，同时进行传统的线下会议，两相结合，无论各分校各院系是否能到现场参会，会议都能有序开展;其五、设置文件浏览权限及下载权限，自动生成文件水印，全方位保护高校文件资料内容不外泄，为高校文件安全保密工作开展提供保障。

站在新时代、新起点上，纵深推进数字化战略，顺应信息化革命大潮，将数字化、信息化、网络化、智能化，深入到学校人才培养、科学研究、学科建设、管理服务等各个方面，会议业的数字化发展将助力社会、企业、高校数字化战略新作为。