关于大数据环境下技术档案电子化收集整理过程的研究

作者简介：郭小燕，（1989-），女，汉族，河北省邯郸市，助理管档员，主要从事档案管理工作。

摘要：在大数据环境下，档案电子化已逐步成为趋势，技术档案作为工作人员的考核依据，规范化的管理及数字化同步变得尤为重要。本文以个人单位为例，加强技术档案管理制度，引入先进数字化技术手段，针对收集并整理技术档案过程中存在的问题，提出相应的解决方案。

关键词：技术档案;数字化;存在问题;解决方案

引言：为深入实施新时代人才强企战略，夯实人才管理基础，及时对职工进行监督、检查和考核，充分发挥高素质专业化人才队伍中的重要作用，单位应将技术档案资料管理纳入工作范畴。现阶段，技术档案数字化管理相对滞后[1]，存在未能及时同步将职工的工作经历及工作业绩等问题，收集并管理好电子技术档案成为重中之重。干部技术档案涉及范围大，人员多，时间久远等问题，本着对组织、历史、职工高度负责的态度，技术档案数字化的工作需要领导亲自安排、部署，统筹好技术档案管理工作力量，单位应组织专业的人员负责干部技术档案收集的具体工作，同时安排专人对资料进行整理及相关问题的汇总，针对电子技术档案收集及整理过程中的系列问题，有计划、有安排、分批、分类予以解决，充分保证电子技术档案的收取及整理工作按期高质量、高标准完成。技术档案管理人员应紧跟时代潮流[2]，按照应提交的相关材料及相应政策，以此来推动电子技术档案信息化工作的可持续发展。

1 技术档案数字化必要性

人事档案反映干部个人政治品质、学习经历、工作经历、专业素养等情况[3]，技术档案作为人事档案的补充和丰富材料，体现了职工的工作成长经历，包括学历变化、职称晋升、职务任免、工作业绩、工作经历等。近年来，大数据化已经成为信息管理的重要方式，随着2021年《中华人民共和国档案法》的推行[4]，传统纸质档案的管理应用，已经不能满足新时代档案管理的要求，档案数字化管理已成为必然趋势[5]。单位内所有职工均需设置一份电子技术档案，用于记录各类人才的成长轨迹、职业生涯规划和工作情况，便于单位对人才的实时管理、考核、激励及惩罚，有效调动职工积极性，提高职工工作效率，加强单位对部门的管理及协调工作，合理制定下一步工作目标。

技术档案电子化实现了网络共享及保护作用，全面地降低了自然灾害、意外灾害等的威胁，稳定的网络系统及后台完全可以承载技术档案，也是对纸质档案的保险备份。技术档案电子化可以方便档案的查询，降低纸质档案的使用频率，减少纸质材料的翻阅次数，有效避免对纸质档案内原始材料进行查阅、复印等行为，在最大程度上保护了原始资料，将纸质档案的损毁程度降到最低[6]。同时，技术档案电子化降低了档案涂改造假的可能性，与纸质档案相辅相成，互相印证，保障了材料的真实性。

2 收取技术档案材料的要求及分类

2.1 收取技術档案材料的要求

为保证材料真实有效，各单位负责人需将扫描材料与纸质材料进行核对。所有技术档案需提交材料均须用电脑扫描或扫描全能王等扫描软件进行扫描，不可手机拍照。经过档案管理人员的会议讨论决定选用jpg格式进行提交，根据系统提交要求单个图片≤1M。从图片的成像效果及保存方面考虑，pdf格式及jpg格式均能满足技术档案电子化的要求[7]，达到清晰无损保存的目的，虽然pdf格式相对jpg格式而言更加稳定，但考虑后期涉及借阅及下载的问题，单位选择以jpg格式进行提交，便于单页材料下载，防止档案内材料泄露。

2.2 收取技术档案材料的分类

2.2.1 资质类材料

资质类材料包括学历及学位证书、职称及职业资格证明材料、从业资格证书、政治面貌证明材料、社会兼职证明材料、党代表证等材料的扫描件。

2.2.2 荣誉及处分类材料

一般包括公司级及公司级以上单位荣誉证书扫描件及处分通知扫描件或原件电子版，包括劳模、标兵、优秀共产党员、三八红旗手、技术能手、先进个人、竞赛优秀选手等。

2.2.3 成果类材料

成果类材料扫描件，包括科技进步奖、企业现代化管理创新成果、质量技术奖、专利、软件著作权（应包含公司知识产权科出具的证明材料）、“五小”成果、讲比项目奖、技术改进和合理化建议奖、职工先进操作法、职工创新成果等证书扫描件以及与项目配套的效益证明材料扫描件。

2.2.4 论文著作类材料

著作类材料：应包括作为主编、副主编参与撰写的各类国内正规出版的书籍;个人或与他人合译的译作、译本。

论文：包括在正规期刊刊发的论文和在会议中交流的论文，会议论文可包括论文集或会议获奖证书。

2.2.5 职务任免类材料

职务任免材料扫描件，包括专业技术职务任职资格证书、技术职务聘任变动表、技术职务聘任红头文件、专业技术职务任职资格评审表等相关聘任材料、干部任免材料等，能充分体现职工职称变动及人事任免情况。

2.2.6 总结类材料

总结类材料扫描件，应包括年度绩效考核表、年度工作总结及其他总结类材料，主要用于考核职工年度或任职期间的工作表现。

3 材料收集及整理过程中存在的问题

3.1 材料保密性问题

由于技术档案需提交材料涉及人事档案内的部分材料，可能存在扫描过程中档案内文件内容泄露及扫面完成后电子稿储存和遗失的问题。

3.2 材料收集问题

材料收集一般会出现在两个方面问题：

3.2.1 分管负责人收集技术档案材料不及时，或者收集的材料不规范。

3.2.2 部分部门分管负责人未能及时进行材料扫描并下放材料整理通知，导致材料收集困难，进度缓慢，且出现部门内材料整理混乱不符合要求的现象。gzslib202204022237

3.3 材料完整性问题

所移交的材料必须完整，不能出现缺头少尾的现象，并按照技术档案材料移交流程进行材料的移交工作，根据技术档案材料的收集和管理情况，建立收集制度，并对材料的收集进行严格的要求，材料完整性问题主要有以下两方面内容。

3.3.1 材料缺失问题

⑴学历学位材料的缺失

学历材料不完整，例如：缺少某阶段的学历、学位证书扫描件，缺少某阶段毕业生登记表、缺少某院校学位授予材料。

⑵入党材料的缺失

入党材料的不完整，例如：缺少入党志愿书、入党申请书、入党转正申请书、入党志愿书、入党政审材料或缺少加入其他党派的相关证明材料。

⑶总结材料的缺失

总结材料不齐全，例如：缺少某一年度绩效考核表;缺少部分年度总结材料。

⑷职称材料的缺失

职称材料不齐全，例如：已获得高级职称的职工，缺少初级、中级的职称材料。

⑸干部任职变动材料的缺失

干部任职变动材料不齐全，例如：缺少干部任免审批表、单位呈报审批表。

3.3.2 材料内容缺失问题

材料提交页面缺失问题：主要涉及资格证书编号页的缺失，软件著作权证明材料的缺失，论文内版权页及目录内容的缺失;材料页面内容完整性问题：原材料缺少签字或盖章，导致材料无效。

3.4 提交材料不合格问题

3.4.1 材料扫描页面存在的问题

⑴出现漏扫描、多扫描与重复扫描问题

所有图片应清晰平整，现阶段收取材料的过程中发现文件页面存在大面积空白及阴影、页面扭曲、扫描字迹模糊;部分技术档案出现页面折页后字迹遮挡，页面信息不完整的现象;技术档案收集时不规范重复扫描后，导致重复提交;在扫描时，扫描人员为了追求扫描速度，容易多扫描或者少扫描;证书类等材料边框缺失及其他类材料文字缺失等问题。

⑵出现扫描后的成像问题

扫描文件过大，超过系统提交最高范围;采用图片处理软件导致图片失真，图像模糊等。

3.4.2 材料分类及命名问题

提交的材料未按要求分类或部分材料未能掌握具体类别，导致材料分类错误，出现材料放错位置或重复性提交的问题。且文件未按要求进行命名，出现名称过长或数字等无法准确体现文件内容的命名方式。

4 材料收集及整理过程解决办法

4.1 材料保密性问题解决办法

单位及各部门应成立技术档案领导小组，单位主管领导亲自负责此项工作，并配备专门负责人员，档案管理部门需对单位及部门负责人进行统一培训，详细收集讲解技术档案的要求和具体步骤，通过培训，进一步提高档案管理相关人员对档案重要性的认识，重点培养其严谨性、责任心，坚决做到对档案内容不外泄、不讨论、不更改。各部门负责人需对部门内人员的人事档案内材料统一进行扫描，并将材料统一汇总整理，保证汇总过程中不经他人接触。材料整理提交后，部门负责人需将所有扫描材料永久性删除，切断一切扫描材料可能泄露的途径。

4.2 材料收集问题解决办法

从收集材料的源头开始，规定材料的提交范围和内容，及时下达材料整理通知，并规定材料提交时间，严格督促部门分管负责人按时按序进行材料扫描。对材料收集整理过程中出现的问题进行收集，及时讨论并给出相关处理方案。

4.3 材料完整性问题的解决办法

4.3.1 材料缺失问题的解决办法

干部聘任材料出现缺失的情况，可查调人事系统进查询作证，并通过查阅人事档案进行补充。

学历学位方面，需根据个人学习经历提供中专、大专、本科或研究生（包括硕士研究生及博士研究生）毕业证书和学位证书，如若学历学位材料缺失，可查询人事档案内毕业生登记表及学位授予相关材料进行佐证。如未查询到，可到学校档案馆复印相应的材料加盖学校的公章，经办人签字，且根据需要提供学历学位认证报告。

入党材料以入党志愿书或加入其他党派登记表为主，缺失入党志愿书的需按照党委组织要求补填入党志愿书或依据实际情况本单位党委填写情况说明放入档案。

4.3.2 材料內容缺失问题的解决办法

资格证书编号页的缺失，需重新提交资格证书扫描件;软件著作权证明材料的缺失，需结合软件著作权证书到公司开具包含姓名及软件著作权项目名称等信息的有效证明材料和经济效益证明;论文内版权页及目录内容的缺失，应重新提交补充，或提供知网、维普、万方等三大网站的检索页。对于会议论文等无版权页或目录的文章无需提交相关材料，但在提交过程中要进行材料说明;针对缺少签字或盖章的材料，可以根据人事系统记载或档案核实，根据情况进行补签或出具证明。相关补充材料或证明，需第一时间进行归档，同时进行扫描上传。

4.4 提交材料不合格问题解决办法

4.4.1 材料扫描页面存在的问题

⑴文件扫描过程中的问题

文件扫描过程中容易出现文件漏扫、多扫、重扫的现象，其主要原因包括以下两方面：一是技术档案整理工作不规范;二是扫描过程中扫描人员人为失误。因此，必须在扫描之前做好技术档案整理工作，档案负责人员要检查技术档案完整性并签字确认;扫描过程中，扫描人员要认真细致，从主观上彻底消除扫描中因失误而造成的漏扫、多扫和重扫的问题。

⑵扫描后文件成像的问题

所有文件均需提交原件扫描件，截取过程中保证材料页面字数完整及清晰度，如出现图片失真及页面不完整等情况均需重新扫描提交。针对原件模糊或破损的文件，可以通过数字转换技术手段进行处理，尽可能达到清晰完整的目的。

4.4.2 材料分类及命名问题

扫描提交过程中会出现文件分类错误，命名不清晰的情况。针对相关情况，单位负责人需建立文件模板，对所需材料进行严格分类并命名，命名应清晰体现对应文件的时间、内容等信息。所有文件应遵守分类+时间原则，按照同一模板进行命名，且同类别文件严格遵守时间顺序排列，以方便材料信息的检索及查询，提高材料的利用率[8]，充分实现电子技术档案的价值。gzslib202204022237

5 技术档案管理要求

5.1 技术档案管理人员的要求

档案管理部门应对技术档案管理人员进行专业培训，相关人员应具有责任感、使命感及较高的档案管理素质，深刻认识到档案管理工作的重要性，且应接受上级部门及其他档案管理人员的监督[9]，严格遵守技术档案管理要求，管理过程中实事求是，坚决做到不泄密、不篡改、不造假、不损毁档案内所有材料。技术档案收集过程中，档案管理人员应对职工提交的电子材料逐一核对，保证所有材料信息完整一致、真实有效。

5.2 技术档案管理制度的要求

技术档案管理电子化技术相对落后，其管理制度不完善，管理过程中需明确档案管理要求，制定具体标准。目前，国家档案局已经发布了电子档案管理规范的相关材料，单位档案管理部门可以根据相关材料，制定单位内部档案管理制度[10]。

由于人员变动导致档案内总结及职务任免等材料易发生变动，针对相关材料应补充归档，各部门负责人应于职工入职当月为期建立技术档案，并完成电子技术档案的上传。职工进行单位或部门变动时，职工所在部门应于一月内完成技术档案的整理和交接工作。技术档案交接时要形成交接记录，负责人员做好登记，做到所有材料有据可依，电子技术档案也需及时同步更新。对于单位内离职人员、退休人员等，部门内应建立人员信息台账，并及时对台账信息进行统计，更新，涉及人员技术档案材料应由单位统一保存五年后登记销毁。

对于企业档案管理电子系统来说，安全性极其重要，其使用的网络不得与外网连接，防止技术档案内容外泄[11];电子档案管理系统应严格遵守保密的原则，档案查阅授权应具有针对性，仅对档案管理人员及上层管理人员给予查阅权限。

5.3 技术档案权限的要求

为便于档案管理及信息更新，单位内各部门都应设置专门的管理人员负责新材料的整理及上传工作，电子技术档案系统应一对一开放权限，各部门负责人仅能拥有上传更新本部门人员信息的权限，不得查阅其他部门人员信息，同时部门负责人不得下载系统内文件;单位内设置专业人员对接部门负责人，负责所有部门人员内容的核实及审批，若需文件下载，则需向上级管理部门或领导进行申请，通过规范的审批流程并登记，审批通过后，可临时下放所需材料的下载权限，由单位负责人员统一下载。

6 结束语

国有企业技术档案电子化管理的应用，可以有效提高人才管理工作的质量，为企业选拔高新人才打下了良好的基础。在完善的电子技术档案管理制度下，技术档案管理人员的专业素质及责任心至关重要，在保证相关人员的专业性同时，完善的技术档案电子化系统及稳定的后台必不可少。

单位本着认真、扎实、细致地开展职工技术档案审核及数字化工作，通过文件扫描及整理提交，仔细总结技术档案电子化过程中比较常见的问题，提出针对性强、切实可行的处理办法，商定解决各类问题，有效提高了技术档案电子化的效率，保证了档案材料提交过程中材料的真实性及完整性。助推职工技术档案管理工作的制度化、规范化和科学化水平，切实维护职工技术档案工作的真实性、完整性和严肃性，从而促使技術档案电子化管理工作有序进行。

参考文献

[1] 韩辉，孙国华.机关事业单位人事档案数字化管理刍议[J].办公室业务，2021（22）：162-163.

[2] 戚霁，赵金币，琚理.档案数字化建设存在的问题及对策分析[J].中国标准化，2021（20）：136-138.

[3] 王笑园，安喆.中国特色干部人事档案制度发展历程与实践态势[J].中国人事科学，2021（11）：87-93.

[4] 颜丙通.纸质档案数字化成果质量提升策略[J].办公自动化，2021，26（23）：51-52.

[5] 隋凌云.事业单位实现档案数字化管理的要点分析[J].城建档案，2021（11）：50-51.

[6] 李晋.运用大数据技术加强干部人事档案资源体系建设[J].数据，2021（12）：66-67.