计算机软件应用在办公自动化管理上的效果分析

罗琼 刘敏

关键词 企业办公 计算机软件 自动化管理 实践应用

1引言

进入21 世纪以來，我国计算机技术蓬勃发展，为社会多个领域的发展提供了可靠的技术支撑。办公自动化是企业广泛应用的一种现代办公形式，为企业提升管理水平奠定了良好基础，也有益于企业创造更高的经济效益，增强市场竞争力，从而获得更大的进步。合理应用计算机软件是提升自动化办公水平的重要基础。为推广计算机软件，全面提升企业自动化办公水平，本文从理论层面探究了计算机软件的应用情况。

2办公自动化概述

2.1定义

在竞争日益激烈的市场经济环境下，提升办公效率是企业立足之本，同时实现办公自动化是现代企业发展的必然趋势之一。配备计算机硬件设施和软件技术，能够在企业内部组建一个符合不同部门之间办公需求和高效率运转的处理系统，进而协助企业职员利用该系统逐渐实现办公一体化与智能化，从而及时有效地处理办公活动中出现的各种问题，以显著提升工作效率，创造出更大的经济价值。办公自动化是指在高新技术的协助下，对整个企业不同部门之间进行“联网”，以采集、存储、分析及应用日常工作实践中形成的各种数据，进而促进网络和信息资源的有机整合，提升资源利用效率[1] 。

2.2特点

为了达成办公自动化目标，首先要考虑的问题是高效应用计算机基础。其最大的特点便是高效互联，即在高端技术手段的支撑下，在企业内部要构建高效联结的智能化办公模式，进而实现办公自动化。为满足现代企业在办公方面的需求，要配置先进的设备，并组装有关系统软件，包括信息、储存、资源共享系统等。办公自动化以计算机、网络通信技术为支撑，技术之间相互配合与协调，逐渐在企业内部打造出由点到面的智能化办公系统。办公自动化最大的优势是“人机结合”，利用高新技术共享企业内部的各类数据资源，可以提升其利用效率，明显增加工作效能。

3计算机技术的应用价值

3.1优化办公环境，改进办公流程

传统的企业办公室设施基本摆放是单一的桌椅与文件资料，一旦工作量增加，将会导致办公室环境凌乱不堪。在科技日新月异的时代背景下，计算机技术被引进企业办公领域，其明显改善了办公环境，可以说计算机软件引领人们逐渐步入自动化办公的新时代。人们应用计算机软件便能把工作所需资料及文件整体、安全的录入计算机设备，进而提升工作质效。正因如此，办公自动化体系的应用范畴呈现出不断拓展的趋势。

办公自动化体系的特点主要表现在如下两方面[2] ：（1）同步进行。同一项目涵盖多种不同的数据资料，人们应用互联网能将其同步传送至企业各个部门，从而使各个部门之间能够同步分析、处理信息，一方面显著提升了日常工作效率，规避传统操作带来的误差，另一方面显著缩短了工作时间;（2）可越过性。现代企业布置的很多工作任务带有明显的自由性特征，人们应用计算机软件办公时可以选择性越过局部任务，不一定非要参与全部工作。故而，从该角度进行分析可知，企业办公自动化体系具备一定可越过性特点。

3.2降低管理成本

企业在传统办公实践中，对办公用品的实际需求量很大，对于企业而言这是一笔巨大支出。若企业能应用计算机软件办公，那么相应的管理工作自动化水平将会显著提升，帮助企业明显减少管理方面的费用支出。

合理应用计算机软件，在提升企业工作效率的基础上，还帮助企业省略了一些不必要的工作流程，如减少纸张的使用量，为我国环保事业发展做出一定贡献。当前，企业办公自动化主要在如下两个方面可以减少成本[3] ：（1）办公成本。利用办公自动化体系，使各个企业逐渐降低对传统纸张的依赖程度。积极应用自动化办公软件，进而节省了办公成本。例如，企业内部不同部门之间进行交流与协作时，完全不用纸张去传送信息，操作计算机软件就能促进信息高效互动，明显减少了纸张等物料耗用量，降低了时间成本;（2）交通成本。国内很多企业运营规模庞大，在业务办理实践中，受区域客观条件的制约，过去必须要通过利用交通运输工具去开展材料的交接活动，交通运输费用对于企业而言也是不少的开销。而在办公自动化体系的支持下，企业就能利用互联网执行资料的交接工作，因此企业的交通成本固然缩减。

3.3引领企业获得更大的发展

将计算机软件技术和企业办公领域相融合，可以提升日常办公管理的自动化、标准化水平，使企业办公更具灵活性、自由化特征，不同部门或者人员之间的协调及沟通效率均有很大提升，真正帮助办公人员脱离枯燥、单调的办公环境及繁杂的办公事务，从而使办公人员的工作热情更加高涨，挖掘出更大的创造潜力。

应用计算机软件实现办公自动化管理，对办公人员的业务能力、职业素质等提出了更高的要求，他们应具备服务意识、风险精神，提升办公自动化操作能力，形成合力，为现代企业进一步提升办公自动化管理水平贡献力量，从而增强企业的市场竞争力，逐渐实现健康、长效发展。

4办公自动化管理策略

4.1文字处理软件

目前WPS、Office 办公文字处理软件在企业内部被广泛应用。相较而言，Office 系列办公软件的功能更加全面，兼容性与操作性更强。WPS 软件是中国金山公司自主研发的文字处理软件，其具备办公软件最常用的文字、表格、演示功能以及PDF 阅读等功能。

此外，WPS 软件拥有内存占用低、运行速度快、云功能多、免费提供文档模板等优势。WPS 软件支持阅读与输出PDF（.pdf）文件、具备整体兼容微软Office 97 ～Office 2010 格式（doc/ docx/ xls/ xlsx/ ppt/ pptx 等） 特点。同时，WPS 软件可以有效覆盖Windows、Linux、Android、iOS 等诸多平台。并且，WPS 移动版依托于Google Play 平台，已经覆盖了50 多个国家与地区[4] 。gzslib202204022039

将文字处理软件用于办公自动化管理领域，其体现出的价值主要有：一是协助职工提升文字编辑、打印等工作效率;二是现代企业内部普遍应用的文字处理软件具有体积小、内存占用量低等特点，配合应用U 盘等便携式存储产品，能够备份及转存企业办公文件资料。

Office 软件内的Word 应用技巧主要包括：（1）快速定位光标。企业办公应用WPS 文字处理软件时，在存盘后关闭文档会发现光标十分自然地出现在上次存盘时的记忆部位。但在Word 内，并没有提供上述功能。当然，我们可以应用快捷键的方法直接定位光标，即打开Word 文档时，按住“Shift+F5”，光标即可呈现在上次处理文字的部位。Word 软件处理文字时能自动记录最后三次处理文字的部位，按下“Shift+F5” 组合键便能直接调取这三次操作记忆，而再次按下“Shift+F5”组合按键，光标便能在以上三次编辑内逐次切换;（2）字体嵌入。企业办公人员可以不嵌入TrueType 字体，具体操作为单击“工具—选项”命令，再选“保存”选项卡，取消“嵌入TrueType 字体”复选框，便可以降低Word 词文档的容量[5] ;（3）修复破损Word 文档。办公人员若发现提示“该文档已被损坏”时，则无法正常打开需要编辑的文档。此时如果没有弹出修复窗口，可以用如下方法进行修复，即开启菜单栏内的“文件”，选择“打开”，在弹出的对话框内选择需要进行修复的文件，按下对话框右下侧“打开”按钮旁的小三角，再在菜单内选择“打开幷修复”，最终文档便会被修复且即时打开。

4.2通信及网络共享软件

在企业办公领域应用的通信及网络共享软件较多，包括微信、QQ、E?Mail 邮件等，其在企业通信领域体现出了巨大的应用价值。对跨国、跨地区企业而言，企业内部职工基本利用微信、E?Mail 邮件等进行沟通与交流。

上述通信软件的价值不仅是能在企业内部传输及发布消息，其自身还具备文件共享、远程辅助等功能，进而显著提升信息的接收与处理效率。合理应用通信软件可以激发企业职工的工作热情，全面提升办公效率。在云计算技术蓬勃发展的背景下，更多的文件传输及文件共享软件被开发与应用，如FTP、云盘等，合理应用这些软件能为现代企业的办公管理及数据存储等带来便利，提高企业的信息储存及传输的安全性，从而为企业管理带来“质”的飞跃[6] 。

4.3数据存储软件

现代企业在日常办公和管理工作中需要存储数据信息，以为后期管理、经营决策等提供可靠依据。

（1）软件存储。其优点包括容易上手，操作流程简单。但是，工作人员在分析与查找后期数据时会遇到很多阻碍。

（2）数据库存储。采用该存储模式能明显节省数据存储的空间，为数据备份及分析工作的开展带来便利。SQL Server 数据库利用结构化查询语操作与处理数据库内的数据。结构化查询语为一种程序设计语言，即SQL 语言。在开发系统数据库时，因为采用结构化查询语无须考虑数据的具体存储方式与内容，故而便于用户对数据库展开相关操作。利用结构化查询语还能实现嵌套应用，便于实现多种功能，如辅助某些功能的更新与拓展。SQL Server 数据库的功能完备、性能优异，能够为企业办公和管理工作提供较多的数据处理方法，帮助企业将敏感度较高的信息存储在安全的空间内，并确保系统后台数据库提供不同数据之间具有关联性的新存储形式，便于企业结合结构特征有效处理各类信息。

（3）利用云盘、文件服务器等执行数据存储工作。其在数据分类、整理环节表现出了更高的效能，提升了工作效率。为了研发一个运转在全分布式Hadoop集群的数据云集，可以应用HDFS 分布式文件作为底层存储方式， 即应用MySQL， HDFS Java API，MapReduce 等技术实现用户注册、登录以及文件的查阅、传输、下载、删减和数据分析功能。系统的功能模块见图1。

4.4其他计算机软件

企业合理应用各类高端计算机软件是实現办公自动化管理的重要基础，除了上文提及的三种计算机软件之外，其他类型的计算机软件应用范畴也有不断拓宽的趋势，以帮助企业办公自动化管理水平得以进一步提升。比如，诸多企业采用了VPN 计算机软件，该软件具备经济性、可靠性等特征，能够帮助企业更快速、精准地传输各种管理决策信息[7] 。此外，企业采用职工签到、员工考勤软件等，不仅明显减少了人工整理数据的作业量，还能提升数据处理的精准度。总之，企业应结合自身发展现状，合理选用计算机软件，帮助职工最大限度地提升工作质效，为企业发展壮大贡献更多的力量。

5结束语