铁路枢纽工程物资管理信息系统设计与实现

武 晨

（中国铁路北京局集团有限公司 地下直径线工程项目管理部，北京100045）

近年来，随着高速铁路施工技术的快速发展，智慧工程、智能车站、建筑信息模型（BIM，Building Information Modeling）平台等信息应用系统使得铁路勘察、设计、施工、运维等方面信息化进程加速[1]。在铁路工程建设项目中，业主方在工程建设管理方面信息化程度相对较低，而物资管理是工程建设管理工作的重要组成部分，物资管理部门承担了大量的采购、供应、验收、结算等任务，需要对接沟通的单位和部门众多、信息庞杂、业务量大，因此亟需搭建信息化管理系统，将工程项目物资管理的各项工作纳入同一个信息系统，以便对参建各方进行统一管理，提高管理效率，实现项目目标控制，为工程建设提供增值服务[2]。本文根据北京朝阳站交通枢纽工程实际情况，设计并实现了铁路枢纽工程物资管理信息系统（简称：物资管理信息系统）。

1 铁路建设物资信息化管理的现状

1.1 铁路建设物资管理常用方式

目前，Excel、WPS表格办公软件是铁路工程项目业主单位物资管理的常用工具，用这些工具制作表格文件，对数据进行计算、加工和保存，在参建各相关方之间通过电子邮件或社交软件实现信息的传递。

1.2 存在的问题和弊端

（1）在企业的数据处理过程中，Excel、WPS表格文件之间的数据关系经常出错，管理人员通常在月末须加班进行数据统计和校核，因此企业亟需实现此类工作的自动化处理；（2）对已形成的数据信息不能够实现资源共享，各参建单位存在大量的重复劳动，表格文件在建设、施工、监理单位及供应商之间的频繁传递中易混淆出错；（3）当数据达到一个比较庞大的规模后，数据间的逻辑、运算易产生混乱，造成运算速度、准确率降低。

2 物资管理信息系统设计

2.1 系统设计考虑因素

针对北京朝阳站交通枢纽工程，物资管理信息系统设计主要考虑4个方面的因素：（1）建设工程物资管理工作涉及建设、施工、监理单位及供应商等，参与方往往分散在不同的地点，因此，信息处理应考虑充分利用远程数据通信的方式；（2）由于建设项目的临时性，管理服务周期相比铁路局集团公司运营站段时间更短，应缩短信息化的部署时间，使业务快速响应需求；（3）建设项目类型具有复杂性、机动性和个性化的特点，应填补业务管理人员与软件开发者之间沟通的鸿沟，采用“需求自定，开发自主，自我管理”的方法；（4）分析信息系统建设投入成本与建设工程增值所能获得的经济效益[3]。

2.2 系统设计目标

物资管理信息系统应当采取措施，使信息处理由传统方式向基于网络的信息处理平台方向发展，充分发挥信息资源的价值，实现利用信息资源对工程项目目标进行控制，为决策提供依据。根据北京朝阳枢纽工程实际情况，按建设物资管理业务架构进行分层部署，并将分层子系统的各项业务内容进行归集，实现对各个参建单位的统一管理，有效提高工作效率和质量，为工程项目投资、进度、质量3项总体目标的实现提供有力保障[4]。

2.3 系统设计方案

物资管理信息系统的构建基于互联网，以Excel服务器软件为运行平台、以建立表单模板为实现工具，将Excel、WPS表格与SQL Server 集成为一个网络数据业务协同工作环境。业务管理者通过定义组织机构、角色、用户，结合工作中应用的数据表格进行模板设计，对数据表、数据项、表格公式进行定义和设置，并按用户和角色的分工情况定义表间公式和工作流，实现各个参建单位之间的数据共享、处理和传输。物资管理信息系统框架如图1所示。

图1 物资管理信息系统框架

2.4 系统功能

物资管理具有系统性、程序性、专业性和复杂性的特点，通过系统建立分类模块，并按照管理流程定义工作流，实现数据信息的处理和流转。按照物资管理工作业务类型不同，物资管理信息系统可分为8个信息子系统，实现的工作关联和功能描述如下。

（1）基础信息子系统功能：主要负责系统基础数据的设计和录入。对物资管理工作进行分层和子系统的划分，按特性对信息数据进行分类、编码和要素设定，并录入工作管理中的实际数据。基础数据框架的建立和录入是系统运行的基础，分为物资目录、供应商信息、施工单位信息和监理单位信息，需要根据工作推进情况进行日常管理维护[5]。

（2）物资采购子系统功能：实现对采购业务全过程的管理，主要用户为采购方业主，按采购情形分为招标采购和非招标采购两类。该子系统包括采购业务从编制招标采购计划开始，过程中的招标公告、售卖标书、答疑补遗、开评标、中标结果公示环节，直至发放中标通知书为止的全过程[6]。

（3）合同管理子系统功能：负责采购业务完成后，对物资采购合同的审批、履约保函审查登记、合同协议书以及变更增补合同形成的信息数据，根据自身项目实际情况，对各管理环节信息审批流转进行管理。

（4）计划供应子系统功能：以合同订货明细表为基准，由施工单位根据工程进度提报物资需求申请计划，经监理单位、建设单位核准后下达物资订单，并对物资的生产、运输以及进场进行跟踪。

（5）质量管理子系统功能：针对物资验收、材料检测及不合格物资的处置管理工作中信息进行记录。材料检验合格和设备安装运行合格是下一步物资结算所应当达到的基本条件。

（6）结算管理子系统功能：依据合同物资价格，对验收合格物资设备的货币计量，为会计核算提供依据。按付款和结算的性质分为预付款管理、物资列账和物资结算3种类型，是按结算管理办法进行逐级审核会签的管理过程。

（7）验工计价子系统功能：根据建设工程验工计价规范、项目机构验工计价管理办法，甲方供应物资和施工单位自购设备验工计价由物资设备部组织核准。验工计价子系统中按计价表格及所需附件进行模版的设计，甲方供应物资管理部分是依据质量管理和结算管理子系统的信息数据，自购设备部分由施工单位填报规定表格及上传附件资料进行的验工计价审核管理。

（8）文档管理子系统功能：用于物资管理法律法规、项目机构物资管理制度及物资文件的上传下达的文档资料的归集。在执行业务中为掌握政策性问题提供查询，对当前待处理事务及工作完成进度进行跟踪管理。

3 物资管理信息系统工作流的定义与划分

3.1 工作流的定义

工作流是指业务过程的部分或整体在计算机应用环境中的自动化，是对工作流程及其各操作步骤之间业务规则的抽象、概括描述。铁路枢纽工程物资管理具有标准化、程序化、规范化的特性，物资管理信息系统工作流的定义因管理机构职能框架不同而有所差异，要求切合项目自身情况进行设置。在设计工作流时主要依据物资管理规程对工作节点进行设置，并根据工作的进程相应增减，每个工作流中的节点工作应当以前一个工作完成为基础。

3.2 工作流的划分

根据北京朝阳枢纽工程项目管理职能架构情况，按照物资管理业务的类型和流程[7]，建立了采购工作流，如图2所示；计划供应工作流，如图3所示；计价结算工作流，如图4所示；文档管理工作流，如图5所示。

图2 采购工作流

图3 计划供应工作流

图4 计价结算工作流

（1）采购工作流是对采购业务程序进行管理，反映了从招标计划信息的采集至完成合同签订整个过程，对信息数据的提报、审批和处理情况形成的过程和结论性的信息进行管理。

（2）计划供应工作流记录了从物资计划需求至物资质量验收完成全过程管理，包括了逐级审批制度的落实，物资生产、运输、到达进度，物资验收情况的全过程信息管理。

（3）计价结算工作流按参建单位职责分工，依据计价管理规范填报表格，提交附件资料，计价结算审批部门进行审核和会签，归集到建设单位物资设备部，并转至计划财务部门进行结算和计价，实现计价结算工作的过程信息管理[8-9]。

（4）文档管理工作流主要体现日常物资文件的批示、传阅、落实，以及归档情况的信息记录。

4 物资管理信息系统应用成效

物资管理信息系统涉及物资采购、计划、供应、验收、质量、结算等诸多环节，需要进行大量的数据查询、统计并形成阶段性报表，为工程建设项目经济分析、投资效益核算提供依据。北京朝阳站交通枢纽工程物资管理信息系统应用成效如下。

4.1 物资管理数据集中存储

物资管理全过程的数据、审批、报告、文件资料集中存储于系统平台服务器硬盘中，通过互联网实现各参建单位及本单位职能部门的数据资源共享。

4.2 快捷的数据检索和查询

通过建立的查询模板，进行基于关键字、模糊查询的方式的检索和查询，信息需求者可实现方便快捷的信息资料获取。

4.3 高效的数据处理和传递

通过设置模块表格、函数和表间公式，减少人工计算，提高数据处理效率；通过互联网实现服务器、多客户端的连接，加快信息传递，随时掌握工作流转执行进度。

4.4 提升数据处理准确性

对工作表格模板格式设置限定条件，根据工作需要可随时调整；设定信息的填报、查询及修改权限，运用表格模板数据保护、批量提取和回写公式等功能，减少人为干预，提高数据信息的准确性。

4.5 自动生成报表

按工程项目实际需要，建立系统的表间关联公式，从数据库中提取单元数据至报表相对应单元格，并通过运算函数、表间提取公式、回写公式，自动生成项目管理所需报表。

5 结束语

信息化是管理现代化的重要内容，运用现代科学管理的方法和技术，合理有效地组织、指挥、调节、监督建设工程物资管理各个环节，以最少的劳动消耗、最低的成本投入，为工程建设管理提供最大化增值服务。北京朝阳站交通枢纽工程项目采用物资管理信息系统后，经过不断实践和应用，各参建单位业务管理者通过自助方式，实现了高效的数据处理、统计和传输，可为其他铁路建设项目物资管理信息化提供借鉴和思路。