外贸企业财务数字化转型应用研究

倪晓飞

【摘要】信息技术的发展日新月异，信息化的浪潮裹挟着对原有管理体系的冲击，影响着企业管理的方方面面。如何顺势而为，将信息技术的发展变成提高企业管理水平的助力，是每个财务人都需要思考的问题。在此背景下，文章展望了企业财务数字化转型的趋势，分析共享财务中心这一广泛应用模式的利弊，并以外贸企业为例，探讨财务数字化实践应用。

【关键词】外贸企业；数字化转型；财务共享

【中图分类号】F275.1

近年来，财务共享服务凭借强化集团控制、助力财务工作效率、削减运营成本等优势，为企业提供了丰厚的经济红利，受到诸多行业龙头的青睐。在此背景下，不少中小企业也跃跃欲试，在不远的将来，财务共享管理模式将逐步成为企业财务管理的重要抓手，乃至企业财务工作的“牛鼻子”。随着信息技术的普适性推广，各行各业都已步入“大数据时代”，大数据的碰撞导致财务信息的数量激增、质量良莠不齐，对开展财务工作带来了一系列新的挑战。鉴于此，只有将财务工作的有序推进与业务的高效可持续发展有机结合起来，才能真正让财务共享服务造福于企业。

一、数字经济与智慧财务

（一）数字经济时代

数字经济以现代信息网络平台为载体，整合数字技术和信息等重要生产要素，将数字技术与实体经济相融合，通过强化实体经济数字化、网络化、智能化的水平，推进经济发展方式的重构程度，具有信息共享、技术创新、绿色发展和产业整合等重要特征。推动数字经济的发展是实现我国经济高质量发展的重要前提，更是推进我国经济社会进一步取得现代化成就的必然要求。近年来，中国数字经济发展态势迅猛，随着“十四五”规划的出台和2035年国家远景目标的提出，我国确立了加快构建以国内循环为主体、国内国外双循环相互促进发展的新格局。“双循环”发展新格局实现更高层次地发展，需要将开放国内循环、拉动内需、促进消费等作为推动经济增长的着力点。习近平总书记指出，扩大内需是新发展格局的核心要义，这也要求我们要将国内消费需求潜力转化为经济发展的动力。在数字经济时代，消费者需求和行为决策的不断变化也决定了营销环境的复杂性和多变性。

数字经济的发展从需求端推动了社会消费者群体的大规模消费升级，从而也在供给端不断将转型压力转嫁给传统零售业。“移动电商”“新零售”等新型数字网络消费模式正在重新定义消费方式，消费市场由线下传统市场逐步转变成为线上线下联动融合的超级市场。

国有企业改革与中小企业数字化转型并驾齐驱，数字经济与实体经济的融合程度将进一步提升。2021年，受到新冠肺炎疫情冲击和相关政策冲击，传统企业特别是中小企业将数字化转型放在企业发展的重要位置，更加积极地寻求符合企业和社会发展特征的数字化转型路径模式，进一步提升数字经济与实体经济的融合程度。

各类国有企业和中小企业将进一步提升数据驱动和平台支撑能力，不断推动生产与服务消费、在线与离线应用场景、传统业态与新兴商业业态的深度融合水平，数字经济将进一步激发实体经济的效能。同时，国有企业将利用数字平台从数据渠道层面打通上下游企业，充分发挥上下产业链的联动优势，促进全渠道和全流程供需的有效匹配和精准对接，构建产业链协调高效、供应链配置灵活的高质量、可持续发展格局。

（二）企业数字化转型

1.定义

数字化转型依托数字化技术，是着眼于商业模式、组织结构和企业文化等领域的转型。以新收入渠道、产品、服务、商业模式为追求目标，采用数字化转型的企业能够实现技术与商业模式的深度融合，可以说，数字化转型的本质是商业模式的转型。

例如，在万物互联的时代，洗发水制造商将传感器放置在洗发水上，使客户群数字化、智能化，从而掌握目标消费者的具体消费量、使用时间等数据信息，这就是数字化。客户可以通过发送新产品的信息来提醒制造商，哪些客户可以购买相应的产品，哪些客户可以通过发送新产品来帮助他们提高体验，优化运营模式，开发智能化产品和服务，促进领导和工作资源转型。

2.发展趋势及特征

数字化浪潮和COVID-19的影响加速了数字化转型战略在企业中的推广。基于实体经济与数字经济进一步融合的大背景，不同行业、规模的企业在其转型的过程中將体现出如下特点。

（1）企业将加强私人交通的综合利用，提高数字营销的转化率

不论是央视的“标王”还是微博的“大V”，品牌传播的方式和渠道都发生着翻天覆地的变化。经历短暂的不适和阵痛后，企业应该迅速调整战略，逐步拥抱多元化、碎片化的数字时代，摆脱营销部门负责、单纯依赖互联网平台的老旧营销手段，未来的营销系统将演变成一个私域流量与企业自身运作模式相匹配的完整营销系统。作为企业数字化系统的重要组成部分，企业级私域能够整合全面的分销渠道、销售和导购，达到相互协同配合的效果。在企业私域系统的支持下，以充值卡、消费积分制度、统购分销等一系列多种多样的营销活动，将进一步提高数字营销的转化率。

（2）共享采购、电子商务采购将更加普及，数字化供应新生态逐步形成

因具备采购难度低、采购效率高、采购过程的合规性能够有效保证等若干优点，电子商务采购越来越被企业所接受。其采购管理范围越来越广，从原始和辅助包，以及福利用品到MRO（维护、维修和运营）、商务旅行和服务，全面覆盖的一站式采购管理模式和平台已成为企业未来的发展趋势。

依托数字化采购，供应链节点企业的协同效率和采购质量均显著提升，同时，数字化采购为企业打造了新供应链生态。

（3）财务共享与管理会计有机融合，深度剖析和挖掘数据价值

首先，以集约化组织、集中化处理为特征的财务共享模式将成为数字化技术驱动的虚拟共享平台。其次，从传统的报账方式发展到业财深度融合，财务共享已经发生了深刻变化。应付共享走向供应链协同发展，应收走向合同履行和业务应收的跟踪发展，资产共享走向资产的全生命周期，并逐步延伸到多业务智能共享中心。最后，随着财务数据的不断叠加，财务共享中心目前已经开始扮演数据处理中心的角色。财务共享中心的主要工作集中在数据的收集、整理、分析和应用。管理会计系统指导下的数据分析将为企业带来更准确的指导，发挥更大的数据价值。

（4）管理会计成为企业数字化转型的核心内容

根据目前风险管理的主流理论，风险的定义是不确定性。面对不确定的环境，数字化转型是必然选择。通过财务视角审视企业的效益和创造的价值，管理会计能够依托各种报告工具多层次、多角度地量化企业经营成果和效益，进而为管理者决策提供相应依据。

（三）财务变革与转型

1.财务变革与转型

（1）财务变革历史

在过去四十年的发展过程中，财务经历了三次大的革命：第一次革命是会计电算化的普及；第二次革命是ERP与财务的融合，实现业务财务一体化，从外部改变财务的面貌；第三次革命是财务共享服务中心的建立。

第一阶段是会计电算化。会计电算化是财务部门信息系统发展到顶峰的直观反应，简单来说，会计电算化是指以信息系统为抓手，将核算、报表、预算、资金、税务等功能整合在体系完备、逻辑严密的财务系统中的现代财务管理手段。

第二阶段是ERP与财务的融合，实现业财一体化。透过财务部门的视角来看，ERP的核心理念就是业财一体化。当财务人员编制的会计凭证在90%～95%或以上是由计算机自动生成时，这一程序体现的就是ERP所倡导的凭证生成。

第三阶段是财务共享服务中心。这一模块的创建促进了财务部门信息系统重构，令财务部门实现多地域、多行业、多信息系统的全面对接。按照通信方向来理解，就是在前端的业务系统和财务系统间安装了交换机和路由器，将两者连接起来。财务基础业务的处理包括收付款、供产销等九大流程，通过把这九大流程的业务系统跟财务系统进行相连，并经过财务共享服务中心对数据的清洗转换后，最后转到核算、资金、税务等传统的会计信息系统中去。据此，财务通过一个路由、一个交换就可以实现对业务的全面采集、加工和各项数据的沉淀剖析。

（2）财务变革原因及目标

提供有用的信息是现代财务能够创造的价值，这些信息能够成为管理者制定业务处理规则的依据。通过对信息的不断获取、整合、分析从而发掘财务职能更高一层的价值，最终通过削减运营成本，提供业务和决策支持来实现财务变革的目标。财务业务循环过程如图1所示。

2.财务职能的变革

传统的财务会计主要为公司股东和管理者服务，会计工作的重点主要集中在核算与监控。随着财务会计工作环境的变化和管理模式、商业模式的不断创新，企业的经营环境正在发生深刻的变化——越来越多的企业正试图转变财务职能，通过重塑新的财务体系，为公司提供高附加值的服务，提高公司的效益水平。

目前，财务职能的三个层次如图2所示。

不同的财务层次决定了所对应产生价值的不同，传统财务管理局限于财务核算、监督职责，在预测、企业价值管理中的参与度较低，不能及时为管理者提供有效、完整的决策依据。大数据时代已经到来，现代信息技术为信息共享、业财融合一体化奠定了基础——加强业财之间的联系，使信息在业务与财务间充分流通结合。新型的财务职能模式可以用金字塔模型（见图3）进行说明，其重心向决策支持转移。

二、财务共享中心

（一）定义

财务共享服务模式是将集团公司下属的财务人员重新调整配置到特定地点，并建立共享服务中心。财务共享服务中心能够为多个子公司（跨国家和业务部门）提供统一服务，并收取相应服务费用，各子公司不再单独设立与财务共享服务中心职能相同的部门。

传统财务模式是按单体模式对各个单位进行财务管理和核算，每个单位都设置自己的财务组织进行财务处理，如图4所示。

財务集中管理是指依托信息网络，以虚拟集中的方式对分散在各地的财务人员进行统一管理。财务集中管理使企业能够实时控制各成员单位的信息，跟上业务实施和财务监督的步伐，使信息处理流程推进更加快捷。此外，集中财务管理便于实施对所有财务人员的监管。企业对财务会计管理的规范要求能够在第一时间得到落实，核算结果更加可靠，业务处理更加规范。其组织形式如图5所示。

（二）财务共享中心的利弊

1.财务共享带来的价值

（1）数据资源利用范围扩大

基于当今大数据爆炸以及网络平台的不断涌现等特点，财务共享中心的工作模式能够有效简化会计工作，显著提升数据信息处理的准确性和规范性，这一特点与人工记账和ERP时代的财务模式形成了鲜明对比。系统中录入的数据，所有职能人员都可以自由根据自身需要进行提取。会计人员行之有效地避免了重复向不同人员提供相同数据，财务共享中心的出现有效提升了数据的利用率，加快了会计信息在财务人员之间的流转速度，信息质量也更加可靠。

（2）减少了会计信息处理、流转成本

大数据时代到来之前，会计信息需要通过大量的软硬件作为储存介质进行流转和存储，需要专门的档案室来存储未过期的会计数据。财务共享中心的建立依托云服务，大大减少了软硬件的购买量，减少了购买频率，节约了物理存储空间成本。同时，由于信息在云中共享，也可以减少人力物力的投入，大大降低企业管理成本。

（3）降低监督成本

财务共享服务的实质是集中监管各业务单位的日常行为，从而降低以往分散核算的监管成本。

（4）提升工作效率和工作质量

通过传统意义的会计处理模式来看，需要大量的资源对数据进行整理、收集、分析和核算。然而，财务共享中心可以实现直接利用云平台获取需要的基础信息，从而开展会计核算、处理会计报表，进行财务分析、制定企业经营战略等。通过大数据的支持，财务分析数据不再需要从汗牛充栋的数据库中人工抓取数字，能够节省大量的时间和精力。鉴于此，财务共享中心极大地提升了会计人员工作的效率和质量。

（5）提高经营决策水平

实施共享服务后，使得财务人员的精力能够从大量重复的基础核算中解放出来，进而投入到公司的经营及战略决策支持中去，可以为公司提供强大的分析和决策服务。

2.财务共享可能存在的弊端

（1）远程服务可能导致沟通不畅

财务共享使用远程服务，因此与业务部门的沟通非常重要。财务工作是企业的重要业务，涉及采购、计划、生产、销售、发运等方面。沟通业务多、经度广，远程通信的效率明显低于面对面沟通。如果信息中心对共享系统不能及时维护，或信息系统固有的瑕疵导致运作不畅，将可能导致重要的财务数据无法及时流转，甚至导致数据毁损灭失。

（2）数据的处理不及时、不充分

财务共享中心每天面对的是海量数据，因此将这些数据翻译成有效的会计语言存在一定的整合难度。初建财务共享中心时，需要建立和统一大量的模块，如钩稽关系、标准等。对于大型集团企业，尤其是子公司，当它们处于不同行业和业务需要时，需要注意提供个性化的模块。因此，如果一个企业的业务种类多、性质复杂，那么建设共享中心的人力、物力、时间等成本都将非常昂贵。同样，在试运行阶段，也需要花费大量的人力和时间来学习如何实际操作。如果操作人员不熟悉或系统不完善，都将导致数据处理和流转不及时、不充分。

（3）财务人员与业务人员相分离，难以实际接触业务

在财务共享中心模式下，财务人员面对的是无数的财务数字，而不再是与公司业务人员的面对面交流。数字能够传达的信息是有限的，往往无法准确地表达公司面临的各项财务状况，进而可能导致财务分析与业务实际脱节。

（4）会计人员专业能力不够

对于成立时间较长的大型企业，其员工相对稳定，会计人员多年来一直以传统模式工作。共享中心的建立是一件新鲜事，老会计师难以接受。老会计师对新制度有不同的理解和掌握。由于操作者的熟练程度不同导致结果不一致，可能会导致企业管理者对决策支持数据莫衷一是，进而导致企业管理者做出不合理的决策。因此，由于其建设的连锁效应，企业必须大力培养会计专业人才，帮助会计人员在大数据应用下提高认识、观念和实践能力。

弊端分析如图6所示。

三、外贸公司财务数字化转型的应用探讨

（一）内部管理现状

1.信息化程度

目前公司信息化管理软件为ERP。在公司大力贯彻业务、财务、法务融合的管理理念下，ERP已经基本实现对业务各个流程的数据收集，为管理决策奠定了一定的基础。

2.ERP财务模块仍存在问题

目前，ERP财务端的模块如图7所示。

这几个模块目前完成了信息集成、审批、财务预警等，但依然存在如下问题。

（1）信息不够准确，不够详细

一方面财务账面的信息由于分子公司的财务人员的素质及彼此的处理原则等不同，会造成很多数据缺乏质量，进而不能很好地利用数据进行分析；另一方面由于各家处理的要求不一致，因而ERP的逻辑大多不同，容易造成数据的不稳定和偏差。

（2）信息传递较慢，时效性差

各家公司的办公地点不一样、资料的传递需要时间，容易造成收入、费用等确认不及时。

（3）缺乏分析整合，无法发挥数据的真正价值

目前公司的分析主要靠财报分析以及业务收入等分析，缺乏更深层次的分析。例如：收入分析只有按商品分析的报表，没有关于客商收入回款情况等各方面的综合分析。

3.财务职能仍处于传统模式

目前，集团公司财务职能如图8所示。

（二）数字化转型的目标

第一，降低成本，取消重复岗位，减少人工。优化以及标准化流程可以减少工作的时间。

第二，增强企业规模扩大的潜力，不必考虑新建财务等职能支持部门，有助于更快的建立新业务。

第三，提升服务的质量与效率，使分工更加清晰，工作执行标准化、流程化。

第四，提高数据质量，为决策提供更加准确的信息。将分散的活动和资源整合，提供统一数据平台，使数据质量显著提升。

（三）股份财务共享中心

1.优势

（1）財务核算的标准化

目前，公司的财务核算标准并没有很好的统一，譬如：营业收入的确认在各家子分公司中的确认时点、确认金额、确认方式都没有完全统一，收入的真实性并不能完全地得到反馈。此外营业收入的辅助核算项填写，各家子分公司的处理方式不一致，导致在集团层面无法对营业收入提供更多的分析（客商信息不全或是商品种类维护不全等）。

建立财务共享后，有助于推进财务处理标准化，提高财务数据的准确性。

（2）财务政策执行的有效性和时效性

由于办公地点的不集中以及财务负责人的职能属性（双线汇报）可能会导致各部门对于统一政策的解读不同，影响了政策的效果以及时效性。

建立财务共享后，执行统一的财务政策，完成的时效性也得到了保证。

（3）财务更加专业化、多样化

传统的财务管理的员工结构限制了企业的学习能力，缺乏内生动能。从业人员整体文化、专业素质不高，限制了企业的学习能力，无法满足生产管理模式的精益化升级。企业不知如何培养现有的学历不高、年龄偏大的员工甚至是管理者，使得新旧动能转换的内部动力严重缺乏。

建立财务共享中心后，让会计人员更加专注某个领域，使其专业化。另一方面，建立更多新职能的财务岗位，让有能力的人能够充分发挥才能，财务人员可选择的岗位更加多样性，增强内部的学习动力，从而减少人才的流失。

（4）减少核算人员，建立管理会计职能

目前公司的财务职能缺乏管理会计相关的模块。例如：全面预算仅停留在填报数据层面，并没有很好地将预算管理渗透到业务的全过程，以更好地实现经营目标；税务停留在传统报税层面，没有实现税务管控；财务分析，主要以报表的数据分析，未结合业务的实际情况进行综合全面的分析，无法给企业带来真正有价值的分析结论。

建立财务共享中心后，可以发挥管理会计的职能作用，从财务会计单纯的核算扩展为将解析过去、控制现在、筹划未来有机地结合起来。

2.问题与困难

（1）人员整合困难，素质不一

目前财务人员办公地点不统一，各公司财务人员人事关系不同，难以将财务人员集中在一个办公区域；财务共享服务中心模式与传统的财务管理模式有很大不同。部分财务人员的思维固化，信息技术素养有待提高。财务管理信息系统的应用不能满足财务共享服务中心的需求，影响了系统的正常运行。

（2）有待进一步提高业财融合

财务人员不再与公司销售人员直接接触，这些数字往往不能准确反映公司当前的财务状况。通常，解决方案是设立一名专家作为连接财务和业务模块的桥梁。这一方面可以解决新员工带来的额外成本，另一方面也可以缓解业务与财务的分离。

（3）失去财务的灵活性

由于财务共享强调统一性，那么很可能会让原先各家公司分管的灵活性丧失，但其矛盾主要以各公司的特殊程度来多角度进行考量，势必需要一个求同存异的过程。

（4）财务共享服务中心的成本增加

财务共享服务中心的最初目的是最终降低成本。以目前的状况，建立财务共享中心和增加其他职能的人员，可能会需要更多高素质的人才。另外，操作和维护财务共享系统软件的成本以及对办公设施的需求（笔记本电脑的需求度可能会提升）最终同样导致企业所需支付成本增加。

（5）财务共享服务中心信息系统存在问题

目前ERP系统是财务共享中心的核心，负责企业财务数据的存储、查询、应用和核算。ERP的建设实现了企业财务数据的开放共享，加强了各部门之间的信息交流，促进了企业财务管理的透明化建设。但这也是一把双刃剑，所有信息都集中在一个系统中，也就意味着要面对更高的数据风险。如果中央信息系统的防御系数过低，就易受到病毒和黑客的攻擊，从而导致数据信息丢失、窃取和篡改等情况，后果严重。

主要参考文献：

[1]黄岱渊，包红霞，车雅诗等.中小企业数字化转型如何提升企业效率[J].商展经济，2021（24）：99-101.

[2]童元松，印梅.数字化转型赋能金融机构与外贸企业互动共赢[J].杭州金融研修学院学报，2021（10）：41-42.