浅谈企业项目管理中采购计划管理与成本控制

霍敏艳 乔亚鹏 李佳东 王菲

摘 要：企业在项目管理方面目前已经有了比较多的研究成果，但是针对在项目计划管理和项目采购管理各个环节中的理论知识以及应用成果的研究比较少，而且不少企业缺乏项目采购全流程的综合评价。本文针对项目采购计划管理和项目采购过程管理多个环节提出了多维度、多层次的研究，以数据实现对采购项目全流程分析，企业对采购项目全流程管控，为提高企业采购管理水平提供价值参考。

关键词：项目计划管理;项目采购管理;采购成本管理;预算准确率;采购节资率

近年来，随着全球市场经济需求不断扩大，国际和国内经济市场竞争压力日益增大，在企业采购项目各个环节中出现的不确定因素也逐渐增多，企业采购项目管理中要实现项目采购管理精细化、项目采购流程标准化、项目采购环节科学化的管理目标难度也逐漸增大。项目计划管理和项目采购管理作为采购项目管理中的重要组成部分，如果企业项目计划管理和项目采购管理能够合理优化，将对采购项目管理起着积极的促进作用，能够较大幅度提高企业的采购效率，降低采购成本。

一、项目计划管理

项目采购计划是采购项目管理工作的基础，企业的采购需求计划获得批准后形成采购计划，采购计划包含了项目采购的名称、概算金额、计划采购时间等信息，项目采购工作的数据指标均以项目采购计划为依据，预算准确率、采购节资率等这些采购指标算法均以采购计划的项目概算为基准值进行计算。所以说制定合理的项目采购计划，是采购项目管理工作的重中之重，完善优质的项目采购计划不仅能够在很大程度上提高企业的采购效率、降低采购成本，而且能够检验一个企业的采购项目管理能力和水平。虽然不少企业严禁开展计划外采购，但是现实工作当中在不少企业仍然存在很多随意追加采购计划或者无采购计划而发生采购的行为，采购企业总能找到诸多借口开展计划外采购。甚至有些企业不仅在制定制度、办法时对计划外采购没有相关的要求，更是对项目计划外采购缺少监管、缺失罚则，导致计划外采购行为没有关在制度的笼子里，更没有受到企业的管罚，以至于企业追加计划随意，计划外采购为常态。目前很多企业在利益的驱使下，内因、外因等多重因素导致了随意追加计划和计划外采购项目得不到有效的控制，严重影响了项目全过程管理的开端，对项目执行产生较大的不利影响，更存在很大的经济风险和审计风险。随意追加采购计划、无采购计划采购或者随意变更采购计划，又或者以不合理的变更设计为理由调整预算采购等都是不规范的采购行为，在多个维度、多个层面对采购全流程管控都很不利，企业应该杜绝随意追加采购计划、无采购计划采购或者随意变更采购计划，做到随意追加采购计划不采购，无采购计划不采购，随意变更调整采购计划不采购，无正当理由变更设计调整采购计划不采购，用合理的制度约束行为，做好采购计划管理工作，也就是做好项目采购工作的开端。

做好项目采购计划管理，企业可以通过做好以下几点来实现：第一，制定企业的项目采购计划管理制度，使得采购工作开展有章可循、有制可依。计划管理制度的制定要与企业生产、决策紧密相连，在实际执行过程中，要确保采购计划汇总的严肃性、采购需求的准确性和采购执行的及时性。第二，利用电子平台优势提高企业采购计划管理水平。在采购计划的汇总、分析和执行过程中，要充分利用现代电子采购平台的优势，逐步开发大数据、区块链功能，做好项目采购统领、各环节计划调整、采购节点的执行工作流程，形成系统模块固化至采购平台，使采购活动严格按照既定计划实施。第三，合理编制采购需求计划。采购人员根据企业采购需求编制详尽的采购需求计划，计划管理人员汇总采购需求计划，按照采购项目名称、项目类型、预算金额、采购方式、计划采购时间等采购要素，结合实际开展情况进行采购需求计划调整，调整内容可包括项目增减、时间变更等，形成相对准确的年度采购计划。第四，采购计划做到动态调整，按照项目的实际进展情况进行计划调整，在年度计划的基础上，做到按季度调整完善采购计划、按月度执行落实采购流程。同时，对于计划外采购或因特殊情况开展的紧急采购，应履行相应的审批、备案流程，确保企业的采购活动有序开展。第五，重视概预算的编制工作。概预算是企业采购成本支出的主要依据，在计划管理中，企业可对一定数额以上的概预算实行审核制度，确保概预算编制依据合理、过程科学、数额准确，严格控制采购成本做到降本增效。

企业如果在实际工作中合理地制定采购计划，开展高效的计划管理工作，能使项目采购节点得到更好的把控，对项目周期管理起到较好的推进作用，从而促使企业采购管理水平得到大幅度提升。

二、项目采购管理

项目采购管理在各企业项目管理中存在的问题比较多，目前存在的问题主要包括三个方面：一是采购管理制度不够健全、采购流程设置不够合理;二是采购人员综合素质偏低，不能做到持证上岗、不能熟知法律法规;三是供应商管理混乱，没有相应的管理制度。

企业缺少健全的采购管理制度，缺乏制度化、规范化、标准化的流程。缺少制度和流程的约束，不仅使企业采购管理工作困难重重，在降低采购效率的同时又增加了采购成本，更不利于防控廉洁风险。采购流程不规范、不统一，导致采购人员在工作中无法可依、无章可循，出现每个项目都不一样的采购流程情况，不利于发现问题、改进问题，也容易导致廉洁风险，被相关人员借此“钻空子”，造成企业资产损失。鉴于此，企业应该制定好完善的采购制度，依据采购制度确定好采购流程，招标采购、非招标采购都需要制定严谨细致的采购流程，采购各环节严格按照采购流程实际开展采购工作，再结合制定好的采购计划，提高采购效率，节约采购成本。

在企业项目采购工作中，项目管理各环节包括企业采购人员等，企业采购人员素质不够高也在很大程度上制约了企业采购管理，因此企业采购人员较高综合能力和综合素质是提升企业采购管理的重要因素。企业的日常经营发展与人才是分不开的，包括企业采购相关人员也是企业人才的重要组成部分，企业采购相关人员负责企业的所有采购工作，当采购人员综合素质较低时，企业的采购工作会受到很大的影响，甚至影响企业的经营发展。采购人员素质偏低主要表现在以下两个方面：第一，企业从事采购工作的人员不够专业，往往没有通过系统的学习和培训。在企业项目采购时，采购人员通常按照采购清单进行采购，不能够深入了解采购需求，不具备专业的辨别能力，也就是只了解项目采购的商务工作采购流程不懂得采购需求的技术内涵。采购人员不知道如何合理制定采购资格条件，导致采购工作难以有效地扩大采购寻源力度，再加上现代市场环境比较复杂，信息流通速度快、范围广，项目采购中标单位有时不是优质承包商或者不能购买到质优价廉的物资设备，给企业带来一定经济损失。第二，采购人员的法律意识、风险防控意识有待提高，面对日益激烈的市场经济环境，一些不法供应商，为了谋取利益获得采购项目合同或者采购订单，往往会采取一些不良手段，力图与采购或其他相关人员达成利益同盟，供应商不法中标后实际供应低于采购标准的物资，严重损害了企业的经济利益。如果企业采购人员的工作能力差、缺乏责任心、缺乏执行力，对工作处理不及时，很难有效地落实采购计划，不利于企业的良好经营。

供应商管理混乱，缺少管理目标和制度。有的企业对供应商没有实现统一管理，没有建立有效的供应商管理制度，导致采购人员面对众多鱼龙混杂的供应商无法分辨其真实实力，仅仅依靠价格、注册资金、营业执照等因素进行片面判断，导致在项目采购过程中、履约过程中供应商出现各种问题，甚至出现严重的质量事故。有的企业虽然制定了供应商管理制度，但对供应商的管理大多停留在对供应商的制约和考核方面，而且对供应商的考核评价也往往在合同履约后评价或进行年度评价，没有在合同履行过程中进行实时监督，未做到防患于未然，属于比较被动的措施。同时，双方关系没有得到巩固和发展，企业也没有忠实可靠的长期合作伙伴，制约企业降本增效的目標。

三、采购成本管理

在企业经营发展过程中，企业的经济效益往往被重视，不少企业只知道控制人力成本，往往容易忽视采购成本，其实采购成本占比是非常大的。节约采购成本能为企业的经营发展起到非常重要的作用，可以从以下几个方面考虑和管理企业的采购成本。

1.完善企业采购管理制度

企业需要有健全的采购管理制度，只有企业采购管理制度健全，企业采购流程完善，企业才能够实现对采购项目的有效管理、对采购成本的有效控制。所以，企业必须有健全的采购管理制度，用制度指导和约束人员行为，来确保企业采购工作合理合法、稳定有序开展，才能提高企业的采购效率、提高企业的采购指标。为了更好地监督采购行为建议企业建立相关采购监督职能部门，对项目采购人员和采购行为实施全程监督，在合法合规的范围内开展采购工作。

在项目采购过程中，项目采购流程规范不仅能够提高采购效率、保证采购质量，还能够有效控制采购的成本，营造良好采购环境，为企业长久、健康、稳定发展奠定基础。因此，企业需要规范采购流程，可以通过以下两点来实现：第一，在采购工作之前，做好各部门之间沟通协调，包括对项目采购需求的深度理解，结合项目实际需求，制定科学的采购计划。第二，企业及时开展市场调研，加强市场的了解，在项目采购中制定采购方案时充分考虑市场因素对项目的影响，充分利用各种互联网，发挥新时代信息化优势，服务采购工作，同时确保整个采购流程高效、透明、阳光，能够增强市场竞争、降低采购成本。

2.提高采购人员专业素养、廉洁意识

企业采购人员承担采购成本控制的重任，采购人员要在成本控制过程中充分发挥专业作用。作为一名合格的采购人员，除了要掌握充足的专业知识之外，还需要积累一定的采购经验，更要有廉洁意识。基于此，企业有必要定期为采购人员开展专业培训，提升专业技能，强调法律意识和风险防控意识，鼓励采购人员不断提高自身素养，强化责任意识，强化担当意识。

3.努力扩大寻源力度、降低采购成本

企业在现有的采购渠道上建立完善的供应商库，不断扩充优质供应商，淘汰不良供应商，充分利用大数据信息、企业物资采购平台、市场采购平台的优势。同时，利用网络载体的采购管理系统，在招标采购过程中吸引更多优质供应商，建立更专业、更高端、更优质的供应体系，最大限度地降低采购成本，使企业的采购工作更加高效、阳光。

4.引进现代管理理念，优化供应商管理。

在现代供应商管理理念中，供应商管理的根本目标是在完善供应商管理的同时，与供应商建立更为长远的、优质的合作关系，实现企业降本增效。企业与供应商之间是相互依存的，优质的供应商关系能够促进生产企业的健康发展。供应商关系的培养可分为以下几个阶段：

根据目前的法律规定和相关原则，企业（特别是国有企业）与多数供应商处于初次接触的阶段，少部分供应商能够成为优先供应商，企业在培育优质供应商关系上可以采取更加深入的措施。同时，为在众多供应商中实现优胜劣汰，选择稳定、可靠的供应商，企业需制定完善的供应商管理制度，对供应商入库审核、评价管理、考核约定进行规定，特别是要研究制定快速惩戒体系，将对供应商的管理做到日常工作中，对供应商的评价做到关口前移，可从以下方面着手：

（1） 如在合同履约过程中建立进度跟踪体系，根据供货（工期）偏离度进行实时考核。

做到对供应商合同履约的实时监控就需要对其履约过程做到定量分析，通过建立合同履约模型来实现过程监控，模型如下图所示：

按照签订合同，以供货量-合同时间为极轴做出正常供货曲线。当合同时间为a时，供货量为A，此时属于正常供货状态;若合同时间为b时，供货量为B'，则此时供货量滞后于正常供货量B，此时状态C在正常供货曲线以下，为合同偏离状态，此时应该及时采取相关措施纠偏。

（2） 在采购过程中，充分利用采购小组（评标委员会）对供应商的审核意见，对其中发现的供应商违规行为进行快速通报惩戒，避免对后续工作的开展产生不良影响，真正实现防患于未然，审核做到关口前移。

四、预算准确率和采购节资率指标

1.项目采购预算准确率

衡量项目采购的指标一般可以通过项目预算准确率和采购节资率来判断。假设项目预算金额为Y，项目最终中标金额为H，那么项目预算准确率ん可以通过以下公式来计算：

企业用采购预算准确率来衡量和判断采购的项目编制预算的能力和水平，采购准确率越高，说明项目在编制预算前进行的市场调研越充分，以及对项目的理解深度越深入，通常我们希望预算准确率越高越好，ん>>90%就是一种非常理想的状态了。相反，如果采购预算准确率偏低ん<<70%，甚至ん<<60%及以下就可以初步判定项目预算编制非常不合理。可以在后续的工作中通过加强预算编制人员对项目需求的理解深度以及提高项目前期市场调研能力，及时了解和掌握相关市场动态信息，根据了解到的有效信息及时做出预算调整方案，确保项目采购预算的准确率合理。

2.项目采购节资率

衡量项目采购的另一个重要指标就是项目采购节资率。假设项目预算金额为Y，项目最终中标金额为H，那么项目的节资率μ可以通过以下公式来计算：

企业通常用采购节资率来衡量和判断采购项目的成果，采购节资率越高，说明采购成果越大，因为项目节约的成本越高，采购工作成绩越好。通常我们希望采购节资率越高越好，μ>>20%就是一种非常理想的状态了。相反，如果采购预算准确率偏低μ<<3%，甚至μ为负数，也就是项目采购中标金额高出项目预算金额，这都说明项目采购成果不够好，项目在供应商或者承包商报价中未能形成有效的市场充分竞争，导致项目采购节资率偏低。

3.项目采购预算准确率和采购节资率的关系

衡量项目采购指标的采购预算准确率ん和采购节资率μ相互制约，我们希望采购预算准确率ん越高越好，但是采购预算准确率ん越高采购节资率μ就会越低;在项目最終中标金额为H小于项目预算金额为Y时，采购预算准确率ん越低采购节资率μ就会越高。鉴于企业衡量采购成果时把采购节资率μ指标要求得比较高，我们一般希望5%<<μ<<35%，但采购节资率μ提高了，采购预算准确率ん就降低了。所以想要达到比较理想的采购效果，采购指标的采购预算准确率ん和采购节资率μ需要为彼此作出让步，牺牲一定的采购预算准确率ん来满足采购节资率μ理想效果。

两大采购指标的采购预算准确率ん和采购节资率μ都必须依赖于项目预算金额Y，所以这就证明了比较合理的项目预算金额Y是项目采购的基础，也是最重要的先决条件。

五、结束语

笔者经过数十年对项目采购领域的研究和实践工作，通过无数个项目采购研究分析，用大量的数据计算统计得出结论：在项目采购管理工作中，提升企业项目计划管理能力，加强企业采购管理工作，优化企业项目采购流程，提高企业项目采购效率，降低企业项目采购成本，合理的项目预算准确率和节资率指标等是每个企业都应该努力提升的要素。企业能够实现采购管理专业化、采购人员专业化、采购流程专业化，将为企业的经营发展带来更好的效益。

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