中职学生学习PowerPoint制作演示文稿的有效方法

【摘要】    在信息技术高速发展和进步的时代，除了需要中职学生掌握基础的专业理论知识结构体系以及良好的动手实践能力之外，还需要熟练掌握各种办公自动化软件，如word、Excel、PowerPoint（简称PPT）等。中职学生学习使用ppt来制作幻灯片已经发展为中职学生的基础技能，ppt所能给用户提供的功能，能够帮助用户创造出一个专业化、美观化甚至是艺术化的演示文稿。

【关键词】    中职学生    ppt学习    演示文稿    学习方法

PPT是一类在人们日常工作以及学习中使用频次非常高的办公自动化软件，能够通过PPT的使用制作出精美的幻灯片以及演示文稿等。在办公文件、课件制作以及高校的论文答辩中能够发挥出关键性的作用。在播放PPT时，可以在没有人为操作的模式下展开自动化的播放，也能够通过人工对其进行随意操作，每一张演示文稿都能够从不同角度以不同的方式进行播放，使得工作、学习更加高效。因此，中职学生需要加强对PPT演示文稿制作的学习，为后续的职业生涯打下良好的技能基础。

一、中职学生在PPT演示文稿制作上的主要学习内容

将ppt的窗口打开，根据菜单的设置顺序，率先学习各个菜单内每种执行命令的实际操作方式以及能够展现出来的功能，对每个命令的基础操作进行熟悉，下文将“开始”菜单作为案例展开相应的讲解和分析：

“剪切板”：剪切板的作用主要是能够对图片、文字等进行复制、剪切以及粘贴等等，但是需要强调的是，在剪切板中还有一个格式刷工具，格式刷不能够直接对文字或照片图像等进行直接的复制和粘贴，但是可以通过格式刷的使用，对其他文字设置同样的格式，改变图像以及音频等的外观和格式，相较于单独对格式进行设置来说更加的便捷和高效。

“幻灯片”：幻灯片可以新建，也可以重置，“节”是ppt中新增的一个功能，能够将数个幻灯片进行有序的归类，并对其中某个幻灯片进行转移、复制和打印等等，方便使用人员对其进行有效的管理。

“字体”：PPT中的字体可以按照使用人的意愿和页面设置想要的大小，对格式进行查处，改变字间距和字体的颜色等等，还可以设置字体的效果，如阴影等等。

“段落”：可以对字体和段落等进行时设置，尤其需要注意的是Smartart，能够将多行文字快速转变为规范化的图表，使用者对Smartart工具进行点击，会弹出来生成图表样式的列表，根据ppt风格选择合适的图表即可。

“绘图”：对方圆三角等进行绘制，使用频次较高的为圆角矩形、曲线等。在制作PPT时若是使用的元素数量比较多，那么就可以使用“排列”，需要让页面展现出动画效果就可以使用“组合”功能，若是想要实现不同类型的图像展示效果就可以使用“形状填充功能”以及“快速样式”这样的立体动画效果。

“编辑”：编辑栏内具备查找以及替换的功能，能够在制作PPT的过程中发挥出非常大的作用，但是却常常被学生所忽略，编辑和PS软件内的图层有着类似的功效，能够将某些做图元素所忽视，以方便对下层图层展开动画形式的设置。

二、选择适合的幻灯片模板或背景

很多学生在制作PPT模板的过程中，为了使得演示文稿更加丰富，使用的模板颜色过于混乱，因此学生可以在网络上寻找一些PPT的经典模板，让中职学生能够对不同类型主题的选择不同的PPT简约模板，举例来说，在学习制作活动项目建议书时，可以使用较为大气的模板，例如蓝色或者是灰色等等，在学习制作荣誉表彰大会模板的过程中，可以使用带祥云或者带大红色模板，对于一些社团活动汇报工作来说，可以使用比较有青春活力的顏色，例如绿色、天蓝色等等。同时学生在课堂学习结束之后，学生也可以自主搜集一些比较常用或者是个性化的模板，随后再根据主题任务对PPT模板进行分类划分。例如，一些系统内的模板虽然百搭，使用起来较为经典，但是想要制作的PPT具备创意，就可以从FTP以及免费PPT模板网站中去下载或者是自己去制作模板，将其存储在安装目录内。学生还可以使用PPT自身的母版功能，将母版设置为自己喜欢的样式，随后在其中导入的每一张幻灯片就会使用一种格式。详细的操作模式为：点击视图，点击幻灯片母版，在进入到母版编辑状态之后，在自己想插入的地方插入，随后点击保存即可。

三、合理布局PPT

中职学生在制作PPT时常常会出现页面杂乱无章的问题，看起来毫无美感，因此中职学生需要学会通过不同层次的小标题撰写，来展现出制作的整个PPT的逻辑和层次关系，同时也需要学生注意，标题的层次尽量控制在三层之内，每一张幻灯片都需要具备标题以及正文内容，每一页的文字尽量保持在6行之内，保持页面的美观和规范，每行业需要将字数控制在合理的范围之内，标题内容尽量是概括性的文字，在制作ppt时尽量不要选用大段的文字或者是复杂的图形，破坏整个演示文稿的美观和精炼。整个幻灯片要力求简洁，演示文稿的存在是为了使得演讲或者是汇报更加丰富多样，是锦上添花，因此在进行PPT演示文稿的制作过程中，切忌出现全文都在幻灯片的现象，最好运用提纲的模式，将演示文稿的主线以及重点凸显出来。这样PPT的使用人员能够进行自由发挥，和台下进行和谐互动，让演讲或者是汇报更加地生动，汇报人对时间也比较容易进行把控，不容易导致汇报时间出现混乱，若是制作这类提纲式的演示文稿会导致出现漏洞，那么就可以在进行演示文稿的制作过程中做一些解释说明，ppt演示文稿的制作主要是为了展现出思路，主要还是在于使用人自身的语言表述。

四、字体、颜色风格整体统一

中职学生在制作PPT的过程中，常常会出现字体大小不一、颜色搭配混乱的问题，学生可以在学习的过程中多多尝试在文字内容相同的情况下，选择不同字体、不同颜色、不同字号以及不同文字效果的幻灯片，观察哪类样式更加符合所制作PPT的要求，更加美观，可以与同学进行共同讨论，交换意见，确定PPT的二级标题以及字体样式等等。若是学生在学习的过程中不擅长对颜色进行搭配，那么就可以学习对色彩的饱和度以及对比度进行调整，例如，在设置文字颜色的过程中，尽量不要将颜色设置的和背景颜色太过相似，尽量选择不同色系的搭配，浅色的背景需要搭配深色的文字，深色的主题需要搭配浅色的字体等等。另外，在制作PPT演示文稿的过程中，学生需要学会颜色使用的针对性，颜色的选用需要掌握观众的喜好。整个PPT的制作需要将主题、颜色、字体、背景保持在一个风格下，在一些局部的设计上，可以让局部色彩更加具备冲击性，使得PPT的感染力变得更强，但是这类视觉冲击性较强的元素使用频次要注意适度。在演示文稿的搭配上，需要注意动静合理，动和静两个部分的颜色要注意划分开来，每一张幻灯片不要使用过多的颜色。

五、多采用图像化表达方式

对于绝大多数人来说，都是视觉思维为主，对于各种直观化的图像接受程度和理解程度要更高，因此中职学生在进行PPT学习的过程中，需要学会使用图像化的表达模式。在学生学习的过程中，可以事先制作好同一内容的不同幻灯片，第一张幻灯片使用纯文字描述，第二张幻灯片选取图表的模式，第三张可以采用文字和图片的模式，这样学生能够通过这些幻灯片的对比了解到文字不如图表，图表不如图片，同时需要重点学习图片的选择，以及图表的美化模式，掌握美化PPT页面的精髓。除此之外，学生在学习PPT制作的过程中，教师还需要加强对学生的引导，举例来互锁，学生在制作某集团发展史的PPT过程中，若是使用成条的文字对其进行表述，有的学生通过图表的模式来对集团的发展史进行描述，那么教师就可以引导学生使用图片来进行讲故事，让ppt演示文稿的制作能够给人带来视觉冲击，让学生下载和集团发展史相关的图片，要求图片能够代表集团的发展历程，强调在设置年代的过程中可以更改数字的颜色以及样式等等。另外，学生在制作演示文稿的过程中，还可以在其中加入适当的结构图以及流程图等等，使得整个PPT演示文稿能够更加丰富多样。

六、动画效果需要适度

在PPT演示文稿的制作过程中若是加入了动画效果，可以使得整个PPT变得更加形象活泼，使用人也能够对信息资料的演示流程进行精准的控制，还能够将其中的关键性数据进行重点突出，在实际的学习过程中，教师可以在课堂上播放密集动画，让学生在学习的过程中谈论动画的使用情况，以及动画设置的具体频率等等，具备更强针对性地对学生的讨论成果进行客观评价。若是中职教师在实际的学习过程中条件和设备状态允许，还可以在其中加入一些插件，例如三维立体动画、三维图表等等，让演示文稿变得更加炫酷。但是需要学生注意的是，动画效果需要依照演示文稿的主题进行添加，不能添加得过于复杂，让人眼花缭乱，适得其反。

七、巧用超链接

在PPT的使用过程中常常会出现幻灯片内容中的超链接链接到其他幻灯片之后就出现返回不了问题，或者是即便能够顺利返回，但是在后续播放PPT的过程中，仍然在播放已经演示完成的幻灯片。出现这种问题就是因为学生不擅长使用动作按钮以及幻灯片的隐藏命令，面对这种状况，可以先将某个网页下载下来，随后再将演示文稿的内容和网页建立出超链接，在下载的过程中，需要在保存类型上选择“Web档案，单一文件”，使用这样的文件保存格式不会占据电脑太大的空间，也能够将原有网页的风格和链接和风格进行完整的保存。另外，学生在学习PPT演示文稿的制作过程中，尽量将下载完成的网页以及演示文稿存放在同一个文件夹中，或者在进行打包时，将链接的文件也一并保存下来，这样能够避免因为网页的更新而导致找不到原有的素材内容，也能够避免因为电脑没联网、路由器等问题无法上网而显示不出来原网页的内容。

八、结束语

综上所述，中职学生在学习PPT演示文稿的制作过程中，需要明白并不是动画效果越绚烂越好、字数越多越好、页面颜色越鲜明越好，而是需要了解到，PPT演示文稿是一类辅助呈现的工具，在制作PPT演示文稿的过程中，需要根据主题选择合适的母版，文字内容精简，提炼重点，保持页面风格的统一以及和谐，学会多多使用图表以及图片等等，适度使用动画效果和超链接，通过对PPT演示文稿的有效制作，达成和观看者的深度交流，提升中职学生的综合技能，给后续的工作生涯打下良好的基础。

作者单位：刘正熹    武汉市供销商业学校

参  考  文  献

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[3]李秋林.中职学生如何学习PowerPoint制作演示文稿[J].才智，2017（09）：8.

[4]曹利敏.中职《演示文稿的制作Powerpoint》项目教学法初探[J].成功（教育）， 2010（09）：249-250.