新时代下事业单位档案管理的不足及对策

袁立刚

摘要：目前我国城市化发展水平和科技水平发展都十分快速，文书档案是企业或事业单位进行各项工作计划的重要依据和载体，记录着单位的发展过程、服务提升和人事变动等信息，也是企业、机关、事业单位成就和发展的见证，是企业、机关、事业单位社会形象的重要表现。因此，文书档案的合理管理关系到机关、企业、事业单位的发展。办公室文书档案管理工作的工作量庞大，传统的管理研究方法缺乏程序化，工作学习效率较低，无法满足企业信息化发展的需求。为跟上时代的步伐，文獻档案管理工作向信息化发展是文献档案管理工作机制改革与创新的必然趋势。因此，如何创新机关文书档案管理工作机制，推动档案管理信息化发展，已成为企事业单位亟待解决的问题。随着网络信息技术的发展，给各企业和事业单位的档案管理改革与创新带来了新的发展机遇，同时提出了新的课题。

关键词：新时代;事业单位;档案管理

引言

随着社会的快速发展，档案管理的重要性日益突显，对事业单位而言在新时代下提升档案管理的质量，对单位的长远发展来说有着重要意义。档案管理具有多样性、正规性以及独特性等特点，所以随着信息技术的快速发展，在新的时代背景下需要认识到档案管理的重要性并加强规范化管理，充分发挥档案管理的社会效益，推动事业单位的长远发展。

1档案管理的意义

信息技术的快速发展推动着我国步入信息化时代，在此背景下需要事业单位进行档案管理的数字化变革，将重要的文件和资料转换成电子文档，从而提升管理效率，获取所需要的各种信息。充分发挥计算机技术的作用，对档案进行有效的编撰、整理、分析以及储存和保护，这有助于查阅者更好地搜寻自己所需要的资料，同时也有助于节省人力、物力和时间成本，从而延伸实体档案的生命，在提升档案管理安全性的同时，达成档案管理的预期目标，因此在新时代下加强档案管理对事业单位的长远发展具有十分重要的现实意义。

2企事业单位档案管理工作存在的问题

2.1缺乏正确的管理理念

在过去的很长一段时间内，档案管理常常只是单纯地对档案进行保管以及查询，其更深层次的作用没有被挖掘，所谓的档案管理也形同虚设。正是没有对档案引起足够的重视，使得很多事业单位总是无法做到对档案材料的深入剖析，相关的档案数据库也存在不健全的情况，无法让档案为事业单位领导提出战略决策提供有力支撑。比如，企业对于档案的利用率相对不高，专门负责人力资源档案管理的人员也只能被动地提供档案资料，很少主动地去积极开发利用档案信息，进而导致机关档案管理的效率难以得到有效提升，对事业单位的发展造成一定的影响。

2.2信息化管理水平不高

随着互联网技术不断发展和优化，事业单位在人事档案管理过程中使用信息化管理已经成为单位发展的必然渠道和基础条件，然而现阶段大多数单位在人事档案管理流程中，仍然使用传统档案管理方式，无法有效完成人事档案的信息化管理目标，加上现阶段传统管理模式实际应用过程中，不仅浪费了大量的人力、财力以及物力，也同样影响人事档案在建立过程中的精准性、安全性以及完整性，最终导致人事档案信息失去应有的真实性，人事档案的保密性以及安全性都无法得到应有保证，阻碍了事业单位的长期发展。因此，有效提升事业单位的人事档案信息化管理水平，是确保事业单位有序发展的基础因素。

3新时代背景下事业单位档案管理的优化策略

3.1加快构建信息化电子资料库

在信息时代的今天要想实现对档案的高效管理，就需要事业单位加快构建信息化的电子资料库，从而减少对纸质档案的损耗，提升管理的效率。另外，在此过程中有助于加强对单位内部核心资料安全性的保护，当需要查询档案时，只需要登录档案系统，这就可以提升查询效率，从而减少了人力消耗。

3.2合理调配和聘用企事业单位档案管理人员

1.企事业单位文书档案信息资源管理制度机制的建设需要企业、机关、事业单位的管理人员重视，也需要人才的支持。因此，管理人员可以部署和招聘具有较高专业素质的工作人员担任机构的文件和档案管理职务，为确保机构文件和档案信息管理发展的可持续性，须替换无法促进机构文件和档案信息管理发展的老员工。2.加强对于企事业单位档案管理工作人员的培训，并将培训计入相关员工的考核，提高档案管理人员招聘的门槛，必须具备较高素质的人员才能从事档案管理工作，从工作人员素质上有效提升事业单位档案管理的效率和有效性。

3.3提升档案管理效率

随着现代化信息技术的不断发展，越来越多的事业单位逐渐开始引进数字化人事档案管理技术手段，进而保证人事档案管理的顺利开展，并且经过一段时间的技术优化和完善，取得了一定程度的经济效果，使事业单位中人事档案管理结构水平得到了有效提升。因此，事业单位在人事档案管理部门建设过程中，需要使用科学技术水平建立全新人事档案信息库，最大限度缩减人事档案管理流程中不必要的环节，尽可能缩短档案管理流程，降低人事档案管理时间损失，从根本上推动档案管理工作核心发展。

3.4对档案管理目标予以明确并优化管理制度

事业单位要想充分发挥档案管理的实际价值，就必须要在管理过程中对档案管理目标予以明确并作出科学合理的规划，便于档案管理工作的有序推进。对单位而言要根据自身运营发展的实际状况制定档案管理的战略目标，并实现短期目标和长期目标相结合，在具体操作过程中增强档案管理的实用性和灵活性，从而做到档案管理的可持续发展。体现以人为本的原则，加强对档案管理人员职业技能的培训，使其学习和了解最新的档案管理模式，还需要对档案管理制度予以不断优化，为档案管理安全性和水平的提升提供制度保障。对档案室管理的范围予以明确的规定，并完善相应的技术标准，增强对纸质档案进出库的登记管理，确保纸质档案及电子档案数据的安全性。

3.5加强对企事业单位文书档案管理工作的监督

如何进行合理的保管和使用事业单位文书档案，从表面上看是行政资源管理的常规教学工作的主要内容，但档案是事业单位的日常运营和发展的重要记录，对于提高事业单位的发展研究具有非常重要的意义。因此，事业单位档案管理人员十分重视文书档案，设计了一套文书档案管理的监督机制并不断予以完善。采取不定期检查文书档案管理人员工作效果的措施，例如在调用文件时由管理部门进行检查。对于重要数据文件，则采取一套严谨的管理人员审核工作方式，以月为单位对该类档案信息进行定期检查，有效保证该类档案的安全。

结语

信息化时代为事业单位档案管理带来了机遇也增加了挑战，所以需要单位对档案管理工作予以足够的重视并对其存在的不足进行分析和有效解决，实现对档案更加规范和高效的管理，从而为单位的长远发展打下坚实基础。

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