数字档案馆个性化服务方式探讨

刘会凤

（河北省唐山市丰润区人民医院 河北唐山 064000）

数字档案馆与传统档案馆之间尽管在整个管理理念、存储方式、服务模式等方面有着较为明显的差异，但是其有一个共同的目的，就是为利用者提供所需要的档案信息服务。同时，现阶段，国际信息服务也更多地依赖于互联网络环境，互联网所提出的个性化服务模式也与信息化发展和互联网资源的增长有着密切的联系。一方面，互联网络的发展推动了社会信息化的发展，也营造出了新的信息化环境，在此背景下，人们可以充分发挥自身的想象力以及创造力，自由地彰显自我的个性，这也极大程度地促进了人们的个性化需求。另一方面，新的计算机技术手段的发展又为适应人们的个性化需求创造了基础的条件。

1 数字档案馆个性化服务的理念

在学术界中，关于数字档案馆方面的研究，在20世纪90年代逐渐兴起并有了长足的发展，而虚拟档案馆理念的提出，也让很多档案研究人员逐渐关注起来。但是到现在为止，对于数字档案馆的相关定义也没有形成一种共识。目前，国内研究人员在对于数字档案馆的关注和理解的过程中，最具有代表性的认知集中在3个方面。

一是从学术的角度对于数字档案馆进行认知和理解。他们认为数字档案馆主要是依托于网络信息结构，以二进制编码为基础构建的数字存储模式，从而实现档案信息内容的整合和梳理，这个过程中，主要是依赖于计算机、通信设备及多媒体技术手段，提供电子网络检索及服务的档案网络信息系统结构［1］。

二是从档案馆发展的角度对数字档案馆进行认识和理解。这个过程中，研究人员认为数字档案馆实质上就是传统档案馆的延伸和变革，是传统档案馆依托于现代信息技术手段所获取的符合自身发展优势的产物内容。

三是从数字化资源以及服务的角度对于数字档案馆进行分析和认知。这个过程中，研究人员认为当下的数字档案馆主要是一种新型的电子化信息的仓储平台，这个平台环境之中可以存储大量的多样化形式的信息内容，利用者可以通过网络频道对其进行实际的访问和处理，以此获得自己所需求的相关信息内容，同时，其本身的信息存储以及用户访问本身不会受到区域环境或是时间条件的限制影响。

在早期，相关研究人员对数字档案馆实施研究分析的过程中，因为受到技术手段的限制，多数都停留在理论阶段。但是随着时代的发展和经济发展水平的提升，多种创新型的科学手段不断地应用在其中，各种计算机技术手段逐渐呈现完善的趋势，推动了社会网络信息环境的优化与发展，也促进了数字档案管理的个性化服务工作模式的构建。个性化服务相对于传统的定义化服务模式来说本身就是一种新型的服务方式，其本身呈现的时间虽然相对较短，但是因其可以实现针对性的服务，因此，受到了很多网络使用者的关注。但是，现阶段，很多研究人员仍旧没有对其构建起一种统一的学术标准和认识，仍旧有着不同的认知和理解，人们对于个性化的反映以及当前个性化的服务技术机制仍旧存在多种认知差异，这也使得不同的学者以及个性化的信息服务管理者对其都有着各自不同的看法。

2 数字档案馆个性化服务与传统档案馆服务之间的区别

2.1 提供的信息类型不断的丰富

传统档案馆大多来说都只能提供一定的文字信息内容，诸如多种档案原件与复印件的内容，在档案原件的基础上，对于档案信息实现二次加工后，逐渐得到第二次或是第三次的文献资料信息，如档案史料的汇编、档案馆的相关资料指南、专题文献资料与在分析基础上逐渐构建而成的综述信息与研究报告等相关的内容。

但是在数字档案管理中，使用者可以有效获得的档案信息资料是多种多样的，其中涵盖了文字信息、声音信息、图像信息与视频资料等，都可以作为档案的信息资料内容［2］。另外，数字档案馆本身可以与数字图书馆、博物馆之间形成联通结构，这样不仅可以查询到自己所需要的档案信息资料，也可以获取一些其他的资料信息内容。

2.2 获得档案信息的路径不同

传统档案馆的服务构建的词汇是在本馆的馆藏基础上的，基本上都是以阵地服务为主实现的，服务工作的有效开展主要是以档案馆为中心构成的，服务的实际地点局限于现有的档案馆之内，使用者要想获取相关的档案信息必须要到档案馆中，而档案馆本身的开放时间是有限制的，查询人员只能牺牲自己的时间迎合档案馆的时间进行资料的查询，而不能充分地利用自己的时间。

数字档案馆的服务打破了传统档案馆的时间限制，基本上都是以信息服务为核心构建的，各种档案馆将档案信息传递到网络之上，可以打破传统档案馆的时间限制，利用者可以充分地利用自己现有的时间，结合数字档案馆的实际环境，在档案馆之中进行数据信息的查询。数字档案馆可以通过信息计算机网络内容将馆内的相关信息及需求者的需求信息传递到使用者的设备之上，相较于传统的档案管理来说，尽可能地减少了档案馆信息传递过程中的时间消耗，只需要以网络为基础构建服务模块，就能成为数字档案馆的服务对象。同时，可以有效地查询档案馆的收藏信息以及所需要的信息内容，当计算机网络与档案馆服务相结合之后，查询的方式变得更加便捷，使用者可以通过网络的检索及查询复制，对自己需要的信息进行记录，这也让数字档案馆的服务面逐渐扩张，服务的方式呈现出多元化趋势，服务的实际手段更加具体。

2.3 计算机的参与程度有所不同

传统档案馆的服务工作主要依托的是档案工作人员的手工操作，衔接中虽然也配置了一些基础的计算机设备，但是这些设备多数情况下都是以辅助的角色进行工作的，更多的是以一种检索的手段为基础，并没有充分发挥出计算机的多种个性化功能。

而数字档案馆的个性化服务必然会使对计算机的依赖程度逐渐增加。首先，数字档案馆要充分利用使用者的个人特点进行服务的定制，就要对使用者本身的信息资料进行整理收集以及统计等，这整个过程中都需要计算机的高效参与，因为这些信息量相对较大，工作量较为复杂，要对其进行系统的分析和全面的判断显然靠人工操作是不行的。其次，在充分掌握使用者的特点之后，利用虚拟空间实现档案的调取也是需要依托于计算机实现的。之后，利用计算机传递使用者的需求信息，利用获取的信息内容，及时地作出反馈并给出分析意见，甚至即时地完成与档案管理人员之间的交流与沟通，及时地对相关人员的需求进行修正。由此可以看出，在整个服务的过程中，每一个环节都需要计算机的及时参与，并且将自身的作用充分地发挥出来。

3 数字档案馆个性化服务的特点

数字档案馆个性化服务具有主动性。数字档案馆的个性化服务可以满足使用者的档案信息需求，也能削弱传统服务的固定模式，这种方式不仅可以广泛地吸纳使用者，同时，也能让更多的人愿意主动地参与到档案馆的使用之中［3］。一方面，实现了数字档案馆利用人群的扩张，也提升了数字档案馆的知名度，创造了一定的社会效益。另一方面，也充分地使用了馆内的信息资源内容，部分的内容通过有偿服务也为数字档案馆创造了一定的经济收益。

3.1 档案馆的个性化服务都是以使用者为中心构建的

作为数字档案馆的服务管理人员，所有的个性化服务都应当满足使用者的个性化需求，因此，所有的服务都应当以便捷使用者的使用为基础，以满足使用者的需求为核心。同时，要充分地分析使用者的个人信息需求偏好，精准地掌握使用者的历史搜索行为以及浏览习惯等，尊重使用者的个人想法，构建出符合使用者个人特征的服务模式，使用者可以充分地展示出自身的个性。

3.2 针对不同的使用者提供不同的服务工作方式

部分的使用者希望所有的检索过程都能够充分简化，达到一目了然的效果，而有的使用者则希望搜索的结果更加地精细。针对不同使用者的不同需求，就应当使用不同的服务工作方式和服务工作措施，这也必然会受到使用者的高度欢迎。针对使用者的不同使用个性和特征，应提供出不同的表现方式和信息模式。针对使用者的实际需求变化特点，要充分地转化服务工作方式以及工作任务内容。不仅要为使用者提供更加精准全面的档案信息内容，也要精细化地按照使用者的习惯，确定针对性的服务方式。

3.3 实现数字档案的交互性

在数字档案个性化服务模式构建的基础上，使用者不再是被动地等待接受，而是可以在现有条件基础上，充分地明确数字档案馆信息资料环境构成的主要方式，同时实践即时的互动交流。例如，可以在需求表达的过程中和相关的档案管理工作人员之间进行即时的联系，对于档案信息的内容进行修正和梳理，充分表达自身对于档案的认识和理解。相关的服务人员则可以在与使用者交流的过程中，不断地明确使用者的实际需求，提升个性化服务的精准性，这种实时的交互往往是传统的档案服务管理模式所不具备的。

4 数字档案馆个性化服务方式探究

4.1 个性化定制服务

个性化定制服务的提出，主要是按照当前用户的实际需求制定出特殊的用户服务工作技术手段，是用户使用数字化信息资源的主要方式方法，是充分适应社会群众个性化需求的主要手段之一。数字档案馆对外的服务之中一项很重要的服务端口就是档案馆的网站。但是一般网站的构建模式都是按照档案管理人员自身的理解所构建的，与使用者的理解之间有着较大的差分，为此，在使用者完成网站的登录之后，多数都只能按照设计者的构想进行资料的查询，但是这种方式却很难让相关的需求者及时地找到所需要的信息内容［4］。当使用者难以高效地查询到自己所需要的讯息之后，必然会逐渐降低对于网站的满意度，因此，网站本身的访问量就会降低。为此，数字档案馆的个性化服务模式之中就应当为长期使用者构建一个固定的窗口，为期量身定做个性化的服务模式，以满足相关管理人员对于档案信息的实际需求。这种方式下可以极大限度地方便使用者对于档案信息的收集，使用者在完成网站使用之后，只需要进入到自身的特殊账号就能获取自己所需要的信息。

4.2 帮助检索服务

如何在现有的使用基础上帮助使用者高效地完成信息收集，也是数字档案馆个性化服务管理工作中一项主要的工作任务内容。但是现阶段，多数的工作都是通过研究使用者的检索行为及个人的特点，设计出智能化的工作软件来实现此项工作的，但是通过相关的研究分析可知，这种信息搜寻方式精细度不高。使用者的信息需求往往难以有效地转化为精准的提问方式，多数都需要与检索系统之间构建出交互的沟通模式实现提问，同时，在交互的过程中，所构架出一定的判断，以此优化调节自我的目标，确认其中的需求。为此有效的检索系统应当允许使用者可以实现多次的目标构建，以此不断调整自身的检索措施，应当在利用者的提问和反复的修改之中提出相关的关键点，让使用者更加便捷地完成数据库的搜索。

4.3 信息推送服务

要想加快个性化服务工作的落实，作为数字档案馆来说也要清醒地认识到使用者的实际需求。对于一些常规性以及使用者经常搜索的内容进行记录，利用使用者的个人信息以及感兴趣的信息内容、类型等，不定期实现信息数据的推送，以保证信息的有效性。结合当前的应用可以将信息推送服务划分为两个大类，以智能软件实现的全自动推送，以及人工参与的信息推送服务模式［5-6］。

5 结语

现阶段的数字档案馆的个性化服务方式已经初具规模，各种研究模式也逐渐建立起来，但是对于我国日益增长的发展需求来说仍旧不够，由此观之，这仍旧是一项长期系统的工作任务内容。为此，对于相关的研究人员来说，就更应当强化内部的问题梳理，进一步对各项问题进行研究，尤其要关注如何将基础的理论知识与实践探索相结合，以指导各项实际工作的有效落实。为此，就应当加快对于各种服务项目推广问题的探索，这也是研究的重点内容。只有加快规范数字档案馆个性化服务工作内容的梳理，全面判断不同的管理方式，才能更好地满足档案利用者的实际需求。