中心大局工作中档案收集的理性思考＊

黄霄羽 管清潆

（中国人民大学信息资源管理学院，北京，100872）

中心本意是指与四周距离相等的位置，亦指事务的主要部分；［1］大局是指总的局面和形势。［2］从二者本意可以推断，对党和国家发展而言，中心大局分别指党和国家的重点工作以及对经济社会发展全局具有重要影响或推动作用的工作。在不同语境中，中心大局呈现出不同的具体内容。就档案工作而言，《“十四五”全国档案事业发展规划》（下文简称《“十四五”规划》）指出，“十三五”时期档案工作服务中心大局精准有力，主动融入和服务乡村振兴、区域协调发展等国家战略成效显著，在庆祝改革开放40周年、新中国成立70周年等重大活动以及脱贫攻坚、新冠肺炎疫情防控、党内主题教育等工作中发挥了积极作用。此外，在“十四五”时期应开展脱贫攻坚、新冠肺炎疫情防控等档案记忆项目，引导支持地方各级综合档案馆重点围绕“四史”教育、历史研究、工业遗产保护、历史文化遗产传承、“一带一路”与跨文化交流等进行专题档案开发工作。［3］由此可见，《“十四五”规划》揭示出当前档案工作应该服务的中心大局包括：高质量发展、乡村振兴、区域协调发展等国家战略，“五位一体”总体布局和“四个全面”战略布局，相关重大活动，脱贫攻坚、新冠肺炎疫情防控、党内主题教育、“四史”学习等重点工作，以及“一带一路”倡议等。

国家档案局始终重视中心大局工作中的档案收集，陆续出台了一系列政策指导相关工作。各级各类档案部门也响应政策要求，积极开展中心大局工作中的档案收集，主动的工作态度和丰硕的工作成果值得肯定。但通过政策、文献和实地调研，笔者发现中心大局工作中的档案收集仍存在一些不足，由此产生了研究兴趣。

就当前研究成果而言，部分文献肯定了中心大局工作中档案收集的意义［4］；部分文献关注中心大局工作中档案收集策略［5］；部分文献分析了中心大局工作中档案收集的困难或问题。［6］整体来说，国内对部分代表性中心大局工作中的档案收集形成了一定的研究成果，但也有不足，主要体现在两个方面：其一，缺乏宏观视角。已有成果均针对某项具体工作档案的收集进行探讨，提出的意见不具有普遍性，未对整体中心大局工作中的档案收集进行研究。其二，缺乏反思或批判视角。已有成果关注中心大局工作中档案收集的意义和策略，缺乏总结中心大局中档案收集工作的不足，并提出解决对策。因此，本文依据中心大局工作中档案收集的现实案例，从理论角度分析其问题表现及可能后果，进而提出解决思路。

1 中心大局工作中档案收集的现存问题

由于“中心大局工作”的范围较为宽泛，笔者仅选择近期的疫情防控、脱贫攻坚和党史学习教育为代表，梳理分析我国各级档案局馆网站、中国档案网、中国档案报等媒体发布的这三项工作中档案收集的政策和实践案例，总结其中存在的共性问题。

1.1 档案收集基本概念使用不准确

当前档案收集的基本概念使用不准确，存在将“档案收集”“档案接收”和“档案征集”三个概念混淆的现象。

第一，部分地方中心大局工作中档案征集公告规定的征集范围名不副实。例如，H市档案馆面向社会征集的疫情防控档案范围包括，科研机构攻关疫情防控形成的过程性记录和数据，医疗物资生产企业、民生保障企业为抗击疫情全力生产保供等资料等。这一范围包括了行政机关、企业、科研机构在有关工作中形成的各类文件、各类党组织活动材料等，但这些材料属于法定接收对象，不符合学界公认的社会征集范围。

第二，部分地方中心大局工作中档案收集部署未严格区分接收与征集。例如，A省对口支援湖北疫情防控工作指挥部要求重点抓好指挥部机关文书、治疗方案、战地日记、家书，各新闻媒体、自媒体及影视爱好者在采访、直播过程中形成的纪实性资料和宣传报道材料等的收集工作。其中机关文书和治疗方案是接收对象；日记、家书、采访爱好者形成的材料等则是征集对象。A省的工作部署并未区分接收对象与征集对象，尽管不存在概念使用错误，但也不够严谨。

第三，部分地方中心大局工作中档案收集的新闻报道混淆“接收”与“征集”概念。例如，《L市档案馆接收核酸提取仪进馆》一文，介绍了L市某企业向市档案馆捐赠核酸提取仪和其他档案资料。社会捐赠的各类档案应当是征集对象，档案馆是受赠方而非法定接收方，这则新闻标题中的“接收”是对档案术语的误用，更准确的概念应当是“接受”或“获赠”。

造成混淆“收集”“接收”与“征集”概念或错误使用术语的原因在于，部分基层档案工作者对现行档案政策规定和基本理论知识的学习不够深入，尚未准确理解档案收集的含义及接收与征集的区别。基本概念混淆可能导致中心大局工作中档案收集的混乱，新闻报道中概念使用错误可能使社会各界对档案工作产生错误认知和判断，这都将影响中心大局工作中档案收集的科学性和质量。

1.2 征集对象不具备档案属性

当前档案征集的对象不完全具备档案属性，征集范围存在一定问题。

我国中心大局工作中档案征集对象大多包括文艺作品。M市档案馆面向社会各界征集的红色档案资料范围便包括诗歌、书画等文艺作品。社会各界也积极向档案馆捐赠文艺作品。档案具有原始记录性和信息确定性，所以缺乏清晰、确定信息内容的文艺作品（如缺乏文字说明的绘画、篆刻、剪纸等）并非档案。

档案馆广泛征集中心大局工作相关文艺作品的原因可能在于，其与其他文化部门在资源方面存在竞争。近年，图书馆、博物馆等机构也积极开展档案收集，这导致大量档案资源流向其他文化机构。面对其他文化部门跨界收集档案资源的现象，档案部门逐渐树立起“资源为王”的工作理念，广泛收集各类文化资源，以维护自身“文化资源宝库”的地位。档案部门积极收集资源的态度固然有积极意义，但若不加区分地收集，可能导致档案边界模糊和档案部门职责不明确。

1.3 档案收集未考虑价值鉴定

当前中心大局工作中的档案收集多要求“应收尽收”，价值鉴定存在不足。

在“应收尽收”的指导思想下，我国档案部门在中心大局工作中的档案收集成效表面看来十分显著。如B省档案馆在发布疫情防控档案征集公告后的数十天内，征集了全省社会团体和个人捐赠的200余件档案资料。相关报道均聚焦于档案收集工作成果，却未能阐明档案部门是否对征集到的大量档案进行鉴定。笔者无意否定档案部门在中心大局工作中档案收集的成绩，但若对数量庞大的档案资料不加鉴定就一概收藏进馆，会不会加重档案馆的保管负担？会不会造成各地档案馆档案内容重复？

造成中心大局工作中档案收集未考虑鉴定的原因在于“应收尽收”的学界建议和政策要求。我国学者曾指出，健全档案资源体系要突出“全”和“新”，要把各种新形成的档案，全面建立起来，做到应建尽建、应归尽归、应收尽收［7］，并强调在数字时代，我国档案工作面临从“选时代”到“全时代”的蜕变，具体表现为立档单位全建档、形成档案全归档、归档档案全留存、留存档案全备份、所有档案全开发。［8］但能否真正实现档案“应收尽收”，取决于档案部门的库房空间、人力资源、数字存储空间及技术应用能力等现实状况。目前，我国档案部门尚不具备保存全部档案的现实条件，若不加鉴定地对全部档案资源应收尽收，可能给档案部门的日常管理工作造成负担。

1.4 档案收集未考虑后续规范性要求

当前中心大局工作中的档案收集忽视了后续环节的规范性要求，前端控制考虑不够周全。

第一，中心大局工作中档案收集未考虑档案保管的规范性要求。如前文提及的H市，其发布的《H市档案馆关于向全社会征集抗击新冠肺炎疫情档案的公告》未规定照片和音视频档案是否应为原件，是否需确保未经修改处理，是否统一文件格式、时长要求等内容。这将无法确保收集的档案材料格式统一，可能会对后续整理和长期保存造成困难，在数字环境下甚至可能导致相关档案无法正常读取。

第二，中心大局工作中档案收集缺乏考虑档案利用的规范性要求。如《C省教育厅关于征集脱贫攻坚工作档案资料的公告》《M市档案馆关于征集建党100周年红色档案的公告》均仅要求公众对所提交的照片和视频注明名称、来源、时间等基本信息。然而，若不对照片档案提供内容说明，在未来则可能导致用户无法了解档案信息内容，妨碍档案的后续利用。

造成这一现象的原因在于，档案部门未树立前端控制思想。档案部门未能将档案管理视作一个前后关联的完整流程，忽视各环节间的相互影响，在档案收集中未考虑后续整理、保管、编研和利用服务等环节的需求，这将不利于后续环节的顺利开展。

2 中心大局工作中档案收集的解决对策

针对中心大局工作中档案收集的上述问题，笔者认为可从四个方面着手解决。

2.1 档案收集应以科学概念为指导

针对基本概念使用不准确的情况，笔者建议档案收集的政策制定、工作部署和新闻报道均应以科学概念为指导，准确理解和使用专业术语。

笔者依据专业教材和政策辨析档案收集、接收和征集的概念。《档案管理学》指出，“档案收集”是接收、征集档案和文献的活动。［9］从这一界定可知，档案收集包括接收与征集。档案政策则表明，接收与征集的对象和强制性有所不同。《档案馆工作通则》规定，档案馆接收档案的范围包括：本级各机关、团体及所属单位具有永久保存价值的档案，省辖市（州、盟）和县级档案馆同时接收其保存的档案；属于本馆应接收的撤销机关、团体的档案；属于本馆应接收的中华人民共和国成立以前的各种档案。［10］《档案征集工作规范（征求意见稿）》规定，档案征集是档案馆按照有关规定征收散存档案、散失档案和其他有关文献的活动。此外，与本行政区相关的各个历史时期政权机构、社会组织、著名人物形成的档案均可列入征集范围。［11］由此可见，档案接收是档案部门的一项例行性工作，其对象是党和国家规定范围内各行政机关、企事业单位的档案材料；档案征集则不具有强制性，其对象是法定范围之外，组织、家庭（族）或个人形成的具有国家保存价值的档案。

误用基本概念反映出档案人员对专业基础知识掌握不充分，专业素质有待提升。档案人员需严格遵循政策规定，深刻理解专业理论，规范使用基本概念。如此既可避免基本概念混淆导致的沟通障碍，也有利于提高中心大局工作中档案收集的质量，保障档案工作的权威性和科学性。

2.2 档案收集应明确专业边界

针对收集对象不具有档案属性的问题，笔者建议档案馆在收集资源的同时，适当“明确边界”。首先，档案部门应当明确档案与文物、图书、艺术品等相近概念的区别，划清边界，侧重于收藏具有原始记录性的档案材料，考虑如何在后续利用服务工作中更好地发挥档案的凭证、参考价值。其次，档案部门可与图书馆、博物馆等其他文化机构建立合作机制，对于部分更适合保存于图书馆、博物馆的中心大局工作相关文艺作品，可以适当考虑分流馆藏。

明确收集对象的边界，能够帮助档案馆明确与其他文化机构的职责分工，突出馆藏资源兼具文化性与政治性的独特优势，更好地承担起社会记忆构建者的职责。否则，资源争夺虽然可能在短时间内引起社会各界对档案馆或档案工作的关注，一定程度上能提升社会档案意识，但长期来看混淆了档案馆与博物馆、图书馆等其他公共文化机构的馆藏范围、定位和职能，反而影响档案馆的职责发挥，未必有利于档案事业的可持续发展。

2.3 档案收集应同步考虑鉴定要求

针对收集过程中未考虑价值鉴定的问题，笔者建议中心大局工作中档案收集提前引入鉴定思想。中心大局工作中档案收集应遵循价值性原则，即在接收或征集档案时，开展档案保存价值的鉴定。

档案部门应当依照时间、内容和形式等鉴定标准对中心大局工作中收集的档案材料开展鉴定，确定合理的收集范围，避免盲目的应收尽收。其一，中心大局工作中档案收集应注重特色。笔者建议将内容独一性作为档案价值鉴定的重要标准，建议各地档案部门立足科学研究，因地制宜明确中心大局工作中档案价值鉴定标准，在确保完整性基础上，留存具有本地区或本单位特色的历史记忆。其二，中心大局工作中档案收集应设置合理的时间点。档案接收对象应依规定程序在形成单位归档，不宜盲目提前进馆。对于档案征集对象，档案部门亦不宜盲目要求将其过快征集进馆，应经过合理的时间沉淀，科学衡量档案材料的现实使用价值和历史参考价值，避免将尚有现实使用价值的实物档案过早征集入馆而造成资源闲置。

基于价值鉴定有选择地开展中心大局工作中的档案收集，可以减轻档案部门后续整理和保管压力，也能够更有针对性地对馆藏资源进行开发。这将有利于档案部门形成具有地方或行业特色的档案资源开发成果，为其他中心大局工作提供更精准的资政服务，为社会输出更优质的公共文化服务。

2.4 档案收集应实施前端控制

针对档案收集未考虑后续环节规范性的不足，笔者建议中心大局工作中档案收集适当借鉴前端控制思想，做到“前端规范”。前端控制思想本是电子文件管理工作的指导思想，它要求对整个档案管理过程的目标、要求和规则进行系统分析和科学整合，把需要和可能在文件形成阶段实现或部分实现的管理功能尽量在文件形成阶段实现。［12］借鉴此思想，档案部门应把“前端规范”作为中心大局工作中档案收集的重要指导思想，并提前引入。只有“前端”收集明确提出档案材料格式、内容的规范要求，才能保障“后端”保管和利用环节的规范与顺利开展。

档案收集是档案管理的起点环节，如缺乏后续环节的规范性要求，可能造成前端收集质量不高，进而导致后端问题频出：档案材料命名不规范将加大档案整理和著录的工作量、数字档案格式不规范可能导致数字档案不可用、图片档案内容注释不规范可能阻碍开发利用环节中对档案内容的解读等。

我国已有部分档案部门在新冠肺炎疫情档案收集过程中注重前端控制。如新冠肺炎疫情暴发后，武汉市档案馆参与起草《全市新冠肺炎疫情防控文件材料收集归档工作实施方案》《疫情防控文件材料收集归档实务》等规章制度，为疫情防控档案收集工作提供了制度保障和科学指导，为后续疫情档案的管理环节奠定基础。［13］这启示我国档案部门在其他中心大局工作的档案收集过程中必须注重规范性，以明晰的制度确保收集到的档案内容清晰、格式规范，避免给整理、保管、开发利用后续工作造成不便，节约后续工作时间与成本。

3 结 语

中心大局工作中档案收集对记录历史和构建记忆具有重要意义。各级各类档案部门在中心大局工作中积极开展档案收集，凸显出档案工作作为一项利国利民、惠及千秋万代的崇高事业的重要性。但中心大局工作中档案收集注重的不仅是完整性，更应当具备科学性；强调的不仅是热情，更应当是理性。在实践工作中，学界的理性思考和批判精神不宜缺位，应以学术研究助力中心大局工作中档案收集更加科学和规范。