中职院校对财务内部控制体系设计的相关思考

2022-03-18王春艳济源职业技术学校

环球市场 2022年8期

王春艳济源职业技术学校

随着我国社会主义经济体制的不断完善，经济环境的改变对学校的内部控制体系建设提出了新的要求。在计划经济阶段，学校资金主要来自于财政拨款，国家从体制层面对学校的创收能力进行了限制，所以，国家作为投资的唯一主体，负责对学校资金开展管理和控制。但是随着经济改革的加快，尤其是事业单位的体制改革，使得教育拨款不断减少，特别是处于高校最底层的中职院校，需要对自身融资渠道进行拓宽，充分利用现有资金求得发展，这些都需要高校加强自身内部控制体系的质量。

一、中职院校财务内部控制的作用

内部控制是指，为了保证单位组织资产的完整性与安全性，以及各项经营活动能够顺利开展，而设置的管理制度与管理流程；财务内部控制就是与资金活动相关的内部控制措施。从管理学的层面来说，管理过程的整个链条主要包括计划、组织、领导和控制四个存在紧密关联的环节。计划是开展管理的起始点，对财务管理的内部控制来说，预算方案的编制有效地完成了管理过程的计划，一旦进行了计划的制定，就不能进行随意地更改，所以中职院校编制的预算应当具有一定的权威性。组织指的是内部控制进行落实的过程，是中职院校进行教学、项目研发、社会服务等各个运营流程的过程[1]。领导指的是内部控制应当充分发挥其激励效用，使得学校各个部门都能依据精减支出、节约资源、量入为出的原则，有效地完成编制的预算。财务内部控制活动中，控制是最为核心的环节，主要是对各个所属单位的资金使用是否符合编制的计划开展检查，对资金分配的合理性进行评估，针对各项计划活动的落实效果进行分析，从而保证学校资金支出能够实现对业务进行的有效支撑。

财务内部控制能够有效保证资金使用的透明度，运行体系的有效性能够帮助学校实现经营成本的控制，利用现有资金开展关键活动，促进学校核心竞争力的提升。内部控制体系的构建和优化能够为学校财务的良性运转提供保障，避免了学校财务失控情况的出现。而且，财务内部控制的信息化系统能够有效与其他单位实现对接，保证了财务内部控制体系在运行中的规范性，避免了由于人为操作出现的风险问题，降低了系统性风险发生的概率。

二、中职院校财务内部控制的内容

（一）预算控制

预算控制主要的原则是根据收入计划支出、实现收支平衡并存在结余，保证预算的稳妥性，将预算和支出进行统筹管理，要将学校所有的支出和收入都引入预算管理范围当中，在学校建立全环节的预算管理模式。在学校当中，要将经费适当向学校偏移，尽量减少行政支出，不但保证人员费用和学校运行所需的资金，还要推动学校的长远发展。各个部门要严格执行预算，避免随意修改的情况，保证预算绩效的发挥。如需进行调整，需要将追加报告提交到财务部门进行审批。

（二）财务审批制度

学校各项经费包括人员经费、专项资金、合同款、包干经费等都要由部门领导审核以后提交给学校领导进行批准；科研经费需要经课题负责人签字后送交主管领导审批；公务接待、专项基金等要汇报给校长进行批准；财务审批制度应当从上到下对流程进行规范，不可越级或者越程序。

（三）报销付款管理

各项资金的使用需要依据当年的预算在决算前进行报账，依据国家财务管理需求提交有效的发票和收据等，并填写开票日期、项目、收款人、开票单位等，保证金额填写的正确，不可进行涂改。资金的支出需要经过有关人员的审核，审核会计需要对付款业务承担相应的责任；差旅费需要将地点、类别、时间等进行整理，凭据要粘贴整齐，并在限定期限内进行报销；图书资料、教学设置、易耗品等物资进行报销时需要先交由主管部门进行验收；修缮工程的费用报销应当出具合同、审计意见书等，经学校纪检部门审核才能报销。

（四）票据安全管理

负责票据和现金保管以及使用的员工，应当认真履行自身岗位责任，树立工作责任心，严格按照有关规定进行票据的保管，避免出现丢失；现金、票据、证券等保管场所，应当严格依据有关安全规定，配备安全防范措施、消防器材、预警装置等。建立严格的出入登记制度；零散现金应当放入保险柜保管，并设立一定的限额，超出的需要及时向领导汇报。

三、中职院校财务内部控制体系设计

（一）明确内部控制的目标

内部控制的目标指的是中职院校在一段时间内通过对自身内外部资源的组织，设定的几项关键的目标。主要分为短期和长期目标两种类型，目标应当明确和具体，其制定应当以学校发展需求作为基础，从而为学校的发展提供动力。中职院校内部控制的目标主要分为三点。首先，要保证学校资产的稳定性，实现内部控制的价值保护功能；其次，内部控制的目标需要与学校的战略发展需求相匹配，从过去的刚性预算向以战略为基础的柔性预算转变，提高预算的科学性和有效性；最后，内部控制要保证学校经营活动在效益原则下开展，并符合有关的法律和规定[2]。

（二）夯实财务内部控制实施环境

在财务内部控制落地之前，中职院校要完善财务内部控制实施环境，在管理层组织、执行层重视、制度约束、职能明确的环境下开展各项控制活动。具体来说，首先，中职院校要加强对财务工作的重视度。财务内部控制由财务部门主导，财务会计人员的综合素质与专业水平将直接影响到财务内部控制的实施成效。因此，中职院校的管理层人员应当设置专业人士担任财务部门负责人，在会计岗位上安插综合素质较高的人才，并针对财务部门建立长效的人才培训机制，定期对相关人员的职业道德与职业技能进行培训，在提高财务部门整体执行力的基础上，还能够对财务部门的工作开展监督与指导，保证财务部门能够按照相关制度落实各项工作。其次，建立完善的财务内部控制管理制度。中职院校的一切财务内部控制活动都需要相应的规章制度作为保障依据，为执行人员的行为提供典范。因此，学校应当基于以往的财务管理制度，分别建立综合性管理制度、单项管理制度和相关性管理制度。其中，综合性管理制度是指《财务人员职业道德规范》；单项管理制度以资金和资产为管理内容，可以设置《专项资金管理办法》《固定资产管理办法》；相关性管理制度则包括学校的车辆、业务招待、差旅费等。同时，为了实现对财务管理工作的实时监督，建议中职院校在财务管理部门之外设置独立的审计部门，该审计部门主要针对学校的财务报告、会计处理行为、授权审批流程、税务筹划方案等开展审计工作，审计过程不受学校其他任何管理层与部门的干涉。通过设置审计部门可以加强对财务部门各项控制活动的有效监督，提高学校的会计信息质量，也能够为财务内部控制提供良好的环境基础。最后，财务部门是一个综合性部门，财务管理工作内容也相对复杂。为了更高效的开展财务内部控制活动，建议中职院校对财务会计岗位的职能、权限、责任进行明确区分，落实不相容岗位分离原则。例如：对日常账目登记和会计总账建立的职能进行分离；对授权某项经济业务和执行该项经济业务的职务进行分离；对固定资产保管和资产盘点登记职务进行分离。在此基础上，分别设置授权审批岗位、会计核算岗位、业务办理岗位、财务稽核岗位、财产综合岗位等，通过不同职能的界定和划分，可以落实岗位责任制，有利于后续对会计舞弊行为进行追责，也能够提高会计人员对财务管理工作的重视度。

（三）完善财务内部控制的要素

1.预算控制

当前多数中职院校都执行部门预算模式，预算指标管理的重要性不断凸显，需要依据项目的不同给予限额的确定，并将项目与各个科目的核算进行有效对接。支出预算指标以预算项目和科目的形式录入到信息化系统当中，在预算执行的过程中，财务管理部门依据预算方案中的内容和数量标准开展管理和监督，通过信息化系统实现对项目预算指标的自动控制，利用计算机对指标进行管理能够实现对预算项目落实情况的动态监督和控制。学校预算控制主要分为三个关键要素，也就是生源、教学支出和财务技术。

2.资产控制

通常来说，学校实物管理的负责部门是后勤集团，他们负责对学校固定资产进行登记、检查和记录。但是，后勤部门仅拥有物品的分配和使用权力，没有处置权。学校资产内部控制的目标是保证资产的完整和安全，促进资产使用效率的提升。财务部门需要联合后勤部门对资产的数量、价值以及年限等进行统计和分析，对资产购买、使用、储存、报废等环节进行管理，保证程序操作的规范性，同时对资产进行定期的盘点，了解资产在教学或者科研中的使用效率，对资产使用中的维修、报废、折旧等进行有效的控制。

3.收费控制

目前，本地中职院校的收费模式只有两种：POS机和支付宝扫码支付。POS机方式到账时间不确定，且很多学生不方便使用。相比之下，支付宝扫码更加便捷，符合学生支付习惯，而且资金即时到账，资金安全保障高，但是支付宝扫码给核算工作带来了一定的不便。

（四）财务内部控制的重点环节

1.招生安置管理控制

中职院校要构建多梯次的培养安置体系，开展科学的计划管理，比如在招生过程中，建立统一的量化标准对教师进行奖励和惩罚，不但能够保证招生的质量，还可以提高招生人员的积极性。针对学生实习和就业等工作，要安排专门的教师与企业进行对接，增进彼此的联系和合作关系，并对学员的学习情况进行总结。针对安置经费要采取收支两条线同时管理的策略，做到不相容岗位分离，保证账账和账簿的相符[3]。

2.学生资助管理

学生资助是国家为了进行职业教育人才的培养，为经济条件较差的学生提供的特殊补贴。该项工作的管理关键是对学生的学籍进行管理，学校应当统一思想和认识，结合档期实际状况做好学生的学籍管理工作，加强对学生的资助和学费减免工作，保证教学秩序的正常[4]。

3.学校基础建设管理

一方面，学校要对廉政建设责任制进行完善。基础建设由于牵扯到的范围较大，涉及资金较多，所以是学校进行廉政建设的重点环节。中职院校应当建立廉政建设责任制，对重大事项建立标准化的议事规则，对于决策流程进行优化，保证信息的透明和公开，使得基建项目的各类情况受到教职工的监督；另一方面，要构建科学民主的决策体系。学校要保证运行过程的阳光和公开，参考现代企业的管理模式，基于学校工会构建学校职工共同参与的民主监督机构，针对基础建设等项目，广泛吸收基层员工的建议，及时将学校的决策进行公示，并对决策的落实情况进行定期或者不定期检查，避免腐败问题的出现[5]。

4.采购管理

针对中职院校的物资采购，除了政府部门统一采购的物资以外，要加强对学校采购活动的规范性和程序性审查，针对大宗物资采购项目应当执行层级审批制度，经过学校和各部门组织会议进行研究和批准，建立商品采购的询价制度，成立独立的监督管理部门，加强对采购过程的监督。

（五）建立风险监督评价体系

为保证内部控制制度的施行，学校要建立科学有效的内部控制审计监督体系，在学校内部设立专门的内控监督审计部门，配备专业的内审人员，对岗位职责进行明确，保证内部审计部门的独立性和权威性，并充分利用外部审计手段实现对内部控制落实情况的监督。学校要建立独立的风险管理部门，构建完善的风险评估体系，通过信息技术对学校运行中存在的风险问题进行有效的识别，并制定针对措施进行防范和应对，避免风险隐患对学校带来负面影响[6]。同时，学校在开展风险评估时要对学校运行状况开展全面的梳理，对风险存在的范围以及可能的后果进行明确，制定科学有效的应急预案。