基于PDCA模式的高校教学秘书工作探索

■ 吉林农业大学 郑桂荣 杨 锐 吴 林

高校的职能就是培养人才、探讨科学知识和服务社会。本科教育是根,教学管理是高等学校稳步发展的重要保障,高校要提高办学质量和办学水平,必须重视教学管理工作,提升教学管理水平,正所谓“管理出质量,管理出效益”。教学秘书作为高校一线的管理人员,直接参与教育管理的各个环节,既要为教师服务,也要为学生服务,工作内容繁杂,参与教学管理的过程、见证教学管理的结果,在高校教学工作中发挥着领导、教师和学生之间的桥梁与纽带作用,如何提高教学秘书的管理水平、管理能力,至关重要。

新时代高校教学秘书面临更大的挑战,更高的要求,为此教学秘书更要不断进取,加强学习,努力提升自己的专业素养,不断探索,勤勉尽责,为高校的发展发挥最大的能动性。为更好完成教学秘书工作,本文探讨了PDCA模式在教学秘书工作中的应用。

1 PDCA模式的特点

PDCA又称戴明环,是管理学中的重要理论之一,是全面质量管理的基本方法,它将质量管理分为制定计划(Plan)、执行计划(Do)、检查任务(Check)和处理改进(Action)四个阶段,PDCA循环就是按照遇到问题-尝试试错—积累经验—逐步优化改进解决方案,从而提升决策能力这样的程序运行,不断循环往复,要求我们在实际工作中要善于尝试,不断积累和总结,并把经验不断运用到实践中去,通过螺旋式上升的趋势,实现工作效率的不断提升。

2 高校教学秘书的职责

教学秘书是学院常规管理的重要岗位,在高校教学工作中占有举足轻重的地位。教学秘书像学院的大管家,需要兼顾服务、管理与沟通,工作内容繁杂,接触面广。教学秘书的工作内容主要有:教学工作计划管理、教学工作运行管理、教学质量监控管理、各类教研项目管理等。

2.1 服务层面

服务是教学秘书最基本的职能。从学期初到学期末,教学秘书始终秉承热心为教学服务、为教师服务和为学生服务的理念,不怕工作繁杂、不怕工作被误解、不怕受委屈、不计较个人得失,积极做好各项服务工作。教学秘书要时刻“眼观六路、耳听八方”,牢固树立“替师生着想,为教学服务”的思想意识,增强开展各项日常工作的主动性,积极收集、反馈各种教育教学信息,为院系领导、教师和学生排忧解难,确保教学管理工作和教学任务的顺利进行。

2.2 管理层面

管理和服务相辅相成,相互促进。教学秘书是院系教学管理和运行管理的执行者和辅助执行者,教学秘书的工作非常繁杂,首先要处理好日常管理工作,做好文件的文件、通知,安排院系各部门、教师完成日常工作,和相关部门合作顺利完成各项教学工作。要了解和掌握任课教师及全体学生的动态,及时向院系领导反馈信息。在坚持原则基础上,注重人文关怀,如教师有突发情况等要“以人为本”及时处理,杜绝事故发生。

教学秘书需要具有很强的管理能力,要与时俱进,不断进取,将现代化管理理念、管理模式融入教学管理工作中,熟练运用信息技术手段对教学管理中信息数据进行收集和处理,确保信息数据的高效传达,并能及时向上级提交教学相关材料、保管好教学相关的有价值的文件,做好相关资料的存档工作,以及组织各项考试工作等。

2.3 沟通层面

美国著名的管理学家巴纳德说过:“管理者最基本的功能是发展与维系一个畅通的沟通管道。”由此可见,沟通协调,尤其是“有效沟通”在管理工作中具有重要的作用。因此,高校教学秘书的沟通协调能力在教学管理中至关重要。

沟通协调是高校教学秘书在进行教学管理过程中,始终面临的问题,高校教学秘书是学院领导、师生、相关其他教学单位以及学校教务部门之间沟通的桥梁和纽带,是教学管理过程中的枢纽,承担着上传下达协调和沟通的角色,需要及时、准确、适当地传达相关信息,向下传达上级指令,向上反馈教学信息。一方面,教育秘书要将教务处的通知告知教学院长,协助院系领导做好管理工作;另一方面,要将师生对教学管理方面的意见汇总后,报给上级领导。从而促进有序开展各项教学工作,达到预期的目标。

3 PDCA模式在教学秘书工作中的应用探讨

高校教学秘书的工作质量和效率会影响学校、学院的教学管理,新形式新任务,这对教学秘书产生新的挑战,提出了更高的要求。在教学工作开展过程中,教学秘书要不断更新教学思路,拓宽管理思维,建立新的管理模式,从而提高教学管理工作能力。

鉴于对教学秘书工作职责的相对稳定性,我们可以把PDCA模式运用到教学秘书工作中,将高校教学秘书的整个工作分为提前规划、实施规划、过程监督和整改提高4个阶段,即制定预案、实际运行、发现问题、总结提升4个过程,这四个阶段不是孤立的,也不是运行一次结束,而是在各个学期或学年运行一个循环,在运行过程中,在每一个阶段运行过程中,不断发现问题,改变工作方式方法解决问题,未解决的问题下一个循环制定相应措施继续解决,这样不断完善,不断改进提升。

3.1 提前规划,制定预案(Plan)

教学秘书工作虽然纷繁复杂,但每学期都有常规的日常工作,如学期初组织学生校级选课,学期中制定开课计划、安排教学任务以及提前考试,学期末开展排课、课表核对、期末考试工作,年末进行教师工作量核算等,这些教学工作是一环扣一环,每一项工作任务既有时限又有严格的要求,为了很好地完成每一项工作,教学秘书需要提前做好规划及应对预案。比如,教学任务的落实,教学秘书要按照人才培养方案,对于不同专业的实践教学任务、理论教学任务,尤其是有变更的教学任务,要翻阅备忘录,不能有遗漏,反复检查学时学分、考试方式等信息,准确做好下发任务书。这一系列准备,要做细做好做实,既能理清工作细节,又能减少中间沟通,让这些常规工作做到有计划、有准备,杜绝人为失误,进而提高工作效率。其他工作也是一样,提前做好预案是极其必要的。

3.2 实施规划,认真执行(Do)

根据学校教务处每一项工作下发的文件精神、工作部署,教学秘书要第一时间做好通知工作,教学秘书工作不是简单的上传下达的通知,更需要教学秘书能精炼的提取信息,及时协调沟通。根据文件精神,调整预案,下发工作计划,在每一项工作运行过程中,按制定的预案,检查、督促,时时游走于教师、学生、院系领导以及教务相关部门之间,院内、外院,协调沟通,直到把工作做好为止。

3.3 过程监督,发现问题(Check)

教学秘书作为基层管理者,需要承担着监督和管理的职能。教学秘书需要监督和调控整个教学全过程,在开展各项管理工作时,教学秘书要严格按照高校的教学管理规章制度开展工作,一丝不苟地对待每个人、每件事,工作过程中要始终秉持对事不对人的原则,对问题进行客观、理智、认真的分析,并制定出合理的处理方案。

在教学工作运行过程中,需要对教学质量监督与管理,教学秘书需要参与到课程调整和教学任务落实等活动中去,要时时监控运行状态,掌握各项教学工作落实的情况,根据教学过程中出现的问题,及时做出调整方案,根据得到的教学反馈信息及时总结管理经验,对各项教学工作要有自己的意见与独到的见解,督促教师不断提升自我能力,完善教学方案,定期抽查各项教学工作的实施情况,确保顺利完成教学计划,提高教学质量。

3.4 整改提高,总结提升(Action)

整改提高是PDCA循环中一个非常关键的环节,也是最后一个环节。常规性的工作,要善于总结,使工作流程化,节约时间成本。

教学秘书作为教学管理者,要求及时掌握新信息,发现新理念、开拓新思路、采用新方法,坚持不懈的学习新的管理经验,创建新的管理模式,这样才能真正提高自己的管理水平,促进工作效能的提升。

通过教学任务在实际教学工作中的体现,进行自我总结,哪些做法得当,继续坚持,哪些问题需要注意,下一循环需要改进。所有的教学秘书的管理工作都需要进一步的进行科学总结和分析,将工作过程中采取的行之有效的措施进行归纳总结,形成统一的标准,将工作开展不足的地方深入探讨,不断改进,重新制定下一轮管理工作的方案,再进入下一个循环。