“云存储”背景下的电子档案长期保存管理系统设计

◆王偲璇

“云存储”背景下的电子档案长期保存管理系统设计

◆王偲璇

（云南电网有限责任公司文山供电局 云南 663099）

为了解决传统电子档案管理系统存在的功能不健全问题，本文提出基于“云存储”背景下的电子档案长期保存管理系统设计方法，结合系统硬件结构，详细设计系统硬件接口装置。引进云存储技术，结合MVC三层架构结构，构建系统三层架构体系。引进动态生成窗体算法，描述电子档案标签，以此生成电子档案信息可操作界面，并综合RBAC技术的应用，划分不同用户在系统中的管理权限，实现对电子档案信息的秩序化管理。此外，通过对比实验证明了设计的系统相比常规系统，具有更加完善的功能。

云存储；电子档案；管理系统

基于全新时代背景下，市场内企事业单位的发展均呈现一种自动化趋势，单位内传统的纸质档案管理方式被逐步取代，电子档案盛行。但随着企业单位的信息化发展，大量的音频文件、视频文件、文本文件堆积在企业内，面对海量的文件资源，传统的管理系统已出现一种超负荷运转趋势[1]。尽管相关单位已意识到了对传统管理系统进行革新的重要意义，但由于存储的电子档案文件在市场内是不断发生变化的。为了确保电子档案可在系统内长期安全存储，本文将基于“云存储”背景下，设计一种全新的管理系统，致力于提供电子档案一个安全、稳定的存储空间。

1 硬件设计

结合电子档案长期保存管理需要，设计管理系统的整体开发框架，如图1所示。

图1 系统硬件结构框图

按照图1中描述，选择一种能够对各类电子档案信息进行存储的服务器，以及一种对信息进行实时传输的系统运行网络[2]。但对于上文提出的任意一个环节，均需要接口设备为系统内不同模块的运行提供支撑。为此，在设计系统过程中，选择ORC识别射频卡作为接口装置，装置内部构建呈现一种组件化结构。在实际应用过程中，可综合单位内部电子档案的存储现状，在统一数据格式与文本传输协议的基础上，对ORC识别射频卡与URI进行前端响应连接，以此种方式主动获取系统内电子档案数据[3]。当数据通过端口进入系统后，按照数据请求格式与服务端反馈内容，将电子档案信息调整成JSON格式文件（在系统内表示为“param n”：“value n”），此时端口数据将具备一定的交互性。通过此种定义端口数据格式的方式，便可以实现对终端电子档案数据的响应与交互。

2 软件设计

2.1 基于云存储技术构建系统三层架构体系

为了确保本文设计系统的稳定运行，引进云存储技术，结合MVC三层架构结构，对系统进行整体设计[4]。

为了确保提供用户一个相对清晰的电子档案序列方式，使用云存储技术对前端获取的数据信息进行集成处理。处理过程中，将数据按照云端导入排序，进行HDFS顺序处理，并结合电子档案的占用内存，建立一个倒向的排序索引。对电子档案信息排序的过程可用如下计算公式表示。

公式（1）、（2）中：A表示为前端获取数据；C表示为终端导出数据；n表示为云存储空间对电子档案信息描述的下标；m表示为云存储空间对电子档案信息描述的上标；P表示为数据排列组合行为的发生次数。按照上述计算公式，将完成排序的数据按照导出顺序，导入档案资源层，以此确保电子档案信息在系统内的秩序化存储。

2.2 生成电子档案信息可操作界面

在完成对系统整体架构设计的基础上，应根据档案信息的所属字段，生成一个交互性较强的电子档案信息可操作界面[6]。在此过程中，引进动态生成窗体算法，对每一个属性的电子档案文件进行一次标签创建行为，标签对应的文本类型应当为，在明确标签属性的基础上，定义标签属性。此时，标签创建行为的计算公式可按照下述计算公式执行。

为了满足对电子档案标签的描述，对其进行权限定义。公式如下。

2.3 基于RBAC技术管理电子档案信息权限

为了确保长期保存在系统内的电子档案信息具备一定安全性与稳定性，引进RBAC技术，通过对信息的划分，实现对电子档案的长期管理。在此过程中，应先在系统云空间内存储档案信息字段，将每一个前端信息ID与其后端的键类型进行对应，对照的过程如表1所示。

表1 电子档案信息—键类型

字段键类型“null”长度类型小数点 IDP-KT10Int0.0 Name——T20Char0.0 Path——T50Char0.0 Element——T100Char0.0 Ele-name——T500Char0.0 Remark——U300Char0.0

在完成对系统内电子档案信息的对应处理后，对终端用户进行所属权限划分。此过程可用如下计算公式描述。

在电子档案管理中存在技术风险、管理风险、数据存储风险，极容易出现数据丢失或恶意盗取的问题。因此，权限设置是十分重要的，对于长期保存的电子档案来说，信息量较大，且存在许多隐私信息，基于RBAC技术设置信息访问权限，可以优先提高电子档案管理安全性，降低管理风险。

3 对比实验

在设计与开发软件功能的过程中，总是不可避免地存在一些问题，为了更准确地定位这些问题，为后续系统完善工作提供支撑，本章将调用传统管理系统与本文设计的管理系统，采用对比检验的方式，对其存在的不足进行检验。为了确保实验结果具备一定时效性，要求两种系统均在常规网络环境下运行，系统运行环境及环境参数如表2所示。

表2 系统运行环境

序号运行环境环境参数 （1）服务器操作系统6.05LTS （2）Web服务器Apache Tomcat 8.0 （3）数据库MySQL （4）服务器型号TS850 （5）客户端系统Windows 7 （6）客户端配置CPU：3.5HGz （7）支撑网络100.0Mbps

在完成对实验相关参数的布设后，对比本文系统与传统系统的运行功能，整理实验结果如表3所示。

表3 系统功能对比结果

对比项目对比操作本文系统结果是否修改传统系统结果是否修改 综合设置编码是否规范编码与业务流程对应否编码与业务流程对应否 数据录入录入数据是否完整录入数据完整否部分录入数据存在丢失是 资料受理受理流程是否规范可按操作说明执行受理否可按操作说明执行受理否 档案分类分类结果是否准确分类结果与业务结果对应否分类结果未能对应业务结果是 档案审核审核是否高效识别效率相对较高否识别效率相对较高否 查询对比查询权限是否标准权限检测未发生错误否权限检测未发生错误否

如上述表3中结果数据可知，本文系统的功能相比传统系统较为完善，经检测后无须执行系统功能修改操作。

通过上述实验证明，本文设计系统在编码规范性、录入数据完整性、受理流程规范性、档案分类数据准确性、审核效率、查询权限方面具有优势，设计系统对于电子档案的管理效果更优于传统管理系统。

4 结束语

本文从硬件结构与软件功能两个方面，融合“云存储”背景，对电子档案长期保存管理系统的构建与应用展开研究，并通过对比实验证明了本文设计的系统在实际应用中，可执行功能更加完善，暂时未发现需要修改的功能项目程序。

[1]李飞荣，邓振华，朱国庆. 基于文档一体化管理的电子公文档案管理系统建设与实践——以国防科技大学为例[J]. 北京档案，2021（02）：39-41.

[2]吴彧一，孙玉珍. 构建大学生电子健康档案管理系统（EHR）的理论基础和文献报道[J]. 黑龙江档案，2020（01）：21-22.

[3]刘琛玺，彭传薇，李富强，等. 基于可信认证的军人电子健康档案管理信息系统平台的设计研究[J]. 中国数字医学，2019，14（01）：83-85.

[4]肖佳祥，侯荣泽，邓元旭，等. 基于SSM的供电所电子档案管理系统的设计与实现[J]. 科技创新与应用，2020（29）：34-36.