职业院校档案馆(室)在人才培养工作中的运用研究

文/广州幼儿师范高等专科学校 鲁亚男 丘毅清

当前职业院校档案信息化发展保障机制得到进一步完善，档案信息化建设进一步融入学校的信息化、智慧化校园建设，新一代信息技术在档案工作中的应用更加广泛，信息化与档案工作深度融合，档案管理数字化、智能化水平得到有效提升。信息服务作为职业院校档案馆(室)的重要职能，是信息化条件下职业教育与岗位训练的重要保障，在推进职业教育转型升级发展中具有不可替代的作用。有效发挥档案馆(室)信息服务在职业院校人才培养工作中的作用，必须在强化信息服务意识、创新信息服务模式、完善信息服务配套建设等方面发现新问题，研究切实可行的解决措施。

一、适应信息化、数字化时代档案馆(室)职能拓展需要，提升信息服务意识

(一)科学确立档案馆(室)的职能定位

以职业教育扩招、职业教育支撑人才强国的需求为牵引，科学确立档案馆(室)信息服务的职能定位。职业院校档案馆(室)不仅是学校信息化建设的重要阵地、推动学校信息资源数字化建设的核心力量，也应满足学校人才培养、行政机关高效运转的迫切需要，并为其提供信息服务。

国家职业教育“双高”评定加大了档案馆(室)服务能力指标的权重，在更新信息服务内容、丰富信息服务内涵、提升信息服务能力等方面提出了新的要求。因此，在职业院校档案馆(室)的转型发展中，必须适应信息时代档案工作职能转变的需要，把握机遇，积极实现从教学、行政辅助机构到成为育人主体机构的转变，不仅提供优良的信息环境与丰富的信息资源，还应提供更加主动与便捷的深层次信息服务。与此同时，还要不断拓宽视野、主动作为，为其他院校、用人企业及公众提供必要的信息资源。

(二)强化档案馆(室)的信息服务意识

适应职业院校档案馆(室)信息服务职能拓展需要，不断强化信息服务意识。

一是主动服务意识。在深刻把握职业教育鲜明的岗位指向性、对象的多元性、需求的多样性等特点的基础上，充分适应职业教育教学倡导的实践性学习、自主性学习以及专题式教学、案例教学等教学方法的需要，实现信息服务对象由以教研人员为主向教师、学生兼顾转变，服务内容由传统的信息资源整合与传递为主向信息和知识产品的加工、开发与运用为主转变，服务方式由被动提供服务向主动推送服务转变，并将服务延伸至其他院校、公众，甚至是用人企业。

二是成果共享意识。最大限度地实现信息共享，发挥支持校园多样化学习与支持行政机关高效运转的双重职能，是新形势下职业教育对职业院校档案馆(室)信息服务的客观要求。为此，职业院校档案馆(室)必须着眼提高信息服务的质量效益，充分利用现有信息服务平台，在完善信息资源建设的同时，建立信息共享协作机制，并有效发挥档案馆(室)在信息资源共享中的桥梁和纽带作用，通过收集、加工、整合等方式，促成教师与学生之间、行政人员与教辅人员之间、不同院校之间，甚至院校与企业之间的成果共享。

三是集智攻关意识。高质量的档案信息服务靠档案馆(室)一家之力是不够的，很多情况下需要多方协作，依靠集体的智慧集智攻关。职业院校档案馆(室)有责任协调各方资源，整合集体智慧，面向教学、行管信息需求，尤其是针对人才培养、机关决策、历史传承等与档案工作密切相关的重点难点问题，提供优质信息咨询服务。

二、适应职业教育工匠人才培养需要，主动创新信息服务模式

职业教育的岗位指向性、知识需求多样性、学习方式自主性、技能实用性等特点非常鲜明。然而，当前职业院校档案馆(室)的信息服务在内容体系设置、服务精细程度等方面还无法满足新时期职业教育的需求。因此，要充分发挥档案信息服务在支撑职业教育工匠人才培养工作中的推动作用，职业院校档案馆(室)必须建立、完善一套与之相适应的信息服务模式。

(一)完善档案信息服务的内容、深度、层级

鉴于档案承载历史痕迹记录的特殊属性，职业院校档案馆(室)可能一时无法自由地利用新兴技术面向公众全面开展信息综合服务，但是可以在完善信息服务的内容、深度、层级上下功夫、做文章。在充分调研论证教学、行管人员需求的基础上，按照职业院校教育向岗位聚焦、向企业靠拢的要求，不断拓展培育职业色彩浓厚、贴合工作岗位需求、内容形式多样的信息服务项目，完善以职业教育为中心的档案信息服务内容体系。

一是跟踪教辅人员教学、科研工作需要，定期或不定期编撰并推送相关主题的教育档案资料。

二是了解学生学习、就业需要，及时汇编毕业生就业情况统计资料。

三是围绕行政机关决策、运转需要，及时编撰与输送所需的公文资料。

四是根据毕业生及企业需求，提供多领域、多学科、多类型的综合性档案咨询服务。

(二)改进信息服务方法

档案信息服务的核心竞争力体现为提供给用户凭借自身能力找不到或者找不全的史料，通过对各种载体、不同类型信息的筛选、梳理、整合与深度开发，及时、全面、高效地揭示相关领域的研究动态与创新成果。随着档案信息技术的发展普及，档案服务对象获取资源的渠道不断拓展。因此，必须发挥职业院校档案馆(室)信息资源权威性、系统性等优势，着眼培养对象、服务对象的多样化需求，在目标定位上实现从提供信息向解决问题转变，将信息资源的有用性、易用性、文化性等作为改进信息服务的基本要求，将分散独立的信息单元经过深层加工、融合、提炼、升华，转化为浓缩型、价值型的信息服务产品，最大程度满足用户的档案信息需求。同时，尽可能降低服务或产品使用中的认知负荷，努力提升服务的层次和效果，做出针对性强、影响力大的档案史料信息产品，如单位定期发行的《百年幼师，涅槃重生》系列学校办学育人成果汇编集。

(三)拓展信息服务范围

近年来，地方公共档案馆(室)和一批数字型档案馆(室)已开始了信息延伸服务方面的探索，目的是为更广泛的社会群体提供服务。随着国家“十三五”期间对档案工作发挥育人功能的正确方向指引及充分的资源投入，职业院校档案馆(室)信息服务的重要性日益受到关注，并开始在人才培养工作中发挥积极作用，但大多以本校的信息用户作为服务对象，信息服务范围受到很大限制。随着档案信息化建设的不断发展与职业教育改革的不断深入，职业院校档案馆(室)信息服务的范围延伸是大势所趋。为此，一方面，要着眼不同层次与不同类别的信息需求，夯实拓宽信息服务范围的资源基础。在完善本校档案信息资源建设的同时，要加强对外联系，努力实现资源共享，建立长期有效的资源与服务共享机制。另一方面，通过调研，主动了解企业、社会用人需求，充分发挥信息获取、整合、提炼、传递的功能，努力探索一条鲜活实用的档案信息服务常态化道路，主动输送毕业生信息资源，拓展毕业生的服务范围，宣传服务理念，通过专题数据库开发、编辑毕业生就业数据等手段，为更广泛的档案服务对象提供信息、史料和智力支持。

三、着眼提升档案信息服务质量，推动信息化建设再上新台阶

目前，职业院校档案馆(室)的共享协作水平、人才队伍建设与地方相比仍有差距，因此，提高职业院校档案馆(室)信息服务质量与效益，需要同步开展制度、条件及人才队伍建设。

(一)建立信息服务协作机制

全国颇具影响力的研究型档案馆——国家档案馆与驻京高校、部委机关合作就是一个成功的范例。国家档案馆凭借一流的信息服务团队，为政府、高校和企业提供具有重要价值的信息决策支持。学习借鉴他们的经验做法，建立职业院校档案馆(室)信息服务协作机制，一方面，需要加强院校内部的协作。以职业教育需要为重点的信息服务越来越依赖于相关专业，特别是工匠专业知识的支撑，因此，职业院校档案馆(室)必须积极与教学管理部门、学科系及地方企业建立长期的合作关系，实现档案馆(室)与院校各部门在专业知识结构和资源体系上的互补，与企业经常分享毕业生、在校生的培养史料，进而提供真正符合用户需要、用户满意、专业性强的信息服务产品。另一方面，需要加强与院校外部的合作，建立更加广泛的信息服务合作关系。

(二)加强档案信息服务平台建设

随着职业院校档案馆(室)信息化、智能化建设的全面推进，档案信息服务平台建设持续良性发展。“十四五”全国档案事业发展规划要求：“机关、团体、企业事业单位和其他组织将档案信息化纳入本单位信息化发展规划，保障档案信息化建设依法依规开展。”职业院校档案馆(室)应在此基础上，全面建立网络安全与信息化工作组织协调机制，切实加强档案信息化工作指导、推进和监督力度。推进档案馆构建系统完备、高效实用、安全可靠的档案信息化基础设施，提升档案信息化能力。进一步可加强专用局域网络建设及设施设备配备，实施档案信息化强基工程，在学校的档案信息化基础性关键性领域开展专项建设，推动档案信息化固本强基迈上新台阶。

(三)加强档案信息服务人才队伍建设

目前，职业院校档案馆(室)基本上隶属办公室管理，属行政机关的附属机构。近年来，随着档案工作重要性的不断提升，以及国家针对职业院校“双高”评价对档案工作的刚性要求，不少单位陆续引进了一批档案学、情报学方面的专业人员，现已成为部分职业院校档案馆(室)的中坚力量，初步具备了开展更高层次档案信息服务的智力条件。不过，客观地讲，其整体服务质量、效益与职业教育深层次需求还有一定的差距。其中一个重要的制约因素是职业院校档案馆(室)的信息服务人才队伍建设步伐与信息服务需求提升不相适应。因此，必须从多方面提升档案信息服务人才队伍建设水平。

一是迁移普及隐性知识。当前，职业院校档案馆(室)信息服务大多局限于公文传递、专题检索、资料汇编等方面，虽然该部分服务需要档案学、情报学领域的专业知识作为支撑，但基本属于操作层面的工作，易于掌握。因此，有必要将该部分信息服务所需的知识、技能与实现流程进行隐性知识的显性化处理，并通过档案馆(室)内业务学习，在本单位范围普及推广，将由馆员掌握的知识技能传授、扩散给其他办公人员，努力实现浅层信息服务全馆参与、深层信息服务专人承担的人力资源优化配置。

二是鼓励用户自主学习。积极将自研、引进新型档案管理系统、智能化档案管理平台作为解放信息服务人力资源的重要抓手。针对简单、重复性强的档案信息咨询，通过构建智能服务平台，由需求方在网络交互环境中自助解决；另一方面，通过在线或离线等形式的档案培训，从信息意识、信息知识、信息技能等方面提高档案服务对象的信息获取和利用能力；通过建立虚拟学习交流空间，方便档案服务对象实时参与感兴趣的学习讨论，营造多方资源共享、知识交流、智慧碰撞的信息环境。

三是全力打造精英队伍。适应信息服务发展新变化，加大对职业院校档案馆(室)信息服务专职人员的培养力度，优化职称评选、聘任机制，促使其努力掌握档案学科前沿知识以及档案信息化建设领域的相关知识，研究探索具有职业院校档案馆(室)信息服务特色的新途径、新方法、新手段，提供更深层次、更高质量的档案信息服务项目，从而逐步形成一支档案专业知识精深，并具有相关学科专业知识素养的档案信息服务人才队伍。