特殊职业技术学校人事档案方面存在的问题及对策

常文妍

（内蒙古特殊职业技术学校 内蒙古·呼和浩特 010051）

1 加强学校人事档案管理的重要意义

学校的档案工作见证了学校建立、发展、成熟，是一所学校教职工从事日常管理、记录了学校多年来知识和成果，记录教职工从事教育活动的有一定价值的且需要定期保存的原始记录。学校的每一步的发展，都需要做好档案工作的建档、收集、整理、归档，是学校每一个阶段的历史信息资源的保证，由此可见，学校档案是对学校全部活动和基本面貌的一种综合说明，是学校活动、生活、学习、工作的缩影。因此，一所学校，档案管理工作是否成熟，也就象征着学校管理是否规范化和科学化[1][2]。加强档案管理工作是促进学校科学管理，现代化管理，规范化管理的重要内容，实现了档案的信息化建设才能真正给师生和学校带来益处。重视、思考学校档案管理的新情况、新理论，理清学校从无到有，从小到大的历史记录，这些都是档案管理工作者需要重视的问题。

现阶段，很多学校的档案工作越来越不被重视，甚至在个别学校，档案管理工作甚至已经逐渐转变为边缘工作，学校不重视档案管理工作，学校的领导也不重视档案管理工作，导致学校在编书修志、正确决策，甚至在出现重大问题时，很难找到可以参考的依据，进成出现严重的问题[3][4]。实际上，档案管理工作的重要性不言而喻，档案管理工作是否规范和科学，与单位的良好发展息息相关。此外，随着社会经济的发展，很多单位不断壮大，这也导致了信息存储的频率也越来越大，内容越来越宽泛，这也要求学校的档案管理工作也要越来越健全，越来越科学和规范，只有这样，才能为单位提供最有价值的信息资源，才能真实记录历史，为促进单位的科学发展提供最真实的资源。无论在哪一个单位，档案管理都应该是每一个单位管理工作的重要组成部分，其在学校活动中具有其他文献无法代替的价值，这种特殊性也提示我们要不断重视档案管理工作，积极思考档案管理工作中的新情况和新理论，更好地发挥档案管理工作在学校中的作用。

2 特殊职业技术学校人事档案方面存在的问题

2.1 学校人事档案管理的重视程度不足

在特殊职业技术学校的发展过程中，本应该对档案管理工作越来越重视，越来越依赖，越用越频繁，无论是学校还是学校的领导都应该重视人事档案管理工作。可事实上，在很多学校，尤其是特殊职业技术学校并未对人事档案管理引起足够的重视，对人事档案管理的设备不更新，未引进专业的人事档案管理工作人员，甚至有的学校还是兼职的人员进行人事档案管理工作，导致无论在人员还是在配置上都无法满足人事档案管理工作的存储和检索要求，不重视人事档案的信息化建设，不开发不利用，人事档案管理手段滞后。

2.2 人事档案管理科学化、规范化不足

学校以教学为主，把主要精力放在教学上，努力提高教学的质量和水平，这是第一要思考的问题和主要的目标。因此，松懈了对人事档案管理工作的要求，甚至都没能制定人事档案管理工作的具体细则和制度要求，兼职档案人员，老旧设备拼凑，档案整理、收集、梳理应付了事，甚至整理档案时效性严重滞后，档案信息化建设水平低，工作效率低下，人事档案管理工作失去了原有的服务作用。

2.3 工作量太大

特殊职业技术学校每年都要对人事档案工作的大量信息资源进行重新的整理、归档和梳理，老师的档案、学生的档案、考试成绩的档案、各类考核的档案资料等等，整理完毕后，还要对各类资源自信进行归类、装订、分装、储存，重复工作多，工作量大，容易让人烦燥，且大多数人事档案工作人员并非专业人士，工作效率不高，管理水平低下，只能在漫长的工作中慢慢的累积工作的经验。

2.4 资金投入不足

人事档案管理要不断的发展，才能更加为学校提供最优质的服务，为学校提供最快捷、最准确的参考依据，这就要求人事档案管理工作要不断向信息化建设方向发展。而这需要单位投入一定的资金，引进相配套的设备。但是由于学校对人事档案管理工作不够重视，对档案管理工作的资金投入严重不足，导致人事档案管理工作发展滞后，离信息化建设的要求还很远。

3 特殊职业技术学校人事档案管理对策

3.1 增强意识和提高素质

想要解决特殊职业技术学校人事档案管理中存在的诸多问题，首先，需要提高学校对人事档案管理的意识，提高咨询服务工作意识，加大宣传力度，要充分认识到人事档案管理工作在学校中发挥的重要作用。人事档案管理工作的专业性较强，这需要学校要推荐具备高素质的人才负责人事档案管理工作，推荐的人才要具备相关的专业理论知识，科学的管理方法，熟练的业务能力，较高的职业责任感。其次，要加强人事档案管理工作者的培训力度，要定期举办档案管理相关知识的培训，培训的内容要与日常的工作内容密切相关，课程的内容可以听取档案管理工作者的意见，选择最有针对性的培训内容。同时还要了解相关的基本政策，以便指导工作。第三，人事档案管理工作不能延续传统的、落后的管理手段，在计算机信息化技术迅猛发展的今天，人事档案管理工作势必会向信息化建设方向迈进，因此，要引进具有计算机信息技术背景的复合型人才参与到人事档案管理工作当中，以此来提高工作的整体效率，提升管理人员的综合素质。

3.2 建立完善的人事档案管理规章，提高管理水平

首先，结合特殊职业技术学校的教学特点、人员特点，建立健全人事档案管理制度，强调制度的严肃性，严格按照制度的约束完成日常的工作。不同的内容和信息材料，必须要设计醒目的、能有效区别的鉴别方法，最大限度上满足校内及校外各个管理部门的查阅，做到去伪存真，确保人事档案收集、借阅、安全管理的科学性。其次，人事档案管理工作最重要的一项内容就是保密工作，因此，必须健全保密制度，人事档案管理工作的安全性是重中之重。收集信息要规范、鉴定整理要科学，保管信息要安全，各个方面都需要制度的约束。第三，确认人事档案管理工作的隶属关系，明确权责的分配，以便对人事档案管理工作进行最有效的管理。

3.3 不断完善档案信息

根据特殊职业技术学校的教师的职业特点，教学方法的改进，获奖记录等等，这些信息都要及时的补录，不仅能够为查找档案提供便捷的渠道，还能为今后高质量发展、人才的有效运用奠定坚实的基础。每一位教师都要认真看待自己的档案信息，信息填写要真实、有效，日期、数据有准确，同时人事档案管理工作者一定要按程序严格完成档案的交接工作，在审核过程中还要做到仔细、谨慎，避免因一时的疏忽而给今后的工作造成不必要的麻烦。一旦在核对过程中发现问题，一定要做查缺补漏的工作，去粗取精，提高档案信息的利用价值，特殊情况第一时间向上级报告，完成认定和归档。

3.4 提高档案的开发利用

人事档案管理工作是一项为学校服务的工作岗位，一般情况下，确保完整的档案信息和方便快捷的查询方法以及热情周到的服务态度是衡量优秀人事档案管理工作人员的标准。可实际上除了这些，档案管理工作还可以开发出学校档案的教育功能。如在大的节日和活动中，为了更好的宣传和纪念，可以为学校提供完整的可供展览和庆祝的档案资料，档案工作不仅仅是收藏，也可以是利用，这样可以让档案管理资源更好地为学校的发展、教学的提供服务。

4 结语

在信息化高速发展的今天，加强特殊职业技术学校人事档案管理工作的管理，加强人事档案管理的信息化建设，是顺应时代的要求，适应时代的发展。档案管理理念需要不断的更新，科学的、规范化的进行人事档案管理工作，如何杜绝各类问题的出现，影响档案管理的有效性和时效性，这是新时代人事档案管理工作者的新课题。人事档案管理工作需要进一步发展和突破，不仅需要不断提升自身的素质和管理水平，还需要打破固有的思想，形成一套先进的管理理念，促进人事档案管理工作的信息化、规范化和科学化。

无论在任何机构，尤其是学校，档案是重要的信息源，因此，学校应该重视人事档案管理工作，需要采取操作性强，有针对性，切实可行的措施，不断提升该项工作，完善规章制度，提升管理效率，以促进人事档案管理工作更好的为学校的发展服务。