全面提高石油企业档案信息利用效益探析

曹 婷

（长庆工程设计有限公司 陕西·西安 710018）

石油企业档案信息的利用效益与企业的发展密切相关，其影响因素也有很多。对其影响因素较多的是企业内部可控制范围的因素，包括企业管理人员的态度，对其负责性以及整体档案管理的严谨程度。还有一部分是属于不可控制的外部因素，这种因素一般来源于整体档案的管理数量以及需求量和社会反馈等多变的因素，这种因素由于不可控制，因此要及时提出解决策略。想要调整好石油企业档案信息利用效率的最大化，就要保证各个因素的协调，确保各个部门之间的关系，从而促进整体发展，保证石油企业档案信息利用效率的最大化。

1 形成完整石油企业档案信息利用反馈系统

想要保证石油企业档案信息利用效率，就要形成完整的石油企业档案信息利用反馈系统，这种反馈系统主要来自企业员工对整个企业运行机制的建议，档案利用效率和企业员工的需求密不可分，他们有着密切的联系。对石油企业员工进行整体意见的收集，从而能够不断完善企业，保证企业前进的步伐，对企业的整个系统进行调整，从而能够获得更大的改进。例如：有的员工距离石油企业位置较远，这就造成了早上上班和晚上下班的路程时间较长，影响了员工自身的个人生活质量，不利于员工对企业产生凝聚力。对此，石油企业要听取员工的建议和意见，照顾那些距离企业较远员工的实际需求，可以设置一个早晚通勤车，对较远距离的员工进行车接车送，并实行阶段式休息，在企业业务较少的时候，可以对员工提前一个小时或者两个小时下班，在企业业务较多的时候，延长一个小时或两个小时下班。通过人性化的手段，满足员工个人生活的舒适程度，保证员工的工作兴奋性，提升整个企业的效率。档案信息管理人员要仔细进行档案的比对，通过当前新时代的数据统计能力，做好及时的反馈工作，要保证员工对于整个企业的发展需求，要对需要的档案信息进行明确的调整，从而能够得到更好的归集，获得更大的效率，把所有档案进行不断的规整，并把其完善，最后进行综合分析，从而制定出科学合理，适用大众需求的方案。

其次，要保证企业档案信息的完整性，要遵循企业的规章制度，在企业的规章制度下进行信息收集，保证信息收集的效率，要通过多种方式进行采纳，从而保证整体信息的真实性，进行综合应用，保证信息收集效果的最大化。

最后，对于石油企业档案信息反馈处理的程序要进行不断优化，保证对其持续管理。在对反馈的信息进行分类之后，根据相关问题进行整理排放，把整理的信息进行比较，筛选过滤一些不必要的信息，通过认真审核、挑选并进行整理，把整理出来具有效益的内容进行展示，从而形成完备的档案利用效益资料。通过一系列步骤保证档案利用效益资料的质量，并把整理好的档案信息效益资料提交给管理部门，帮助其进行更为准确的决策。在此需要注意的是，石油企业档案管理人员收集到的档案利用反馈信息，虽然进行了仔细的挑选和整理，还是要进行底层员工的走访调查，保证收集的信息是真正符合员工意见和企业未来发展的内容，确保整治措施的最优化和彻底化，帮助石油企业不断向更高水平发展

2 重视对石油企业档案信息用户信息心理和行为的分析

在石油企业档案信息的建设过程中，一定要做好用户心理的建设工作，要保证建设过程中是在企业员工的督促下进行，是企业员工的共同愿望。首先在认知的过程中，要保证企业员工的认同，保证档案信息的合理性。其次，要保证情感的互通点，使员工真正认可档案信息的有效性，从而提升整体的运作效率，第三个是意志过程，通过档案信息的有效利用，改变员工对企业的思维，了解企业真实为员工生活着想，与员工共同进步。通过企业档案信息的不断改变，可以获得企业更高的经济效益，推动石油企业不断发展，企业员工在发展的过程中不断感受公司对自身带来的变化，从而更加意志坚定的追随公司整个档案信息管理的政策，进行不断的思考，会提炼主要核心观点，制定相关的计划，并以此为依据进行导向，增强自身的规划性和前瞻性。通过信息的建设，帮助用户产生积极的心理和行为趋势，提升用户良好的心态，促进企业进一步发展。

3 提高石油企业档案信息工作人员的综合素质

通过对石油企业档案信息不断整理和总结，以此来提高工作人员的综合素质，通过档案管理的分析，使工作人员在工作的过程中不断的提升自己，能够在大量的信息中快速找到员工所需要的信息，并把其进行挑选。在整体企业档案信息的利用中，能够进行整合关键信息，把关键信息进行挑选，通过档案管理人员的分类，把其变的更加规整。与此同时，档案管理人员一定要不断的提升自己的学习能力，实时掌握档案管理人员所需要掌握的技能，帮助石油企业往更全面更高质量的水平进行发展。另外，石油企业档案人员要学习计算机应用能力，对电子档案进行处理和加工，要具备超强的信息技术处理能力，通过不断的实践完善自身的专业水平，从而保证档案管理资源的有效利用。要在实际工作中不断进行创新和突破，从而培养自身强大的综合实践能力，要把其他的东西转变到档案工作当中，从而不断完善自身遇到的问题，并把其进行解决。要根据自身企业的发展目标，科学利用当前高新技术能力，通过计算机等操作解决存在的问题。档案管理人员除了要具备自身专业的知识之外，还要重视对其档案信息管理能力进行积累和创新，要做好风险调控，对数字化档案信息进行合理保密，从而保证其严谨性和机密性，通过对其能力的不断完善和创新，提升石油企业整体经济效应，帮助石油企业更高效的发展，充分利用信息资源。

4 促进石油企业档案信息管理

4.1 制定更加完善的石油企业管理机制

石油企业在进行管理的过程中，如果一直实行传统的管理方式，很难适应当前时代的发展需求，不利于企业信息化管理的建设。对此，石油企业要认识到档案管理工作目前存在的不足，创新当前档案管理工作新模式，打破从前遇到的难题，推广新的档案管理制度，提升档案管理水平。首先，石油企业要根据当前的档案管理政策和管理制度，制定适合自家石油企业的档案管理标准。通过整体业务流程，对档案管理的一切行为进行有效的规划，并进行管理，规范其整体行为，完善整个管理步骤。在实现信息技术与企业的相互融合中，构建创新型管理体系。其次，要精分管理机制，明确档案管理的责任，把每一项责任落实到个人当中，明确每个员工的具体责任，提高档案管理的工作效率，使信息变得更准确和真实。最后，创建新的档案管理体系，要以现代化技术作为重点，完善从前的不足，时刻监督自身行为，不断优化自身能力，使管理制度在石油企业档案管理中发挥最大的效用。通过促进石油企业档案信息管理的优化，帮助企业更有效的发展，使其在激烈的市场环境中，有着更雄厚的实力。

4.2 加大对档案数据的管理，保障档案信息的安全性

大数据背景下，档案管理工作想要得到落实，需要企业不断完善大数据技术的应用，保障档案数据的安全性，只有加大对这两方面的管理，才可以保证整体企业的发展，与此同时，企业要真正实现档案信息管理的高效化，就要不断学习新技术，只有掌握了新技术，才能为档案管理的效率提升一个新的突破。通过大数据与企业档案信息的不断结合，研发出适合本企业发展的管理工具，从而为企业档案信息的高效率运用提供保障，通过企业大数据档案信息的管理和使用，保证企业高效化发展。随着21世纪的到来，数据时代已经来临，企业数据的存储和数据的保存等都受到了一定的威胁，如何保障企业数据信息的安全性已经成为大数据背景下开展档案管理工作的重要任务。

4.3 全面提升档案管理人员的素养和应用信息技术的能力

石油企业在开展档案管理时，需要借助多个部门共同努力和协作，才能提升档案管理的水平，使得档案中的数据更加完整和真实。因此，在大数据时代，档案管理人员需要借助培训以不断完善自身的技术水平，提高自身分析能力和处理能力。同时，石油企业还需要创设人才培养机制，引进更多专业性强的档案管理工作人员，为企业开展档案管理工作注入新鲜的血液。

5 结语

档案信息利用效率的提升，能够帮助企业更好的发展，当前石油企业档案信息的问题还有很多，通过不断提升档案管理人员的综合素质，提升其整体创新性，不断与大数据相融合，从而满足企业档案信息利用效率的阶段性突破。本次文章主要从企业员工的心理以及管理人员的素质出发，提出提升档案利用效率的措施。目前石油企业档案信息存在的问题还有很多，还需广大档案工作者积极探索,不断开拓进取。