从指标角度浅谈保障高校图书馆数据统计

陈柳青

高校图书馆数据统计是对图书馆工作的数据进行收集。统计工作是图书馆实施科学管理的一个重要手段。图书馆数据统计指标从不同角度完整地反映出图书馆的总体情况。数据统计指标体系是图书馆开展统计工作的基础。目前，我国高校通用的图书馆统计系统是“教育部高校图书馆事实数据库”（以下简称事实数据库）。笔者从事高校图书馆数据统计工作，结合实际情况，以事实数据库为例，从指标体系的构建、分类、解释更新及指标填报的可行性等角度探讨如何保障高校图书馆的数据统计。

事实数据库概述

1985年，全国高等学校图书馆工作委员会向全国高校图书馆发放“高等院校图书馆调查表”，首次大范围收集高校图书馆文献数据，仅收集1次就终止了。1987年，全国高等学校图书馆工作委员会更名为全国高等学校图书情报工作委员会，并从1990年起启用“普通高校图书馆统计表”。自那时起，统计项目逐渐丰富，图书馆统计指标体系也已初步形成。1998年，全国高等学校图书情报工作委员会被撤销，改组成立教育部高等学校图书情报工作指导委员会（下文简称图工委），研发了事实数据库，数据填报由手工填报逐渐转向网络填报。2011年前后，系统更新完善了指标种类，使其更有针对性、更细化、更加符合高校图书馆的发展运行。

事实数据库有丰富的发展历史，是填报历史久、填报学校多的一个全国性的高校图书馆数据统计系统。

指标保障高校图书馆数据统计

指标体系完整

截至2021年，事实数据库分为精简版、基础版和扩展版。其指标体系采用层级架构，逐级展开。层级内共有11个大分类，54个二级分类，合计204个数据指标。指标围绕高校图书馆的基本情况、馆藏资源建设和读者服务设计。事实数据库围绕这三个部分构建了一个完整的高校图书馆统计指标体系。基本情况包含馆舍、设施设备、工作人员和读者四个方面；馆藏资源建设分成经费和馆藏资源；读者服务统计开放时长、馆藏利用和信息服务。事实数据库设置的基本情况有97项指标，包括总馆、分馆、阅览室；场地面积、提供的阅览座位；馆长和馆员的各类信息。这些都是图书馆的客观基础，这些指标的统计数据能够客观地反映图书馆的规模。

高校图书馆的读者统计是围绕高校师生展开的，统计指标从函授学生到博士生，校内读者和校外读者一一涵盖。通过对读者的分类统计，了解高校图书馆主要服务群体范围，以数据为基础，便于图书馆开展有针对性的服务与活动。高校馆藏资源建设指标设有88项指标，分类统计实体馆藏和电子馆藏，以及建设馆藏所投入的经费。馆藏是图书馆的核心，高校评估、专业评估等多项高校考核指标都含有图书馆馆藏总数量、生均图书册数。事实数据库设置的馆藏指标全面完整地统计了高校图书馆的馆藏数据。高校图书馆的主要职责不仅是提供馆藏借阅服务，还兼顾服务读者，为师生提供学科专业相关信息等服务。因此，事实数据库还有19个指标是针对高校图书馆提供的读者服务，主要围绕读者对图书馆的使用情况，如借阅量、查新、查收查引等方面，也对开放时长、提供课程培训等主动性服务设置了统计指标。

指标分类丰富

事实数据库的指标体系设置有11个大类，设有5个层级，大部分指标有2—3个层级，少数指标有5个层级。指标中对馆藏数据的统计指标设定分为实体馆藏和电子馆藏。实体馆藏又分为纸质书刊和非书资料，每个小类又各有细分。细化指标，对馆藏指标进行专业化分类，满足图书馆学要求又符合实际工作需要。图书馆则对工作人員和读者进行详细的划分，以性别、年龄、学历为基准进行分段统计。读者服务也对图书馆提供的各类服务设定了指标。

指标分类精确化、专业化，统计的数据就具有针对性。统计的目的之一是从数据了解高校图书馆的发展趋势和自身的优劣。事实数据库设定的指标分类丰富，对各大类都做了层级区划，以保证高校图书馆的数据真实、有效地反映各项工作的成果和发展。例如从近5年实体馆藏和电子馆藏的数据可以发现，图书馆馆藏建设已逐步向电子馆藏倾斜；同时从读者服务的数据可以获知，纸质图书的外借量正逐年下降，电子资源的使用率则呈上升趋势。各类指标的数据互相佐证，能客观、全面、真实地反映图书馆的情况，有助于高校图书馆有针对性地开展后续建设和服务工作。

指标填报具有可行性

事实数据库的统计由各高校图书馆自行填报，虽然是电子数字化填报方式，实际是人工进行填报，而不是通过数据联网技术进行提取并自动生成的。这就要求设置的指标应满足填报的可行性。事实数据库的指标设定中基础情况相关的指标，都可以在本馆内自行统计，数据来源明确。馆藏建设和读者服务中的指标数据则可以通过图书管理系统、门禁系统、馆际互借及端口统计等途径获取。这些指标的填报可行性高，填报人员能够自行完成，数据可在馆内完成复核，保证数据的真实性和准确性。

指标解释清晰明确

事实数据库的204个指标中有117个指标附有指标解释。除读者的学历划分、工作人员年龄划分、馆舍面积等字面意思明确的指标未作指标解释外，其余指标都做了明确的指标解释。

上文所述指标需满足填报可行性。填报人员统计指标数据，需要以指标解释为基准，把控统计范围，从而确保数据的准确有效。许多填报数据需从数据库或服务器提供者等第三方处获得，只有明确指标解释，才能够使第三方提供给各高校的数据具有统一基准，这样可避免数据因人为判断而失实。

指标更新

指标是统计体系的基础，要符合高校图书馆的发展，及时记录图书馆各项工作。事实数据库会根据时代变化、图书馆发展、服务内容等与时俱进更新指标的设定。指标的新增和删减从侧面反映出图书馆发展的变迁。删除已经无需再统计的指标，减少统计工作中的无效统计。新增满足图书馆当前发展的指标，以保障数据的及时性和完整性。

完善高校图书馆数据统计指标的建议

完善指标体系

事实数据库存在一些设置不当的统计指标，可做适当调整，使该部分更加简洁明了。

类A1.1.1起至1.91.3的30个指标设置的是10个馆舍的名称、启用时间和建筑面积。大部分高校图书馆建有1—4个馆舍，也存在超10个馆舍的情况，事实数据库设定成定量的指标，不便于数据的统计与填写。该部分指标应只保留统计第一个馆舍数据指标，然后将填写模式改为自行选择添加的模式，在填写第一个馆舍数据后根据高校图书馆自身实际情况，自行添加其余馆舍的数据。

类B1.3.1购买多媒体资料费用、C4.1当年购置多媒体资料数量、D4.1多媒体资料累积量是对作为实体资源中的非书资料指标进行数据统计。因近年电子数字资源建设，多媒体资源已不只是磁带、光盘等，大部分已数字化，可在线获取。这类指标名称表述会造成歧义，同时按指标解释只统计实物数据，并未包含电子数据，造成数据缺失。这些指标应做出修改，进行拆分，将多媒体包含的音视频等资料分为实体和电子两部分进行统计，增补电子音视频的相关统计指标。

增设新大类M阅读推广活动。开展阅读推广活动是目前高校图书馆在图书推广方面的重要手段，是其工作的重要组成部分。根据阅读推广活动涉及的内容，可以设置使用经费、参与人数、举办活动的数量、开展活动类型等指标。

增设新大类N新媒体宣传。近年，高校图书馆通过微信公众号、微博、视频号等新媒体平台提供如图书借阅、推广活动、公告通告等服务。建设新媒体、通过新媒体不断扩大高校图书馆的影响力，也是高校图书馆建设发展的一部分。新媒体宣传大类中可设置新媒体的个數、平台、发布信息数、互动量等指标。

指标解释权威性

高校图书馆每年除了填报事实数据库外，还填报“高等教育学校（机构）统计报表”“高等教育质量监测国家数据平台”等数据库。各数据库的同一指标解释各不相同。随着统计工作的发展，解释也日渐趋同，但仍有部分相同的指标，未进行统一解释。指标解释不统一，一方面会造成指标不易理解，解释存在歧义，填报人员理解不同，从而导致统计的数据不是需求数据的问题；另一方面指标解释对各自统计范围要求不同，容易造成统计数据不一致。差异数据会导致数据失去准确性和完整性。

笔者认为指标解释应该是统一的，同一指标对应唯一解释，如有特殊统计需求，则在对应的指标解释基础上作详细说明。事实数据库作为一个使用时间长、填报高校多的高校图书馆数据库，其指标解释能够具有权威性。其他数据库同一指标应与其保持一致。同一指标的解释选取与采用可以与相关单位探讨确定。特别是需要统一指标解释中指标的计量方法和数量单位，要确保数据的准确和完整。

指标填报自动化

事实数据库的部分指标数据是通过系统自动累加的，大部分为手动填写，且不关联往年数据，无法通过表格导入数据。事实数据库可以改进指标填报的方式。例如馆舍面积、设施设备的数量等基础情况的相关指标，每年数据变化较小，可以关联往年数据。统计人员在填写新一年统计数据时勾选和往年数据相一致的指标，由系统自动导入数据。填报当年增量指标时，系统可自动累加往年数据生成当年总量的指标数据。事实数据库分为11个大类，每个大类都是各自一个指标模块页面，填报的时候需要切换模块页面同时注意保存数据，避免造成因未保存就切换页面造成的数据丢失。事实数据库可通过允许表格导入的方式进行数据填报。这一方面可以减少填报人员的录入失误，另一方面可以减少填报人员的工作量。导入后，如有缺失可以再作提示处理。如此，既能保证数据的准确性，又能保障数据的完整性。

指标填报模块分类

事实数据库设置指标虽然对各类工作的数据统计具有针对性，但在填报时归属不同范围的指标却互相穿插，会造成填报不便。例如图书馆基本情况、阅览室、设备三个大类的指标都是统计图书馆的基本状态，但其在填报模块中呈分散分布，中间穿插了经费、文献、资源利用等指标模块，造成指标模块顺序混乱。事实数据库可调整指标模块顺序，以便于指标的数据填写。

确定指标来源

图书馆数据来源一般有两个渠道，一是图书馆自行提取馆内设备数据进行统计，二是第三方服务提供商将统计数据报给图书馆。由于各高校图书馆各自规模不同，使用的图书管理系统、门禁系统等也各不相同。因此，技术力量较强的高校图书馆，可以自行获取各类指标的数据，如获取访问量、下载量等数据。但大部分高校图书馆的电子资源相关统计数据需要通过第三方来获取，图书馆无法自行统计数据。通过这两种途径获取的数据在数值上存在较大的差异。一些指标是多项数值的总和，不同来源的指标数值相加会降低数据的可靠性。

为了保障数据的真实有效，事实数据库应规范统计指标的数据来源。第一，在填报数据时需注明数据来源，核实该来源是图书馆自行统计还是由第三方提供。第二，制定标准化统计方法，自行统计和第三方统计都应符合标准化要求。第三，统计数据的单位应具有资格认定，符合数据统计的技术要求。

指标更新周期化

随着时代和技术的更替，图书馆涉及的工作内容推陈出新，有些指标会逐渐被淘汰，新兴产物会不断出现，需要统计数据的新指标越来越多。事实数据库需要提高更新频率。如果仍然按照以10年左右为一个更新周期，将会和时代发展脱节，破坏数据的时效性。

更新需要保持一定的周期性。高校工作都制订5年计划，许多发展规划也以5年为周期。笔者认为指标的更新也可以以5年为一个周期。事实数据库每5年对填报的指标和指标解释进行完善。

在数字科技高速发展的时代，各方对于数字资源的统计、新媒体相关的统计都有较快的更新需求，但同时也要保证数据的稳定性和延续性。指标的更新是对统计体系的完善，如无需更新的周期，则通过公告说明情况，但必须定期对指标的适用性进行研判。

统计高校图书馆的数据不仅是图书馆自身发展的需要，也是高校建设、图书馆事业发展的需要。统计指标能够规范数据统计，保障数据的全面完整、真实准确、及时有效。进一步完善指标体系，明确指标解释，使其在日常建设、管理决策中发挥作用，提升图书馆的服务能力，更好地发挥高校图书馆的作用，满足读者需求。

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