基于信息化的办公效率提升策略研究

焦姣

摘要：随着计算机技术应用水平的提高、应用范围的扩大，各领域的办公管理工作也逐渐受到影响，尤其在进入信息化时代后，大数据技术的产生与应用，为提升办公效率提供了更强的技术支撑，有助于降低办公管理成本。本研究结合信息化背景对办公效率产生的影响力，研究办公数据采集技术、办公数据存储技术、办公数据安全技术的应用特点，指出为了能够在信息化背景下提升办公处理效率，需要应用远程办公技术、优化办公管理流程、应用新型办公工具。

关键词：信息化 办公效率 办公处理技术

在信息化的发展背景下，越来越多的领域受到先进计算机的影响，且在信息化办公技术的支撑下，各行业也面临着快速发展的机遇，在此背景下，为了能够发挥出先进计算机技术、信息化数据处理技术的应用优势，则需要迎合信息化时代的发展需求与特点，有效利用大数据技术[ 1 ]。将大数据技术应用于办公管理流程时，不仅面临着提升办公效率的机遇，也面临着一定程度的风险，这就需要在信息化时代下，不断完善办公效率提升策略，强调在创新办公处理环节的过程中应用的信息处理技术，积极应用远程办公技术，由此才能真正提升办公效率，增强信息化技术应用效果。

一、信息化背景的影响力

在这种大形势下，信息化办公软件的应用，极大地改变了人们的办公方式，提高了办公水平与办公效率[ 2 ]。在信息化技术的影响下，办公体系得到了改善，并在一定程度上提升了办公效率，信息化背景对办公效率提升的影响主要体现在：提高信息流通效率，通过应用信息化技术，能够在线完成办公公文流转，减少公文流转时间；促使办公流程更加清晰，在应用先进的计算机技术后，可根据各职能部门工作流程完善办公体系，提高办公流程的清晰度[ 3 ]；提高办公审批流程的公开度，办公部门可以以业务流程节点为依据设置审批权限、办理人员，细化具体工作，也能够优化调整审批流程，形成更加完善的办公格局，在共享信息的同时提高办公审批流程公开度；提高办公方式的灵活性，受信息化技术的影响，可促使办公业务向移动端转移，即办公人员可利用智能手机、平板电脑等实现异地办公与移动办公，也可以远程调取办公信息文件，提高办公事务的处理与审批效率。

二、基于信息化的办公处理技术

1.办公数据采集技术

办公处理的重要内容即为办公信息的处理，将大数据技术应用于办公管理流程时，首要环节即为对办公数据进行全面采集，在进入信息化时代后，大数据技术的应用范围越来越广，而因为并非所有数据均符合办公管理要求，这就需要利用数据采集技术收集、筛选符合需求的信息。通过应用办公数据采集技术，实现办公数据的离线处理与在线处理，在对办公数据进行分析与对比之后，发挥办公数据在线处理技术，诸如STORM、SPARK等技术的作用，有效采集办公数据[ 4 ]。同时，利用离线处理技术将办公数据采集到HDFS中，并利用HIVE技术对办公数据采集结果进行分析。在办公数据采集技术的支撑下，能够为办公单位制定决策提供依据。

2.办公数据存储技术

在进入大数据时代后，网络数据的增长方式更具爆炸性特点，因此，传统的办公数据存储方法已经无法满足新时代的要求，不仅会浪费数据资源，还会降低办公效率[ 5 ]。与之相比，在应用先进的办公数据存储技术后，能够有效地处理PB级以上的计算量，用不同的方式存储数据，且数据存储结构还具有多样性，为提升办公效率提供更强的技术支撑。对于大数据时代下的办公数据，先进的存储技术具有连贯性强、及时性强、存储量大的优势。因此，应用符合信息化发展趋势的办公数据存储技术，能够在办公中更好利用数据，降低办公数据管理难度。

3.办公数据安全技术

在开展办公管理工作的过程中，不仅要提升办公效率，也需要解决信息安全问题产生的困扰。在信息化背景下，办公数据并非处于独立存在状态，在获取办公数据的同时，如果出现异常传输的情况，也将会造成办公数据不安全的隐患[ 6 ]。另外，木马、网络病毒、黑客技术的威胁会产生严重后果，因此，也应将办公数据安全技术应用于办公管理流程中，以此为支撑保证办公数据的安全性。对此，可针对办公工作设立信息安全管理体系，对办公人员进行定期的安全技术培训、计算机技术培训等，为有效开展办公管理工作提供保证。

三、办公处理效率的提升策略

1.应用远程办公技术

随着云技术、大数据技术的出现与应用，在提升办公效率的过程中也应充分认识到应用先进的远程办公技术的现实作用[ 7 ]。远程办公为一项以先进信息技术为支撑的新办公策略，具体是指办公人员在任何地方，都能够通过调制解调器、电脑等与单位保持联系的工作方法，具有自由化、时空化、数字化的特点。在信息化的发展背景下，不断完善远程办公操作流程，利用云技术将办公管理内容迁移至云端，降低对传统办公硬件系统的依赖。办公管理人员利用办公数据处理技术收集、统计完成办公任务所需的数据，并将数据存储至共享数据库中，并定期对数据库中的办公数据进行更新，便于远程办公人员能够随时随地完成办公任务，由此明显提升办公效率。在Windows环境下使用远程办公技术，符合网络技术发展方向与特点，为了保证远程办公技术的应用安全性，选择以B/S结构为基础的远程办公系统。另外，为了实现远程办公，还应构建可靠的远程办公管理平台，实现办公管理的超时空管理。通过使用远程访问技术或是Wan加速技术，在集中地点保护与维护办公数据，增强对远程办公数据的监控力度，采取加密管理措施，提高远程办公效率，并在此基础上提升整体办公效率。

2.优化办公管理流程

在优化办公管理流程的过程中加强信息化技术应用力度，明确办公管理需求，为顺利开展信息化办公管理工作提供支撑。对此，应利用信息化技术建立清晰明了、简约的办公管理流程，此是推进办公精细化、科学化管理的重要前提，同时，根据办公管理职能，完善信息调研体系，依据办公管理流程开展各项工作。推进办公管理工作的科学化、信息化，要以信息化技术应用理念为指导，在办公管理流程中凸显信息化办公的重要性，强调在创新办公处理环节的过程中应用的信息处理技术。对此，可在办公管理流程中增加持续改进信息化办公管理方法的环节，制定工作模板，模塊化管理已经成熟的办公文件与表单，从而避免重复办公的现象，不断完善办公效率提升策略。在优化办公管理流程时，要坚持环节清晰、目标明确的原则，利用信息化技术，诸如云计算技术、物联网技术等实现各办公管理环节的有机配合、无缝衔接与信息共享，减少办公管理出错率，提升办公效率。为保证顺利进行信息化工作，整理与优化办公管理流程，还需要得到高层管理人员的关注与介入，即高层管理人员应认识到充分应用办公管理信息系统的重要性，以此为平台发挥办公职能，结合办公管理流程规范与业务梳理。

3.应用新型办公工具

在当前的信息化背景下，新型办公工具丰富多样，具有多元化的应用功能，因此，在提升办公效率的过程中，应结合办公实际需求选择应用新型的办公工具。选择应用新型且合适的办公工具，将新型办公工具应用于沟通、业务处理、数据分享等方面，由此体现新型办公工具在办公管理中的作用。根据当前的办公管理现状与信息化时代的特点，可应用先进的即时通信技术，在办公管理与沟通中，通过即时通信工具实现办公协同。例如，选择阿里推出的钉钉，在办公管理中充分应用新型的企业级移动通信产品，尤其发挥其中的“DING””功能、电话会议功能、企业群功能等，由此还可实现远程办公。另外，在办公过程中，办公数据是重要资产，且各种办公数据的使用频率也较高，会存在数据丢失、无效阅读、用错版本等问题，所以，在选择应用新型的办公工具时，还应重视新型的数据管理技术，此也是提升办公效率的关键。合理应用信息化办公工具，能够促使办公管理人员明显提高日常办公效率，甚至会得到事半功倍的效果，而此也要求办公管理人员熟练掌握基本的办公操作流程，并能够充分应用新型办公软件包含的高级功能，在综合利用多种自动化办公工具的基础上提升办公效率。

四、结语

随着云计算、大数据、互联网、物联网等信息化技术的发展，办公管理也将进入新的格局，将信息化元素融入到办公管理流程中，能更加快捷、高效地完成办公管理工作，可以明显提升办公效率，也能够在此基础上推动办公信息化建设水平，营造高质量、宽松的办公环境。为了能够发挥信息化技术在办公管理中的作用，仍需要不断完善办公处理效率提升策略，重视应用先进的远程办公技术，此与信息化背景需求与特点相吻合，同时也有助于降低办公管理成本。利用信息化技术优化辦公管理流程，选择应用新型且合适的办公工具，在各办公流程中凸显办公处理技术的应用优势。

【参 考 文 献】

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[3]杨勃，陈艳茹.基于”项目化，信息化”的专业改革与实践[J].辽宁高职学报，2020（1）：22-24.

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[5]崔国东，李诗桐，程延园，等.信息化人力资源管理提升组织绩效的路径：基于员工赋能视角的案例研究[J].中国人力资源开发，2020（3）：78-92.

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（责任编辑：李雪威）

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