文书档案管理实现数字化的措施研究

谢歆琳

（桃江县地质环境监测站 湖南·益阳 413400）

在当前的时代背景下，现代信息技术的更新换代速度，正在不断的加快，对各行各业的发展产生了巨大的影响。在进行文书档案管理时，引进更加先进的技术，可以提高综合管理水平。但当前在进行文书档案数字化管理时，各项工作的开展，还存在较多的问题。需要选用更加专业的人员开展这项工作，才能进一步提高管理的质量和效率。在进行数字化管理系统构建时，需要对系统的功能进行完善，还要定期对系统进行更新，才能对所有的文书档案进行数字化的储存，提高数据信息的利用率[1]。

1 文书档案数字化管理的应用价值

在当前的社会背景下，文书档案管理工作的重要性，正在不断的提高。因为各个单位在发展的过程中，交流渠道正在不断的扩大，信息的获取形式更加便捷，要想满足不同单位的发展要求。在进行文书档案管理时，需要采用更加高效的数字化管理模式。单位在日常运营的过程中，需要根据这项管理模式的发展需求，引进更加先进的技术，才能实现各个部门的数据共享。在进行数字化管理时，可以充分发挥数据信息的应用价值，还可以满足社会经济的发展需求。但因为不同单位在发展时，对数据信息的应用存在不同的需求。在对文书档案进行数字化管理时，需要根据自身的实际发展情况，采用针对性的管理形式。在进行数字化管理模块建设时，需要将互联网和计算机技术融合到模块的设计中，提高管理工作的科学性。在对管理形式进行创新时，还要选择更加开放的管理方法，才能促进相关单位的可持续发展[2]。

2 文书档案数字化管理工作开展现状

2.1 安全性管理水平比较低

在现代科技不断发展的过程中，一些新型的技术，已经融合到文书档案信息化管理的各个环节中，为这项工作的开展，提供了更多的便利。但在实际操作时，依然存在较多的安全隐患。因为现有的网络环境并不安全，在对文书档案数据信息进行储存和应用时，无法保证绝对的安全性和保密性。且这项工作的开展，会受到管理人员自身因素的影响。如果管理人员的综合素质比较低、专业能力不足，在开展工作时没有增强自身的安全防范意识，也没有做好保密工作，就会出现数据信息泄露和丢失等问题。管理人员在进行计算机设备操作时，没有积极学习一些新型的网络安全知识，没有严格按照规范程序进行管理，也没有做好数据资料的备份，会增加这项工作的开展风险。随着网络覆盖范围的不断扩大，在进行技术应用的过程中，会出现黑客攻击等问题，严重威胁了文书档案管理工作的操作安全[3]。

2.2 工作开展难度比较大

近阶段在对各个部门的文书档案资料进行管理时，档案形式正在不断的增加，涉及的内容更加烦琐。如果相关人员一直沿用传统的工作理念开展这项工作，就无法满足时代的发展要求以及这项工作的开展需求。在对数据档案资料进行分类管理的过程中，现有的工作流程比较复杂，无法提高工作的开展质量和效率。管理人员需要耗费大量的时间和精力，对所有的文书档案信息进行分类管理，且在操作的过程中，会出现文件丢失等现象。传统的文书档案管理工作在开展时存在较多的缺陷，需要设置专门的空间，对档案资料进行储存。如果储存环境比较恶劣，就会导致档案资料出现不同程度的损坏问题，无法为后期资料的查询，提供有效的支持[4]。

2.3 没有树立正确的工作思想

虽然当前很多单位在进行文书档案数字化管理时，已经提高了对这项工作的重视程度。但在实际建设时，并没有加大资金的投入力度，无法为这项工作的开展提供有效的支持。在进行实际管理时，单位并没有选购一些最新的设备，也没有做好技术的更新，这在一定程度上降低了管理水平。单位也没有选派专业的人员开展这项工作，没有对技术进行研发，阻碍了文书档案管理工作的开展。管理人员一直沿用传统的管理思想，管理环境比较恶劣，会制约这项工作的发展[5]。

3 文书档案数字化管理优化措施

3.1 建立健全的管理制度

在对文书档案进行数字化管理的过程中，需要制定专门的管理制度，还要在现有制度内容的基础上，对其进行优化和完善，才能为管理工作的开展，提供科学的依据。要根据这项工作的发展情况，制定针对性的管理体系，提高管理工作的开展水平。管理人员要严格按照制度要求进行标准的操作，还要积极地利用现代数字化技术，对文书档案进行高效管理。在进行实际管理时，还需要根据各个部门档案管理需求，对现有的技术进行综合应用，避免在开展工作时出现技术难题。行政机关单位在对这项工作进行管理时，需要选派专业的管理人员，还要对管理人员的综合素质和专业能力进行全面的考察。通过对其进行专门的培训和教育，制定完善的岗位培训制度，鼓励管理人员学习一些新型的数字化技术和知识。在开展岗位训练时，要保证管理人员能够掌握最新的技术，提高工作效率。在进行实际管理时，还需要促进这项工作向着规范化方向进行更好的发展，要对各项工作的开展形式进行全方位的管理，避免在进行实际管理时出现操作失误问题[6]。

3.2 建立综合管理平台

行政机关部门需要构建数字化管理网络，还要对网络环境的运行安全性进行全方位的管理。要引进更加先进的保密技术，为系统和平台的应用，提供有效的支持。在进行管理平台应用时，需要对现有的管理模式进行适当的调整，提高工作的实效性和科学性。利用这个平台促进各个部门之间的沟通和交流，对现有的资源进行实时的共享，为数据信息的查阅和使用，提供更多的便利。在对档案数据信息进行检测和转播时，还要充分利用信息化技术，对数据信息进行安全的储存，并且做好数据信息的备份。技术人员还要引进更加先进的防火墙技术，对黑客的攻击进行有效的抵御，还要定期对管理平台系统进行更新。避免系统在运行的过程中，出现安全性问题，引发数据信息的丢失现象。在进行平台建设时，还要扩大数字化管理范围，采用最新的储存方式，将所有的档案资源转化为电子的形式。可以将档案管理系统与办公系统进行有效对接，对所有的电子文书进行统一的处理。在进行综合管理平台应用时，还要做好系统参数的优化。例如在对档案的归档范围进行设置时，需要明确录入的信息，还要将权责落实到个人身上。一旦在进行系统操作时出现了安全性问题，要对负责人进行及时的查找，并且责令负责人对问题进行整改。单位在与外界进行沟通时，可以通过内网对档案数据进行高效管理，并且配置相应的储存设备，减少安全性的风险。还可以将云加密和数字加密等技术，融合到数字化档案管理中。要设置档案的访问权限，还要采用层级管理的形式，从各个角度对其进行安全性的管控。

3.3 树立正确的工作思想

行政机关单位在对文书档案进行管理时，要根据时代的发展要求，采用更加先进的管理措施。单位的领导层要从思想上提高这项工作的重视程度，营造积极愉悦的工作范围，满足这项工作的开展需求。如果单位的条件允许，在对文书档案进行数字化管理时，还需要将其纳入到单位的发展规划中。在对财务预算金额进行管理时，需要将数字化建设金额，纳入到发展费用中。还要加大资金的投入力度，在现有技术的基础上，对其进行创新和优化，才能进一步提高数字化的管理水平。可以将一些最新的科研成果，应用到数字化管理的各个环节中，对各项文档资料进行高效的处理。单位需要投入更多的人力物力资源，通过购买一些先进的设备，满足这项工作的开展需求。

4 结语

综上所述，在对行政机关的文书档案进行管理时，这项工作的开展效果，会对单位的发展水平产生直接性的影响。在数字化时代到来之后，文书档案管理工作，已经由原有的人工管理形式转化为系统管理形式。单位的管理人员要提高对这项工作的重视程度，还要根据这项工作的发展特点，制定针对性的管理体系，才能促进各项工作的顺利开展。在进行实际管理时，相关人员还需要积极的积累经验，学习一些新型的知识和技术，才能促进这项工作向着数字化方向进行可持续发展。