关于加强高校涉密档案数字化建设的思考

周立红

（湖南医药学院，湖南 怀化 418000）

在向科技要效能的今天，随着计算机与网络技术的迅猛发展，“纸质载体、人工管理”的档案工作模式已难以适应新形势下高校涉密档案管理科技化、规范化发展的要求，加强档案数字化建设已然成为高校涉密档案管理中迫在眉睫的一项重要任务。笔者结合工作实践，就进一步推进高校涉密档案数字化管理谈几点粗浅认识。

1 高校涉密档案数字化管理的特点和优势

（1）能优化立卷质量。人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，由于个人理解能力的差异性，不可避免产生分类不准等现象，影响立卷质量。利用“系统”模拟人工立卷，发挥计算机的智能优势，可降低人为因素对文件归档影响。人工立卷时，文件有遗漏或收集不完整需要拆卷重新排序、整理、装订，卷内目录也要重新填写、编号，而利用“系统”立卷，插入文件资料十分简单，只需修改目录即可。

（2）能提高运用效率。传统档案管理模式只能通过先检索目录，后人工查找的方式对所需档案信息进行查阅，调阅工作费时费力。对涉密档案进行数字化处理后，可利用“系统”根据档案类型、案卷类别、归档年度、分类号、关键字及保管期限等多渠道对所需档案信息进行综合查询，直接在计算机上便可获取完整的档案信息，调阅运用档案更加便捷、快速、精准。以组织部门为例，干部的任用、提拔都需要详细准确的档案信息作为参考，档案数字化管理可更快速、准确、全面地提供详尽数据为领导决策提供服务。

（3）能更好保护原件。高校涉密档案尤其是专业技术档案的查询率高，教学科研人员经常到档案室查阅、调取卷宗，非常不利于档案原件实体的保护，也容易发生遗失、损坏等情况。将涉密纸质档案通过数字化处理制作电子副本，通过“系统”即可查阅任何一份完整、清晰的档案扫描件代替原件使用。把原件妥善的保管起来，防止因长期翻阅造成的字迹模糊、缺页破损等情况，可以有效地延长原件保存期限。

（4）能增强保密能力。“系统”采用单机版计算机管理，涉密档案经数字化处理后，数据单独存放到涉密计算机单机内，并将电脑与各类网络严格实行物理隔离，设置密码保护，调阅档案需经过严格审批，由专职档案员通过单机版系统检索后提供给利用者，可以有效防止“系统”因遭遇黑客攻击或病毒侵害等情况，发生涉密档案数据外泄或丢失。

2 当前高校涉密档案数字化管理存在的主要问题和原因分析

（1）人员素质不精。当前，高校普遍未设立专职涉密档案管理员，且档案员岗位变动频繁，涉密档案管理存在兼而不管现象，业务衔接不顺畅，部分档案员对涉密档案管理一知半解，队伍整体素质亟待提高。主要原因在于选拔和培养档案员方面存在不足，没有考虑到专业性和稳定性，缺乏涉密档案管理专门人才以及相应的培训指导和纪律教育，档案员往往疲于应对日常工作，无暇顾及涉密档案管理，不重视涉密档案的数字化处理，制约了高校档案数字化管理水平的提升。

（2）管理水平不高。部分高校在涉密档案管理方面没有健全的制度，或者制度流于形式，没有落到实处，涉密档案立卷、登记、调阅较为随意，甚至脱节失管。现有库房及设施负荷过重，档案信息化建设跟不上涉密档案积累的步伐，很多高校的涉密档案管理仍停留在纯手工操作水平上，未配备专门计算机进行管理，索引仅限于低级电子表格查询处理或手工查找，一些涉密文电材料不能及时归档并进行安全管理，大量有价值、可利用的涉密档案资源随着纸质档案的定期销毁而流失，涉密档案的实际馆藏量与应有馆藏量严重不符，影响了开发利用。

（3）服务能力不强。一些高校领导没有认识到涉密档案数字化建设的重要意义，重业务轻档案，重收集轻管理，部分档案员满足于“看门守摊”、被动服务的旧模式，对涉密档案利用的重要性认识不足，缺乏利用档案主动服务的意识，致使大量涉密档案长期无人问津，“躺”在库房里失去其应有价值。究其原因，部分高校缺乏对涉密档案利用功能的重视，没有认识到高校涉密档案对教学科研的服务和支撑作用。

（4）使用效能不优。档案的充分利用是其价值所在，但从实践情况来看，高校涉密档案开发利用的频率普遍过低，一些高校的涉密档案甚至一年到头也被调阅不了几次，效能发挥非常有限。主要原因在于高校日常宣传不到位、调阅渠道不畅，致使涉密档案因其秘密性和阅档范围的限制，让一线教职员工对其敬而远之，开发利用涉密档案的意愿和能力不够强。

3 对加强高校涉密档案数字化建设的几点建议

（1）切实强化履责能力。加强涉密档案管理员队伍建设，选用责任心和业务能力强的人员充实到涉密档案管理队伍中，有条件的可以设立专职涉密档案管理员岗位，从政治上、生活上关心，激励爱岗敬业，并保持涉密档案管理员岗位和工作的相对固定性，促进可持续发展。加强思想政治教育，狠抓技能培训，有针对性地采取集中举办培训班、定期开展技能考核等方式，组织档案员系统学习电子档案知识、计算机技术、档案管理系统应用、保密知识等业务技能，不断提高岗位责任意识、保密意识和履职尽责能力。强化岗位指导，通过邀请专家现场教导、软件技术人员上门解惑等方式，让档案员熟练掌握涉密档案数字化知识和提供利用的操作能力。加强交流学习，定期组织档案员到优秀单位或地方档案馆进行参观学习和实地考察，拓宽视野，取长补短，不断优化工作方法。

（2）全面完善规范管理。制订完善涉密档案收集整理制度，严格把握数量、质量、时效三个环节，注重源头收集，涉密文电材料传阅、审签、流转结束后，及时扫描录入系统，定期归档整理，对基层部门的涉密档案一年为期按时归档至档案室，确保涉密档案资料收集及时齐全、质量规范，不断提升涉密档案数字化建设的规模、层次、质量和效益。突破长期使用纸质档案的惯性思维，改进涉密档案管理模式，严格按照涉密文件材料的归档范围、保管期限等，分门别类合理组卷，集中统一管理，实现输入、检索、利用等工作的数字化、现代化。将涉密档案的调阅使用同高校日常办公系统有机融合，推行网上请调、网上审批，建立健全涉密档案借阅、移交等电子登记台账，规范使用程序，提高工作效率，对调阅档案造成数据丢失、损坏或发生失、泄密事件的，依法依规严肃查处，确保涉密档案运用的科学化、规范化、常态化。

（3）持续健全工作机制。完善涉密档案管理系统使用制度，建立考核监督机制，定期组织对所有归档保存的涉密档案进行梳理清查，把关盯控数字化处理规程，确保数字化处理有序推进。建立绩效激励机制，将涉密档案数字化管理成果以及利用档案信息为科研教学、领导决策、学校发展等提供有价值参考等情况纳入档案员绩效考核、创先争优的范畴，加大奖惩力度，适时选树典型表彰，激励档案员工作积极性和主动性。健全涉密档案运用机制，加强技术支持，在实现保密功能的前提下，最大限度拓展涉密档案利用渠道，逐步提高涉密档案管理系统运转使用效能。

（4）不断夯实保障服务。高校要切实把涉密档案数字化建设提到战略高度，作为一项经常性、基础性的工作常抓不懈，实行党委书记和部门负责制，层层抓落实，把握发展方向，在人员选用、制度机制、硬件保障、软件更新等方面加大投入，落实专项保障，完善基础设施，为涉密档案数字化管理配备专用计算机、扫描仪、打印机等设备，不断改善涉密档案管理使用条件。不断完善涉密档案数据库建设，加强数据日常更新，实现档案全息检索。加强涉密档案数字化管理使用交流，建立钉钉、微信等工作群，及时发布有关要求和注意事项、交流运用方法，反馈工作进度、难点和建议，及时解决问题。加大档案工作宣传力度，让每个教职员工牢固树立档案意识，提升全员主动查阅、利用涉密档案的意识，自觉建设档案、利用档案，让庞大的档案信息资源库“活”起来，为推进高校涉密档案规范化建设提供基本支撑。

（5）综合提高利用效能。大力开发档案信息资源为高校发展服务，是档案工作的生命线。要在收集齐全、科学编目、妥善管理、严格保密的基础上，充分利用涉密档案本身资源优势，对相关资料信息进行深加工，将其中储存的大量有用信息有针对性、有目的的发掘出来，实现涉密档案资源开发利用效能的最大化。要推进科技创新，不断优化涉密档案管理软件系统，对资料的收集、分类、查询等不断完善规范操作，进一步提高工作效率。举办涉密档案数字化运用培训班，传授推广利用数字化建设成果的方式方法，最大化提升涉密档案运用效能，为更好地服务教学、服务科研、服务发展提供保障。