试论企业档案在企业知识管理中的作用

2022-03-15郑颖影宋思齐

上海管理科学 2022年6期

郑颖影宋思齐

（1.福建广电网络集团武夷山分公司；2.上海财经大学商学院）

对于企业知识管理，要从20世纪说起。在20世纪90年代中期左右，档案管理作为企业知识管理最主要的部分经历了最初的实体管理和后来的信息管理直至现今的知识管理。事实上，档案管理的改进与知识文化的逐渐进步，对实现企业知识管理的跨越性发展来说非常重要。从知识管理成为管理学的一部分，到知识管理占据企业管理领域的核心位置，全球半数以上的企业都已经建立较为健全的知识管理体系。从长远发展的角度来看，推行实施体系化的知识管理，使众多企业取得了极大的收益。

1 如何理解知识管理

知识管理是公司企业经营的主要策略之一，目的是能在最短时间内向紧急需要的组织单位传达出最准确、最需要的消息。在信息技术迅猛发展的现代，企业之间互相给出自有信息，交换对方的固有信息，在权衡利弊之后做出最有利、最稳妥的选择，从而达到互利共赢、皆大欢喜的局面。美国德尔集团创始人之一卡尔·费拉保罗认为“知识管理是运用集体的智慧提高应变能力和创新能力，是为企业实现显性知识和隐性知识共享提供的新途径”。知识管理的基本要素是流动性的信息，以档案知识为中心进行调控，通过相关信息经营、人员的有效利用，实现合理利用显性知识的运行价值，积极发掘隐形知识的潜力，进一步提高组织的整体运行效率。因此，如何系统全面地进行知识管理是企业在知识信息占据主导地位的时代建立适合自己的管理机制的重要手段和必要工具。

2 企业档案管理体系的内容

企业知识管理体系的重点在于企业档案管理，企业的运行机制和文化发展趋势是企业档案管理的核心。企业制度大致有：企业线上线下资产的合理规划，制定员工的奖惩措施等机制，加强上层管理者对下属信息等种类工作的重视，注重员工福利待遇以及工薪合理满意情况。企业文化包括企业共有文化、团队建设文化和员工学习文化等，而书面类资料包括重要的会议材料（包括会议的会前通知、相应报告、定版、总结、重要发言、会议记录），公司对外的官方发表公文，各个单位来往的相关文书，公司的年度工作计划、总结、统计报表等，公司与合作单位的合同、资料书等材料，公司职员薪资福利方面的书面文件材料，公司的事件记录簿及公司重要活动的相关音频资料等。企业档案管理系统对企业内各个部门的综合信息进行管理，是在各大基本信息基础之上实现对高级信息的获取、转存、分享和应用的综合运行系统，通过文档管理、搜索软件、识别系统和数据库等工具，使企业的显性知识得到进一步提升，隐性知识逐渐提升。

3 企业档案管理系统的构成

企业档案管理系统是以计算机为基础，对经采集、精细处理、选择性转存、运营到搜索引擎的精准资料信息进行分化归类管理的一个系统。档案管理系统的建设，可以满足企业实时快速办公的需求，提高企业的工作效率，实现灵活高效的管理模式，实现服务方式从资料提供者向信息服务者转变。运用搜索引擎以及编码系统，将企业中重点知识产权以及重要方案、商业成果、前辈经验教训转化为集团向上发展的精神和现实筹码，防止商业机密外泄。一旦管理系统出现漏洞，企业员工辛辛苦苦的劳动成果只能拱手让人。企业档案管理系统在保证信息共享、稳定运行的同时，要考虑电子档案信息的保护与隔离，防止非法用户侵人和信息泄密。系统安全应从物理安全、软件安全、数据安全和网络安全等方面进行风险管控。避免资产积累流失，加强企业知识学习能力，合理增强企业利益资产链，降低成本价位，积极加强企业内部向心力，在增强竞争力的同时注意团队建设。另外，迅速有效建立企业资料库。众所周知，知识是信息的进一步加工。顾名思义，资料库就是将各种资料形成知识网，从而将各种网络信息形成系统、有条理的信息网。当一系列代码在计算机上呈现出逐渐明显的网状结构，信息所呈现的规律和联系更显而易见时，资料库的作用就体现出来了。

4 企业档案管理在企业知识管理体系中的重要作用

企业档案应作为企业的核心知识进行管理。美国某知名公司的调查结果显示：大多数企业的知识体系，半数以上是以计算机文本或者移动文档的形式储存。企业档案作为企业的核心资产，不仅意味着它具有绝对的完整性，也说明了它的地位。从定义上讲，档案相当于记录簿，真实地记录了前辈们的成功与喜悦，也记录了失败和遗憾。最重要的是企业的合作明细，如果被竞争对手得知，损失极大。档案库的建立要以完整精确的数据为支撑，加上合理规划的系统体系，实现精准分配归档处理每一份订单、每一位人员、每一个数据。看似简单的数据知识实则体现了职员的集体合作能力和大家对集团组织的认真负责。从这个方面可以看出，企业档案管理系统在知识管理系统中的主导地位。

5 企业档案方式转变导致职员的需求发生转变

随着时代的转变，与传统商业不同的新型企业逐渐发展壮大。经济的提升要求商家做出相应改变：将重点由原来的纪实性档案转向灵活的创新型知识管理。将理论放在基础位置，没有理论依据，实际工作就无法顺利展开。运用智能化管理系统，实现知识的快捷简便传递和搜索。知识管理职能的改变促使相关职员的工作方式发生转变，同时对主要接触档案之人的要求也发生改变，其工作由原来单一的整理保存转变为处理相关信息、归类整理、细化分布到各个文档等。从国有企业到私有企业，从资本主义到社会主义，每个企业都有自己不轻易示人的“独家秘方”。将各种集团知识通过加工处理，既保持原有数据资料，又加上各种技术分析和决策等内容。集合多次经验做出总结，发展自己的创新线路，走别人走过的路注定要被别人垄断，如果没有稳定且有规模的客源，企业将随时面临破产失败的风险。在新时代，企业档案管理要加大教育培训的投入力度，不断地学习先进的档案管理理论和方法，加强组织内部的沟通交流，提倡团队协作，鼓励改革创新，积累组织知识，推进知识共享，提高档案组织管理水平和效率，创建一个学习型的档案管理组织，营造个人与组织共同发展的良好组织环境。

6 多角度、多维度看待企业档案管理

在一般人看来，企业档案管理系统就相当于图书馆，对每一类图书进行归类放置。而在现代的企业发展中，档案管理相当于对已经发生的事情进行全面总结，共同商议提出最恰当的建议，促使集团下一步战略做出相应转变，防止进一步亏损。历史上有许多企业因为档案管理不当而导致重大失败的例子。商场上最重要的能力就是具有敏锐的嗅觉和果断的决策力。成功的人不畏惧任何挫折，不是因为他们能未卜先知，而是因为他们面对各种意外都能冷静处理，及时找出最佳处理方案。企业工作者也应该认识到，档案管理在企业运营管理中的重要性。不躲避隐藏每一次的失败，把失败的教训当作踏板，跳到另一个更高的台阶上，真实全面地建立企业知识库，让每一个档案发挥出它的作用，让前辈们的每一份付出都转化成最大的价值。在企业创办初期更需谨慎，在没有前者经验积累的情况下只能靠自己的努力，靠组织的凝聚力和强大的向心力。