简论高校学籍档案的信息化利用服务

2022-03-15陈文瑶

赤峰学院学报·自然科学版 2022年11期

陈文瑶

（内蒙古科技大学，内蒙古包头 014010）

高校档案馆作为学校档案的永久保管和利用基地，其档案资源建设是档案馆生存发展的先决条件。丰富的档案资源既是档案工作的物质基础和前提条件，又是实现档案工作“服务功能”的根本保证。《普通高等学校档案管理办法》中第二条和第三条明确规定：“高等学校档案（以下简称高校档案）是指高等学校从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”根据档案管理办法，学校档案分为十二个大类，主要包括党群工作类档案、行政管理类档案、教学类档案、科学研究类档案、基本建设类档案、仪器设备类档案、产品生产类档案、出版类档案、外事类档案、财会类档案、声像载体类档案和业务考绩类档案，实物类档案为辅类。其中，高校学籍档案是高校教学类档案的核心部分，也是干部人事档案的重要组成部分，它在近年来学历认证、征兵入伍、出国留学、干部政审、人事档案材料补充等工作中发挥着越来越重要的佐证作用。

随着计算机技术在档案管理领域的广泛应用，国内部分高校已建立了档案管理系统，尤其是学籍档案部分。在目前的形势下，高校学籍档案管理服务工作就应适时转变服务观念，改进服务方式，在确保学籍档案安全的情况下，依托档案管理系统，适应时代的发展，从而实现档案资源跨地域、跨层级、跨部门、跨系统共享利用。

1 高校学籍档案工作重要性的认识

档案工作存史资政育人，是一项利国利民、惠及千秋万代的崇高事业。档案工作是一项基础性工作，也是维护党和国家历史真实面貌、保障人民群众根本利益的重要事业。经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案。只有深刻认识档案工作的重要地位和独特作用，才能更坚定自觉做好档案工作。

“高校档案工作是办好学校的重要基础工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。”由此可见档案工作在高校中的重要地位和作用，高校的档案是高校办学过程中形成的，它除了具有档案的一般特色外，还具有高校的特点。高等学校是培养人才的地方，也是科学知识高度浓缩的地方，所形成的档案具有社会和时代的代表性，他们在近年来学校教育评估、项目审计、博士点申报、学历认证、干部政审、人事档案材料补充等工作中发挥着各自的重要作用。所以提高高校全员档案意识，就是指提高高校领导者、档案形成者和档案管理者对于档案和档案工作的性质、地位和作用的认识，并由此激发起来对优化档案管理的自觉参与和支持的热情，在一个学校中形成一种合力。

档案馆作为集中保管档案的机构，是永久保管档案的基地。档案利用服务是档案部门为满足档案利用需求向用户提供档案并为之服务的一项活动。高校学籍档案是指被国家招生部门正式录取、并按规定办理注册手续，取得学籍的学生在大学期间学习、生活和参加社会实践等活动形成的对学校、社会和个人具有保存价值的历史记录。作为高等学校档案工作的重要组成部分，学籍档案主要包括新生录取名册、学生学籍卡片、中文成绩单、毕业生名册、学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学、转专业、专升本等）、学生奖励材料、上级及本校有关学籍管理的规定、通知等文件材料，是馆藏档案中利用率最高的部分。以我校档案馆为例，2021年全年我馆利用档案人次786人次，其中学籍档案利用人次为453人次，约占全年利用人次的57.6%，利用的目的主要集中在就业、升学、参军、提干、出国留学、补充人事档案等方面，档案在这些方面发挥了不可替代的凭证作用。

2 高校学籍档案利用服务现状

高校的档案管理体制和档案服务利用方式相对于当前的信息技术、计算机技术、网络技术的蓬勃发展来说，处于相对滞后的地位。虽然目前有些高校已根据本校实际情况建立起相应的档案服务利用方式，但还是有部分学校由于对档案管理的投资不足，缺乏比较完善的档案管理体系，缺少信息化管理所需的技术设备。使得档案服务利用还停留在半手工作业上。

目前高校的档案馆查询学籍档案的方式为到馆查询、自助查询、在线预约、在线查询、远程办理几种方式。高校的学籍档案内容均为个人信息，基于学籍档案的特殊性和保密性，现大多数高校学籍档案馆查询利用主要方式均采用本人或委托他人到馆查询。以我校档案馆为例，我校的学籍档案查询当前主要查询方式是到馆查询，将复印件提供利用者，即将档案复印件提供给利用者，同时在复印件上加盖档案馆公章和此件由内蒙古科技大学档案馆提供印章。到馆查询要求本人或者委托人到馆才能够查询利用档案，但由于毕业生毕业后流动性大，及近几年受新冠疫情的影响，有近一半以上的学生是委托他人代办。这其中新生录取名册、中文成绩单、答辩决议书、学籍卡片、毕业生名册是学籍档案中利用率最高的部分。在电话咨询过程中，有些人无法到档案馆查询亦因各种原因不便委托他人到档案馆代为办理，这就势必会造成档案的利用者与档案工作人员沟通交流障碍，不利于档案管理服务，故有必要研究学籍档案查询利用服务问题。

3 高校学籍档案的信息化利用服务发展

在这个信息技术被广泛应用在各个领域的时代，高校教育的深化改革，数字化、信息化与服务利用网络化，已成为高校档案管理工作的发展趋势。中办国办印发《“十四五”全国档案事业发展规划》中提出发展目标：“档案信息化建设再上新台阶。档案信息化发展保障机制进一步完善，档案信息化建设进一步融入数字中国建设，新一代信息技术在档案工作中的应用更为广泛，信息化与档案事业各项工作深度融合，档案管理数字化、智能化水平得到提升，档案工作基本实现数字转型”。

近年来随着学校教育改革的深入和招生规模的不断扩大，学校在管理、教学、科研、财务、声像等方面产生的各种档案数量不断增加，尤其是学籍档案增加更快，同时随着学籍档案凭证作用的凸显，引入远程利用服务新模式，有利于提高高校学籍档案的利用率。因此，将学籍档案纸质版转换成信息化资源，建立学籍档案数据库，开展学籍档案的信息化查询可以有效地解决异地查询的需求与到馆查询之间的矛盾，使利用者不受时间地域的限制，依托档案信息管理平台，根据自己需求获取学籍档案的复制件材料，实现档案利用查询服务，有效地提高学籍档案的利用服务率。

3.1 开展学籍档案的信息化利用服务的设想

在大数据的背景下，数据库信息的不断发展，电子文件数据信息量剧增，档案信息的保存数量相应增多，档案工作的对象由传统的载体档案为主变成传统载体档案与数字档案并存；档案工作的任务由档案实体保管为主转变为档案实体保管与档案信息开发并重。传统的手工录制、分类检索、经验查询已经不能满足当前的档案利用需求，借助智能信息技术，加快档案信息储存，推进信息化建设，使数据规模和档案存储量相匹配，数据库技术快速发展，将死板档案变成灵活的信息，切实完善档案信息，对庞大档案信息进行处理的过程中，添加一些能够体现个人特性以及专业水平的内容，确保档案不再像过去一样，过于模式化。在大量的档案信息中能够快、全、准、精地查找到所需信息，充分发挥档案作用，对于当前档案利用服务非常重要。

通过校内协同、校外两个入口分别为在校学生和校友、用人单位等提供相应的智能化服务，针对不同的利用者设计不同的身份认证方式，如：在校生一卡通和密码认证、身份证认证等。学籍档案中的新生录取名册和毕业生名册需要对原件进行遮盖处理，扫描上传至档案信息管理平台；中文成绩单、学籍卡片、答辩决议书不需要进行遮盖处理可直接扫描上传至档案信息管理平台，利用者可以通过身份认证后查询下载打印。

3.2 开展学籍档案的信息化利用服务面临的困难

根据我校现有情况，实现学籍档案利用服务信息化还存在一定的困难。一是学籍档案的数量庞大，短时期内无法完成全部学籍档案的全文扫描工作；二是年代比较久远的学籍档案材料（新生录取名册和毕业生名册）为手工填写，字迹不够清晰，填写内容多用省略符号，新生录取名册和毕业生名册又必须对原件进行遮盖处理，要想实现文字的识别和筛选在技术上实现有一定困难。

3.3 开展学籍档案的信息化利用服务的对策

要顺利开展学籍档案的信息化利用服务，档案资源的数字化建设是基础。为实现学籍档案信息化利用服务，要深入调研，对目前高校学籍档案管理信息化建设起步比较早的高校进行调研，实地考察其建设和使用情况，充分借鉴好的经验，学习先进的管理理念；要将学籍档案全文扫描，积极实现档案存量数字化，为开展学籍档案的利用服务信息化提供基础数据支撑；要加强档案工作人员信息化专业技能的培训，传统纸质档案管理对档案工作人员要求较低，而信息化利用服务不仅要求档案工作人员具有专业技能，还要有较强的综合素质。

3.4 开展学籍档案的信息化利用服务的网络安全

《“十四五”全国档案事业发展规划》指出：“提升档案数字资源安全管理能力。健全档案网络、档案信息系统和档案数字资源安全保密防护体系”。实现高校学籍档案的信息化利用服务固然有诸多重要意义，但安全问题是不容忽视的，建立数据安全管理制度、开展安全教育培训，更要采取相应的技术保障档案信息平台的安全性和稳定性。