知识管理在图书档案管理中的功能及应用措施研究

董冰

（内蒙古自治区综合疾病预防控制中心，内蒙古 呼和浩特 010010）

在20世纪末，以信息经济和知识结构为基础的知识经济席卷全球，凸显了从以商品生产为中心的社会向以知识和信息生产为中心的网络化和知识化社会的范式转变。在这个“信息爆炸”和“知识因素”的社会中，其主要任务是保护“人类文化遗产”的图书馆和档案管理部门，在知识管理时代对信息服务提出了新的宗旨、现代的目标、任务和方法。

一、知识管理在图书档案管理中的功能

1.内涵

随着我国知识经济不断地发展，知识已经成为现代社会的一种宝贵资源和管理形式。在知识社会的发展中，知识本身就具有价值，能够对疾控中心的发展起着重要作用，目前，大量的知识都直接决定了疾控中心的生存与发展。随着社会的竞争也越来越严峻，疾控中心要想在市场上占据一席之地，就必须要拥有更多的知识资源并及时更新，提高自身竞争力。在这方面，疾控中心需要做好知识管理，构建以知识为核心的完善的知识竞争体系，通过对知识资源的整合和利用获得更大的竞争优势，促进疾控中心的可持续发展。换句话说，知识管理符合社会的发展趋势，在新时期，疾控中心必须有效利用知识管理来提高自身的竞争价值[1]。

2.特征

知识的特点为流动性和可共享性，这两个特点也尤为重要，集体知识的使用和创新、变革的能力，使组织在激烈的市场竞争下能站稳脚跟，促进组织员工的自我意识和积极性，关注组织和员工，创造内部学习良好的环境是非常重要的。

3.核心

知识管理的重点是通过收集、分析和分享信息和知识来提高组织的能力，利用它来创新和增加知识的价值。知识管理的核心是创建一个能够利用和创造知识的组织。知识作为一种重要的组织资源可以提高组织的竞争力。通过确保知识资源的管理和知识的共享，组织可以充分实现知识的价值，丰富组织的知识资源，创造新的知识共享机制。组织通过知识管理创新治理，提高管理的效率和质量[2]。

二、知识管理的功能

目前，我国图书馆和档案部门正通过将知识管理方法引入档案工作，有效实现了创新管理理念，为我国图书馆和档案事业的发展做出了贡献。知识管理的功能主要体现在两个方面。

1.有利于显现个人知识

由于图书馆受到了极大的市场竞争影响，所以缺乏固定性，档案员的高流动性严重阻碍了组织的平衡发展，因此需要关注图书馆档案管理的基本要素：资源的保存和组织内部的信息交流。知识管理的一个典型特征就是展示知识的能力，这需要管理人员之间的紧密合作和协作，以建立一个科学和标准化的知识体系，这意味着一个有利于知识丰富和学习的环境。图书馆和档案馆管理人员需要关注组织发展，编辑和整合经验，与其他管理人员积极沟通，及时解决问题，建立一个统一的档案组织，加强自身竞争力[3]。

2.有利于挖掘潜在资源

在管理档案期间，知识管理的主要管理对象不是知识本身，而是在知识管理框架内建立的管理系统，实践的最终目标是能够利用知识，提高知识的使用率。换句话说，在知识管理的框架内，管理者必须加强对知识的利用。这需要探索档案中的潜在资源，扩大知识面，实现创新应用，探索管理实践中的新知识。

三、档案管理现状分析

在信息时代，档案管理已经被电子化管理，原来的纸质档案被改造成信息库，不仅可以共享官方文件信息，还可以确保信息的真实性，方便浏览和搜索。公文的电子化管理可以为公众提供更便捷的服务，引入信息化的档案管理体系建设，提高行政效率，实现科学管理，使公众实现社会服务。然而，在档案管理方面也存在一些困难，如缺乏高素质的管理人员本身，对电子信息技术认识不足，档案管理人员的年龄较大，缺乏专业培训和专业知识，对电子系统相对不了解。另一方面，实际的档案基础设施不足或设备落后，导致管理效率和质量低下[4]。

四、知识管理应用在图书档案管理的好处

1.可以对更加深入的知识资源进行发现与挖掘

知识管理的主要目标是管理和开放发展过程中积累的文化。这一管理过程的重点是开发更深层次的知识资源，并利用它们来发展更丰富、更包容的竞争。它是应用于图书馆档案管理的管理，不仅建立了学术和丰富的资源，而且加强了员工与员工之间的沟通，创造了一个良好的知识和学习环境。与传统的管理模式相比，知识管理的优势在于更加全面和科学[5]。

2.推进了个人知识的突出

保存和共享组织内的资源是图书馆和档案管理最重要的基础，因为图书馆和档案管理工作不断受到市场竞争和缺乏规律性的影响，这导致图书馆和档案管理人员的高流失率，使组织无法平衡发展。知识管理的特点是，除其他外，促进最先进的知识。没有所有人员的共同努力，就不可能建立一个更加科学和标准化的知识体系。管理过程需要把不同的管理人员和工作经验聚集在一起，分享和讨论解决分歧的办法，最终建立一个统一的管理结构[6]。

五、知识管理在图书馆管理中的应用

实际的知识管理概念主要是利用科学技术来改善知识管理，利用知识和提高个人能力，最终导致个人知识的充分体现。这一分析表明，知识管理模式的应用始终推动着传统管理模式的发展。在下文中，将对知识管理概念在图书馆档案管理中的应用进行分析和描述。

1.建立健全知识管理制度

另外，知识管理理念在图书馆档案管理过程中的作用在于，相关管理人员可以以知识管理为核心，以知识管理为基础提高相关管理业务的效率，有效促进疾控中心核心竞争力的提升，促进图书馆档案管理业务的高效发展。在此基础上，借助知识管理理念和相关工作方法，在实际的图书馆档案管理过程中，一方面，相关管理人员必须运用知识管理的相关模式和方法对图书馆档案进行管理，在此过程中，需要全面掌握档案利用者的动态与相关的知识，另一方面，也需要在建设大型信息资源的过程中，不断对知识管理系统进行改进和完善。经过相关的管理实践表明，管理部门只有在实际管理和操作过程中促进知识管理体系的完善，才能对管理者的知识管理行为进行严格的条件约束，最终有效提高知识管理服务质量。另外，在建立知识管理系统的过程中，相关的技术管理人员必须促进对相关档案知识的选择和对相关用户的管理。只有当管理者确保两者在知识管理过程中发挥同等重要的作用时，才能最大限度地提升管理的效率[7-8]。

2.构建知识社区和学习型组织，促进隐性知识的交流与交融

知识社区不仅可以被理解为一个人力资源库，而且可以被理解为一个可以随时补充的流动人才库。来自不同组织和行业的专家可以被组织成网络社区，以展示、学习和讨论关于系统的显性和隐性知识。例如，IT精英可以参与建设数字档案馆的讨论，并为改善数字档案馆的功能和使用提供专业知识，而建筑专业人士可以为建设图书馆和档案馆设施提供宝贵意见；如，作为知识产权管理系统中的图书文档管理者，在接触和分析系统数据之后能够为其业务体系的健全发展与更新提供建议等[9-10]。总之，它不但能够在组织机构内通过所实现的知识传承与创新，从而建立一个良性的知识传播氛围，也同时还能够和组织以外的同类知识社群形成有机联系，从而建立一种更大范围的知识社群，也能够突破组织的管理范围，从而打破传统行业的约束与局限，从而建立一个文化交融式的知识氛围。这个知识社区也可以作为一个虚拟的学习组织，快速传递理论知识和实践热点，引导新的业务交流和讨论，引导理论的发展和直接实践，带来各种影响和效益。在这个知识社区里，人们不会隐藏自己的知识，它成为一个终身学习系统，人们在其中生活和学习，百花齐放。在这种情况下，机构和个人博客的出现，提供了一种自由，更有组织的参与形式，有目的的交流和互动[11-12]。

3.构建智力库和知识库

由于市场环境的不断变化以及时代的更新发展，要求我国的图书馆档案保管的工作人员在实践的作业管理活动中，必须持续地开展有关管理知识的教学工作，并以此为前提促进自身对有关管理知识概念和技巧的吸收与掌握，从而最终达到其管理自我的水平的提高，继而以此实现图书馆档案保管工作的目标。事实上，实践中的明确管理知识可以用来促进图书馆档案的发展，这种明确的知识包括管理理论和实践。通过这种方式，管理人员可以将图书馆的普遍情况作为管理过程中学习和提高技能的基础[13-14]。此外，管理人员可以利用图书馆最先进的技术平台，利用高科技资源来促进知识的传播和共享，最终提高自己和他人的知识水平。所以说，图书馆管理人员借助科学技术手段实现对知识的掌握、获取也是知识的应用领域，其利益相关的管理人员在实现信息获取的过程中，需要有效利用图书馆内大量的文字资料和书籍资料。所以，这种模式的实施必然是利大于弊的，而在实践的推进过程中也必然可以达到对档案资料的有效利用，从而促进管理者和工作人员的学习能力的提升。因此，现代图书馆需要在实施信息管理模式的过程中逐步建立更大的知识库，并在知识管理模式的基础上推进图书馆馆藏的智能化管理[15-16]。

4.关注底层知识，挖掘动态和方向，创新管理方式

利用计算机网络和软件技术建立的业务处理系统和信息传播与交流平台，可以获得知识提供者和消费者的需求和供给的基本信息，以及图书和档案目录的点击频率、用户的操作习惯、花费的时间、注意力等。通过对基础业务数据的计算机分析，可以自动分析和预测人类和机器对档案、图书搜索和借阅信息以及研究方向的反应，以指导业务操作[17]。例如，档案、图书搜索和流通信息以及研究方向可以自动分析和预测，以指导操作。因此，大型门户网站使用更复杂的互动技术，提取和利用缓存信息，识别访问者的热点和感兴趣的领域，并推荐相关的信息、书籍、档案资料和产品，这种情况并不罕见。这是改进的重要一步，由于图书馆档案馆长期以来的被动服务模式，不了解读者和用户，也很少参与了解他们的研究偏好和兴趣，因此往往未能实现。当然，如果知识结构底部的数据信息不被丢弃或忽视，这种独特的人机互动就很容易实现，而正是这些信息能够赋予组织独特的、动态的竞争和创新能力，这将使图书馆和档案部门能够提供更多的增值服务，改善其教学和研究功能。

结语

随着知识时代的到来，图书馆管理中的知识管理逐渐发展起来，并越来越多地被作为促进行政效率的基础。本文重点讨论了知识管理对中国图书馆文献存储的重要影响，并介绍了知识管理系统在中国图书馆文献存储中的应用。笔者相信，随着相关理念的贯彻和执行，以及相关管理部门的重视，我国图书馆的文献存储工作一定会得到极大的改善和发展。